Για να δημιουργήσετε ένα επαναλαμβανόμενο παραστατικό αγοράς ή πώλησης, από το κεντρικό μενού επιλέγετε Τιμολόγηση--> Επαναλαμβανόμενα παραστατικά (πωλήσεις ή αγορές)--> Προσθήκη

Όπως βλέπετε στην παρακάτω εικόνα, η διαδικασία είναι απλή. Ορίζετε την ημερομηνία έναρξης της από την οποία αρχίζει κίνηση, κάθε πότε θέλετε να επαναλαμβάνεται (περιοδικότητα) και αν επιθυμείτε, μια ημερομηνία λήξης κατά την οποία θέλετε να σταματήσει η αυτόματη έκδοση παραστατικών. Τα υπόλοιπα πεδία της φόρμας είναι ίδια με αυτά της έκδοσης ενός απλού παραστατικού.

Αν πρόκειται να καταχωρήσετε ένα επαναλαμβανόμενο παραστατικό πώλησης μπορείτε να επιλέξετε την κατάσταση στην οποία θα εκδίδονται τα αντίστοιχα παραστατικά, προσχέδια ή όχι. Αν επιλέξετε να αναπαράγεται σε προσχέδια κατάσταση, το έγγραφο δεν θα λαμβάνεται υπ' όψιν στις υπόλοιπα και τις στατιστικές και δεν θα είστε σε θέση να προσθέσετε ταμειακή κίνηση (πληρωμή ή είσπραξη) μέχρι να το εκδώσετε. 

Αν έχετε ορίσει να αριθμούνται τα προσχέδια παραστατικά πώλησης, τότε και τα παραστατκά που θα προκύψουν από το επαναλαμβανόμενο θα λάβουν αρίθμηση. Αν όχι, τα προσχέδια παραστατικά που θα αναπαράγονται επαναλαμβανόμενα θα φέρουν την ένδειξη #Μ/Δ και μόνο όταν τα μετατρέψετε σε επίσημα έγγραφα θα λάβουν αριθμό. Τέλος, αν επιλέξετε να αναπαράγονται ως επίσημα, τα παραστατικά θα παίρνουν αρίθμηση κατά τη δημιουργία τους.

Όπως θα παρατηρήσετε, όσον αφορά στα επαναλαμβανόμενα παραστατικά αγορών, δεν σας δίνεται η επιλογή να καταχωρήσετε τον αριθμό του παραστατικού αφού αυτός θα σας γίνει γνωστός όταν λάβετε το αντίστοιχο τιμολόγιο από τον προμηθευτή σας. Και εδώ όμως, έχετε την επιλογή να ορίσετε αν θέλετε να αναπαράγονται σε προσχέδια ή επίσημη κατάσταση. Στην δεύτερη κατάσταση, αν επιθυμείτε να εισάγετε τον αριθμό του παραστατικού το μόνο που πρέπει να κάνετε είναι από τη σελίδα προεπισκόπησής του να το μετατρέψετε σε προσχέδιο.

> Αν έχετε ενεργές κατηγοριοποιήσεις για παραστατικά πωλήσεων/αγοράς τότε μπορείτε να δηλώσετε από εδώ, αν θέλετε να ακολουθούν κάποια κατηγοριοποίηση.

Πατώντας Αποθήκευση, δημιουργείται το επαναλαμβανόμενο παραστατικό και από τη λίστα προβολής των επαναλαμβανόμενων πωλήσεων / αγορών μπορείτε να φιλτράρετε τα αποτελέσματα ανά πελάτη/προμηθευτή, ανά τύπο εγγράφου κλπ.

Επίσης, μπορείτε να προσθαφαιρείτε στήλες ανάλογα με τις πληροφορίες που θέλετε να προβάλλονται στη λίστα συμπεριλαμβανομένης και της ημερομηνίας της επόμενης εκτέλεσης της επαναλαμβανόμενης κίνησης.

Σημαντικό: Στη λίστα με τα επαναλαμβανόμενα παραστατικά βλέπετε απλά σε ποιους πελάτες έχετε προγραμματίσει την έκδοση. Το σύστημα τρέχει την εντολή για τα επαναλαμβανόμενα μερικές φορές μέσα στη μέρα. Γι αυτό το λόγο, καλό είναι να προγραμματίζετε τα μελλοντικά παραστατικά και αυτά που θέλετε να εκδώσετε άμεσα να τα δημιουργείτε μέσω του μενού Παραστατικών πώλησης/αγοράς.

Tο Elorus κάθε φορά που θα δημιουργεί αυτόματα ένα παραστατικό θα σας ειδοποιεί μέσα από την εφαρμογή και μέσω e-mail, αν είναι ενεργοποιημένη αυτή η ρύθμιση. Τα παραστατικά που έχουν εκδοθεί με επαναλαμβανόμενο τρόπο θα μπορείτε να τα βρείτε πλέον στις σελίδες Παραστατικών αγορών και πωλήσεων αντίστοιχα.

Σημειώστε ότι, ανά πάσα στιγμή μπορείτε να επεξεργαστείτε το εκάστοτε επαναλαμβανόμενο παραστατικό και να τροποποιήσετε τα πεδία του όπως επιθυμείτε.

Επιπλέον, έχετε τη δυνατότητα να θέσετε μεμονωμένα επαναλαμβανόμενα παραστατικά "Σε παύση" ώστε να διακόψετε την αυτόματη έκδοση παραστατικών για όσο διάστημα επιθυμείτε. Πατώντας το κουμπί "Ενεργό" που βρίσκεται στη σελίδα προβολής του εκάστοτε επαναλαμβανόμενου παραστατικού, όπως βλέπετε στην παρακάτω εικόνα, το σύστημα δε θα δημιουργεί αυτόματα παραστατικά κατά το διάστημα αυτό.

Αν θέλετε να θέσετε σε πάυση ή να επανεκκινήσετε επαναλαμβανόμενα παραστατικά μαζικά, μπορείτε να το κάνετε από τη συγκεντρωτική λίστα.

Στη σελίδα που βρίσκονται συγκεντρωτικά τα επαναλαμβανόμενα παραστατικά που έχετε δημιουργήσει, μπορείτε να δείτε κάτω από τη στήλη "Κατάσταση" αν βρίσκονται σε παύση ή όχι.

Τέλος, σε περίπτωση που θέλετε να σταματήσει η διαδικασία επαναλαμβανόμενης έκδοσης, το μόνο που πρέπει να κάνετε είναι να επιλέξετε "Διαγραφή" είτε από τη σελίδα προβολής του επαναλαμβανόμενου παραστατικού ή από τη σελίδα επεξεργασίας του.

Μετατροπή παραστατικού σε επαναλαμβανόμενο έγγραφο

Μέσα από τη σελίδα προβολής οποιουδήποτε παραστατικού (αγοράς/πώλησης) έχετε τη δυνατότητα να το μετατρέψετε σε επαναλαμβανόμενο για μεγαλύτερη ευκολία.

Από το κουμπί (...) επιλέγετε Δημιουργία επαναλαμβανόμενου.

Κάνοντας κλικ, μεταφέρεστε στη σελίδα δημιουργίας επαναλαμβανόμενου εγγράφου ώστε να ρυθμίσετε τις υπόλοιπες επιλογές που περιγράψαμε παραπάνω αναλυτικά.

Σχετικά άρθρα

Did this answer your question?