Κάθε παραστατικό πώλησης που δημιουργείται στο Elorus, παραμένει στο σύστημα ως εγγραφή. Στην εγγραφή αυτή μπορείτε να προβείτε στις παρακάτω ενέργειες:

  • Επεξεργασία (αλλαγή ενός ή περισσότερων πεδίων του παραστατικού)
  • Ακύρωση (παραμονή του εγγράφου στο σύστημα ως 'Ακυρο)
  • Διαγραφή (εξολοκλήρου διαγραφή από το σύστημα-μόνιμη ενέργεια)

Επιπλέον, το εκάστοτε παραστατικό πώλησης μπορεί να "χρησιμοποιηθεί" (μαζί με άλλα ή ξεχωριστά) σε δημιουργία αντιγράφου, αποστολή μέσω ηλ. ταχυδρομίου, δημιουργία zip pdf παραστατικών ή και των συννημένων τους αλλά και κατά την εισαγωγή της ψηφιακής υπογραφής.

*Οι δυνατότητες διαχείρισης αυτές παρέχονται επίσης στα πιστωτικά παραστατικά αλλά και σε προσφορές (μαζί με τις ιδιαίτερες δυνατότητες της κάθε λειτουργικότητας). 

Επεξεργασία

Σε αυτό το σημείο επιλέγετε αν θα προχωρήσετε σε διορθώσεις και επανέκδοση ή σε οριστική διαγραφή.

  • Εάν υπάρχουν πληρωμές (από πελάτη) συσχετισμένες με το παραστατικό, πρέπει είτε να αποσυνδεθούν από το τιμολόγιο είτε να διαγραφούν μόνιμα από το σύστημα, όπως περιγράφεται εδώ.

Προκειμένου να επεξεργαστείτε ένα παραστατικό αυτό θα πρέπει να είναι σε κατάσταση προσχέδιο. Εάν το παραστατικό έχει ήδη εκδοθεί και θέλετε να το τροποποιήσετε, θα πρέπει να μετατραπεί ξανά σε κατάσταση προσχέδιο. Πατώντας στο κουμπί "Επεξεργασία" το Elorus θα σας κάνει τη σχετική ερώτηση.

Διαγραφή παραστατικών πώλησης (τιμολογίων)

Μπορείτε να διαγράψετε τιμολόγια μαζικά ή ξεχωριστά. 

  • Για ένα τιμολόγιο που είναι σε κατάσταση εκδόθηκε, πρέπει να γίνει αλλαγή του status πίσω σε 'προσχέδιο' πριν την διαγραφή του. Το σύστημα δεν επιτρέπει την άμεση διαγραφή παραστατικών για λόγους ακεραιότητας δεδομένων. 
  • Εάν υπάρχουν πληρωμές (από πελάτη) συσχετισμένες με το παραστατικό, πρέπει είτε να αποσυνδεθούν από το τιμολόγιο είτε να διαγραφούν μόνιμα από το σύστημα.

Για αλλαγή κατάστασης, ανοίξτε το τιμολόγιο που σκοπεύετε να διαγράψετε και πατήστε "Επεξεργασία΄΄. Ακολουθήστε τα βήματα που περιγράφονται παραπάνω.

Χειροκίνητη διαγραφή

Όταν επιστρέψετε στην "επεξεργασία" , μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το κουμπί "Διαγραφή" και το έγγραφο θα παύσει να βρίσκεται στην εφαρμογή.

Μαζική διαγραφή

Από τη λίστα των παραστατικών πώλησης,  μπορείτε να επιλέξετε έναν ή περισσότερους από αυτούς (σε προσχέδιο). Για να προχωρήσετε, κάνετε κλικ στις "Ενέργειες-> Διαγραφή επιλεγμένων" .

Ακύρωση παραστικών πώλησης (τιμολογίων)

  • Ένα τιμολόγιο πρέπει να είναι σε κατάσταση "Εκδόθηκε" πριν ακυρωθεί. 
  • Δεν πρέπει να συσχετίζονται εισπράξεις με το τιμολόγιο. 

Αν οι παραπάνω προϋποθέσεις ικανοποιούνται, πατήσετε στις (...) και επιλέξτε "Ακύρωση".

