Κατά τη μεταφορά των δεδομένων της εταιρείας σας στο Elorus προκύπτει συχνά η ανάγκη να μεταφέρετε και τα υπόλοιπα των πελατών και προμηθευτών από προηγούμενες συναλλαγές σας. Ένας τρόπος για να το κάνετε αυτό είναι να δημιουργήσετε όλες τις προηγούμενες συναλλαγές σας με αυτούς (τιμολόγια αγορών/πωλήσεων) χειροκίνητα.

Για συντομία όμως μπορείτε να ακολουθήσετε τις παρακάτω οδηγίες για άμεση καταχώρηση υπολοίπων των επαφών σας.

Εκκρεμή υπόλοιπα από πωλήσεις (πελατών)


Εδώ υπάρχουν δύο σενάρια, να σας οφείλει ο πελάτης ή να του οφείλετε εσείς κάποια επιστροφή χρημάτων. Η επιστροφή χρημάτων μπορεί να οφείλεται εκτός από επιστροφή αγαθών και σε πιστωτικά που δεν έχει εξαργυρώσει ακόμα ή σε πληρωμές που σας έκαναν και οι οποίες υπερκάλυπταν το οφειλόμενο ποσό. Το βασικό πλάνο είναι να δημιουργήσετε "παραστατικά" στην εφαρμογή που να περιλαμβάνουν το ποσό του υπολοίπου, αλλά να είναι διακριτά από τα "κανονικά" παραστατικά πωλήσεων. Για να τα ξεχωρίσετε λοιπόν πρέπει να δημιουργήσετε μια σειρά κάτω από την οποία θα υπάγονται τα υπόλοιπα των πελατών σας.

- Δημιουργία σειράς παραστατικών

Το πρώτο βήμα είναι να δημιουργήσετε μια σειρά αρίθμησης παραστατικών στο Elorus, την οποία θα χρησιμοποιήσετε για να καταγράψετε τα υπόλοιπα των πωλήσεων, είτε πρόκειται για χρεωστικά ή πιστωτικά υπόλοιπα πελατών.

Από το μενού Ρυθμίσεις επιλέγετε "Σειρές παραστατικών -> Προσθήκη". Στο πεδίο "Συντομογραφία" μπορείτε να εισάγετε κάτι ενδεικτικό της εγγραφής, όπως το ΠΥ (προηγούμενο υπόλοιπο) που βλέπετε στην εικόνα παρακάτω.



Οι τύποι εγγράφων που θα ακολουθούν αυτή τη σειρά αρίθμησης θα πρέπει να είναι:

  •  χρεωστικά παραστατικά, όπως πχ το Τιμολόγιο σε περίπτωση που θέλετε να καταχωρίσετε χρεωστικά υπόλοιπα, για να απεικονίσετε ποσά που σας οφείλουν οι πελάτες αλλά και 
  •  πιστωτικά παραστατικά, όπως το Πιστωτικό τιμολόγιο, για να απεικονίσετε ποσά που οφείλετε στους πελάτες σας.
     

Αν επιθυμείτε αυτά τα ποσά να συμμετέχουν στις αναφορές του Elorus, δηλ. να συνυπολογίζονται στα ανεξόφλητα ποσά, μπορείτε να επιλέξετε η σειρά να είναι επίσημη επιλέγοντας ΝΑΙ στο σχετικό πεδίο.

 > Ο πελάτης οφείλει στην εταιρεία σας

Εφόσον δημιουργήσετε τη σειρά αυτή, θα πρέπει να δημιουργήσετε "παραστατικά" στο Elorus προς τις επαφές που θέλετε να καταγράψετε προηγούμενα υπόλοιπα.

Από το μενού "Τιμολόγηση" επιλέγετε "Παραστατικά πώλησης" και κάνετε κλικ στο "Προσθήκη". Εφόσον επιλέξετε τον πελάτη, θα χρειαστεί να επιλέξετε τον τύπο εγγράφων που ορίσατε κατά τη δημιουργία της σειράς "ΠΥ" για το χρεωστικό υπόλοιπο. Στη συνέχεια, επιλέγετε τη σειρά "ΠΥ" από το πεδίο "Αριθμός" κάνοντας κλικ στο βέλος δίπλα από το πεδίο, όπως βλέπετε στην παρακάτω εικόνα.

Στον πίνακα "Προϊόντα/Υπηρεσίες" μπορείτε να πληκτρολογήσετε στο πεδίο "Τίτλος" μια γενική περιγραφή της κίνησης, πχ Μεταφορά υπολοίπου στο elorus. Στη συνέχεια μπορείτε να καταγράψετε στο πεδίο "τιμή μονάδας" το ποσό αυτό, χωρίς να προσθέσετε κάποιο φόρο στο αντίστοιχο πεδίο. 

Τέλος, επιλέγοντας στο πεδίο "Αποθήκευση -> Ως εκδόθηκε" η εγγραφή θα ολοκληρωθεί. Μετά από αυτά τα βήματα, το προηγούμενο αυτό υπόλοιπο θα προβάλλεται μέσα στην επαφή του πελάτη αλλά και στην καρτέλα κινήσεων.

