Ιδέες για να εκμεταλλευτείτε τα εργαλεία του elorus για τη διαχείριση των έργων.

1) Προσκαλέστε συμμετέχοντες στο σύστημα

Μεταβείτε στο "Ρυθμίσεις-> Χρήστες&ρόλοι" και κλικάρετε 'πρόσκληση χρήστη"

Για να δώσετε στο χρήστη πρόσβαση αποκλειστικά για χρονοκαταγραφή-εκτέλεση έργου, επιλέξτε έναν από τους ρόλους εργαζόμενου ή διαχειριστή έργου. (εικόνα κάτω)

Προεταιρικά θα μπορούσατε να ορίσετε ωριαίο κόστος το οποίο θα χρησιμοποιηθεί από το σύστημα κατά τον υπολογισμό κόστους έργου. Φυσικά, το κόστος ανά ώρα μπορεί και να οριστεί καθ' έργο. Με τον ίδιο τρόπο, η ωριαία χρέωση θα σας επιτρέψει να αυτοματοποιήσετε την τιμολόγηση προς τον πελάτη, εφόσον έχει οριστεί η συγκεκριμένη μέθοδος χρέωσης (περισσότερα σχετικά θα βρείτε παρακάτω).

2) Δημιουργήστε το έργο σας

Όταν έχετε αναλάβει ένα Έργο, μπορείτε να το εισάγετε στο μενού 'Εργα' του συστήματος. Η εγγραφή έργου θα αποτελέσει την αναφορά ωρών εργασίας και σχετικών εξόδων.

Δώστε πρόσβαση στον πελάτη για να μπορεί να βλέπει την πρόοδο του έργου, μέσα από το portal. Αυτό θα σας δώσει και τη δυνατότητα να μοιραστείτε αρχεία με τον πελάτη άμεσα, επισυνάπτοντας εντός του σχετικού έργου.

Μπορείτε να προχωρήσετε σε καταγραφή με προσυμφωνημένο ποσό ή και να ορίσετε χρέωση "με την ώρα", σύμφωνα με την τιμή ανά χρήστη, εργασία ή και ανά ώρα έργου. Προσκαλέστε τους χρήστες που θα συμμετάσχουν στο έργο και επιτρέψτε τους να εκτελούν εργασίες. Με την εικόνα (κάτω) θα πάρετε μία ιδέα από τη δημιουργία προσθήκης έργου.

3) Καταγράψτε χρόνο

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την εντολή καταγραφής μέσω χρονόμετρου (ζωντανά), φύλλου εργασιών (Timesheet), ή και να δημιουργείτε μεμονωμένες καταγραφές από το μενού χρόνου ή και από τη συντόμευση εντός του έργου (εικόνα κάτω)

Σημείωση! Οι διαχειριστές έργου έχουν πρόσβαση σε αυτό και μπορούν να βλέπουν δεδομένα, χρόνο και να καταγράφουν για τους ίδιους αλλά και εκ μέρους των λοιπών μελών της ομάδας.

4) Προσθήκη εξόδων έργου

Πηγαίνετε στο "'Εξοδα-> Προσθήκη". Συσχετίστε το ποσό με το έργο για το οποίο έγινε η σχετική πληρωμή. Εφόσον πρόκειται να το από τον πελάτη, ορίστε το ως ΄χρεώσιμο'.

Με παρόμοιο τρόπο, μπορείτε να συσχετίσετε με το έργο τιμολόγια προμηθευτή σας που δεν έχουν εξοφληφθεί (μενού Λογαριασμοί).

5) Παρακολουθείστε τα ποσά

Με τις καταχωρήσεις αυτές έχετε την επιπλέον δυνατότητα να μετρήσετε την παραγωγικότητά σας-να δείτε πόσες ώρες έχει καταγράψει η ομάδα, καθώς και τα ποσά που προέκυψαν από την εργασία αυτή ανά μέλος ομάδας, καθώς και ανά τομέα στον οποίο τον εργαστεί (εικόνα κάτω).

Αυτές είναι λίγες μόνο από τις δυνατότητες reporting ποτ προσφέρονται μέσα από την επισκόπηση έργου (δείτε για περισσότερα)

6) Δημιουργήστε το παραστατικό

Όταν είστε έτοιμοι, μπορείτε να προχωρήσετε με την δημιουργία σχετικού παραστατικού απευθείας από τη σελίδα. Ξεκινήστε πατώντας "Τιμολόγηση"- το σύστημα θα εντοπίσει τις εγγραφές χρόνου καθώς και τις καταγραφές εξόδων που έχουν συσχετιστεί με το έργο ως χρεώσιμες. Στην επόμενη σελίδα θα μπορέσετε να ορίσετε με ποιό τρόπο θα εμφανίζονται στο τιμολόγιό σας.

7) Ελέγξτε την παραγωγικότητα της ομάδας σας

Όπως είδαμε παραπάνω, η καταγραφή του χρόνου σας επιτρέπει να προχωρήσετε στην εκτέλεση και κοστολόγηση του εκάστοτε έργου. Ωστόσο, δίνει και την επιπλέον δυνατότητα οργάνωσης του χρόνου των συνεργατών σας, με την τήρηση εβδομαδιαίου timesheet. Εφόσον είστε υπεύθυνος έργου, μπορείτε να έχετε την παρακάτω εικόνα ανά μέλος, για τα έργα που παρακολουθείτε:

Το timesheet "συμπληρώνεται" αυτόματα κάθε φορά που εργαζόμενος καταγράφει χρόνο ανά έργο και εργασία (με εγγραφή 'ζωντανά' ή προσθήκη της διάρκειας αυτής)

Σχετικά άρθρα:

Did this answer your question?