Έστω ότι εξυπηρετείτε πελάτες με μηναία πληρωμή για τις υπηρεσίες σας, όπως συνδρομή. Η λειτουργία επαναλαμβανόμενων πωλήσεων θα σας επιτρέψει να δημιουργείτε και να αποστέλλετε τα σχετικά τιμολόγια στον πελάτη σας, χωρίς το φόρτο της εκ νέου καταχώρησης πανομοιότυπων δεδομένων (πέραν της ημερομηνίας).

Για να δημιουργήσετε ένα επαναλαμβανόμενο παραστατικό πώλησης, από το κεντρικό μενού επιλέγετε "...Περισσότερα-> Επαναλαμβανόμενες πωλήσεις" .
Εάν, από την άλλη, έχετε δημιουργήσει εσείς το πρώτο τιμολόγιο και θα θέλατε να ορίσετε επανάληψή του, δεν έχετε παρά να επιλέξετε "...-> Δημιουργία επαναλαμβανόμενου πώλησης" από τη σελίδα προβολής του.

Δείτε αναλυτικότερα παρακάτω:

Προσθήκη επαναλαμβανόμενου παραστατικού πώλησης

Όπως βλέπετε στην παρακάτω εικόνα, η διαδικασία είναι απλή. Ορίζετε την ημερομηνία έναρξης της από την οποία αρχίζει κίνηση, κάθε πότε θέλετε να επαναλαμβάνεται (περιοδικότητα) και αν επιθυμείτε, μια ημερομηνία λήξης κατά την οποία θέλετε να σταματήσει η αυτόματη έκδοση παραστατικών. 

Αν επιλέξετε την "Έκδοση παραστατικών που δημιουργούνται" τότε θα αναπαράγονται απευθείας σε κατάσταση εκδόθηκε.
Εάν όχι, θα αναπαράγονται ως "Προσχέδια". 

Τα υπόλοιπα πεδία της φόρμας είναι όμοια με αυτά της έκδοσης ενός απλού παραστατικού (γραμμές προϊόντων, κατηγοριοποιήσεις)

Διευκρινίσεις

  • Ισχύουν οι ρυθμίσεις αρίθμησης που έχετε εφαρμόσει έως τώρα στην εφαρμογή. 
  • Τσεκάροντας την αντίστοιχη επιλογή, μπορείτε να δώσετε εντολή αυτόματης αποστολής των παραστατικών μέσω email.
  • Αν έχετε ενεργές κατηγοριοποιήσεις για παραστατικά πωλήσεων τότε μπορείτε να δηλώσετε από εδώ, αν θέλετε να ακολουθούν κάποια κατηγοριοποίηση.
  • Πατώντας Αποθήκευση, δημιουργείται το επαναλαμβανόμενο παραστατικό και από τη λίστα προβολής των επαναλαμβανόμενων πωλήσεων / αγορών μπορείτε να φιλτράρετε τα αποτελέσματα ανά πελάτη/προμηθευτή, ανά τύπο εγγράφου κλπ.


Σημαντικό: Στη λίστα με τα επαναλαμβανόμενα παραστατικά βλέπετε απλά σε ποιους πελάτες έχετε προγραμματίσει την έκδοση. Το σύστημα τρέχει την εντολή για τα επαναλαμβανόμενα μερικές φορές μέσα στη μέρα. Γι αυτό το λόγο, καλό είναι να προγραμματίζετε τα μελλοντικά παραστατικά και αυτά που θέλετε να εκδώσετε άμεσα να τα δημιουργείτε μέσω του μενού Παραστατικών πώλησης (Πωλήσεις-> Προσθήκη).

Tο Elorus κάθε φορά που θα δημιουργεί αυτόματα ένα παραστατικό πώλησης, όπως τιμολόγιο, θα σας ειδοποιεί μέσα από την εφαρμογή. Η ειδοποίηση θα λαμβάνεται και μέσω e-mail εφόσον είναι ενεργοποιημένη η σχετική ρύθμιση. Τα παραστατικά που έχουν εκδοθεί με επαναλαμβανόμενο τρόπο θα μπορείτε να τα βρείτε πλέον στις "Πωλήσεις".

Μετατροπή παραστατικού πώλησης σε επαναλαμβανόμενη πώληση

Μέσα από τη σελίδα προβολής τιμολογίου ή οποιουδήποτε παραστατικού πώλησης έχετε τη δυνατότητα να το μετατρέψετε σε επαναλαμβανόμενο για μεγαλύτερη ευκολία.

Από το κουμπί (...) επιλέγετε Δημιουργία επαναλαμβανόμενου.

Κάνοντας κλικ, μεταφέρεστε στη σελίδα δημιουργίας επαναλαμβανόμενου πώλησης ώστε να ρυθμίσετε τον προγραμματισμό. Οι λοιπές λεπτομέρειες θα είναι ήδη συμπληρωμένες, ωστόσο μπορείτε να τροποποιήσετε επί τόπου όσα πεδία επιθυμείτε.

Διαχείριση επαναλαμβανόμενων παραστατικών πώλησης

Μπορείτε ανά πάσα στιγμή να επεξεργαστείτε το εκάστοτε επαναλαμβανόμενο παραστατικό πώλησης και να τροποποιήσετε τα πεδία του όπως επιθυμείτε. 

Επιπλέον, έχετε τη δυνατότητα να θέσετε μεμονωμένα επαναλαμβανόμενα παραστατικά "Σε παύση" .  Πατώντας το κουμπί "Ενεργό" που βρίσκεται στη σελίδα προβολής του εκάστοτε επαναλαμβανόμενου παραστατικού, όπως βλέπετε στην παρακάτω εικόνα, το σύστημα δε θα δημιουργεί αυτόματα παραστατικά κατά το διάστημα που έχει οριστεί.

Αν θέλετε να θέσετε σε πάυση ή να επανεκκινήσετε επαναλαμβανόμενα παραστατικά μαζικά, μπορείτε να το κάνετε από τη συγκεντρωτική λίστα.

Στη σελίδα που βρίσκονται συγκεντρωτικά τα επαναλαμβανόμενα παραστατικά που έχετε δημιουργήσει, μπορείτε να δείτε κάτω από τη στήλη "Κατάσταση" αν βρίσκονται σε παύση ή όχι.

Τέλος, σε περίπτωση που θέλετε να σταματήσει η διαδικασία επαναλαμβανόμενης έκδοσης, το μόνο που πρέπει να κάνετε είναι να επιλέξετε "Διαγραφή" είτε από τη σελίδα προβολής του επαναλαμβανόμενου παραστατικού ή από τη σελίδα επεξεργασίας του.

Σχετικά άρθρα

Did this answer your question?