Η δυνατότητα αποστολής παραστατικών μέσω email στους πελάτες σας είναι ενεργή για όλα τα πλάνα, ακόμα και στο δωρεάν. Το μόνο που χρειάζεται είναι να έχει επιβεβαιωθεί η διεύθυνση email σας. Μόλις επιβεβαιώσετε το email σας κατά τη δημιουργία οργανισμού, θα μπορείτε να στέλνετε τα παραστατικά και τις προσφορές σας μέσω της εφαρμογής.

Σημειώστε, πως παρ'όλο που η αποστολή προσχέδιων παραστατικών και προσφορών επιτρέπεται, η κατάστασή τους θα αλλάξει σε "εκδόθηκε" μετά το πέρας της διαδικασίας.

Για να στέίλετε ένα συγκεκριμένο παραστατικό με email, πρώτα πατήστε το κουμπί "Email" που βρίσκεται στη σελίδα προβολής του. Θα μεταφερθείτε σε μια σελίδα αντίστοιχη της παρακάτω εικόνας.

Απάντηση σε (αποστολέας)

Το Elorus χρησιμοποιεί τη διεύθυνση email του συνδεδεμένου χρήστη ως αποστολέα. Εάν θέλετε να χρησιμοποιήσετε μια άλλη διεύθυνηση, επισκεφθείτε τη σελίδα "Ρυθμίσεις" -> "Ρυθμίσεις εφαρμογής" και συμπληρώστε το πεδίο "Προεπιλεγμένη διεύθυνση απάντησης email". Σημειώστε πως πρέπει να επιβεβαιώσετε τη διεύθυνση ώστε να επιτραπεί η χρήση της. Εφ'όσον συμπληρώσετε το πεδίο προεπιλεγμένης διεύθυνσης απάντησης, το συγκεκριμένο email θα χρησιμοποιείται πάντα ως αποστολέας, ανεξαρτήτως του συνδεδεμένου χρήστη.

Παραλήπτης

Το σύστημα ξάρχής χρησιμοποιεί ως παραλήπτη την πρώτη διεύθυνση email που έχει καταχωρηθεί στην επαφή του πελάτη. Πατώντας το βελάκι δίπλα από το πεδίο αυτό, σας εμφανίζεται μια λίστα με όλα τα email της επαφής εάν θέλετε να διαλέξετε κάποιο άλλο. 

Επίσης, πατώντας το κουμπί "Χρήση νέας διεύθυνσης" μπορείτε να πληκτρολογήσετε μια άλλη διεύθυνση που δεν υφίσταται στην επαφή και αν επιθυμείτε, τσεκάροντας το "Αποθήκευση της διεύθυνσης στην επαφή για μελλοντική χρήση", το σύστημα θα καταχωρήσει αυτό το email στην επαφή. 

Κοινοποίηση

Ή αλλιώς πεδίο "Cc", που χρησιμοποιείται εάν θέλετε να κοινοποιήσετε το παραστατικό σε επιπλέον διευθύνσεις, εκτός του παραλήπτη. Εδώ μπορείτε να εισάγετε μια ή παραπάνω διευθύνσεις email χειροκίνητα και πατάτε Enter για να τη δεχτεί το σύστημα.

Πατώντας τον κέρσορα στο πεδίο αυτό θα παρατηρήσετε ότι σας εμφανίζεται αυτόματα μια λίστα με τα emails των χρηστών του οργανισμού. Με αυτό τον τρόπο μπορείτε να ενημερώσετε τους συνεργάτες σας (π.χ. το λογιστήριό σας) ότι στείλατε με email το παραστατικό στην επαφή.

Εάν τείνετε να συμπληρώνετε συχνά την ίδια διεύθυνση email προς κοινοποίηση, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη ρύθμιση "Προεπιλεγμένη διεύθυνση CC" (που βρίσκεται στο μενού "Ρυθμίσεις" -> "Ρυθμίσεις εφαρμογής"), ώστε η διεύθυνση να είναι πάντα προσυμπληρωμένη στη φόρμα αποστολής του email.

Κρυφή Κοινοποίηση

Ή αλλιώς πεδίο "Bcc", σε αυτό ορίζετε επιπλέον διευθύνσεις παραληπτών οι οποίες δεν επιθυμείτε να είναι ορατές από τον παραλήπτη.

Θέμα & κείμενο email

Το αρχικό προτεινόμενο μήνυμα του email, μπορείτε να το ρυθμίσετε για όλα τα παραστατικά σας μέσω των προτύπων σας. Αν επιθυμείτε να προσθέσετε κάποια επιπλέον πληροφορία, μπορείτε να το κάνετε χειροκίνητα ανά email. 

Κάθε email μπορεί να περιέχει και το μοναδικό σύνδεσμο (permalink) του παραστατικού προς αποστολή, ώστε να έχουν πρόσβαση σε αυτό οι πελάτες σας ανά πάσα στιγμή (θα πρέπει να έχετε ρυθμίσει τη μεταβλητή URL από το πρότυπο). 

Μόλις ο πελάτης κάνει κλικ στο σύνδεσμο του εγγράφου, το Elorus θα προβάλλει μια ειδοποίηση στο λογαριασμό σας ότι ο πελάτης είδε το παραστατικό που του στείλατε. Η πληροφορία αυτή στη συνέχεια, αποθηκεύεται και στο ιστορικό του εγγράφου.

Συνημμένα

Έχετε τη δυνατότητα να επισυνάψετε επιπλέον συνημμένα (χωρίς περιορισμό στον αριθμό) για αποστολή, χρησιμοποιώντας το μενού "Συνημμένα αρχεία" που βρίκεται στο εκάστοτε παραστατικό.

