Από το μενού Τιμολόγηση -> Παραστατικά πώλησης κάνετε κλικ στο Προσθήκη ώστε να ανοίξει η φόρμα εισαγωγής στοιχείων.

Επιλογή πελάτη


Στο πρώτο βήμα κατά τη δημιουργία ενός παραστατικού καλείστε να ορίσετε τον πελάτη στον οποίο θα το εκδώσετε. Όλα τα στοιχεία του πελάτη, όπως το όνομα / εταιρεία, η διεύθυνση, η δραστηριότητα κλπ, αντιγράφονται στο παραστατικό από τη σχετική επαφή. 'Ετσι, εάν σε οποιαδήποτε στιγμή τροποποιήσετε την επαφή ενός πελάτη, δε θα επηρεαστούν τα στοιχεία του όπως εμφανίζονται στα παραστατικά που έχετε εκδώσει προς αυτόν.

ΣΗΜΑΝΤΙΚΟ: Η επιλογή πελάτη είναι υποχρεωτική για να μπορέσετε στη συνέχεια να επιλέξετε προϊόντα/υπηρεσίες. Τα σχετικά πεδία είναι απενεργοποιημένα μέχρι να επιλέξετε επαφή. 


Το πρώτο βήμα για τον ορισμό του πελάτη είναι η επιλογή του από τη σχετική λίστα στη φόρμα δημιουργίας ενός παραστατικού. Στη συνέχεια το Elorus θα συμπληρώσει αυτόματα τα αντίστοιχα πεδία με τις πληροφορίες της επαφής που έχει καταχωρηθεί. 

Σε περίπτωση που δεν έχετε προηγουμένως καταχωρήσει στοιχεία επαφής, μπορείτε επιλέγοντας Προσθήκη νέου πελάτη να καταχωρήσετε μια νέα επαφή μέσα από το παραστατικό. 

Στην ουσία, μέσα από αυτή την επιλογή μεταφέρεστε στην σελίδα Προσθήκης επαφής και τα στοιχεία που θα καταχωρήσετε θα είναι διαθέσιμα και για μελλοντική χρήση καθώς θα έχει δημιουργηθεί κανονικά μια νέα επαφή.


Το Elorus σας δίνει τη δυνατότητα, αφού επιλέξετε την επαφή στην οποία θα εκδώσετε το παραστατικό, να διαφοροποιήσετε ορισμένα πεδία της τα οποία θέλετε να φαίνονται στο συγκεκριμένο παραστατικό, κάνοντας κλικ στα στοιχεία πελάτη.

Είναι σημαντικό να σημειωθεί ότι τυχόν αλλαγές δεν θα επηρεάσουν την αρχική επαφή. Αυτό μπορεί να γίνει μόνο από την επαφή του πελάτη.

Επιλογή τύπου εγγράφων


Το επόμενο βήμα είναι να επιλέξετε ανάμεσα στους διαθέσιμους τύπους εγγράφων που υπάρχουν ήδη στην εφαρμογή. Στο σχετικό πεδίο επιλέγετε τον επιθυμητό από τη λίστα κάνοντας κλικ στο βέλος. Αν θέλετε να δημιουργήσετε ένα παραστατικό αλλά χρειάζεστε κάποιο τύπο εγγράφων που δεν υπάρχει ήδη, μπορείτε πολύ εύκολα να τον δημιουργήσετε. Για οδηγίες επισκεφθείτε το σχετικό άρθρο.

Ημερομηνία έκδοσης

Στη συνέχεια, ορίζετε την ημερομηνία του εγγράφου και μπορείτε να επιλέξετε την ημερομηνία που επιθυμείτε ή να την πληκτρολογήσετε απευθείας στο πεδίο.

Αρίθμηση

Το πεδίο "Aριθμός" από προεπιλογή είναι ρυθμισμένο στην αυτόματη αρίθμηση. Αν έχετε δημιουργήσει σειρές μπορείτε να επιλέξετε μια πατώντας στο βέλος δίπλα από το πεδίο "Σειρά" και το σύστημα θα συνεχίσει την αρίθμηση της εκάστοτε σειράς. 

> Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τη δημιουργία σειρών, μπορείτε να επισκεφθείτε το άρθρο για την αρίθμηση εγγράφων.

Εξόφληση έως


Στο πεδίο "Εξόφληση έως", προαιρετικά ορίζετε μια μελλοντική ημερομηνία στην οποία έχετε αποφασίσει ότι πρέπει γίνει η εξόφλησή του από τον πελάτη. 

