Η κατηγοριοποίηση εγγραφών είναι μια "έξυπνη" λειτουργία που σας βοηθά να ομαδοποιείτε δεδομένα με βάση τις ανάγκες σας και στη συνέχεια να βλέπετε για αυτά λεπτομερείς αναφορές.

Κάθε κατηγοριοποίηση είναι στην ουσία ένα κριτήριο το οποίο μπορεί να χωρίζεται σε επιμέρους επιλογές οι οποίες ομαδοποιούν τα δεδομένα (τύποι εγγραφών) με βάση αυτό το κριτήριο.

Για παράδειγμα, οι πληρωμές που λαμβάνετε μπορεί να γίνονται με διάφορους τρόπους (κριτήριο: τρόποι πληρωμής). Οι τρόποι αυτοί μπορεί να χωρίζονται σε διάφορες επιλογές όπως, μετρητοίς, τράπεζα κλπ (επιλογές).

Δημιουργία κατηγοριοποίησης & επιλογών

Προκειμένου να δημιουργήσετε δικά σας κριτήρια κατηγοριοποίησης εγγραφών θα πρέπει να επισκεφθείτε το μενού Ρυθμίσεις -> Κατηγοριοποιήσεις -> Προσθήκη.

Σε πρώτη φάση, θα πρέπει να ονομάσετε την κατηγορία που θα δημιουργήσετε στο πεδίο Τίτλος. Στη συνέχεια θα πρέπει να ορίσετε για ποιους τύπους εγγραφών θα έχει ισχύ η κατηγοριοποίηση.

Μια κατηγορία πρέπει να καθορίζει ρητά τον τύπο των εγγραφών που θα πρέπει να παρακολουθήσει. Μπορείτε χρησιμοποιήσετε χρησιμοποιήσετε την κατηγοριοποίηση για να ομαδοποιήσετε:

  • Πωλήσεις (Τιμολόγια, Πιστωτικά τιμολόγια, Επαναλαμβανόμενα τιμολόγια)
  • Αγορές (Τιμολόγια αγοράς, Πιστωτικά αγορών, Επαναλαμβανόμενες αγορές)
  • Εισπράξεις (Προκαταβολές, Άμεσες εισπράξεις, Επαναλαμβανόμενες εισπράξεις)
  • Πληρωμές (Άμεσες πληρωμές, Προκαταβολές, Επαναλαμβανόμενες πληρωμές)
  • Προϊόντα και Υπηρεσίες
  • ... και οποιοδήποτε συνδυασμό των παραπάνω

Μια κατηγορία ορίζει επίσης μια λίστα επιλογών που μπορεί να λάβει μια εγγραφή. Το πεδίο Επιλογές μπορείτε να εισάγετε πολλαπλές ανάλογα με τις ανάγκες της εταιρείας σας.

Πάμε όμως να δούμε μερικά παραδείγματα κατηγοριοποίησης που έχουν εφαρμογή και είναι πολύ πιθανόν να σας φανούν χρήσιμα, ανεξαρτήτως δραστηριότητας.

> Μια εγγραφή μπορεί να συνδεθεί με παραπάνω από μια κατηγοριοποίηση, εφόσον ο τύπος εγγράφου έχει εφαρμογή σε αυτήν.

Παράδειγμα Νο1

Κατηγοριοποίηση με βάση τον τρόπο πληρωμής

Μια πολύ χρήσιμη κατηγοριοποίηση εγγραφών είναι με βάση τον τρόπο πληρωμής παραστατικών (αγορών ή/και πωλήσεων). 

Από το μενού Κατηγοριοποιήσεις, κάνετε κλικ στο Προσθήκη και συμπληρώνετε τα πεδία που σας ζητούνται. Στο παρακάτω παράδειγμα, βλέπουμε πώς μπορεί κανείς να κατηγοριοποιήσει εγγραφές με βάση τη μέθοδο πληρωμής/είσπραξης των παραστατικών.

Με αυτό τον τρόπο, μπορείτε να δείτε τί εισπράξεις έχουν γίνει σε μετρητά και σε διάφορους λογαριασμούς τραπέζης που ενδεχομένως να διαθέτει η εταιρεία σας από το μενού Αναφορές, εφόσον αντιστοιχίσετε εγγραφές σε αυτούς.

Κάνοντας κλικ στο Νέα επιλογή σας δίνεται η δυνατότητα να δημιουργήσετε όσες επιλογές χρειάζεστε.

Παράδειγμα Νο2

Κατηγοριοποίηση με βάση τον τύπο εξόδων

Μια ακόμη χρήσιμη κατηγοριοποίηση των εγγραφών σας είναι με βάση τον τύπο εξόδων της εταιρείας σας, ώστε να βλέπετε πώς διαμορφώνονται συνολικά οι δαπάνες σας ανάλογα με τις ανάγκες της. Έτσι, μπορείτε να έχετε επιλογές όπως έξοδα γραφείου, έξοδα κίνησης και έξοδα προσωπικού.

