Στο Elorus μπορείτε να δημιουργήσετε επιπλέον ρόλους χρηστών πέρα από τους 3 προκαθορισμένους που θα βρείτε στο μενού "Χρήστες & Ρόλοι", ανάλογα με τις ανάγκες σας. Οι προκαθορισμένοι ρόλοι δεν μπορούν να αλλάξουν από εσάς και έχουν συγκεκριμένα όρια πρόσβασης ο καθένας.

> Οι τρεις βασικοί ρόλοι που υπάρχουν στο λογαριασμό σας από προεπιλογή, αναλύονται στο σχετικό άρθρο μας, το οποίο μπορείτε να βρείτε εδώ

Η διαχείριση ρόλων σας επιτρέπει να αποφασίσετε εσείς τα δικαιώματα πρόσβασης που θα έχουν οι χρήστες σας δημιουργώντας τους αντίστοιχους ρόλους. Με αυτό τον τρόπο, μπορείτε εύκολα και απλά να χαρακτηρίζετε χρήστες ανάλογα με τα όρια πρόσβασης που θα έχουν στο κάθε μενού της εφαρμογής.

Οι ρόλοι μπορούν να ρυθμιστούν από το μενού Ρυθμίσεις -> Χρήστες & ρόλοι -> Διαχείριση ρόλων -> Προσθήκη.

Προθήκη νέου ρόλου

Για να προσθέσετε ένα νέο ρόλο πρέπει να συμπληρώσετε τα εξής πεδία:

  • Τίτλος: Πως θα ονομάζεται ο ρόλος αυτός (π.χ. πωλητής, γραμματεία, λογιστήριο)
  • Περιγραφή: Η περιγραφή θα χρησιμοποιηθεί για τη δική σας διευκόλυνση κατά την επιλογή ρόλου όταν δημιουργείτε ένα νέο χρήστη.
  • Επιλέξτε εάν θα είναι διαχειριστής: Οι διαχειριστές μπορούν να διαχειριστούν τους χρήστες, να ενημερώσουν τα πρότυπα και τις ρυθμίσεις του οργανισμού, καθώς και να διαχειριστούν τη συνδρομή του οργανισμού στο Elorus.
  • Επιλέξτε αν θα είναι υπεύθυνοι διαχείρισης χρόνου όσοι χρήστες έχουν αυτό το ρόλο. Το κουμπί παραμετροποίησης αδειών οργάνωσης χρόνου βρίσκεται πιο κάτω στη λίστα και μπορείτε να ενεργοποιήσετε αυτή την επιλογή ή όχι. Οι υπεύθυνοι διαχείρισης χρόνου έχουν πρόσβαση στις εγγραφές χρόνου όλων των χρηστών του οργανισμού. Επίσης, μπορούν να αναθέτουν εγγραφές χρόνου σε άλλους χρήστες για λογαριασμό τους.

    > Οι χρήστες που δεν έχουν ρόλο με ενεργοποιημένη αυτή τη ρύθμιση (δεν είναι υπεύθυνοι δηλαδή) μπορούν να δουν μόνο τους δικούς τους χρόνους.

Δικαιώματα ρόλου

Τώρα πρέπει να ορίσετε τα πραγματικά δικαιώματα των ρόλων. Οι άδειες ομαδοποιούνται σε λογικές ενότητες που περιλαμβάνουν διάφορα μενού της εφαρμογής:

  • Επαφές
  • Τιμολόγηση
  • Οργάνωση χρόνου
  • Ρευστότητα
  • Ρυθμίσεις
  • Αναφορές

Για κάθε ενότητα μπορείτε να ορίσετε το επίπεδο πρόσβασης:

Προβολή: Οι χρήστες που έχουν αντιστοιχιστεί σε αυτόν τον ρόλο θα μπορούν να προβάλλουν τις εγγραφές (π.χ. να προβάλλουν τα τιμολόγια του οργανισμού).
Προσθήκη: Οι χρήστες θα μπορούν να προσθέσουν νέες εγγραφές.
Μεταβολή: Οι χρήστες κάτω από αυτό το ρόλο θα μπορούν επεξεργαστούν υπάρχουσες εγγραφές.
Διαγραφή: Οι χρήστες κάτω από αυτό το ρόλο θα μπορούν διαγράψουν υπάρχουσες εγγραφές.
Email: Τα τιμολόγια, οι προσφορές και τα πιστωτικά παραστατικά μπορούν να αποστέλλονται ηλεκτρονικά στους πελάτες απευθείας μέσω του Elorus. Υπάρχει ξεχωριστή άδεια για αυτήν την ενέργεια, όπου υποστηρίζεται.

> Όπως ίσως έχετε παρατηρήσει, οι αναφορές έχουν ξεχωριστά δικαιώματα. Για παράδειγμα, μπορεί να θέλετε να επιτρέψετε στους υπαλλήλους σας να βλέπουν / να δημιουργούν νέα τιμολόγια, αλλά να μην έχουν πρόσβαση στις αναφορές εσόδων / εξόδων που αποκαλύπτουν την οικονομική κατάσταση της επιχείρησης.

