Υπάρχουν πέντε διαφορετικοί τρόποι με τους οποίους μπορείτε να δημιουργήσετε νέες επαφές στο Elorus.

#1 Χειροκίνητη δημιουργία επαφής

> Από τις Επαφές

Συμπληρώστε χειροκίνητα όλα τα απαραίτητα στοιχεία της φόρμας Προσθήκης επαφής που βρίσκεται στο μενού Επαφές. 


Τύπος
: Δηλώνετε αν η επαφή είναι πελάτης, προμηθευτής ή και τα δύο.
Οι επαφές-πελάτες, μπορούν να χρησιμοποιηθούν στην προσθήκη παραστατικού πώλησης (χρεωστικού και πιστωτικού) καθώς και σε προσφορές. Τα χρήματα που λαμβάνετε από αυτούς καταχωρούνται στις 'Εισπράξεις'.
Αντίστοιχα, οι προμηθευτές είναι απαραίτητοι στην καταχώρηση λογαριασμών, ενώ οι πληρωμές που πραγματοποιείτε εσείς προς αυτούς εισάγονται στο πεδίο 'Πληρωμές'. Επίσης, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τις επαφές αυτές στην ανάγκη προσθήκης πιστωτικού από προμηθευτή,

Εκτός από τις βασικές πληροφορίες (ΑΦΜ, επωνυμία, διευθύνση κλπ) το Elorus σας δίνει τη δυνατότητα να δηλώσετε προτιμήσεις που αφορούν τη συγκεκριμένη επαφή όπως:

  • Το νόμισμα στο οποίο θα δημιουργούνται τα παραστατικά της συγκεκριμένης επαφής. Αν έχετε συναλλαγές σε διάφορα νομίσματα, δείτε και το σχετικό άρθρο εδώ.
  • Η γλώσσα για τα μηνύματα επικοινωνίας με την επαφή (π.χ. αποστολή υπενθυμίσεων κ.ά.). ΠΡΟΣΟΧΗ: Η γλώσσα αυτή δεν αναφέρεται στη γλώσσα των παραστατικών προς την επαφή ή τα μηνύματα email παραστατικών. Αυτή τη γλώσσα την ορίζετε από τα πρότυπά σας.
  • Το πρότυπο που θα ρυθμίζεται αυτόματα για τα παραστατικά της επαφής.
  • Και ένας προεπιλεγμένος φόρος που θα εισάγεται αυτόματα στα έγγραφα, μόλις ορίσετε την επαφή αυτή.

Διευθύνσεις

Σχετικά με τις διευθύνσεις της επαφής, μπορείτε να δηλώσετε 3 τύπους: Χρέωσης (έδρα), Αποστολής (αποθήκη ή άλλη διεύθυνση παράδοσης εμπορευμάτων) και Άλλο κάνοντας κλικ στο Προσθήκη νέας διεύθυνσης.

Συγκεκριμένα για τους τύπους χρέωσης/αποστολής, αν εισάγετε τις αντίστοιχες διευθύνσεις, θα εμφανιστούν και οι δύο αυτόματα πάνω στα παραστατικά σας.

> Δεν υποστηρίζεται η δυνατότητα να μπει αυτόματα επιπλέον διεύθυνση στα έγγραφά σας. Αν εισάγετε παραπάνω από μια διευθύνσεις αποστολής, μόνο η 1η θα εκτυπώνεται στα έγγραφά σας.

Διευθύνσεις email

Για να μπορέσετε να στείλετε μηνύματα email στους πελάτες σας μέσα από το elorus ή να τους δώσετε πρόσβαση στο client portal χρειάζεται να καταχωρίσετε μια έγκυρη διεύθυνση email.

> Από τη δημιουργία παραστατικού

Εκτός από τις επαφές, μπορείτε να δημιουργήσετε επαφή μέσα από τη σελίδα προσθήκης:

  • Παραστατικού (αγοράς/πώλησης), 
  • Πιστωτικού παραστατικού (αγοράς/πώλησης)
  • Προσφοράς
  • Είσπραξης/πληρωμής
  • ...και γενικότερα από όλα τα πεδία επιλογής επαφής που υπάρχουν στην εφαρμογή.

