Η δυνατότητα αποστολής παραστατικών μέσω email στους πελάτες σας είναι ενεργή για όλα τα πλάνα, ακόμα και στο δωρεάν. Το μόνο που χρειάζεται είναι να έχει επιβεβαιωθεί η διεύθυνση email σας. Μόλις επιβεβαιώσετε το email σας κατά τη δημιουργία οργανισμού, θα μπορείτε να στέλνετε τα παραστατικά και τις προσφορές σας μέσω της εφαρμογής.

Πριν στείλετε τα παραστατικά σας με e-mail στους πελάτες σας βεβαιωθείτε ότι ισχύουν τα εξής:

  • Το παραστατικό που έχετε δημιουργήσει βρίσκεται σε κατάσταση "Εκδόθηκε"
  • Η επαφή που αφορά το τιμολόγιο έχει καταχωρημένη τουλάχιστον μία διεύθυνση e-mail.

Εφόσον έχετε εξασφαλίσει τα παραπάνω, το κουμπί "Email" που βρίσκεται στη σελίδα προβολής του εκάστοτε παραστατικού ενεργοποιείται. Μόλις το πατήσετε θα μεταφερθείτε σε μια σελίδα παρόμοια με την παρακάτω εικόνα.

Απάντηση σε (αποστολέας)


Στο πεδίο αυτό εμφανίζεται το email του χρήστη σας και δεν μπορείτε να επέμβετε σε αυτό. Για να αλλάξει η διεύθυνση αποστολέα θα πρέπει να συνδεθείτε με άλλο χρήστη στην εφαρμογή.

Παραλήπτης


Το σύστημα από προεπιλογή αντιγράφει από τα στοιχεία της επαφής την πρώτη διεύθυνση email που έχει καταχωρηθεί. Πατώντας το βελάκι δίπλα από το πεδίο αυτό, σας εμφανίζεται μια λίστα με όλα τα email της επαφής για να διαλέξετε κάποιο άλλο. 

Επίσης, πατώντας το κουμπί "Χρήση νέας διεύθυνσης" μπορείτε να πληκτρολογήσετε μια άλλη διεύθυνση που δεν υφίσταται στην επαφή και αν επιθυμείτε, τσεκάροντας το "Αποθήκευση της διεύθυνσης στην επαφή για μελλοντική χρήση", το σύστημα θα καταχωρήσει αυτό το email στην επαφή.

Κοινοποίηση


Ή αλλιώς πεδίο "Cc", το χρησιμοποιείτε σε περίπτωση που θέλετε να κοινοποιήσετε το παραστατικό και σε κάποια δεύτερη διεύθυνση, εκτός από αυτή του παραλήπτη. Εδώ μπορείτε να εισάγετε μια ή παραπάνω διευθύνσεις χειροκίνητα και πατάτε Enter για να τη δεχτεί το σύστημα.

Πατώντας τον κέρσορα στο πεδίο αυτό θα παρατηρήσετε ότι σας εμφανίζεται αυτόματα μια λίστα με τα emails των χρηστών του οργανισμού. Με αυτό τον τρόπο μπορείτε να ενημερώσετε τους συνεργάτες σας (π.χ. το λογιστήριό σας) ότι στείλατε με email το παραστατικό στην επαφή.

Κρυφή Κοινοποίηση


Ή αλλιώς πεδίο "Bcc", σε αυτό ορίζετε διευθύνσεις παραληπτών οι οποίες δεν επιθυμείτε να είναι ορατές από τον παραλήπτη.

Θέμα & κείμενο email


Το σώμα του email που θα εμφανίζεται, μπορείτε να το ρυθμίσετε για όλα τα παραστατικά σας μέσω των προτύπων σας. Αν επιθυμείτε να προσθέσετε κάποια επιπλέον πληροφορία, μπορείτε να το κάνετε χειροκίνητα ανά email. 

Κάθε email μπορεί να περιέχει και το μοναδικό σύνδεσμο (permalink) του παραστατικού προς αποστολή, ώστε να έχουν πρόσβαση σε αυτό οι πελάτες σας ανά πάσα στιγμή (θα πρέπει να έχετε ρυθμίσει τη μεταβλητή URL από το πρότυπο). 

Μόλις ο πελάτης κάνει κλικ στο σύνδεσμο του εγγράφου, το Elorus θα προβάλλει μια ειδοποίηση στο λογαριασμό σας ότι ο πελάτης είδε το παραστατικό που του στείλατε. Η πληροφορία αυτή στη συνέχεια, αποθηκεύεται και στο ιστορικό του εγγράφου.

Συνημμένα


Έχετε τη δυνατότητα να επισυνάψετε επιπλέον συνημμένα (χωρίς περιορισμό στον αριθμό) για αποστολή, χρησιμοποιώντας το μενού "Συνημμένα αρχεία" που βρίκεται στο εκάστοτε παραστατικό.