Εξόφληση προηγούμενου υπολοίπου

Το ποσό αυτό μπορείτε να το εξοφλήσετε, μέσα από τη σελίδα προβολής της εγγραφής και το πεδίο "Νέα πληρωμή" χειροκίνητα. Επίσης, ο πελάτης μπορεί να εξοφλήσει το παραστατικό αυτό online είτε μέσω του client portal ή αποστέλλοντας το "παραστατικό" του υπολοίπου αυτού με email. Δείτε τα σχετικά άρθρα για περισσότερες οδηγίες:

> H εταιρεία σας οφείλει στον πελάτη


Για να καταγράψετε ένα πιστωτικό υπόλοιπο θα πρέπει, εφόσον έχετε δημιουργήσει τη σειρά που αναφέραμε παραπάνω, να καταχωρήσετε ένα πιστωτικό παραστατικό. Από το μενού "Τιμολόγηση" επιλέγετε "Πιστωτικά παραστατικά πώλησης" και "Προσθήκη".

Εδώ, θα επιλέξετε τον πελάτη και στη συνέχεια το "Πιστωτικό τιμολόγιο" στο πεδίο "Τύπος εγγράφων". Στο πεδίο "Αριθμός" θα επιλέξετε τη σειρά "ΠΥ". 


Στη συνέχεια, θα προχωρήσετε με τη συμπλήρωση του πίνακα "Προϊόντα/Υπηρεσίες" όπου μπορείτε να πληκτρολογήσετε στο πεδίο "Τίτλος" μια γενική περιγραφή της κίνησης, πχ Μεταφορά υπολοίπου στο elorus. Στην τιμή μονάδας θα πληκτρολογήσετε το ποσό του υπολοίπου, χωρίς να εφαρμόσετε κάποιο ΦΠΑ στο πεδίο φόρων. 

Τέλος, μπορείτε να ολοκληρώσετε την εγγραφή επιλέγοντας από το πεδίο "Αποθήκευση -> Ως εκδόθηκε".
 
Εξόφληση προηγούμενου υπολοίπου


Το ποσό αυτό μπορείτε να το εξοφλήσετε μέσα από τη σελίδα προβολής της εγγραφής και το πεδίο "Νέα πληρωμή" χειροκίνητα.

Εκκρεμή υπόλοιπα από αγορές (προμηθευτών)


Προκειμένου να καταγράψετε υπόλοιπα προμηθευτών θα χρειαστεί απλά να δημιουργήσετε εγγραφές, δηλώνοντας χειροκίνητα έναν αριθμό παραστατικού ενδεικτικό της κίνησης. Για παράδειγμα, μπορείτε και εδώ να χρησιμοποιήσετε το πρόθεμα "ΠΥ" (προηγούμενο υπόλοιπο) και να ορίσετε έναν οποιονδήποτε αριθμό μετά από αυτό. Και εδώ υπάρχουν 2 υποπεριπτώσεις, πάμε να τις δούμε αναλυτικότερα:

> Η εταιρεία σας οφείλει στον προμηθευτή


Από το μενού "Παραστατικά αγοράς", θα κάνετε προσθήκη ενός "Τιμολογίου" και θα επιλέξετε τον προμηθευτή που επιθυμείτε. Στο πεδίο "Αριθμός" θα πληκτρολογήσετε για παράδειγμα "ΠΥ-1" ώστε να ξεχωρίζει από τα υπόλοιπα παραστατικά αγορών.

Στη συνέχεια, στον πίνακα "Προϊόντων/ Υπηρεσιών" θα δηλώσετε κάτι γενικό για την κίνηση, όπως πχ "Μεταφορά υπολοίπου" στο πεδίο "Τίτλος" και στην "Τιμή μονάδας" θα εισάγετε το οφειλόμενο ποσό, χωρίς να εφαρμόσετε κάποιο ΦΠΑ στο πεδίο φόρων.


Επιλέγοντας στο πεδίο "Αποθήκευση -> Ως εκδόθηκε", η καταγραφή του υπολοίπου έχει ολοκληρωθεί.


Εξόφληση προηγούμενου υπολοίπου

Όταν εξοφλήσετε τον προμηθευτή, μπορείτε να ανατρέξετε στην εγγραφή αυτή και να κάνετε προσθήκη "Νέας πληρωμής".


> Ο προμηθευτής οφείλει στη εταιρεία σας


Για να καταγράψετε αυτό το υπόλοιπο, θα χρειαστεί να δημιουργήσετε μια εγγραφή από το μενού "Πιστωτικά παραστατικά αγοράς" χρησιμοποιώντας έναν τύπο εγγράφου, όπως το "Πιστωτικό τιμολόγιο".

Η διαδικασία κατά τα άλλα είναι παρόμοια με την περίπτωση που οφείλετε στον προμηθευτή σας, όπως βλέπετε στην παρακάτω εικόνα.

Εξόφληση προηγούμενου υπολοίπου

Όταν o προμηθευτής σας εξοφλήσει, μπορείτε να ανατρέξετε στην εγγραφή αυτή και να κάνετε προσθήκη "Νέας πληρωμής".

Σχετικά άρθρα

Did this answer your question?