Στην προσφορά μπορείτε να ενεργήσετε με διάφορους τρόπου έως και την αποστολή της. Μπορείτε, για παράδειγμα, να επεξεργαστείτε ώστε να διορθώσετε ένα λάθος που εντοπίσατε ή για να προσθέσετε μία σημείωση. Εάν, πάλι δε χρειάζεστε καθόλου την εγγραφή αυτή, μπορείτε επί τόπου να τη διάγραψετε. 

Σε περίπτωση που έχουν γίνει ενέργειες όπως απόρριψη ή τιμολόγηση και επομένως δεν πρόκειται διαχειριστείτε μία ή περισσότερες προσφορές περαιτέρω, χρησιμοποιείτε την αρχειοθέτηση για να παραμείνει σε τάξη η σχετική λίστα.

Η αντιγραφή είναι μία λειτουργικότητα που επιτρέπει την επανάληψη εγγραφής στο σύστημα, χωρίς να χρειαστεί η εκ νέου καταχώρηση των λεπτομερειών. Η χρήση email θα ενημερώσει τον εκάστοτε πελάτη σας - υφιτάμενο ή υποψήφιο, για την προσφορά που του έχετε ετοιμάσει. 

Για λεπτομερείς οδηγίες σχετικά με την εκτέλεση των ενεργειών που υφίστανται αποκλειστικά για τις προσφορές, (αποδοχή, απόρριψη ή τιμολόγηση) διαβάστε σχετικά εδώ.

Επεξεργασία προσφοράς

Μόλις αποθηκεύετε μία προσφορά, (σε κατάσταση προσχέδιο ή εκδόθηκε), εμφανίζεται στην προεπισκόπηση και μία γραμμή εργαλείων-εντολών.

Μία από αυτές είναι η "Επεξεργασία", η οποία σας επιτρέπει να ανοίξετε εκ νέου το παραστατικό και να αλλάξτε τις λεπτομέρειες που επιθυμείτε να τροποιποιηθούν. Εάν βρίσκεστε στο κεντρικό μενού, από τη λειτουργία "Προσφορές" και τη λίστα εγγραφών, ανοίγετε την προσφορά που σας ενδιαφέρει και εντοπίζετε τη λίστα εκεί.

Για να προχωρήσετε με προσφορά που έχει εκδοθεί, θα πρέπει να αποδεχτείτε την αλλαγή της σε προσχέδιο:

Προσοχή! Μόλις η προσφορά γίνει αποδεχτή ή απορριφθεί, το κουμπί γίνεται ανενεργό.

Σημείωση: Τα κουμπιά "pdf" και εκτύπωσης σας επιτρέπουν, να κατεβάσετε μια προσφορά σε pdf και να την εκτυπώσετε αντίστοιχα. Η επισύναψη χρησιμεύει για το "ανέβασμα" συνοδευτικών εγγράφων. 

Το κουμπί "... (περισσότερα)" θα συζητηθεί ξεχωριστά, καθώς οι επιλογές που προσφέρει αποτελούν τις λειτουργικότητες προσφοράς

Αποστολή με email

Μπορείτε να αποστείλετε κάθε προσφορά ξεχωριστά ή μαζικά μέσω της λίστας (τελευταία παράγραφο άρθρου).

Εάν προτίθεστε να προχωρήσετε με αποστολή μίας προσφοράς, απλώς ανοίξτε την εγγραφή και πατήστε το σχετικό κουμπί. Λεπτομέρειες για την αποστολή email θα βρείτε στο αντίστοιχο "αποστολή παραστατικών&προσφορών μέσω email" .

Αν προσπαθήσετε να στείλετε με e-mail μια προσχέδια προσφορά, το Elorus θα προβάλλει το παρακάτω μήνυμα:

Με την επιλογή εγγραφών από τη λίστα των προσφορών σας, μπορείτε επίσης να προχωρήσετε σε  "'Ενέργειες-> Αποστολή επιλεγμένων μέσω email". Με την εντολή, το καθένα από αυτά θα σταλεί στον πελάτη για τον οποίο εκδόθηκε.

Διαγραφή προσφορών

Μία προσφορά μπορεί να διαγραφή μόνο αν βρίσκεται σε κατάσταση προσχέδιο. Μία προσφορά που έχει εκδοθεί μπορεί να επιστρέψει σε προσχέδιο και κατόπιν αυτού να διαγραφεί, εκτός κι αν υπάρχει τιμολόγιο με το οποίο έχει συνδεθεί.
-Εάν ισχύει αυτό ή απλά έχει μαρκαριστεί με Αποδοχή ή Απόρριψη, η διαγραφή δεν μπορεί να προχωρήσει -εκεί θα αξιοποιήσετε τη δυνατότητα αρχειοθέτησης, που περιγράφεται παρακάτω.