Κάνοντας κλικ στο Προσθήκη νέου πελάτη/προμηθευτή, θα ανοίξει ένα παράθυρο όμοιο με αυτό της χειροκίνητης προσθήκης (βλ. παραπάνω) στο οποίο καλείστε να εισάγετε τις πληροφορίες επαφής. Πατώντας Υποβολή, η επαφή θα δημιουργηθεί, αυτόματα θα καταχωρηθεί στο μενού Επαφές, ενώ θα συμπληρωθεί και στο έγγραφο το οποίο συντάσσετε.

#2 Δημιουργία επαφής με το VIES 

Δημιουργήσετε μία νέα επαφή με βάση τον ΑΦΜ της επιχείρησης. Το Εlorus αναζητά την εταιρεία στη βάση δεδομέων της Ευρωπαϊκής Ένωσης (σύστημα VIES), ελέγχει την ορθότητα του ΑΦΜ και κατόπιν δημιουργεί την καταχώρηση. Mπορείτε να δημιουργήσετε επαφή από οποιαδήποτε χώρα-μέλος της Ευρωπαικής Ένωσης!

Από το μενού Επαφές επιλέγετε Εισαγωγή-> Αναζήτηση στο VIES.

#3 Δημιουργία μέσω Taxisnet

Δημιουργήστε νέες επαφές αυτόματα μέσω του Taxisnet. Για οδηγίες επισκεφθείτε το σχετικό άρθρο.

Βήμα 1ο : Διασύνδεση

Αρχικά, για να μπορέσει να αναζητήσει το σύστημα ΑΦΜ μέσω του Taxisnet θα χρειαστεί να δηλώσετε τα στοιχεία εισόδου της εταιρείας σας στο Taxisnet για τη συγκεκριμένη υπηρεσία που προσφέρει η Γ.Γ.Π.Σ. Αυτό προϋποθέτει να έχετε κάνει εγγραφή από εδώ, κάνοντας χρήση των Taxisnet κωδικών σας.

Eφόσον λάβετε κωδικός εισόδου και συνθηματικό χρήστη για την υπηρεσία αναζήτησης ΑΦΜ, από το μενού "Ρυθμίσεις" επιλέγετε "Ρυθμίσεις λογαριασμού" και στη συνέχεια "Ρυθμίσεις εφαρμογής".

Στο κάτω μέρος της σελίδας υπάρχουν οι "Ρυθμίσεις Taxisnet ΑΦΜ" όπου καλείστε να εισάγετε στο Elorus τα στοιχεία εισόδου σας για την Διαδικτυακή Υπηρεσία «Βασικά στοιχεία για νομικά πρόσωπα, νομικές οντότητες και φυσικά πρόσωπα με εισόδημα από επιχειρηματική δραστηριότητα»".

Κάνοντας κλικ στην "Αποθήκευση ρυθμίσεων εφαρμογής", τα στοιχεία εισόδου αποθηκεύονται και είστε έτοιμοι να δημιουργήσετε επαφές μέσω της αναζήτησης ΑΦΜ νομικών προσώπων.

> ΠΡΟΣΟΧΗ: Σε περίπτωση που o κωδικός εισόδου και το συνθηματικό χρήστη που έχετε εισάγει στις ρυθμίσεις εφαρμογής είναι ιδιώτη και όχι εταιρείας, θα πρέπει μέσα από το Τaxisnet η εταιρεία σας να εξουσιοδοτήσει το φυσικό πρόσωπο που κάνει αναζήτηση και στη συνέχεια να εισάγετε το ΑΦΜ της εταιρείας (εξουσιοδοτούντος) στις Ρυθμίσεις εφαρμογής του Elorus. Διαφορετικά αφήστε το πεδίο κενό.


Βήμα 2ο: Αναζήτηση

Από το μενού "Επαφές" επιλέγετε "Εισαγωγή->Αναζήτηση στο Taxisnet".

Εμφανίζεται ένα παράθυρο στο οποίο θα πρέπει να πληκτρολογήσετε το ΑΦΜ της εταιρείας που θέλετε να αποθηκεύσετε. Τσεκάροντας το πεδίο "Μόνο εταιρείες" δηλώνετε ότι θέλετε να δείτε αποτελέσματα για ενεργές εταιρείες ή ενεργά ΑΦΜ επαγγελματιών. Αν δεν το επιλέξετε, το Taxisnet θα ανασύρει πληροφορίες και ανενεργών εταιρειών αλλά και φυσικών προσώπων με εισοδήματα από επιχειρηματική δραστηριότητα (μη επιτηδευματίες).

