Όταν δέχεστε χρήματα από πελάτες ή προμηθευτές (π.χ. επιστροφή χρημάτων για κάποια αγορά που ακυρώσατε) μπορείτε να δημιουργήσετε μια νέα "Είσπραξη" για να αναπαραστήσετε τη συναλλαγή. Οι εισπράξεις χωρίζονται σε τρεις κατηγορίες:

  1. Πληρωμή πελάτη
  2. Επιστροφή από προμηθευτή
  3. Λοιπά έσοδα

Πληρωμή πελάτη

Οι πληρωμές πελατών δηλώνουν έσοδα που προέρχονται από την κύρια δραστηριότητα της επιχείρησής σας. Μπορείτε να συσχετίσετε μια πληρωμή πελάτη με ένα ή και περισότερα παραστατικά πώλησης (τιμολόγια) ώστε να θεωρούνται εξοφλημένα.

Για να δημιουργήσετε μια νέα πληρωμή πελάτη, από το κεντρικό μενού επιλέξτε "Ρευστότητα -> Εισπράξεις". Κάντε κλικ στο κουμπή "+ Προσθήκη" και επιλέξτε "Πληρωμή πελάτη".

Αρχικά, θα πρέπει να καθορίσετε τον πελάτη που έκανε την πληρωμή. Αφού επιλέξετε επαφή, το Elorus θα αναζητήσει πιθανά ανεξόφλητα παραστατικά του πελάτη. Θα μπορέσετε στη συνέχεια να χρησιμοποιήσετε το ποσό της πληρωμής για να εξοφλήσετε τα παραστατικά αυτά.

Εάν υπάρχει προεπιλεγμένο νόμισμα στην επαφή του πελάτη, η είσπραξη αυτόματα θα χρησιμοποιήσει αυτό το νόμισμα. Φυσικά, μπορείτε πάντα να αλλάξετε το νόμισμα της συναλλαγής και χειροκίνητα.

Στη συνέχεια, πρέπει να ορίσετε το ποσό και την ημερομηνία της συναλλαγής. Σημειώστε πως εάν το νόμισμα της συναλλαγής είναι διαφορετικό από το βασικό νόμισμα της εταιρείας σας, η πραγματική ισοτιμία για τη συγκεκριμένη ημερομηνία θα προταθεί αυτόματα από το σύστημα. Όπως και με το νόμισμα, μπορείτε πάντα αλλάξετε την ισοτιμία και χειροκίνητα.

Προκειμένου να αναγνωρίζετε εύκολα τη συγκεκριμένη συναλλαγή στο μέλλον, μπορείτε προαιρετικά να προσθέσετε και μια σύντομη περιγραφή.

Τέλος, εάν θέλετε να χρησιμοποιήσετε την είσπραξη για να εξοφλήσετε ένα ή και περισσότερα παραστατικά, μπορείτε να διανείμετε το ποσό της είσπραξης στα αντίστοιχα παραστικά, στο τελευταίο τμήμα της σελίδας (δείτε την παραπάνω εικόνα).

Το ποσό που περισσεύει (δηλ. το υποσύνολο της είσπραξης που δεν έχει συσχετιστεί με κάποιο παραστατικό) ονομάζεται "πλεόνασμα". Το πλεόνασμα στην πράξη αντιπροσωπεύει προκαταβολές ή υπερπληρωμές και είναι πάντα διαθέσιμο για να εξοφλήσετε μελλοντικά παραστατικά προς το συγκεκριμένο πελάτη. Όπως είναι φυσικό, το πλεόνασμα πρέπει πάντα να είνα θετικό ή μηδέν; δηλ. το σύνολο των επι μέρους ποσών που αποπληρώνουν παραστατικά δε μπορεί να ξεπερνάει το συνολικό ποσό της είσπραξης.

Όταν είστε έτοιμοι με την επεξεργασία, πατήστε "Αποθήκευση".

Απόδειξη είσπραξης σε PDF

Οι πληρωμές πελατών μπορούν να αποθηκευθούν σε μορφή PDF, ώστε να παρέχετε στους πελάτες σας τις αντίστοιχες αποδείξεις είσπραξης. Η απόδειξη θα τυπωθεί χρησιμοποιώντας το προεπιλεγμένο πρότυπο του πελάτη (όπως άλλωστε και τα παραστατικά πώλησης και οι προσφορές), ή το βασικό πρότυπο του οργανισμού σας εάν δεν έχει καθοριστεί πρότυπο για το συγκεκριμένο πελάτη.