Με αυτό τον τρόπο όταν παρέλθει αυτή η ημερομηνία το σύστημα θα χαρακτηρίσει το παραστατικό ως "Ληξιπρόθεσμο" και θα λάβετε σχετική ειδοποίηση από την εφαρμογή για να προβείτε στις απαραίτητες ενέργειες. 

Επιλογή μεθόδου υπολογισμού αξιών

Από το πεδίο Ρυθμίσεις, μπορείτε να καθορίσετε τον τρόπο με τον οποίο ο Elorus θα υπολογίσει τους φόρους για τα προϊόντα / τις υπηρεσίες σας (με βάση τις αρχικές τιμές ή τις τελικές). Για περισσότερες πληροφορίες, επισκεφθείτε το σχετικό άρθρο.

Επιλογή προϊόντος / υπηρεσίας

 
Εν συνεχεία, καλείστε να ορίσετε τα προϊόντα / υπηρεσίες που θα περιέχονται στο παραστατικό υπό έκδοση. Στον πίνακα Προϊόντα/υπηρεσίες μπορείτε να εισάγετε προϊόντα που έχετε ήδη καταχωρήσει ή και να τα εισάγετε χειροκίνητα. 

Επιλογή αποθηκευμένου προϊόντος

Αρχίζοντας να πληκτρολογείτε τα πρώτα νούμερα κωδικού/γράμματα προϊόντος στο πεδίο Προϊόν θα σας εμφανιστεί μια λίστα από την οποία μπορείτε να επιλέξετε το επιθυμητό από τα ήδη υπάρχοντα. Το Elorus, αν επιλέξετε είδος από τη λίστα, θα αντιγράψει όλα τα στοιχεία προϊόντος όπως αυτά έχουν καταχωρηθεί στο προϊόν (μονάδα μέτρησης, τιμή και φόρο).


Η αντιστοίχιση αυτή του παραστατικού με συγκεκριμένο προϊόν, διασφαλίζει και τη σωστή διαχείριση αποθέματος για τα είδη στα οποία έχετε επιλέξει να παρακολουθούνται (βλ. άρθρο διαχείρισης αποθέματος). Αν αφήσετε το πεδίο Προϊόν κενό, τότε το σύστημα δεν θα "συνδέσει" αυτό το προϊόν με το παραστατικό και άρα δεν θα διαχειριστεί το απόθεμά του. Επίσης, δεν θα το λάβει υπόψιν και στις διάφορες αναφορές σαν κίνηση, οικονομικά και ποσοτικά. 

Σημειώσεις:  

  • Αν στα προϊόντα σας δεν έχετε ορίσει φόρους αγορών ή πωλήσεων, για να εκδοθεί σωστά το παραστατικό θα πρέπει σε κάθε γραμμή προϊόντος να διαλέξετε από το πεδίο "φόροι" το ΦΠΑ (πχ 24%) και οποιοδήποτε άλλο φόρο. Αυτό συμβαίνει γιατί υπάρχουν περιπτώσεις που δεν έχουν όλα τα είδη τον ίδιο συντελεστή ΦΠΑ ή τις ίδιες παρακρατήσεις.
  • Αν τα προϊόντα σας έχουν ΦΠΑ πωλήσεων και η επαφή σας έχει διαφορετικό προεπιλεγμένο φόρο, ο δεύτερος θα αντικαταστήσει των ΦΠΑ του είδους.

Εισαγωγή προϊόντος/υπηρεσίας χειροκίνητα
(δεν υπάρχει αποθηκευμένο προϊόν)


Μπορείτε να συμπληρώσετε χειροκίνητα το είδη του παραστατικού σας συμπληρώνοντας τα αντίστοιχα πεδία.

Για να εφαρμόσετε ΦΠΑ, θα πρέπει να επιλέξετε ανάμεσα σε ήδη υπάρχοντες συντελεστές από το πεδίο "Φόροι".

Σε περίπτωση που επιθυμείτε να αλλάξετε τη σειρά με την οποία εμφανίζονται τα είδη του παραστατικού, μπορείτε να κάνετε “drag and drop” κρατώντας πατημένο το ποντίκι σας πάνω από την ένδειξη που βλέπετε παρακάτω σε πράσινο πλαίσιο.