Κάνοντας κλικ στο "Αναζήτηση & δημιουργία επαφής", αν ο αριθμός ΑΦΜ είναι έγκυρος θα λάβετε ένα μήνυμα παρόμοιο με το παρακάτω:

Η νέα επαφή έχει αποθηκευτεί επιτυχώς και είναι διαθέσιμη πλέον από τη λίστα επαφών. Τα στοιχεία που ανακτώνται και αποθηκεύονται στην επαφή είναι τα εξής:

  • Όνομα εταιρείας
  • ΑΦΜ
  • ΔΟΥ
  • Επάγγελμα
  • Διεύθυνση. Σε αντίθεση με την αντίστοιχη υπηρεσία του VIES, ανακτάται τόσο η πόλη, όσο και ο ταχυδρομικός κωδικός της διεύθυνσης.

Αν η επαφή υπάρχει ήδη στο Elorus, θα λάβετε σχετική ειδοποίηση και το Elorus δεν θα δημιουργήσει αντίγραφο της επαφής.

#4 Μαζική εισαγωγή από αρχείο

Σε περίπτωση που χρησιμοποιούσατε κάποιο άλλο λογισμικό πριν το Εlorus, είναι πολύ πιθανό να μπορείτε να εξάγετε από αυτό τη βάση των επαφών σας σε κάποιο αρχείο Εxcel ή CSV.

Εφόσον εξασφαλίσετε αυτό το αρχείο μπορείτε να το μεταφορτώσετε στην εφαρμογή ακολουθώντας μια πολύ απλή διαδικασία. Από το κεντρικό μενού επιλέξτε "Επαφές" και στη συνέχεια "Εισαγωγή-> Αρχείο Microsot Excel ή CSV"

Μόλις πατήσετε Αρχείο Microsoft Excel ή CSV εμφανίζεται ένα παράθυρο με οδηγίες για το πώς να προχωρήσετε. Όπως θα δείτε στην παρακάτω εικόνα, σε περίπτωση Excel, έχετε τη δυνατότητα να κάνετε λήψη ενός αρχείου "δείγματος" όσον αφορά τη στηλοθέτηση ώστε να μεταφορτωθούν σωστά τα δεδομένα σας. Ωστόσο το Elorus θα προσπαθήσει να να επεξεργαστεί και να εισάγει εγγραφές από οποιοδήποτε αρχείο.

Μόλις το αρχείο προς μεταφόρτωση είναι έτοιμο, κάνετε κλικ στο κουμπί Επιλέξτε αρχείο και το σύστημα θα εμφανίσει ένα παράθυρο με τα αρχεία του υπολογιστή σας. Επιλέγετε το επιθυμητό και κάνετε κλικ στο κουμπί Μεταφόρτωση αρχείου.
Σημαντικές σημειώσεις

  • Κάθε αρχείο που μεταφορτώνεται δεν πρέπει να ξεπερνά τα 3ΜΒ σε μέγεθος και δεν μπορεί να περιέχει παραπάνω από 1.000 επαφές.
  • Αν μεταφορτώσετε παραπάνω από 1 φορά ένα αρχείο επαφών με αλλαγές σε κάποια πεδία, το σύστημα δεν θα ενημερώσει τις υπάρχουσες επαφές αλλά θα δημιουργήσει καινούργιες επαφές.
  • Τα πεδία που απαιτούν να δηλώσετε κάποιο "τύπο" (τύπο διεύθυνσης, τύπο αριθμού κλπ) δεν μπορεί να μην έχουν συμπληρωμένα τα κελιά στα οποία αναφέρονται (διεύθυνση 1/2, αριθμός 1/2). Αν για κάποιο λόγο αυτά είναι κενά (δεν υπάρχει πχ αριθμός), τότε διαγράφετε ολόκληρες τις γραμμές επαφών από το αρχείο αυτό και τις μεταφέρετε σε ξεχωριστό αρχείο, διαγράφοντας εντελώςτις στήλες τύπου και αριθμού για παράδειγμα, στο νέο αρχείο.

#5 Εισαγωγή από το Google

Εισάγετε μαζικά τις Google επαφές σας στο Elorus. Εφόσον μάλιστα έχετε android κινητό τηλέφωνο, μπορείτε από πριν να συγχρονίσετε τις επαφές με το λογαριασμό σας στη Google και να τις φορτώσετε στο Elorus σε λίγα μόνο click.

Επιλεξτε "Επαφές-> Εισαγωγή-> Επαφές Google" .

Σχετικά άρθρα


Did this answer your question?