Όταν πατάτε "Ακύρωση" μία προειδοποίηση εμφανίζεται: 

Πατήστε "Ναι, είμαι βέβαιος" για να προχωρήσετε και το Elorus θα ακυρώσει το τιμολόγιο απευθείας.

Παρατηρήστε ότι, με την επιλογή ακύρωσης ενός τιμολογίου: 

  • Τα κουμπιά "Επεξεργασία", "Δημιουργία πιστωτικού πώλησης" και "Δημιουργία επαναλαμβανόμενου" γίνονται ανενεργά
  • Παραμένει στο σύστημα για μελλοντική αναφορά, αλλά δε συμμετέχει στις αναφορές του Elorus.
  • Η αρίθμηση συνεχίζεται κανονικά, καθώς το τιμολόγιο διατηρεί τον αριθμό του. Ο αριθμός αυτος δεν μπορεί να χρησιμοποιηθεί.
  • Μαρκάρεται με την κατάσταση "Ακύρωση" εντός του συστήματος ενώ η παράλληλα η ένδειξη 'Άκυρο" εμφανίζεται στο εκτυπώσιμο.

Διαγραφή ακυρωμένων παραστατικών πώλησης

Για να διασφαλιστεί η ακεραιότητα των δεδομένων σας, δεν μπορείτε να διαγράψετε ένα 'Άκυρο' παραστατικό πώλησης . Παρόλα αυτά, μπορείτε να το μετατρέψετε πίσω σε "Εκδόθηκε" πατώντας (...Περισσότερα-> Επανέκδοση) και στη συνέχεια να προχωρήστε σε Επεξεργασία -> Μετατροπή σε προσχέδιο-> Διαγραφή. Για περισσότερες λεπτομέρειες συμβουλευτείτε τη σχετική παράγραφο.

Μαζικές ενέργειες


Εκτός από τη μαζική διαγραφή παραστατικών πώλησης, υπάρχουν και οι παρακάτω δυνατότητες- στην πραγματικότητα, μπορεί και να επιλεγεί μία μόνο εγγραφή για την εκτέλεση των ενεργειών αυτών, εφόσον είναι το επιθυμητό.

Αντιγραφή παραστατικών πώλησης

Για να προχωρήσετε, μεταβαίνετε στη λίστα τιμολογίων, επιλέγετε τις επιθυμητές εγγραφές, όπως φαίνεται στην εικόνα και στη συνέχεια "Ενέργειες-> Αντιγραφή επιλεγμένων".

H επιλογή θα δώσει "εντολή" δημιουργίας ακριβώς τον ίδιων παραστατικών, στις ίδιες επαφές, σε προσχέδια, με ημερομηνία δημιουργίας ίδια με εκείνη της εντολής.

Εμφανίζεται σχετικό μήνυμα, το οποίο θα πρέπει να αποδεχτείτε για να εκτελεστεί η εντολή, πατώντας "Ναι, είμαι βέβαιος":

Tip! Για να αλλάξετε όνομα πελάτη, ημερομηνία, ακόμα και για να προσθέσετε γραμμές προϊόντων, μεταβείτε στο αντίγραφο και πατήστε "Επεξεργασία".

Αποστολή επιλεγμένων μέσω email

Με τη συγκεκριμένη επιλογή μπορείτε να κάνετε μαζικές αποστολές παραστατικών στους αντίστοιχους πελάτες αλλά και στις διευθύνσεις που έχετε ρυθμίσει για τις αποστολές παραστατικών πώλησης μέσω ηλ. ταχυδρομείου.

Ψηφιακή υπογραφή επιλεγμένων

Εφόσον έχετε προμηθευτεί πιστοποιητικό της Byte, έχετε τη δυνατότητα τόσο μαζικής όσο και μεμονωμένης εισαγωγής της ψηφιακής σας υπογραφής.

Αποθήκευση pdf/συννημένων σε αρχείο

Από τη λίστα παραστατικών πώλησης επιλέξτε μία ή περισσότερες εγγραφές και πατήστε "Ενέργειες-> Αποθήκευση pdf/συννημένων σε αρχείο" Σε λίγα λεπτά θα λάβετε σύνδεσμο με τα επισυναπτόμενα αρχεία στο email σας.


Σχετικα άρθρα:

Did this answer your question?