> Ορισμένοι συνδυασμοί αδειών δεν έχουν νόημα και συνεπώς δεν επιτρέπονται. Για παράδειγμα, για να επεξεργαστεί μια εγγραφή, ο χρήστης πρέπει επίσης να μπορεί να προβάλει την εγγραφή. Με αυτή την έννοια, αν καταργήσετε την άδεια προβολής, θα καταργηθούν επίσης όλα τα δικαιώματα προσθήκης, μεταβολής & διαγραφής.

> Για ευκολία, υπάρχει μια στήλη που ονομάζεται "Όλα" προς το τέλος κάθε σειράς δικαιωμάτων. Χρησιμοποιήστε το για να επιλέξετε ή να καταργήσετε όλες τις αντίστοιχες άδειες ταυτόχρονα.

Σημειώσεις

  • Η τροποποίηση ενός ρόλου που έχει εκχωρηθεί σε έναν χρήστη επηρεάζει άμεσα την ικανότητά του να έχει πρόσβαση στα δεδομένα του οργανισμού.
  • Δεν επιτρέπεται να διαγράψετε προσαρμοσμένους ρόλους που χρησιμοποιούνται
  • Παρακολουθήστε τις ενημερώσεις του Elorus. Η εφαρμογή εξελίσσεται συνεχώς και προστίθενται νέα συναρπαστικά χαρακτηριστικά. Είναι πιθανό μια νέα δυνατότητα να εισαγάγει μια νέα ενότητα δικαιωμάτων. Σε αυτή την περίπτωση, κάνουμε ό,τι μπορούμε για να αρχικοποιήσουμε τους υπάρχοντες προσαρμοσμένους ρόλους σας με δικαιώματα που έχουν νόημα. Γι αυτό το λόγο, σας ενθαρρύνουμε να αναθεωρήσετε τους προσαρμοσμένους ρόλους και να κάνετε τις δικές σας προσαρμογές, αν χρειαστεί.
  • Μπορείτε να επεξεργαστείτε περαιτέρω τα αρχεία στα οποία μπορεί να έχει πρόσβαση ένας χρήστης, με τον περιορισμό πρόσβασης ανά επαφή.

Παράδειγμα προσαρμοσμένου ρόλου (Πωλητής)

Το πιο σύνηθες είναι μια εταιρεία να έχει την έννοια του πωλητή ως χρήστη. Όπως είναι αναμενόμενο, ο πωλητής πρέπει να έχει πρόσβαση στα παραστατικά, να μπορεί να εκδώσει προσφορές αλλά τις περισσότερες φορές να μην είναι σε θέση να δει πελάτες (και τις κινήσεις αυτών) που έχουν ανατεθεί σε άλλους πωλητές. Επίσης, το πιο πιθανό είναι να μην επιθυμείτε να έχει πρόσβαση σε κάποιες επιλογές του μενού Αναφορών, όπως η Αναφορά εσόδων/εξόδων και η Ταμειακή Ρευστότητα.

Ακολουθεί υπόδειγμα χρήστη "Πωλητή" το οποίο μπορείτε να ακολουθήσετε ή να κάνετε τις απαραίτητες αλλαγές που ταιριάζουν στην περίπτωσή σας.

Εφόσον επιλέξετε τα παραπάνω δικαιώματα, κάνετε κλικ στο "Αποθήκευση" και ο νέος ρόλος είναι διαθέσιμος για χρήση. 

Περιορισμένη πρόσβαση επαφών

Αν θέλετε να προσκαλέσετε τον πρώτο σας πωλητή στο Elorus, θα πάτε στο μενού Ρυθμίσεις -> Χρήστες και ρόλοι και θα κάνετε Πρόσκληση χρήστη. Εκεί σας ζητείται το email του πωλητή και να δηλώσετε το ρόλο του στον οργανισμό σας. Επιλέγετε το ρόλο Πωλητή και αν θέλετε να έχει πρόσβαση σε συγκεκριμένες επαφές του λογαριασμού σας, μπορείτε να τις επιλέξετε από εδώ ενεργοποιώντας την επιλογή "Περιορισμένη πρόσβαση επαφών" και πληκτρολογείτε στο πεδίο που θα ανοίξει τις επαφές που επιθυμείτε να του αναθέσετε.

Για να αποσταλεί η πρόσκληση στο email του χρήστη κάνετε κλικ στο "Αποστολή πρόσκλησης".

> Σημαντικό: Υπενθυμίζουμε ότι για να είστε σε θέση ως διαχειριστές να προσκαλέσετε νέους χρήστες θα πρέπει να ανήκετε σε πλάνο που υποστηρίζει τον αντίστοιχο αριθμό χρηστών. Ανά πάσα στιγμή μπορείτε να ενημερωθείτε για το όριο χρηστών σας από το μενού "Χρήστες & ρόλοι", περνώντας τον κέρσορα πάνω από τη σχετική μπάρα.


Σχετικά άρθρα

Did this answer your question?