Το Elorus υποστηρίζει τη δημιουργία και διαχείριση τριών διαφορετικών κατηγοριών εγγράφων: Χρεωστικά παραστατικά, Πιστωτικά παραστατικά και Προσφορές. Για κάθε μία από αυτές τις κατηγορίες, έχετε τη δυνατότητα να ορίσετε διαφορετικούς τύπους εγγράφων. Για παράδειγμα, μπορείτε στα χρεωστικά παραστατικά σας να έχετε διαφορετικό τύπο για να ομαδοποιήσετε τα τιμολόγια παροχής υπηρεσιών και διαφορετικό για τα τιμολόγια πώλησης αγαθών.

Κάθε τύπος παραστατικών αποτελείται από τα παρακάτω πεδία:

  • Τίτλος: Ο τίτλος ή η αντίστοιχη μετάφρασή του εμφανίζεται στην εκτυπώσιμη μορφή του εγγράφου
  • Εφαρμογή: Καθορίζει την κατηγορία εγγράφου για την οποία θα έχει ισχύ ο εκάστοτε τύπος (Χρεωστικά παραστατικά, Πιστωτικά παραστατικά ή Προσφορές)
  • Ρόλος σε ΜΥΦ: Καθορίζει αν τα έγγραφα αυτού του τύπου θα πρέπει να συμπεριληφθούν στην αναφορά μηνιαίας κατάστασης πελατών / προμηθευτών, ως τιμολόγια ή αποδείξεις (το πεδίο είναι έγκυρο μόνο για εταιρείες με βάση στην Ελλάδα).
  • Προεπιλογή: Εάν ενεργοποιηθεί το πεδίο, ο συγκεκριμένος τύπος θα είναι προεπιλεγμένος κάθε φορά που δημιουργείτε ένα νέο έγγραφο. Ταυτόχρονα, θα είναι και ο τύπος που παίρνει ένα έγγραφο όταν δημιουργείται αυτόματα. Για παράδειγμα, εάν το "Τιμολόγιο παροχής υπηρεσιών" είναι ο προεπιλεγμένος τύπος για τα χρεωστικά παραστατικά, κάθε φορά που μετατρέπετε μια προσφορά σε παραστατικό, το τελευταίο θα φέρει τον τίτλο "Τιμολόγιο". Ανά πάσα στιγμή πρέπει να υπάρχει μία μοναδική εγγραφή ως προεπιλογή για κάθε κατηγορία εγγράφων (μία προεπιλογή για χρεωστικά παραστατικά, μία για πιστωτικά παραστατικά και μία για προσφορές). Σημειώστε πως σε περίπτωση που ένας τύπος έχει οριστεί ως η προεπιλογή δεν επιτρέπεται η διαγραφή του έως ότου ορίσετε κάποιον άλλο τύπο ως προεπιλογή.

Για να δημιουργήσετε ένα καινούργιο τύπο εγγράφων επιλέγετε "Ρυθμίσεις -> Τύποι εγγράφων -> Προσθήκη".

Όταν εγγράφεται μία νέα εταιρεία στο Elorus, δημιουργούνται αυτόματα οι παρακάτω τύποι εγγράφων:

  • Τιμολόγιο (Χρεωστικά παραστατικά)
  • Τιμολόγιο παροχής υπηρεσιών (Χρεωστικά παραστατικά & μόνο για εταιρεία με βάση την Ελλάδα)
  • Απόδειξη λιανικής (Χρεωστικά παραστατικά & μόνο για εταιρεία με βάση την Ελλάδα)
  • Απόδειξη παροχής υπηρεσιών (Χρεωστικά παραστατικά & μόνο για εταιρεία με βάση την Ελλάδα)
  • Πιστωτικό τιμολόγιο (Πιστωτικά παραστατικά)
  • Απόδειξη επιστροφής (Πιστωτικά παραστατικά & μόνο για εταιρεία με βάση την Ελλάδα)
  • Προσφορά (Προσφορές


Φυσικά έχετε το ελεύθερο να διαχειριστείτε τους παραπάνω τύπους με βάση τις ανάγκες σας, όπως και να δημιουργήσετε καινούργιους τύπους εγγράφων. 

Κάθε τύπος εγγράφων ακολουθεί αυτόματα ξεχωριστή αρίθμηση. 

Για παράδειγμα μπορείτε μέσα στις προσφορές να δημιουργήσετε ένα νέο τύπο "Προτιμολόγιο". Έτσι μπορείτε να εκμεταλλευτείτε την λειτουργικότητα των προσφορών και να εκδίδετε τα προτιμολόγιά σας με δική τους αρίθμηση αλλά και να τα μετατρέπετε χειροκίνητα σε κανονικά τιμολόγια μόλις αυτά εξοφληθούν.

Διαγραφή τύπου εγγράφων

Για να διαγράψετε ένα τύπο εγγράφων θα πρέπει να ισχύουν τα παρακάτω:

  • Να μην υπάρχουν παραστατικά αποθηκευμένα που να τον αφορούν
  • Να μην εφαρμόζει σε κάποια σειρά παραστατικών
  • Να μην είναι προεπιλογή

Σχετικά άρθρα

Did this answer your question?