Κάθε φορά που μεταφέρετε χρήματα προς προμηθευτές ή πελάτες, για παράδειγμα εξόφληση προμηθειών, μπορείτε να δημιουργήσετε μία "Πληρωμή" που εκπροσωπεί τη συναλλαγή. Οι πληρωμές διαχωρίζονται σε τρεις κατηγορίες:

  1. Πληρωμή προμηθευτή
  2. Επιστροφή σε πελάτη
  3. Άλλη πληρωμή

Σημαντικό: Για λοιπά έξοδα (αναλώσιμα, έξοδα κίνησης, χρεώσεις τηλεπικοινιών κλπ) χρησιμοποιήστε την ξεχωριστή λειτουργία "Έξοδα". Θα καταγραφεί η αγορά/υποχρέωση και η πληρωμή αυτής με μία απλή καταχώρηση και θα συμπεριληφθεί κανονικά στα έξοδα της επιχείρισής σας.

Πληρωμή προμηθευτή

Η πληρωμή προμηθευτών δηλώνει αγορά που έγινε εκ μέρους της επιχείρησής σας. ‘Εξοδα μεταβολής αποθέματος και αναβάθμισης εξοπλισμού είναι παραδείγματα τέτοιων περιπτώσεων. Μπορείτε να συσχετίζετε τα ποσά που εμφανίζονται εδώ, με τα σχετικά τιμολόγια αγοράς που λάβατε από τους προμηθευτές σας.

Για να δημιουργήσετε μία νέα πληρωμή, απλώς επιλέγετε "(...) Περισσότερα> Πληρωμές". Κάνετε κλικ στο κουμπί "Προθήκη" και επιλέγετε "Πληρωμή προμηθευτή"

Αρχικά, θα χρειαστεί να διευκρινίσετε τον προμηθευτή τον οποίο αφορά η συναλλαγή. Αμέσως, το Elorus θα προσπαθήσει να εντοπίσει οφειλές προς τον συγκεκριμένο προμηθευτή. Αυτό θα σας δώσει τη δυνατότητα άμεσης εξόφλησης των συγκεκριμένων λογαριασμών. 

Εάν υπάρχει προκαθορισμένη νομισματική μονάδα για τον εν λόγω προμηθευτή, η πληρωμή θα ενημερωθεί έτσι ώστε να ταιριάζει στη μονάδα αυτή. Φυσικά, μπορείτε να αλλάξετε νομισματική μονάδα οποιαδήποτε στιγμή.

Στη συνέχεια, πρέπει να ορίσετε ποσό και ημερομηνία συναλλαγής. Παρακαλώ σημειώστε, πως, αν η νομισματική μονάδα δεν ταιριάζει με την προκαθορισμένη, το πoσό ενημερώνεται με βάση την πραγματική ισοτιμία συναλλάγματος της συγκεκριμένης ημερομηνίας. Φυσικά, η ισοτιμία μπορεί να καταχωρηθεί και από εσάς.

Μπορείτε και να προσθέσετε μία περιγραφή για να αναγνωρίζετε ευκολότερα τι αφορά η συναλλαγή. 

Ακόμη, εάν θέλετε να χρησιμοποιήσετε την πληρωμή αυτή για να μαρκάρετε ως "Εξοφλημένο" ένα ή περισσότερα τιμολόγια αγοράς, πρέπει να μοιράσετε το ποσό στα αντίστοιχα τιμολόγια στο τελευταίο τμήμα της σελίδας (βλ. πάνω εικόνα). 

Το ποσό που παρέμεινε (για παράδειγμα μέρος της πληρωμής που δεν έχει συσχετιστεί με κάποιο τιμολόγιο) ονομάζεται "Πλεόνασμα". Το πλεόνασμα συνήθως αποτελεί προ-πληρωμές ή υπερπληρωμές και είναι διαθέσιμο για την πληρωμή μελλοντικών τιμολογίων. Επομένως, το πλεόνασμα πρέπει πάντα να είναι θετικό ή μηδενικό: αυτό σημαίνει ότι το άθροισμα της κάθε πληρωμής τιμολογίου δεν μπορεί να είναι μικρότερο της συνολικής πληρωμής. 

Όταν τελειώσετε με τις ρυθμίσεις, απλά πατήστε "Αποθήκευση".

*Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τα πλεονασματικά ποσά όπως και κάθε άλλη πληρωμή στο μενού "Πληρωμές". Εναλλακτικά, μπορείτε να επιλέξετε "Από πλεόνασμα" κατά την έκδοση παραστατικού αγοράς. Από τη στιγμή που η εφαρμογή έχει εντοπίσει πλεονάσματα από μία επαφή, η επιλογή είναι διαθέσιμη κατά την εντολή "Προσθήκη πληρωμής".

Επιστροφές σε πελάτη

Εάν χρειάστηκε να προβείτε σε επιστροφή χρημάτων πελάτη σας, για παράδειγα σε περίπτωση υπαναχώρησης, θα πρέπει να καταχωρήσετε τη συναλλαγή ως ‘Επιστροφή σε πελάτη’. 

Μπορείτε να συσχετίσετε επιστροφή πελάτη με ένα ή περισσότερα πιστωτικά τιμολόγια, έτσι ώστε να μαρκαριστούν ως "Εξοφλημένα".

Η διαδικασία προσθήκης επιστροφής χρημάτων σε πελάτη είναι όμοια με τις πληρωμές προμηθευτών (βλ. προηγούμενο κεφάλαιο). Η μόνη διαφορά είναι πως οι επιστροφές σε πελάτη συσχετίζονται με επαφές-πελάτες και όχι με προμηθευτές και χρησιμοποιούνται για έξοδα όπως ακυρωμένες αγορές/επιστροφές προϊόντος, πίστωση λόγω υπερχρέωσης κλπ αντί αγορών της επιχείρησης.

Άλλη Πληρωμή

Αυτός ο τύπος πληρωμών αναφέρεται σε έξοδα που αφορούν αγορές εκ μέρους της επιχείρησής σας. Τα έξοδα για εισφορές και φόρους είναι ένα παράδειγμα τέτοιων πληρωμών.

Για να προσθέσετε άλλες πληρωμές, από το κεντρικό μενού επιλέξτε "(...) Περισσότερα -> Πληρωμές". Κάν'τε κλικ στο κουμπή "+ Προσθήκη" και επιλέξτε "Άλλη πληρωμή".

Όπως φαίνεται στην παραπάνω εικόνα,για να προσθέσετε μια νέα εγγραφή πρέπει πρώτα να καθορίσετε την επαφή (πελάτης ή και προμηθευτής). Εάν υπάρχει προεπιλεγμένο νόμισμα στην επαφή, η συναλλαγή θα αρχικοποιηθεί στο νόμισμα αυτό. Στη συνέχεια, το το ποσό της συναλλαγής καθώς και η ημερομηνία πρέπει να συμπληρωθούν. Μπορείτε επίσης να δώσετε και μια σύντομη περιγραφή ώστε να θυμάστε τη συγκεκριμένη συναλλαγή στο μέλλον. Μόλις είστε έτοιμοι, πατήστε "Αποθήκευση".

Σημειώστε πως, σε αντίθεση με τις πληρωμές προμηθευτή και τις επιστροφές σε πελάτη, οι άλλες πληρωμές δε συμμετέχουν στην αναφορά της καρτέλας του εκάστοτε πελάτη / προμηθευτή, καθώς δηλώνουν πληρωμές που δεν αποτελούν έξοδα της επιχείρισης.

Κατηγοριοποίηση

Οι κατηγοριοποιήσεις είναι ένα χρήσιμο εργαλείο αναφορών που σας βοηθάει να παρακολουθείτε τις πληρωμές σας.  Μπορείτε να βάλετε tags σε συγκριμένες πληρωμές και στη συνέχεια να φιλτράρετε ή και να γκρουπάρετε τα δεδομένα των αναφορών με βάση αυτά τα tags. 

Μπορείτε να κατηγοριοποιήσετε όλων των ειδών τις πληρωμές: πληρωμές προμηθευτών, επιστροφές χρημάτων πελατών αλλά και τις εγγραφές της λειτουργίας "Έξοδα", ώστε να έχετε πλήρη έλεγχο στα χρήματα που ξοδεύετε.

Αφού δηλώσετε τις σχετικές κατηγορίες στο σύστημα (δείτε το αντίστοιχο άρθρο), μπορείτε να κάνετε tag μέσα από τις αντίστοιχες σελίδες προσθήκης / επεξεργασίας των πληρωμών.

Για λόγους ταχύτητας, στη σελίδα προβολής της κάθε πληρωμής υπάρχει επίσης μια ειδική πλαϊνή περιοχή, όπου μπορείτε να επεξεργαστείτε τις κατηγοριοποιήσεις (εικόνα).

Σχετικά άρθρα:

Did this answer your question?