Έστω ότι πελάτης σας θέλει να δει πόσο θα του κοστίσει να αναλάβετε μία εργασία γι΄αυτόν -ενδεχομένως για να συγκρίνει με ανταγωνιστές σας. Μπορείτε να του ετοιμάσετε την καλύτερη δυνατή προσφορά αξιοποιώντας τη σχετική λειτουργία. 

Από το κεντρικό μενού, επιλέγετε "Προσφορές" και κάνετε "+Προσθήκη".

1) Επιλέξτε τον πελάτη σας (χρήση επαφής)

Πρώτα από όλα, θα πρέπει να επιλέξετε τον πελάτη σας. Εάν δεν βρίσκεται στους ήδη διαθέσιμους από τη λίστα επαφών, κάνετε κλικ στο +Προσθήκη πελάτη και δημιουργήσετε την αντίστοιχη επαφή επί τόπου.

Με το που ολοκληρώνετε την επιλογή πελάτη θα ανοίξει η παρακάτω φόρμα (δείτε το πρώτο μέρος παρακάτω).
 

2) Τύπος εγγράφου, Ημερομηνία (έκδοσης), Αρίθμηση

Στο επόμενο βήμα επιλέγετε τύπο εγγράφου (Προσφορά, Προτιμολόγιο κλπ). Ελεγξτε τους διαθέσιμους τύπους προσφοράς ανοίγοντας "Ρυθμίσεις-> Τύποι εγγράφων" εστιάζοντας σε αυτά με ένδειξη Προσφορές στη στήλη Εφαρμόζεται σε.
Εάν δε γίνει επιλογή, το elorus θα συμπληρώσει βάσει της προεπιλογής που έχετε θέσει στο ίδιο μενού.

Η ημ/νία έκδοσης είναι υποχρεωτική και μπορείτε να κάνετε την επιλογή σας από το ημερολόγιο-ανοίγει κλικάροντας στο πεδίο. Εναλλακτικά, πληκτρολογείστε. 

Στις προσφορές εφαρμόζεται η σειριακή αρίθμηση της elorus. Αυτό σημαίνει ότι αυτομάτως, κάθε προσφορά θα λεχει τον επόμενο αριθμό της προηγούμενης εκτός κι αν καταχωρήσετε κάτι διαφορετικό. Επίσης, επιτρέπεται και η εισαγωγή σειράς αρίθμησης.

3) Νόμισμα, Υπολογισμοί ποσών, Γραμμές προϊόντων/υπηρεσιών

Η προεπιλογή νομίσματος του οργανισμού σας ή του πελάτη σας θα είναι και αυτή του παραστατικού-εκτός κι αν προβείτε σε αλλαγή, δυνατή επί τόπου.

Από την επιλογή "Τα ποσά είναι" καθορίζετε τον τρόπο υπολογισμού ποσών στις γραμμές προϊόντων σας. Εάν επιλέξετε "προ φόρων", μπορείτε να καταχωρήσετε την τιμή προ ΦΠΑ+έκπτωσης- τα ποσά θα υπολογιστούν στην αρχική τιμή από την εφαρμογή. Αντίστοιχα, "μετά φόρων" σημαίνει ότι θα καταχωρήσετε τις αξίες μετά των φόρων και εκπτώσεων που σκοπεύετε να εφαρμόσετε. Για διευκρινίσεις, διαβάστε σχετικά.

Μπορείτε να έχετε μία ή περισσότερες γραμμές προϊόντων/υπηρεσιών στην προσφορά σας. Εάν κάποια από αυτές βρίσκεται ήδη καταχωρημένη στην αποθήκη σας δεν έχετε παρά να κάνετε αναζήτηση και να επιτρέψετε στην εφαρμογή την αυτόματη καταχώρηση τιμών και φόρων. Πληκτρολογήστε τις τροποποιήσεις σας και καν τε επί τόπου την προσθήκη προϊόντος. 

*Η όλη διαδικασία, στο μεγαλύτερο μέρος της ταυτίζεται με αυτή της προσθήκης παραστατικών πώλησης -πατήστε για να βρείτε περισσότερες λεπτομέρειες στο σχετικό άρθρο.

4)  Πρότυπο, Δημόσιες Σημειώσεις, Όροι και προϋποθέσεις

Το Πρότυπο που θα επιλέξετε ρυθμίζει την εμφάνιση των προσφορών σας παράλληλα με τη γλώσσα και τις πληροφορίες που θα λάβει ο πελάτης σε σχέση με το παραστατικό. Τα παρακάτω πεδία μπορούν να προ-συμπληρωθούν μέσω των αντίστοιχων πληροφοριών που πληκτρολογήθηκαν στο πρότυπο.

Οι δημόσιες σημειώσεις μπορούν να περιέχουν περαιτέρω διευκρινίσεις, όπως για παράδειγμα στοιχεία για την παραλαβή των προϊόντων εφόσον γίνει αποδεχτή η προσφορά.

Με παρόμοιο τρόπο χρησιμοποιείται το πεδίο όροι και προϋποθέσεις, με επιπλέον πληροφορίες όπως στοιχεία πληρωμής, προθεσμία αποδοχής (εάν κριθεί απαραίτητο) κά.

5) Αποθηκεύστε 

Ουσιαστικά δύο είναι οι επιλογές κατάστασης κατά την αποθήκευση: προσχέδιο ή εκδόθηκε.  

Επιπλέον, από το άνω βέλος (δίπλα στο κουμπί της αποθήκευσης), λαμβάνετε δύο ακόμη επιλογές:

  • Αποθήκευση και προσθήκη νέου: σώζετε την υφιστάμενη καταχώρηση προσφροάς ανοίγοντας τη φόρμα για την προσθήκη της επόμενης)
  • Εφαρμογή αλλαγών: αποθηκεύετε όσες πληροφορίες έχουν περαστεί στα πεδία χωρίς να χρειαστεί να κλείσετε και να ξανανοίξετε τη φόρμα. Αν ωστόσο αυτό γίνει εκ παραδρομής, θα βρείτε την προσφορά στα προσχέδια. 

Η δεύτερη δυνατότητα διατίθεται όταν η πρόκειται για προσχέδιο, όπως φαίνεται στην παρακάτω εικόνα.


Σχετικά άρθρα:

Did this answer your question?