Η προσθήκη κατηγοριοποίησης θα είναι παρόμοια με αυτή της παρακάτω εικόνας.

Εφαρμογή κατηγοριοποίησης στις εγγραφές

> Από τη σελίδα προβολής/επεξεργασίας της εγγραφής


Κατά τη δημιουργία/επεξεργασία μιας εγγραφής μπορείτε να ορίσετε την κατηγοριοποίηση που θα ακολουθεί. Σε πρώτη φάση επιλέγετε την κατηγοριοποίηση, μετά μια από τις επιλογές που έχετε ορίσει γι αυτή και τέλος κάνετε κλικ στο Αποθήκευση.

Κάνοντας κλικ στο Προσθήκη νέου, έχετε τη δυνατότητα να δημιουργήσετε επί τόπου μια καινούργια επιλογή κατηγοριοποίησης, αντί να μεταφερθείτε στο μενού κατηγοριοποιήσεων για συντομία.

Επίσης, μπορείτε να κάνετε το ίδιο από τη σελίδα προβολής της κάθε εγγραφής εφόσον την αποθηκεύσετε.

> Από τη σελίδα προβολής της επιλογής

Κάνοντας Αποθήκευση μιας κατηγοριοποίησης, θα δείτε ότι πλέον εμφανίζονται οι επιμέρους επιλογές για να μπορέσετε να αντιστοιχίσετε εγγραφές σε αυτές μαζικά απευθείας από τη σελίδα προβολής της.

Αν κάνετε κλικ στον τύπο εγγραφών κάθε επιλογής (εδώ εισπράξεις/πληρωμές) ανοίγει η επιλογή προσθήκης εγγραφών (+), ώστε να τις κατηγοριοποιήσετε ανάλογα με την περίπτωση.

Τσεκάρετε το κουτάκι κάθε εγγραφής που θέλετε να συσχετίσετε με την επιλογή και κάνετε κλικ στο Ενέργειες -> Συσχέτιση Χ εγγραφών με [επιλογή] που βρίσκεται στο κάτω μέρος της λίστας. Το Elorus θα κατηγοριοποιήσει τις εγγραφές άμεσα και θα εξαφανιστούν από τη λίστα μη κατηγοριοποιημένων εγγραφών για τη συγκεκριμένη επιλογή.

<Σημαντικό> Δεν μπορείτε να διαγράψετε μια κατηγοριοποίηση αν υπάρχουν συνδεδεμένες εγγραφές με αυτήν. Για να τη διαγράψετε, πρέπει πρώτα να αποσυνδέσετε τις εγγραφές από αυτήν ακολουθώντας τις παρακάτω οδηγίες.


Αποσύνδεση κατηγοριοποίησης από εγγραφές

> Ανά εγγραφή

Αν για κάποιο λόγο χρειάζεται να αποσυνδέσετε μια εγγραφή από μια κατηγοριοποίηση, μπορείτε να το κάνετε μέσα από τη σελίδα προβολής της εγγραφής, κάνοντας κλικ στο Επεξεργασία, μετά στο (X) που βρίσκεται δίπλα της και Αποθήκευση.

> Μαζικά

Από τη σελίδα προβολής της κατηγοριοποίησης, επιλέγετε τη σχετική επιλογή, κάνετε κλικ στο βέλος δίπλα από τον τύπο εγγραφής και εμφανίζεται ο αριθμός των εγγραφών που έχουν συνδεθεί με αυτήν.

Στη συνέχεια κάνετε κλικ στον αριθμό εγγραφών και εμφανίζεται ένα παράθυρο με τις εγγραφές αυτές. 

Επιλέγετε από τη λίστα τις εγγραφές που θέλετε να αποσυνδέσετε και κάνετε κλικ στο Αφαίρεση Χ εγγραφών από [επιλογή].

Ενεργές / Ανενεργές κατηγοριοποιήσεις


Κάθε κατηγοριοποίηση που δημιουργείτε, μπορεί να απενεργοποιηθεί ανά πάσα στιγμή εφόσον κρίνετε ότι δεν την χρειάζεστε πλέον. Από τη σελίδα προβολής της κατηγοριοποίησης, μπορείτε να κάνετε κλικ στο Ενεργό και θα δείτε ότι το κουμπί μετατρέπεται σε Ανενεργό.

Αυτό σημαίνει ότι η συγκεκριμένη κατηγοριοποίηση δεν θα εμφανίζεται πλέον ως επιλογή κατά την αντιστοίχιση εγγραφών από τη σελίδα τους.

> Επίσης, έχετε τη δυνατότητα να ενεργοποιήσετε/απενεργοποιήσετε κατηγοριοποιήσεις μαζικά, από τη λίστα του σχετικού μενού. 

Επιλέγετε τις κατηγοριοποιήσεις που θέλετε να γίνει απενεργοποιηθούν/ενεργοποιηθούν και κάνετε κλικ στο Ενέργειες -> Ενεργοποίηση ή Απενεργοποίηση επιλεγμένων.

Σχετικά άρθρα

Did this answer your question?