Η κάθε κατηγορία παραστατικών στο Elorus μπορεί να συσχετιστεί με αντίστοιχες ταμειακές κινήσεις. Έτσι, για τα παραστατικά πωλήσεων και τα πιστωτικά παραστατικά αγορών μπορούν να καταγραφούν οι σχετικές εισπράξεις, ένω για τα παραστατικά αγορών και τα πιστωτικά παραστατικά αγορών οι σχετικές πληρωμές. Μπορείτε να καταγράψετε τις συναλλαγές που σχετίζονται με ένα παραστατικό μόλις αυτό εκδοθεί, από τη στιγμή δηλαδή που δε θα είναι αποθηκευμένο στην εφαρμογή ως προσχέδιο.

Υπάρχουν τέσσερις διαφορετικοί τύποι συναλλαγών με τους οποίους μπορεί να συσχετιστεί ένα παραστατικό: προκαταβολή, πληρωμή παραστατικού, υπερπληρωμή και χρήση πιστωτικού. Παρακάτω θα εξηγήσουμε τον τρόπο με τον οποίο γίνεται η καταγραφή κάθε τύπου συναλλαγής για ένα παραστατικό πωλήσεων. Ανάλογη είναι και η διαδικασία για τα παραστατικά αγορών.

Προσθήκη προκαταβολής


Εάν έχετε λάβει κάποια προκαταβολή για το παραστατικό πώλησης που θέλετε να εκδώσετε, αρκεί να καταχωρήσετε τη συναλλαγή μέσα από τη διαχείριση εισπράξεων, κάτω από την επιλογή Ρευστότητα στο κεντρικό μενού. Επιλέγετε είδος συναλλαγής Προκαταβολή, συμπληρώνετε τον πελάτη από τον οποίο λάβατε τη προκαταβολή, την ημερομηνία και το πόσο της είσπραξης. Με αυτόν τον τρόπο μπορείτε να καταγράψετε τις προκαταβολές που λαμβάνετε από τους πελάτες σας και στη συνέχεια θα δούμε πως γίνεται η συσχέτισή τους με ένα παραστατικό.

Εικόνα Νο 1

Προσθήκη πληρωμής παραστατικού


Η δημιουργία σχετικών εισπράξεων γίνεται μέσα από τη σελίδα προβολής του παραστατικού με τρεις διαφορετικούς τρόπους:

  1. Με απευθείας καταχώρηση μιας νέας είσπραξης
  2. Με συσχέτιση ποσών από προκαταβολές / υπερπληρωμές που υπάρχουν ήδη καταχωρημένες στο σύστημα
  3. Με συμψηφισμό ποσών από πιστωτικά παραστατικά που έχουν εκδοθεί προς την επαφή.

Το σύστημα θα προβάλλει ένα παράθυρο με τις επιλογές πληρωμών που έχετε για τη συγκεκριμένη επαφή. Το πόσες επιλογές θα δείτε στο παράθυρο εξαρτάται από το αν υπάρχουν κινήσεις/πληρωμές που έχει κάνει η επαφή και δεν έχουν συσχετιστεί ακόμα με κάποιο παραστατικό. Στο παρακάτω παράθυρο εμφανίζονται οι επιλογές για όλα τα πιθανά σενάρια:

Εικόνα Νο 2

Προσθήκη νέας είσπραξης


Για να καταχωρήσετε απευθείας μια νέα πληρωμή παραστατικού, θα πρέπει μέσα από τη σελίδα προβολής του να πατήσετε το "Προσθήκη πληρωμής".

Εικόνα Νο 3

Στο συγκεκριμένο παράδειγμα θα επιλέξουμε την "Προσθήκη νέας είσπραξης" και αρκεί να συμπληρώσουμε το ποσό και την ημερομηνία της είσπραξης στη σχετική φόρμα. Επίσης, μπορείτε να εισάγετε και μια αιτολογία για την είσπραξη αυτή.


Εικόνα Νο 4

Τέλος, εφόσον υπάρχουν ενεργές κατηγοριοποιήσεις για τις εγγραφές εισπράξεων/πληρωμών, μπορείτε να συνδέσετε την πληρωμή αυτή με μια, ή παραπάνω, κατηγορίες. Από το πεδίο Επιλογή κατηγοριοποίησης, επιλέξτε την επιθυμητή κατηγορία και στη συνέχεια μια επιλογή, όπως φαίνεται στην παραπάνω εικόνα.

> Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με την Κατηγοριοποίηση εγγραφών, επισκεφθείτε το σχετικό άρθρο.

