Με την αρχειοθέτηση ή απενεγοποίηση εγγραφών μπορείτε να αποκρύψετε όσες από αυτές δε χρησιμοποιείτε. H λειτουργικότητα αυτή έχει ιδιαίτερο ενδιαφέρον για στοιχεία που δε διαγράφονται για λόγους ακεραιότητας δεδομένων.

Τέτοια παραδείγματα μπορεί να είναι προσφορές και έργα που έχουν ήδη τιμολογηθεί (άρα δεν έχει νόημα να εμφανίζονται στη λίστα), επαφές για τις οποίες έχουν δημιουργηθεί παραστατικά πώλησης αλλά δεν αποτελούν πια πελάτες, φόροι που έχουν επανακαταχωρηθεί με νέα τιμή λόγων νομοθεσίας κά. 

Παρακάτω θα βρείτε τις εγγραφές για τις οποίες μπορείτε να προχωρήσετε στην κίνηση αυτή και τον τρόπο με τον οποίο λειτουργεί η αρχειοθέτηση. Επιπλέον, σας περιγράφονται τα βήματα με τα οποία επιτυγχάνεται και αναστρέφεται η απόκρυψη εγγραφών. 

Παρέχονται σύνδεσμοι για αναλυτικότερες οδηγίες αρχειοθέτησης/απανεργοποίησης ανά είδος.

Είδη Εγγραφών

Η λειτουργία είναι εφαρμόσιμη σε διαφορετικά είδη εγγραφών, με τις αντίστοιχες επιπτώσεις:

  • Επαφές (Αρχειοθέτηση): Στην εφαρμογή παραμένουν όλες οι συναλλαγές και τα έγγραφα που σχετίζονται με αυτή. Όμως, δεν είναι δυνατό να χρησιμοποιηθεί κατά την έκδοση παραστατικού ή καταχώρηση είσπραξης/πληρωμής.
  • Φόροι (Αρχειοθέτηση): Όταν απενεργοποιείται ένας φόρος, τότε δεν εμφανίζεται στους επιλεγόμενους φόρους ούτε κατά την έκδοση παραστατικών, ούτε και κατά την καταχώρηση των προϊόντων στο απόθεμα. 
  • Τύποι Εγγράφων (Αρχειοθέτηση): Παύει να εμφανίζεται ως επιλογή κατά την έκδοση παραστατικών.
  • Υπενθυμίσεις (Απενεργοποίηση): Παύουν να φεύγουν αυτόματες υπενθυμίσεις που πλέον δεν εξυπηρετούν-παραμένουν διαθέσιμες για μελλοντική χρήση.
  • Προσφορές (Αρχειοθέτηση): Απαλαχθείτε από την εμφάνιση στη λίστα προσφορών που έχουν ήδη τιμολογηθεί, απορριφθεί ή με όποιο άλλο τρόπο έχει η λήξη η διαχείρισή τους-αλλά δε δύνανται να διαγραφούν. Εάν ο πελάτης αλλάξει γνώμη ή επιθυμείτε τον επανέλεγχο κάποιας εγγραφής, δεν έχετε παρά να μεταβείτε στη λίστα αρχειοθετημένων προσφορών.
  • Έργα (Αρχειοθέτηση): Έργα που έχετε ολοκληρώσει ή και τιμολογήσει, παύουν να "φορτώνουν" τη λίστα, επιτρέποντάς σας να συγκεντρωθείτε στην εκτέλεση όσων εκκρεμούν.
  • Πρότυπα (Αρχειοθέτηση): Ιδιαίτερα χρήσιμο σε αλλαγή στοιχείων, καθώς όσα πρότυπα έχουν τις παλιές σας πληροφορίες θα παύσουν να εμφανίζονται στις επιλογές κατά την καταχώρηση παραστατικού, αποτρέποντας το οποιοδήπτοε σχετικό σφάλμα. Παράλληλα, η λίστα σας θα μπει σε τάξη.

Λίστες ενεργών/ανενεργών εγγραφών

Τόσο οι ενεργές, όσο και οι ανενεργές (ή αρχειοθετημένες) εγγραφές, εμφανίζονται σε λίστα.  

Στην παραπάνω εικόνα προβάλλονται οι ενεργές επαφές. Από τη λίστα αυτή μπορείτε να τσεκάρετε εκείνη (ή εκείνες) που θα αρχειοθετήσετε και στη συνέχεια να επιλέξετε "Ενέργειες -> Αρχειοθέτηση επιλεγμένων". Με αντίστοιχο τρόπο, μπορείτε να επαναφέρετε επαφές που έχουν "Αρχειοθετηθεί".

Μπορείτε να πλοηγηθείτε μεταξύ των λιστών αυτών, χρησιμοποιώντας τις αντίστοιχες επιλογές προβολής.

H ίδια μέθοδος αρχειοθέτησης/απενεργοποίησης μπορεί να εφαρμοστεί στο σύνολο των στοιχείων της σχετικής παραγράφου.


Σχετικά άρθρα:

Did this answer your question?