Ο τρόπος διαχείρισης των πιστωτικών παραστατικών πωλήσεων είναι ουσιαστικά ίδιος με αυτόν των παραστατικών πωλήσεων, με ελάχιστες διαφοροποιήσεις. Τα πιστωτικά παραστατικά εκδίδονται:

  • σε περίπτωση που επιθυμείτε να ακυρώσετε ένα παραστατικό αλλά έχει παρέλθει η ημερομηνία έκδοσής του.
  • σε περίπτωση που ο πελάτης σας επιστρέψει εμπορεύματα ή επιθυμείτε να εφαρμόσετε κάποια έκπτωση σε ήδη τιμολογηθέντα είδη.

Από το κεντρικό μενού επιλέγετε "Τιμολόγηση -> Πιστωτικά παραστατικά πωλήσεων -> Προσθήκη".

Εν αντιθέσει με τα χρεωστικά παραστατικά, εδώ μπορείτε να συνδέσετε τα τιμολόγια / αποδείξεις προς ακύρωση, και αυτά θα εμφανίζονται επάνω στο επίσημο έγγραφο που εκδίδετε. Μέσα από το πεδίο "Σχετικά παραστατικά", επιλέγετε το παραστατικό στο οποίο αναφέρεται η πίστωση. Η αναγραφή αυτή του σχετικού παραστατικού, δεν υποδηλώνει ότι έχει γίνει συμψηφισμός των ποσών των δύο παραστατικών.

Η άλλη διαφορά είναι ότι οι πληρωμές ενός πιστωτικού παραστατικού αναφέρονται σε επιστροφή χρημάτων προς τον πελάτη για τιμολόγιο που ενδέχεται να είχε εξοφλήσει. Οπότε, όταν προσθέτετε πληρωμές στα πιστωτικά τιμολόγια / αποδείξεις σας δημιουργείτε έξοδα αντί για έσοδα.

Προσοχή: Για να είναι σωστό το υπόλοιπο του πελάτη μετά από μια επιστροφή που σας έκανε θα πρέπει να γίνει συμψηφισμός της αξίας του πιστωτικού παραστατικού με το χρεωστικό. Αυτό μπορεί να γίνει προσθέντοντας μια πληρωμή είτε από τη σελίδα προβολής του παραστατικού πώλησης είτε από τη σελίδα του πιστωτικού επιλέγοντας "Χρήση πιστωτικού".

Εξόφληση πιστωτικού σημειώματος

Παράδειγμα

Έστω ότι έχετε εκδόσει ένα παραστατικό πώλησης και ο πελάτης σας επιστρέφει μέρος των προϊόντων πίσω χωρίς να το έχει εξοφλήσει. Εσείς πρέπει να εκδόσετε ένα πιστωτικό παραστατικό γι αυτό αλλά και να μειώσετε το υπόλοιπο του πελάτη στο σύστημα. 

Αυτό μπορεί να γίνει συμψηφίζοντας τα ποσά του χρεωστικού και του πιστωτικού παραστατικού καταχωρώντας μια νέα πληρωμή με χρήση πιστωτικού. Δεν έχει σημασία αν η πληρωμή θα γίνει από τη σελίδα προβολής του χρεωστικού ή του πιστωτικού παραστατικού. 

Το παραστατικό πώλησης έχει τελική αξία 475,00€ κι έχουμε εκδόσει ένα πιστωτικό με την αξία των επιστραφέντων ειδών που είναι 24,60€. Από τη σελίδα προβολής του πιστωτικού επιλέγουμε "Προσθήκη νέας πληρωμής" και τρόπο πληρωμής τη "Χρήση πιστωτικού".

Στη συνέχεια θα εμφανιστεί ένα παράθυρο με όλα τα ανεξόφλητα παραστατικά προς την επαφή για να επιλέξετε με ποιο θα γίνει ο συμψηφισμός.



Πατώντας αποθήκευση θα δημιουργηθούν δύο ταμειακές κινήσεις:

  • Η εξόφληση του πιστωτικού παραστατικού που θα έχει πλέον μηδενικό υπόλοιπο.
  • Μια μερική εξόφληση για το ποσό των 24,60€ για το σχετικό τιμολόγιο πώλησης το οποίο θα έχει πλέον νέο υπόλοιπο 450,40€. Τέλος, το υπόλοιπο της επαφής θα μειωθεί κατά 24,60€ επίσης.

    Αν στο παραπάνω παράδειγμα το τιμολόγιο πώλησης ήταν εξοφλημένο τότε δε θα μπορέσετε να το συσχετίσετε με το πιστωτικό αλλά θα πρέπει να επιλέξετε τον τρόπο πληρωμής "Προσθήκη νέας είσπραξης" που σημαίνει ότι επιστρέφετε τα χρήματα που εισπράξατε για τα προϊόντα τα οποία επιστράφηκαν.

    Από τα πιστωτικά παραστατικά δε θα μπορούσαν να λείπουν οι δυνατότητες να δημιουργήσετε σχετικές σειρές παραστατικών, να επισυνάψετε έγγραφα καθώς και να δείτε σχετικές αναφορές.

Σημείωση

Θα θέλαμε να διευκρινίσουμε ότι ένα παραστατικό πώλησης ή αγοράς "επί πιστώσει", δεν έχει την ίδια έννοια με τα πιστωτικά παραστατικά πωλήσεων/αγορών. Τα παραστατικά επί πιστώσει είναι παραστατικά που υποδηλώνουν ότι η εξόφλησή τους θα γίνει στο μέλλον και όχι μετρητοίς.

Σχετικά άρθρα


Did this answer your question?