Όλες οι ρυθμίσεις που αφορούν την εμφάνιση των παραστατικών (π.χ. λογότυπο, γλώσσα, κλπ.) μπορούν να αποθηκευθούν ως "πρότυπα". Η βασική ιδέα είναι πως κατά τη δημιουργία ενός νέου παραστατικού μπορείτε να επιλέξετε το πρότυπό του, ώστε το παραστατικό να αρχικοποιηθεί με τις ρυθμίσεις που έχετε ορίσει στο σε αυτό.

Διαχείριση προτύπων


Για να δείτε και να διαχειριστείτε τα πρότυπα παραστατικών, θα πρέπει να επισκεφθείτε το μενού Ρυθμίσεις -> Γενικά -> Πρότυπα

Μπορείτε να δημιουργήσετε απεριόριστο αριθμό προτύπων ανάλογα με τις ανάγκες σας. Για παράδειγμα, μπορείτε να έχετε ένα πρότυπο για τις προσφορές σας και άλλο για τα παραστατικά πώλησης. Ή, ένα πρότυπο για παραστατικά στα ελληνικά και άλλο για πελάτες που μιλούν αγγλικά.

Αρχικό πρότυπο


Κάθε νέος λογαριασμός στο Elorus έχει ένα αρχικό πρότυπο- με τον τίτλο "Προεπιλογή" - το οποίο μπορείτε να επεξεργαστείτε και να χρησιμοποιήσετε ευθύς αμέσως. Η μόνη ιδιαιτερότητα του αρχικού προτύπου σε σχέση με αυτά που δημιουργείτε εσείς, είναι πως το πρώτο δεν μπορεί να διαγραφεί.

Προεπιλεγμένο πρότυπο ανά επαφή


Κατά την προσθήκη ή επεξεργασία ενός πελάτη, μπορείτε να ορίσετε τα παραστατικά να εκδίδονται με ένα συγκεκριμένο πρότυπο σε περίπτωση που έχετε δημιουργήσει παραπάνω από ένα. Από το πεδίο "Πρότυπο" επιλέγετε το επιθυμητό από τη λίστα.

Δημιουργία προτύπου


Για να δημιουργήσετε ένα καινούργιο πρότυπο θα πρέπει από το μενού Πρότυπα να κάνετε κλικ στο Προσθήκη. Τα πρώτα που καλείστε να ορίσετε είναι:

  •  ο τίτλος 
  • η γλώσσα
  • και το αν θα είναι προεπιλογή. Το προεπιλεγμένο πρότυπο θα χρησιμοποιηθεί κατά την αυτόματη δημιουργία τιμολογίων (π.χ. τιμολόγηση προσφορών) και θα είναι προεπιλεγμένο στις φόρμες δημιουργίας εγγράφων.

Κάνοντας κλικ στο Επόμενο, θα οδηγηθείτε σε ένα πρότυπο "δείγμα" για να μπορέσετε να ρυθμίσετε τις επιλογές εμφάνισης και ταυτόχρονα να έχετε προεπισκόπηση του πώς θα είναι τα επίσημα έγγραφά σας πριν τις οριστικοποιήσετε.


> Μπορείτε να ενεργοποιήσετε και έναν online οδηγό για να σας βοηθήσει με τη ρύθμιση του προτύπου εύκολα και γρήγορα! Το μόνο που πρέπει να κάνετε είναι να ενεργοποιήσετε το εικονίδιο "σωσίβιο" που βρίσκεται στο κάτω μέρος της σελίδας.


Κάνοντας κλικ στα διάφορα πεδία όπου υπάρχει το εικονίδιο "μολύβι" (πχ στο λογότυπο) μπορείτε να εισάγετε δικές σας πληροφορίες από το πεδίο επεξεργασίας που βρίσκεται δεξιά του δείγματος.

Ρυθμίσεις σχεδίασης


Διάταξη
Η μορφή εμφάνισης του παραστατικού. Αυτή τη στιγμή το Elorus έχει μια βιβλιοθήκη τεσσάρων διατάξεων από την οποία μπορείτε να διαλέξετε.

Παραλλαγή
Κάθε διάταξη έχει μια συλλογή από χρωματικές παραλλαγές. Επιλέξτε αυτή που ταιριάζει καλύτερα στην εταιρική σας ταυτότητα.

Μέγεθος γραμματοσειράς
Μπορείτε να επιλέξετε ανάμεσα σε μικρή, κανονική και μεγάλη γραμματοσειρά.

Γενικές πληροφορίες


Εταιρεία

Η επωνυμία της εταιρείας σας. Στο πεδίο "Μεταφράσεις" μπορείτε να εισάγετε την επωνυμία στις διαθέσιμες γλώσσες που διαθέτει η εφαρμογή.

Στοιχεία εταιρείας
Αρχικά, το πεδίο αυτό φέρει τις πληροφορίες που έχετε καταχωρήσει στο μενού "Ρυθμίσεις εταιρείας". Εδώ, μπορείτε να επεξεργαστείτε τα στοιχεία αυτά όπως επιθυμείτε να εμφανίζονται, χωρίς να επηρεάζονται οι ρυθμίσεις

Μπορείτε να εισάγετε π.χ. τον αρ. ΓΕΜΗ της εταιρείας σας ή όποια άλλη σχετική πληροφορία κρίνετε απαραίτητη. Επίσης, σε περίπτωση εταιρείας με υποκαταστήματα, έχετε τη δυνατότητα να δημιουργήσετε πολλαπλά πρότυπα παραστατικών με το καθένα να έχει διαφορετικές πληροφορίες διεύθυνσης στο πεδίο αυτό.