Σημείωση: Το κάθε συνημμένο δεν μπορεί να ξεπερνά τα 3ΜΒ σε μέγεθος.

Ημερήσια όρια αποστολής email

Το κάθε πλάνο συνδρομής έχει το δικό του ημερήσιο όριο, όσον αφορά τον μέγιστο αριθμό email που μπορείτε να στείλετε. Ανάλογα λοιπόν με το πλάνο του οργανισμού σας τα όρια διαμορφώνονται ως εξής:

  • Το δωρεάν πλάνο έχει ημερήσιο όριο τα 10 email
  • To Starter τα 30
  • Το Standard 200
  • Το Premium 500

Κάθε email μπορεί να έχει όριο 3 παραλήπτες, συν τον αριθμό των χρηστών του εκάστοτε οργανισμού. Για παράδειγμα, για έναν οργανισμό με 2 χρήστες συνολικά μπορείτε να ορίσετε 5 παραλήπτες. Το όριο αυτό ισχύει για Cc και για Bcc ξεχωριστά. Άρα, στο προηγούμενο παράδειγμα μπορείτε να εισάγετε παραλήπτες 5 Cc και άλλους 5 Bcc.

Σε περίπτωση που χρειάζεστε μεγαλύτερα όρια, μπορείτε να επικοινωνήσετε μαζί μας.

Μαζική αποστολή παραστατικών με email

Μέσα από την εφαρμογή υπάρχει η δυνατότητα να αποστείλετε τα παραστατικά σας μαζικά στους πελάτες σας ακολουθώντας μια απλή και γρήγορη διαδικασία.

Από το μενού "Παραστατικά πώλησης" επιλέγετε τα παραστατικά που επιθυμείτε να στείλετε με email, όπως βλέπετε στην παρακάτω εικόνα.

Στη συνέχεια, από επιλέγετε το κουμπί "Ενέργειες" την "Αποστολή επιλεγμένων μέσω email" και θα σας εμφανιστεί το παρακάτω παράθυρο.

Από εδώ μπορείτε να επεξεργαστείτε τις επιιλογές κοινοποίησης σε πολλαπλές διευθύνσεις αλλά και να επιλέξετε αν επιθυμείτε να σταλούν συνημμένα αρχεία μαζί με τα παραστατικά. Τέλος, πατώντας το κουμπί "Email" τα μηνύματα θα σταλούν μαζικά στους παραλήπτες και μπορείτε να δείτε το ιστορικό παράδοσής τους από το σχετικό μενού.

Σημειώστε πως για να αποστείλετε μαζικά παραστατικά με email, θα πρέπει να ισχύουν οι εξείς προϋποθέσεις:

  • Τα παραστατικα δε θα πρέπει να είναι σε κατάσταση "Προσχέδιο"
  • Η επαφή που αφορά το τιμολόγιο να έχει καταχωρημένη τουλάχιστον μία διεύθυνση email.

Εάν για κάποιο από τα επιλεγμένα παραστατικά οι προϋποθέσεις αυτές δεν ισχύουν, θα εμφανιστεί ένα σχετικό μήνυμα προειδοποιήσης. Παρ'όλα αυτά, μπορείτε να προχωρήστε κανονικά στην αποστολή των υπόλοιπων παραστατικών.

Ιστορικό email

Το Elorus καταγράφει λεπτομέρειες για τα παραστατικά που στέλνετε με email, από την ημερομηνία αποστολής μέχρι και την παράδοση στους παραλήπτες. Τα email χαρακτηρίζονται με διάφορες καταστάσεις ανάλογα με την περίπτωση:

  • Σε σειρά: Το μήνυμα είναι προς αποστολή
  • Απεστάλη: H υπηρεσία email έχει στείλει το μήνυμα, το οποίο μπορεί να παραδοθεί ή όχι.
  • Παραδόθηκε: Ο παραλήπτης έλαβε το μήνυμα στα εισερχόμενά του
  • Αναβλήθηκε: Το μήνυμα έχει καθυστερήσει (πχ λόγω γεμάτου γραμματοκιβωτίου του παραλήπτη, λόγω λογισμικών ανίχνευσης spam). Η υπηρεσία θα προσπαθήσει να παραδόσει το μήνυμα
  • Απορρίφθηκε: Η υπηρεσία email αρνήθηκε να στείλει το μήνυμα. Προσπαθήστε ξανά.
  • Δεν παραδόθηκε: το μήνυμα μπλοκαρίστηκε. Ελέγξτε την ορθότητα του email και προσπαθήστε ξανά

Αυτό το ιστορικό είναι ορατό σε τρία σημεία:

  • Με μια ματιά από τη σελίδα συγκεντρωτικών εγγραφών, εφόσον επιλέξετε από τις "Στήλες" το "Τελευταίο email".
  • Mέσα από τη σελίδα προβολής του εκάστοτε παραστατικού κάτω από τις πληροφορίες δημιουργίας. Κάνοντας κλικ στο (i), θα δείτε επιμέρους λεπτομέρειες για την τελευταία αποστολή email. 
  • Μέσα από το ιστορικό του κάθε παραστατικού, στην καρτέλα "Ιστορικό email".

Επίσης, αν κάνετε κλικ στο πεδίο "Λεπτομέρειες" θα δείτε το ακριβές σώμα κειμένου που αποστείλατε, τους παραλήπτες και αν υπήρχε συνημμένο.

Σημείωση: Μπορείτε να δείτε πληροφορίες παράδοσης μόνο για τους κύριους παραλήπτες και όχι για τους παραλήπτες των πεδίων Cc & Bcc.

Σχετικά άρθρα

Did this answer your question?