Για κάθε προσφορά ή παραστατικό που εκδίδετε παράγεται ένας αριθμός που αναγνωρίζει μοναδικά το έγγραφο. Στο άρθρο αυτό θα αναλύσουμε τους τρόπους με τους οποίους μπορεί να προκύψει ο αριθμός του εγγράφου καθώς και τις δυνατότητες που έχετε να ελέγξετε την αρίθμηση ανάλογα με τις ανάγκες σας.

1. Αρίθμηση με βάση τους τύπους εγγράφων

Κάθε τύπος εγγράφων στο Εlorus καθορίζει μια μοναδική σειριακή αρίθμηση εφόσον δεν ορίζεται κάποια σειρά κατά την έκδοση των εγγράφων. Για παράδειγμα το πρώτο παραστατικό με τύπο εγγράφων "Τιμολόγιο" θα λάβει τον αριθμό #1, ενώ το πρώτο "Τιμολόγιο παροχής υπηρεσιών" θα λάβει κι αυτό τον αριθμό #1. Αναλυτικές πληροφορίες για τoυς τύπους εγγράφων μπορείτε να διαβάσετε στο σχετικό μας άρθρο.

2. Αρίθμηση με βάση τις σειρές προσφορών/παραστατικών


Κάθε σειρά από μόνη της καθορίζει μια ενιαία σειριακή αρίθμηση, ανεξαρτήτως του τύπου εγγράφων. Όταν καταχωρείτε μία νέα σειρά στην εφαρμογή, εισάγετε και τους τύπους εγγράφων για τους οποίους θα έχει ισχύ η συγκεκριμένη σειρά. Για να δημιουργήσετε μια σειρά επιλέγετε "Ρυθμίσεις -> Σειρές παραστατικών ή προσφορών -> Προσθήκη". Θα πρέπει να ορίζετε τουλάχιστον ένα τύπο εγγράφων για κάθε σειρά.



Για να χρησιμοποιήσετε μια σειρά σε παραστατικό σας θα πρέπει να την επιλέξετε από τη λίστα που βρίσκεται στο πεδίο "Αριθμός", κατά την προσθήκη παραστατικού.



Παράδειγμα

Έστω ότι έχετε αποθηκεύσει στην εφαρμογή την σειρά Α για τους τύπους εγγράφων "Τιμολόγιο" και "Τιμολόγιο παροχής υπηρεσιών". Το πρώτο "Τιμολόγιο" το οποίο θα εκδώσετε με αυτή τη σειρά θα λάβει τον αριθμό #Α-1, ενώ το επόμενο της ίδιας σειράς θα λάβει τον αριθμό #Α-2, ακόμα και αν είναι "Τιμολόγιο παροχής υπηρεσιών".

3. Αυτόματη & χειροκίνητη αρίθμηση εγγράφων


Το Elorus εξ'ορισμού διανέμει αυτόματα και σειριακά ένα νέο αριθμό σε κάθε έγγραφο που εκδίδεται, ξεκινώντας από τον αριθμό 1. Εάν θέλετε η αρίθμηση των εγγράφων να ξεκινήσει από κάποιον άλλο αριθμό, τότε μπορείτε να τον καταχωρήσετε χειροκίνητα στο πρώτο σας έγγραφο.

Στη συνέχεια, το Elorus θα φροντίσει να συνεχίσει αυτόματα την σειριακή αρίθμηση σε κάθε νέο έγγραφο που θα αποθηκεύετε στην εφαρμογή. Εάν για παράδειγμα θέλετε να ξεκινήσετε την αρίθμηση των τιμολογίων σας από το 40, τότε θα πρέπει στην φόρμα προσθήκης νέου παραστατικού πώλησης και δίπλα από το πεδίου του αριθμού να πατήσετε στο εικονίδιο με το λουκέτο για να ξεκλειδώσει το πεδίο και να εισάγετε τον αριθμό 40.

Μόλις αποθηκευτεί το πρώτο παραστατικό, το Elorus θα αναθέσει αυτόματα τον αριθμό 41 στο επόμενο τιμολόγιο που θα εκδώσετε κ.ο.κ.

Επιπλέον, μπορείτε να τροποποιείτε χειροκίνητα τον αριθμό οποιουδήποτε παραστατικού - είτε κατά τη δημιουργία του, είτε αφού έχει αποθηκευτεί στην εφαρμογή -, αρκεί αυτό να είναι σε προσχέδια κατάσταση, ακολουθώντας την ίδια διαδικασία μέσα από τη φόρμα επεξεργασίας του εκάστοτε παραστατικού.

4. Αρίθμηση προσχέδιων εγγράφων


Στο Elorus μπορείτε να επιλέξετε αν θα αριθμούνται τα προσχέδια παραστατικά ή όχι. Αρκεί μέσα από τη σελίδα ρυθμίσεων του λογαριασμού σας και κάτω από την καρτέλα "Ρυθμίσεις εφαρμογής" να απενεργοποιήσετε το σχετικό πεδίο.

Ένα πρόβλημα όμως το οποίο μπορεί να προκύψει από την αρίθμηση των προσχέδιων εγγράφων είναι όταν καθυστερήσει η έκδοση ενός προσχέδιου και στο ενδιάμεσο διάστημα εκδοθεί κάποιο άλλο έγγραφο. 

Αυτό θα έχει σαν αποτέλεσμα το πρώτο, όταν τελικά εκδοθεί, να έχει ημερομηνία μεταγενέστερη από αυτήν του δεύτερου αλλά και μικρότερο αριθμό, κάτι που μπορεί να μην είναι ορθό. Ένα άλλο σενάριο είναι να διαγραφεί τελείως ένα προσχέδιο έγγραφο, γεγονός το οποίο μπορεί να δημιουργήσει κενά στην συνεχόμενη αρίθμηση.