Πληρωμή παραστατικού σε διαφορετικό νόμισμα

Σε περίπτωση που το παραστατικό έχει εκδοθεί σε διαφορετικό νόμισμα, το Elorus σας δίνει τη δυνατότητα κατά την προσθήκη ταμειακής κίνησης να ορίσετε την ισοτιμία της είσπραξης ή πληρωμής με τρεις τρόπους:

  • χρησιμοποιώντας την προτεινόμενη σύμφωνα με την ημερομηνία είσπραξης (προτεινόμενη ισοτιμία)
  • χρησιμοποιώντας την ισοτιμία που ίσχυε κατά την ημερομηνία έκδοσης του εγγράφου (ισοτιμία εγγράφου)
  • ορίζοντας χειροκίνητα την ισοτιμία που επιθυμείτε 

Αυτή η ευελιξία είναι ιδαίτερα χρήσιμη σε περίπτωση που έχει γίνει συγκεκριμένη συμφωνία με τον πελάτη/προμηθευτή σχετικά με τις ισοτιμίες.

Εικόνα Νο 5

Τέλος, σημειώστε πως όταν αλλάζετε την ημερομηνία πληρωμής, αλλάζει αυτόματα και η τιμή του πεδίου ισοτιμίας, ώστε να αντανακλά την πραγματική ισοτιμία της εκάστοτε ημέρας. Επομένως, είναι πιο πρακτικό πρώτα να επιλέγετε την ημερομηνία για την οποία θέλετε να προσθέσετε είσπραξη ή πληρωμή, και μετά να κάνετε τυχόν διορθώσεις στην ισοτιμία.

Προσθήκη υπερπληρωμής


Οι υπερπληρωμές είναι συναλλαγές που διαχειρίζεται αυτόματα η εφαρμογή, σε περίπτωση που για ένα παραστατικό λαμβάνετε ποσό μεγαλύτερο της τελικής αξίας του. Για παράδειγμα, εάν στο παραστατικό που απεικονίζεται στην Εικόνα Νο 1, καταχωρήσετε μια νέα είσπραξη 3.000,00€, ποσό δηλαδή μεγαλύτερο του 2.690,00 που αντιστοιχεί σε αυτό που δεν έχει εξοφληθεί ακόμα, τότε η εφαρμογή θα δημιουργήσει αυτόματα δύο συναλλαγές: 

  • μία πληρωμή παραστατικού με ποσό ίσο με 2.690,00€ και 
  • μια υπερπληρωμή με ποσό ίσο με 310,00€. 

Το αποτέλεσμα αυτό φαίνεται και στην παρακάτω εικόνα, όπου απεικονίζεται η λίστα με τις σχετικές εισπράξεις του παραστατικού. Μέσα από τη λίστα αυτή, μπορείτε να απευθείας να διαγράψετε κάποια συναλλαγή (κάνοντας κλικ στο (Χ)) ή να επεξεργαστείτε τις λεπτομέρειές της.

Εικόνα Νο 6

Συσχέτιση προκαταβολών / υπερπληρωμών

Μέχρι τώρα έχουμε δει με ποιο τρόπο μπορείτε να καταχωρήσετε απευθείας μια νέα είσπραξη σε ένα παραστατικό. Ενδεχομένως όμως να θέλετε να συσχετίσετε στο παραστατικό κάποια προκαταβολή που έχετε ήδη λάβει από τον πελάτη του παραστατικού ή κάποια υπερπληρωμή που έχει δημιουργηθεί αυτόματα από το σύστημα. Επιλέγοντας "Συσχέτιση προκαταβολών / υπερπληρωμών" από το παράθυρο επιλογής τρόπου πληρωμής, μπορείτε να συσχετίσετε μέρος ή ολόκληρο το ποσό εισπράξεων που προέρχονται από τον συγκεκριμένο πελάτη.

Για παράδειγμα στην παρακάτω εικόνα φαίνεται ότι υπάρχουν 2 προκαταβολές που μπορούν να χρησιμοποιηθούν για την εξόφληση του παραστατικού, συνολικής αξίας 1.247,24€. Ανάλογα με το ποσό προς εξόφληση, πληκτρολογείτε το αντίστοιχο ποσό στο πεδίο "συσχετισμένο ποσό" ή πατάτε το "μέγιστο" για χρήση ολόκληρου του ποσού. 

 Εικόνα Νο 7

Χρήση πιστωτικού

Έχει μείνει πλέον υπόλοιπο αξίας 1.442,76€ για το παραστατικό της Εικόνας 7 και θα συμψηφίσουμε ένα πoσό χρησιμοποιώντας πιστωτικό που έχει εκδοθεί προς την επαφή και δεν έχει συσχετιστεί με άλλο παραστατικό. Στο παράθυρο επιλογής τρόπου πληρωμής επιλέγετε "Χρήση πιστωτικού". Στην παρακάτω εικόνα βλέπουμε ότι εκκρεμεί ένα πιστωτικό παραστατικό.

Εικόνα Νο 8

Σχετικά άρθρα

Did this answer your question?