Η διόρθωση λάθους, η διαγραφή ή ακύρωση ενός παραστατικού αρχικά εξαρτώνται από το αν το έχετε παραδώσει στον πελάτη σας και αν εκείνος το έχει καταχωρήσει στα βιβλία του. 

Σενάριο #1: Το παραστατικό παραδόθηκε στον πελάτη


Αν λοιπόν ο πελάτης το έχει καταχωρήσει, η σωστή λογιστικά διαδικασία είναι να εκδώσετε ένα πιστωτικό παραστατικό με την ίδια αξία, το οποίο θα στείλετε και στον πελάτη σας. Στη συνέχεια εξοφλείτε το πιστωτικό επιλέγοντας "Χρήση πιστωτικού", ώστε να συσχετιστεί το παραστατικό πώλησης με το πιστωτικό, να ισορροπήσουν τα ταμειακά σας διαθέσιμα και το υπόλοιπο του πελάτη.

Αν το παραστατικό παραδόθηκε αλλά δεν έχει εξοφληθεί (βρίσκεται σε κατάσταση "Εκδόθηκε"), τότε μπορείτε να το ακυρώσετε και να προχωρήσετε στην έκδοση καινούργιου, δεδομένου ότι ο πελάτης σας συμφωνεί και δεν το έχει καταχωρήσει στα βιβλία του.

Διαδικασία ακύρωσης

Από τη σελίδα προβολής του παραστατικού επιλέγετε το εικονίδιο (...). H επιλογή "Ακύρωση" είναι διαθέσιμη, εφόσον το παραστατικό είναι σε κατάσταση "Εκδόθηκε".



Κάνοντας κλικ στην επιλογή "Ακύρωση", εμφανίζεται ένα παράθυρο προειδοποίησης πριν προχωρήσετε.





Αν είστε σίγουροι, επιλέγετε "Ναι, είμαι βέβαιος" και το Elorus θα ακυρώσει άμεσα το παραστατικό αυτό.




Παρατηρήστε πως, μετά την ακύρωση παραστατικού, οι επιλογές "Επεξεργασία", "Δημιουργία PDF" και "Email" είναι πλέον ανενεργές. Επίσης, η ενέργεια της ακύρωσης συνεπάγεται ότι ο αριθμός του ακυρωμένου παραστατικού δεν μπορεί να χρησιμοποιηθεί ξανά για τον ίδιο τύπο εγγράφων. Επομένως, η αρίθμηση θα συνεχίσει κανονικά στον επόμενο αριθμό από αυτόν του ακυρωμένου.

Αν το παραστατικό έχει εξοφληθεί, θα πρέπει πρώτα να διαγραφούν οι σχετικές εισπράξεις. Αυτό μπορεί να γίνει από 2 σημεία:

  • Από το μενού Ρευστότητα -> Διαχείριση εισπράξεων. Βρίσκετε την είσπραξη, την επιλέγετε, κάνετε κλικ στο Ενέργειες -> Διαγραφή επιλεγμένων.
  • Από την σελίδα προβολής του εγγράφου και την ενότητα "Σχετικές εισπράξεις". Κάνετε κλικ στο (Χ) δίπλα από το PFD και επιλέγετε διαγραφή.

Σημαντικό: Τα ακυρωμένα παραστατικά παραμένουν στο σύστημα για μελλοντική αναφορά σε αυτά, αλλά δεν συμμετέχουν στις αναφορές του Elorus. Επίσης, τα ακυρωμένα παραστατικά δεν είναι εφικτό να διαγραφούν. Αν θέλετε να τα διαγράψετε, θα χρειαστεί πρώτα από το κουμπί (...) να επιλέξετε "Επανέκδοση" και να προχωρήσετε σε "Επεξεργασία" και "Διαγραφή", όπως περιγράφεται και παρακάτω.