Για να αποθηκεύσετε την απόδειξη είσπραξης, αρχικά επισκεφθείτε τη σελίδα προβολής της είσπραξης, Από το κεντρικό μενού επιλέξτε "Ρευστότητα -> Εισπράξεις" και κάντε κλικ στην επιθυμητή συναλλαγή. Από εκεί, πατήστε το κουμπί "PDF" στο πάνω μέρος της σελίδας.

Επιστροφή από προμηθευτή

Εάν κάποις προμηθευτής σας κάνει επιστροφή χρημάτων, για παράδειγμα επειδή ζητήσατε ακύρωση κάποιας αγοράς, η συναλλαγή αυτή πρέπει να καταγραφεί ως επιστροφή από προμηθευτή. Μπορείτε να συσχετίστε τις επιστροφές προμηθευτών με ένα ή και περισσότερα πιστωτικά παραστατικά αγοράς, ώστε να θεωρούνται εξοφλημένα.

Η διαδικασία προσθήκης μιας νέας επιστροφής από προμηθευτή, είναι ίδια με αυτή των πληρωμών πελάτη (δείτε το προηγούμενο κεφάλαιο). Η μόνη διαφορά είναι πως οι επιστροφές από προμηθευτή συσχετίζονται με επαφές τύπου προμηθευτής - αντί για πελάτη- και χρησιμοποιούνται για να εξοφλήσουν πιστωτικά παραστατικά αγοράς (δηλ. πιστωτικά τιμολόγια που σας στέλνουν οι προμηθευτές) αντί για παραστατικά πώλησης (πχ τιμολόγια πώλησης).

Λοιπά έσοδα

Αυτός ο τύπος είσπραξης αναφέρεται σε έσοδα που δεν προέρχονται από την κύρια δραστηριότητα της εταιρείας σας. Τα έσοδα από τόκους είναι ένα παράδειγμα τέτοιων εισπράξεων.

Για να προσθέσετε λοιπά έσοδα, από το κεντρικό μενού επιλέξτε "Ρευστότητα -> Εισπράξεις". Κάντε κλικ στο κουμπή "+ Προσθήκη" και επιλέξτε "Λοιπά έσοδα".

Όπως φαίνεται στην παραπάνω εικόνα, για να προσθέσετε μια νέα εγγραφή πρέπει πρώτα να καθορίσετε την επαφή (πελάτης ή και προμηθευτής). Εάν υπάρχει προεπιλεγμένο νόμισμα στην επαφή, η συναλλαγή θα αρχικοποιηθεί στο νόμισμα αυτό. Στη συνέχεια, το το ποσό της συναλλαγής καθώς και η ημερομηνία πρέπει να συμπληρωθούν. Μπορείτε επίσης να δώσετε και μια σύντομη περιγραφή ώστε να θυμάστε τη συγκεκριμένη συναλλαγή στο μέλλον. Μόλις είστε έτοιμοι, πατήστε "Αποθήκευση".

Σημειώστε πως, σε αντίθεση με τις πληρωμές πελάτη και τις επιστροφές από προμηθευτή, τα λοιπά έσοδα δε συμμετέχουν στην αναφορά της καρτέλας του εκάστοτε πελάτη / προμηθευτή, καθώς δηλώνουν έσοδα που δε σχετίζονται με τη διαδικασία τιμολόγησης.

Κατηγοριοποίηση

Οι κατηγοριοποιήσεις είναι ένα χρήσιμο εργαλίο αναφορών που σας βοηθάει να παρακολουθείτε τις εισπράξεις σας. Μπορείτε να βάλετε tags σε συγκριμένες εισπράξεις και στη συνέχεια να φιλτράρετε ή και να γκρουπάρετε τα δεδομένα των αναφορών με βάση αυτά τα tags. Μπορείτε να κατηγοριοποιήσετε όλων των ειδών τις εισπράξεις: πληρωμές πελάτη, επιστροφές από προμηθευτή καθώς και λοιπά έσοδα.

Αφού δηλώσετε τις σχετικές κατηγορίες στο σύστημα (δείτε το αντίστοιχο άρθρο), μπορείτε να κάνετε tag μέσα από τις αντίστοιχες σελίδες προσθήκης / επεξεργασίας των εισπράξεων. Για λόγους ταχύτητας, στη σελίδα προβολής της κάθε είσπραξης υπάρχει επίσης μια ειδική πλαϊνή περιοχή, όπου μπορείτε να επεξεργαστείτε τις κατηγοριοποιήσεις (παραπάνω εικόνα).

Did this answer your question?