Για να προχωρήσετε με τη διαγραφή μίας προσφοράς μεμονωμένα, απλά ανοίγετε την εγγραφή και κάνετε "Επεξεργασία". Η εντολή διαγραφής βρίσκεται στο κάτω μέρος της σελίδας. 

Μαζική διαγραφή

Από τη λίστα προσφορών σας, μπορείτε να επιλέξετε μία ή περισσότερες εφόσονξ πρόκειται να διαγράψετε. Για να προχωρήσετε, κλικάρατε "Ενέργειες-> Διαγραφή επιλεγμένων"
Σημείωση: Η ενέργεια δε θα εκτελεστεί για όσες προσφορές δεν είναι προσχέδια. 

Σημαντική σημείωση: Η ενέργεια είναι μη αναστρέψιμη. Ισχύει για μαζική και μεμονωμένη διαγραφή.

Αρχειοθέτηση προσφορών

Η λειτουργία της αρχειοθέτησης σας επιτρέπει να παύσετε προσφορές από το να εμφανίζονται στη λίστα, για διευκόλυνση κατά τη διαχείριση/αναζήτηση που πραγματοποιείτε στη λίστα αυτή.

Ιδιαίτερα χρήσιμο στην περίπτωση των ήδη τιμολογημένων προσφορών, οι οποίες για λόγους ακεραιότητας δεδομένων δε δύναται να διαγραφούν (συνδέονται με παραστατικά πώλησης). Το ίδιο ισχύει και για προσφορά που έχει απορριφθεί/γίνει αποδεκτή-πληροφορία που δεν πρέπει να χαθεί.

Για να προχωρήσετε, επιλέξτε τις εγγραφές που προτίθεστε να αρχειοθετήσετε και συνεχίστε με "Ενέργειες-> Αρχειοθέτηση επιλεγμένων"

Εναλλακτικά, ανοίξτε την εγγραφή που επιθυμείτε μεμονωμένα να διαγράψετε από το κουμπί "περισσότερα" (...) Με παρόμοιο τρόπο επαναφέρετε προσφορές που έχουν αρχειοθετηθεί (μεμονωμένα ή μαζικά). 

Πλοηγηθείτε μεταξύ των λιστών από το κουμπιά (άνω δεξιά). Για μαζική επαναφορά των προσφορών, από αρχειοθετημένες σε ενεργές, προχωρήστε στην επιλογή τους και συνεχίστε με "Ενέργειες-> Ενεργοποίηση επιλεγμένων"

Περισσότερες μαζικές ενέργειες 

Πέρα από τις δυνατότητες που είδαμε παραπάνω (αποστολή email, διαγραφή και αρχειοθέτηση) υπάρχουν και κάποιες ακόμα δυνατότητες εκτελέσιμες για μία ή περισσότερες εγγραφές. Από το κεντρικό μενού, επιλέξτε "Προσφορές" για να ανοίξει η λίστα. Θα εντοπίσετε τις παρακάτω δυνατότητες:

Τιμολόγηση επιλεγμένων

Σας επιτρέπει να δημιουργήσετε τιμολόγια βάσει των υφιστάμενων προσφορών. Πλήρεις οδηγίες στο άρθρο.


Αντιγραφή επιλεγμένων

Από τη λίστα προσφορών, επιλέξτε τις επιθυμητές και προχωρήστε σε "Ενέργειες-> Αντιγραφή επιλεγμένων" . Η εφαρμογή θα δημιουργήσει "προσχέδια" έγγραφα απολύτως όμοια με τα αρχικά.

Εάν επιθυμείτε να αλλάξετε τον πελάτη, ανοίξτε και επιλέξτε "Επεξεργασία".

Χρησιμότητα: Θέλετε να επαναλάβετε την προσφορά-ίδια προϊόντα, υπηρεσίας και τιμές. Μπορείτε να γλιτώσετε την καταχώρηση όλων των δεδομένων στην προσθήκη επιλέγοντας αντιγραφή. 

Αποθήκευση pdf/συννημένων σε αρχείο zip

Από τη λίστα στις "Πωλήσεις" μπορείτε να επιλέξετε μία ή περισσότερες εγγραφές και στη συνέχεια "Ενέργειες-> Αποθήκευση pdf/συννημένων σε αρχείο zip" . Σε λίγα λεπτά, θα λάβετε τα αρχεία σας όπως περιγράφεται στο σχετικό άρθρο.


Σχετικά άρθρα:

Did this answer your question?