Σημείωση: Το κάθε συνημμένο δεν μπορεί να ξεπερνά τα 3ΜΒ σε μέγεθος.

Ημερήσια όρια αποστολής email


Το κάθε πλάνο συνδρομής έχει το δικό του ημερήσιο όριο, όσον αφορά τον μέγιστο αριθμό email που μπορείτε να στείλετε. Ανάλογα λοιπόν με το πλάνο του οργανισμού σας τα όρια διαμορφώνονται ως εξής:

  • Το δωρεάν πλάνο έχει ημερήσιο όριο τα 10 email
  • To Starter τα 30
  • Το Standard 200
  • Το Premium 500

Κάθε email μπορεί να έχει όριο 3 παραλήπτες, συν τον αριθμό των χρηστών του εκάστοτε οργανισμού. Για παράδειγμα, για έναν οργανισμό με 2 χρήστες συνολικά μπορείτε να ορίσετε 5 παραλήπτες. Το όριο αυτό ισχύει για Cc και για Bcc ξεχωριστά. Άρα, στο προηγούμενο παράδειγμα μπορείτε να εισάγετε παραλήπτες 5 Cc και άλλους 5 Bcc.

Σε περίπτωση που χρειάζεστε μεγαλύτερα όρια, μπορείτε να επικοινωνήσετε μαζί μας ώστε να τα αυξήσουμε.

Μαζική αποστολή παραστατικών με e-mail

Μέσα από την εφαρμογή υπάρχει η δυνατότητα να αποστείλετε τα παραστατικά σας μαζικά στους πελάτες σας ακολουθώντας μια απλή και γρήγορη διαδικασία.

Από το μενού Παραστατικά πώλησης επιλέγετε τα παραστατικά που επιθυμείτε να στείλετε με e-mail, όπως βλέπετε στην παρακάτω εικόνα.

Στη συνέχεια, από επιλέγετε το κουμπί "Ενέργειες" την "Αποστολή επιλεγμένων μέσω email" και θα σας εμφανιστεί το παρακάτω παράθυρο.

Από εδώ μπορείτε να επεξεργαστείτε τις επιιλογές κοινοποίησης σε πολλαπλές διευθύνσεις αλλά και να επιλέξετε αν επιθυμείτε να σταλούν συνημμένα αρχεία μαζί με τα παραστατικά. Τέλος, πατώντας το κουμπί "Email" τα μηνύματα θα σταλούν μαζικά στους παραλήπτες και μπορείτε να δείτε το ιστορικό παράδοσής τους από το σχετικό μενού.

Ιστορικό e-mail

Το Elorus καταγράφει λεπτομέρειες για τα παραστατικά που στέλνετε με e-mail, από την ημερομηνία αποστολής μέχρι και την παράδοση στους παραλήπτες. Τα email χαρακτηρίζονται με διάφορες καταστάσεις ανάλογα με την περίπτωση:

  • Σε σειρά: Το μήνυμα είναι προς αποστολή
  • Απεστάλη: H υπηρεσία email έχει στείλει το μήνυμα, το οποίο μπορεί να παραδοθεί ή όχι.
  • Παραδόθηκε: Ο παραλήπτης έλαβε το μήνυμα στα εισερχόμενά του
  • Αναβλήθηκε: Το μήνυμα έχει καθυστερήσει (πχ λόγω γεμάτου γραμματοκιβωτίου του παραλήπτη, λόγω λογισμικών ανίχνευσης spam). Η υπηρεσία θα προσπαθήσει να παραδόσει το μήνυμα
  • Απορρίφθηκε: Η υπηρεσία email αρνήθηκε να στείλει το μήνυμα. Προσπαθήστε ξανά.
  • Δεν παραδόθηκε: το μήνυμα μπλοκαρίστηκε. Ελέγξτε την ορθότητα του email και προσπαθήστε ξανά

Αυτό το ιστορικό είναι ορατό σε τρία σημεία:

  • Με μια ματιά από τη σελίδα συγκεντρωτικών εγγραφών, εφόσον επιλέξετε από τις "Στήλες" το "Τελευταίο email".
  • Mέσα από τη σελίδα προβολής του εκάστοτε παραστατικού κάτω από τις πληροφορίες δημιουργίας. Κάνοντας κλικ στο (i), θα δείτε επιμέρους λεπτομέρειες για την τελευταία αποστολή e-mail. 
  • Μέσα από το ιστορικό του κάθε παραστατικού, στην καρτέλα "Ιστορικό email".

Επίσης, αν κάνετε κλικ στο πεδίο "Λεπτομέρειες" θα δείτε το ακριβές σώμα κειμένου που αποστείλατε, τους παραλήπτες και αν υπήρχε συνημμένο.

Σημείωση: Μπορείτε να δείτε πληροφορίες παράδοσης μόνο για τους κύριους παραλήπτες και όχι για τους παραλήπτες των πεδίων Cc & Bcc.

Σχετικά άρθρα

Did this answer your question?