Εάν αντιμετωπίζετε τέτοια προβλήματα και παρατηρείτε πως αναγκάζεστε να αλλάξετε χειροκίνητα τους αριθμούς συχνότερα από ότι θα θέλατε, τότε μπορείτε να απενεργοποιήσετε την αυτόματη αρίθμηση για τα προσχέδια έγγραφα. 

Έτσι, κάθε προσχέδιο έγγραφο που θα αποθηκεύετε στην εφαρμογή αντί αριθμού θα φέρει τη σήμανση #Μ/Δ (Μη Διαθέσιμο) και θα λαμβάνει κανονικά σειριακό αριθμό μόλις αλλάξει η κατάστασή του από "προσχέδιο" σε "εκδόθηκε".

5. Μήκος ψηφίων αρίθμησης

Για όλα τα παραστατικά πωλήσεων και τα πιστωτικά τους μπορείτε να ορίσετε, εάν επιθυμείτε, ένα σταθερό μήκος ψηφίων. Αυτό πρακτικά σημαίνει ότι η αρίθμησή σας μπορεί να έχει μορφή 3ψήφιου, 4ψήφιου κ.ο.κ. αριθμού ανάλογα με το τι σας εξυπηρετεί ή τη μορφή που είχαν τα χειρόγραφα παραστατικά σας στην περίπτωση που επιθυμείτε τη συνέχιση της αρίθμησης στο Elorus. 

Επίσης, με αυτόν τον τρόπο μπορείτε να καταχωρήσετε παλαιότερα παραστατικά που είχαν αυτή τη μορφή αρίθμησης.

Επιλέγοντας Ρυθμίσεις -> Ρυθμίσεις λογαριασμού -> Ρυθμίσεις εφαρμογής -> Μήκος αρίθμησης, καθορίζετε η αρίθμηση να έχει μήκος από 3 έως 9 ψηφία, Π.χ. 005 ή 00005.

Σε περίπτωση που αφήσετε το πεδίο κενό, η αρίθμηση θα είναι μονοψήφια σαν προεπιλογή.

6. Υποχρεωτική σειριακή αρίθμηση εγγράφων 

Το Elorus σας δίνει τη δυνατότητα να εφαρμόσετε έναν υποχρεωτικό «κανόνα» όσον αφορά στην αρίθμηση των επίσημων παραστατικών πώλησης και των πιστωτικών πωλήσεων. Αυτό σημαίνει ότι το σύστημα θα παρακολουθεί εάν τηρείται ορθά, ημερομηνιακά και αριθμητικά, η αρίθμηση των παραστατικών σας. Σαν αποτέλεσμα, θα σας αποτρέπει από το να εκδώσετε παραστατικά τα οποία δεν ακολουθούν σειριακά αύξουσα αρίθμηση. Η μοναδική σειριακή αρίθμηση ισχύει μόνο για τα παραστατικά που έχουν εκδοθεί και όχι γι αυτά που βρίσκονται σε προσχέδια κατάσταση.

Για παράδειγμα, έστω ότι το τελευταίο παραστατικό που εκδώσατε είχε ημερομηνία 07/05/2018 και αριθμό 10833. Αν προσπαθήσετε να εκδώσετε παραστατικό με ημερομηνία 06/05/2018 και αριθμό 10834, το Elorus δεν θα σας επιτρέψει την έκδοση και θα σας βγάλει μια ειδοποίηση παρόμοια με την παρακάτω εικόνα.

Σημειώστε ότι αυτός ο κανόνας θα ισχύει μόνο για τα επίσημα και όχι για τα παραστατικά που είναι σε προσχέδια κατάσταση. Όσον αφορά τα προσχέδια, εάν ενεργοποιηθεί αυτή η λειτουργία ΔΕΝ θα λαμβάνουν αυτόματα αρίθμηση μέχρι να γίνουν επίσημα παραστατικά. 

Για να μπορέσετε να χρησιμοποιήσετε την δυνατότητα αυτή θα πρέπει η σειριακή σας αρίθμηση μέχρι την δεδομένη στιγμή να είναι έγκυρη ή να επιλέξετε να ισχύει αρχής γενομένης του λογαριασμού σας στο Elorus.

Από το μενού Ρυθμίσεις επιλέγετε Ρυθμίσεις λογαριασμού > Ρυθμίσεις εφαρμογής > Υποχρεωτική σειριακή αρίθμηση > ΝΑΙ

Αφού ενεργοποιηθεί η υποχρεωτική σειριακή αρίθμηση, το Elorus ΔΕΝ θα σας επιτρέψει να επεξεργαστείτε παραστατικά που έχουν εκδοθεί και σας εμφανίζει το παρακάτω μήνυμα.

Σε περίπτωση που θέλετε να επέμβετε σε κάποιο τιμολόγιο για να αλλάξετε κάποιο άλλο πεδίο, εκτός του αριθμού και της ημερομηνίας, θα πρέπει προσωρινά να απενεργοποιήσετε την λειτουργία υποχρεωτικής σειριακής αρίθμησης από το μενού ρυθμίσεων.

Τέλος, πατώντας το κουμπί «Σειριακή αρίθμηση» από το μενού ρυθμίσεων το Elorus ελέγχει για λάθη στην αρίθμηση των παραστατικών σας, εντοπίζει τα παραστατικά στα οποία προέκυψαν και σας προτείνει διορθώσεις.

Σχετικά άρθρα

Did this answer your question?