Λογότυπο
Το λογότυπο που θα εμφανίζεται επάνω στα παραστατικά. Επιτρέπονται αρχεία εικόνας (JPEG, PNG) ή SVG αρχεία. Οι βέλτιστες διαστάσεις του λογότυπου είναι τα 960x540 pixels και σε περίπτωση που το αρχείο σας είναι μεγαλύτερο, το Elorus θα το προσαρμόσει στις παραπάνω διαστάσεις.

Δραστηριότητα
Η δραστηριότητά σας ή ένα slogan, όπως ακριβώς θέλετε να εμφανίζεται επάνω στα παραστατικά.

Ηλεκτρονική υπογραφή
Μπορείτε να μεταφορτώσετε ένα αρχείο εικόνας της σκαναρισμένης υπογραφής σας ή της σφραγίδας της εταιρείας σας.

Ρυθμίσεις περιεχόμενου

Προσωπικές πληροφορίες χρήστη
Εάν επιλέξετε να εμφανίζονται οι πληροφορίες αυτές, επάνω στα παραστατικά θα αναγράφεται το ονοματεπώνυμο, το email και το τηλέφωνο επικοινωνίας του φυσικού προσώπου που το δημιούργησε. Οι πληροφορίες αντλούνται από το προφίλ του χρήστη στο Elorus.

Προσωπικές πληροφορίες πελάτη
Εάν επιλέξετε να εμφανίζονται οι πληροφορίες αυτές, επάνω στα παραστατικά θα αναγράφονται τα προσωπικά στοιχεία (όνομα, τηλέφωνο, email) που έχετε ορίσει στην επαφή του πελάτη.

Πίνακας γραμμών

Μπορείτε να εμφανίσετε / αποκρύψετε τις διάφορες στήλες του πίνακα προϊόντων και υπηρεσιών του παραστατικού.

  • Περιγραφή
  • Κωδικός προϊόντος
  • Ποσότητα
  • Μονάδα μέτρησης
    Εμφάνιση μονάδας μέτρησης
    Καθορίστε εάν και πώς θέλετε να εμφανίζεται η στήλη μονάδας μέτρησης στο έγγραφο.
  • Έκπτωση
    Εμφάνιση έκπτωσης

    Η απόκρυψη της στήλης έκπτωσης θα ισχύσει μόνο όταν κανένα προϊόν/υπηρεσία δεν είναι σε έκπτωση.
  • ΦΠΑ

Πίνακας συνόλων

Εξοφλημένο/ανεξόφλητο ποσό
Εμφανίστε ή αποκρύψτε το εξοφλημένο / ανεξόφλητο ποσό για το συγκεκριμένο παραστατικό. Οι τιμές αυτές αντικατοπτρίζουν τα υπόλοιπα τη στιγμή της εκτύπωσης / αποστολής.

Υπόλοιπο πελάτη
Απόκρυψη ή εμφάνιση του συνολικού υπολοίπου πελάτη από την εκτυπώσιμη μορφή του παραστατικού.

Πίνακας ΦΠΑ
Αν το επιλέξετε, στο κάτω μέρος των εγγράφων σας θα εμφανίζεται ένας πίνακας με τη ανάλυση ΦΠΑ ανά συντελεστή.

Όροι & σημειώσεις

Μπορείτε να έχετε ξεχωριστούς όρους και σημειώσεις για κάθε τύπο εγγράφων. Δηλαδή,μπορείτε να έχετε άλλους όρους και τα παραστατικά πώλησης και διαφορετικούς για τα πιστωτικά και τις προσφορές σας.

Αρκεί να δηλώσετε για ποιο τύπο θα θέλατε να ορίσετε σημειώσεις και από το πεδίο Δείγμα εγγράφου.

Στη συνέχεια, κάνετε κλικ στο πεδίο Όροι & σημειώσεις του δείγματος και είστε σε θέση να πληκτρολογήσετε τους επιθυμητούς στο πεδίο επεξεργασίας δεξιά.


Στο πεδίο αυτό εισάγετε οποιαδήποτε πληροφορία επιθυμείτε σχετικά με την πολιτική συναλλαγών που ακολουθεί η εταιρεία σας ή ακόμα και τον τρόπο ή χρόνο που επιθυμείτε να εξοφλούνται τα παραστατικά σας. 

Μηνύματα email

Στο κάτω μέρος του δείγματος υπάρχει η επιλογή "Μηνύματα email".


Από εδώ, μπορείτε να ορίσετε το μήνυμα που θα εμφανίζεται ως προεπιλογή όταν αποστέλλετε τα παραστατικά και τις προσφορές σας μέσω email στους πελάτες σας, στην κάθε γλώσσα.

Μπορείτε επίσης να ενσωματώσετε χρήσιμες πληροφορίες στα μηνύματα αυτά, όπως το μόνιμο σύνδεσμο του εγγράφου, το υπόλοιπο του πελάτη ή το ανεξόφλητο ποσό του εγγράφου εάν πρόκειται για παραστατικό πώλησης χρησιμοποιώντας τις αντίστοιχες μεταβλητές.

Αν επιθυμείτε να στείλετε μηνύματα σε ξένη γλώσσα, θα χρειαστεί να δημιουργήσετε ξεχωριστό πρότυπο για την κάθε γλώσσα.

Σχετικά άρθρα






Did this answer your question?