Σημείωση:
Σε περίπτωση που οι αξίες του παραστατικού επιθυμείτε να είναι σε διαφορετικό νόμισμα από αυτό του οργανισμού σας παρακαλώ πατήστε εδώ.

Επιλογή κατηγοριοποίησης

Εάν έχετε δημιουργήσει κατηγοριοποιήσεις για τα έγγραφα πώλησης, μπορείτε να επιλέξετε τις επιθυμητές ώστε να παρακολουθείτε κάθε τιμολόγιο που δημιουργείτε. Κάτω από τον πίνακα προϊόντων / υπηρεσιών, θα δείτε το πεδίο επιλογής κατηγοριοποίησης.


Πρώτον, θα πρέπει να επιλέξετε την κατηγορία και στη συνέχεια την επιλογή που επιθυμείτε. Κάνοντας κλικ στο στοιχείο Προσθήκη νέου, μπορείτε να δημιουργήσετε μια νέα επιλογή κατηγοριοποίησης επιτόπου, αντί να την επισκεφθείτε το μενού κυρίως μενού κατηγοριοποιήσεων, για συντομία.

Μπορείτε επίσης να αντιστοιχίσετε μια κατηγοριοποίηση από τη σελίδα προβολής κάθε εγγράφου, αφού το έχετε αποθηκεύσει (είτε ως προσχέδιο, είτε ως εκδόθηκε).

> Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με την Κατηγοριοποίηση εγγραφών, επισκεφθείτε το σχετικό άρθρο.


Καταστάσεις παραστατικών (Προσχέδιο/Εκδόθηκε)

Όταν δημιουργείτε ένα νέο παραστατικό, μπορείτε να επιλέξετε αν θα αποθηκευτεί σε κατάσταση προσχέδιο ή εκδόθηκε.

Προσχέδια (#Μ/Δ)

Στην κατάσταση αυτή μπορείτε να αποθηκεύετε και να επεξεργάζεστε όλα τα στοιχεία του τιμολογίου, να αλλάζετε τα προς τιμολόγηση προϊόντα / υπηρεσίες κλπ. 


Παράλληλα όμως, δεν μπορείτε να προσθέσετε εισπράξεις σε αυτό, ενώ δε συμμετέχει στις χρηματοοικονομικές αναφορές του Elorus.

Εκδόθηκε 

Εφόσον είστε έτοιμοι να εκδώσετε το τιμολόγιο, θα πρέπει από τη σελίδα επεξεργασίας του παραστατικού να επιλέξετε "Αποθήκευση ως Εκδόθηκε": 

Αν το είχατε αποθηκεύσει ήδη ως προσχέδιο μπορείτε από τη σελίδα προεπισκόπησής του να επιλέξετε "Προσχέδιο -> ΟΧΙ":

Σε αυτή την περίπτωση θεωρείται πως το τιμολόγιο έχει εκδοθεί

Εξοφλημένο / Μερικώς εξοφλημένο

Εάν προσθέσετε κάποια είσπραξη, τότε η κατάσταση του παραστατικού αλλάζει σε μερικώς εξοφλημένο ή εξοφλημένο ανάλογα με το ποσό που εισπράξατε (για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τις εισπράξεις και τις πληρωμές δείτε το σχετικό άρθρο).

Ληξιπρόθεσμο

Σε περίπτωση που έχετε ορίσει ημερομηνία εξόφλησης έως στο παραστατικό και αυτή έχει παρέλθει χωρίς να έχει εξοφληθεί πλήρως το παραστατικό, τότε η κατάστασή του αλλάζει σε ληξιπρόθεσμο.

Επεξεργασία εκδοθέντων παραστατικών

Προκειμένου να επεξεργαστείτε ένα παραστατικό αυτό θα πρέπει να είναι σε κατάσταση προσχέδιο. Εάν το παραστατικό έχει ήδη εκδοθεί και θέλετε να το τροποποιήσετε, θα πρέπει να μετατραπεί ξανά σε κατάσταση προσχέδιο. Πατώντας στο κουμπί "Επεξεργασία" το Elorus θα σας κάνει τη σχετική ερώτηση.


Εάν υπάρχουν σχετικές εισπράξεις, προκειμένου να μετατραπεί το παραστατικό ξανά σε προσχέδιο θα πρέπει πρώτα να διαγραφούν όλες οι εισπράξεις.

Σχετικά άρθρα

Did this answer your question?