Προσοχή: Η δέσμευση του αύξοντα αριθμού κατά την ακύρωση ισχύει μόνο για τα παραστατικά πώλησης, αλλά όχι για τα παραστατικά αγοράς. Αυτό σημαίνει ότι μπορείτε να επανεκδόσετε ένα παραστατικό αγοράς που ακυρώθηκε χρησιμοποιώντας τον ίδιο αριθμό κάτι που δεν είναι εφικτό για τα παραστατικά πωλήσεων.

Σενάριο #2: To παραστατικό δεν παραδόθηκε στον πελάτη

Αν δεν το έχετε παραδώσει στον πελάτη, μπορείτε να προχωρήσετε σε διαγραφή, ακύρωση ή επεξεργασία ώστε να το διορθώσετε εφόσον δεν έχει γίνει η είσπραξη στο σύστημα.

Γενικός κανόνας είναι ότι για να διαγράψετε ή να επεξεργαστείτε ένα παραστατικό αυτό δεν θα πρέπει να συνδέεται με ταμειακές κινήσεις (εισπράξεις ή πληρωμές) ή άλλα παραστατικά (πχ πιστωτικά).

Αν λοιπόν έχει γίνει η εξόφληση στο Elorus, θα χρειαστεί να διαγράψετε την σχετική είσπραξη από την σελίδα προβολής του παραστατικού πρώτα, πατώντας το (Χ) δίπλα από το pdf της απόδειξης. Επίσης, αν το παραστατικό σχετίζεται με πιστωτικά παραστατικά, θα πρέπει να διαγραφούν κι αυτά ακολουθώντας την παρακάτω διαδικασία.

Διαδικασία διαγραφής/επεξεργασίας

Εφόσον το παραστατικό είναι σε κατάσταση "Εκδόθηκε" θα πρέπει να κάνετε "Επεξεργασία", επαναφέροντάς το σε προσχέδια κατάσταση.

Σε αυτό το σημείο επιλέγετε αν θα προχωρήσετε σε διορθώσεις και επανέκδοση ή σε οριστική διαγραφή. Αν επιθυμείτε τη διαγραφή, στο κάτω μέρος της οθόνης υπάρχει η επιλογή "Διαγραφή" και πατώντας την το τιμολόγιο θα διαγραφεί από το σύστημα.

Σημειώστε ότι αυτή η ενέργεια δεν μπορεί να αναιρεθεί.

Η διαφορά της διαγραφής με την ακύρωση είναι ότι στην πρώτη η εγγραφή δεν θα υπάρχει πια στο ηλεκτρονικό αρχείο της εφαρμογής, ενώ στη δεύτερη υπάρχει κανονικά αλλά ο αριθμός δε θα μπορεί να χρησιμοποιηθεί ξανά.

Σημαντικές σημειώσεις

  • Πριν τη μόνιμη διαγραφή ενός παραστατικού βεβαιωθείτε ότι η ενέργεια αυτή δεν παραβιάζει τους κανόνες σειριακής αρίθμησης. Υπάρχει το ενδεχόμενο να δημιουργηθούν "κενά" στην αρίθμηση τα οποία ενδεχομένως να μην μπορείτε να διορθώσετε. 
  • Αν έχετε ενεργοποιήσει την λειτουργία "Υποχρεωτική σειριακή αρίθμηση", το σύστημα δεν θα σας αφήνει να επεξεργαστείτε παραστατικά που έχετε εκδώσει. Επομένως, ή θα απενεργοποιείτε προσωρινά την λειτουργία αυτή για να διορθώσετε/διαγράψετε παραστατικά, είτε θα εκδίδετε πιστωτικά παραστατικά για να κάνετε τον αντιλογισμό. Επίσης, μπορείτε να τα ακυρώνετε και να προχωράτε στην έκδοση καινούργιου παραστατικού.
  • Μπορείτε να επανεκδώσετε ένα ακυρωμένο παραστατικό, εφόσον η ακύρωση έγινε εκ παραδρομής, επιλέγοντας "Επανέκδοση" από το εικονίδιο με τις 3 τελείες.

Σχετικά άρθρα

Did this answer your question?