Κάθε νέος λογαριασμός στο Elorus έχει ένα αρχικό πρότυπο- με τον τίτλο "Προεπιλογή" - το οποίο μπορείτε να επεξεργαστείτε και να χρησιμοποιήσετε ευθύς αμέσως. Όλες οι ρυθμίσεις που αφορούν την εμφάνιση των παραστατικών μπορούν να αποθηκευθούν μέσω του προτύπου, καθώς σας επιτρέπουν να προσαρμόσετε την εμφάνιση των παραστατικών εισάγοντας λογότυπο, επιλέγοντας διαφορετικά χρώματα καθώς και (προ)συμπληρώνοντας σημειώσεις στα ελεύθερα πεδία.

Κατά τη δημιουργία ενός νέου παραστατικού μπορείτε να επιλέξετε το πρότυπό του, ώστε το παραστατικό να αρχικοποιηθεί με τις ρυθμίσεις που έχετε ορίσει στο σε αυτό. Αυτό θα σας επιτρέψει να έχετε διαφορετική εμφάνιση ανά παραστατικό, σε περιπτώσεις που η επιχείρηση διαθέτει πολλαπλά brands/δραστηριότητες και φυσικά όταν επιθυμείτε να τιμολογήσετε σε διαφορετικές γλώσσες.

Για να εντοπίσετε, να επεξεργαστείτε και γενικότερα για τη διαχείριση των διαθέσιμων προτύπων, μπορείτε να μεταβείτε στο μενού "Ρυθμίσεις-> Πρότυπα"

Σημαντικό! Το εκάστοτε πρότυπο καθορίζει την εμφάνιση των παραστατικών όχι όμως τον τύπο εγγράφου της κάθε καταχώρησης, για τον οποίο υπάρχει σχετικό πεδίο. Διαβάστε περισσότερα.

Προεπιλεγμένο πρότυπο ανά επαφή


Κατά την προσθήκη ή επεξεργασία ενός πελάτη, μπορείτε να ορίσετε τα παραστατικά να εκδίδονται με ένα συγκεκριμένο πρότυπο σε περίπτωση που έχετε δημιουργήσει παραπάνω από ένα. Από το πεδίο "Πρότυπο" επιλέγετε το επιθυμητό από τη λίστα.

Προσθήκη προτύπων

Μπορείτε να δημιουργήσετε απεριόριστο αριθμό προτύπων ανάλογα με τις ανάγκες σας.

Στη σελίδα "Ρυθμίσεις-> Πρότυπα", κάνετε κλικ στο κουμπί +Προσθήκη, για να ξεκινήσετε. Τα πρώτα που καλείστε να ορίσετε είναι:

  •  ο τίτλος 
  • η γλώσσα
  • και το αν θα είναι προεπιλογή. Το προεπιλεγμένο πρότυπο θα χρησιμοποιηθεί κατά την αυτόματη δημιουργία τιμολογίων (π.χ. τιμολόγηση προσφορών) και θα είναι προεπιλεγμένο στις φόρμες δημιουργίας εγγράφων.

Κάνοντας κλικ στο Επόμενο, θα οδηγηθείτε σε ένα πρότυπο "δείγμα" για να μπορέσετε να ρυθμίσετε τις επιλογές εμφάνισης και ταυτόχρονα να έχετε προεπισκόπηση του πώς θα είναι τα επίσημα έγγραφά σας πριν τις οριστικοποιήσετε.

*Σημειώνουμε, ότι το μέγεθος του εκτυπώσιμου ορίζεται αυτοματοποιημένα από το σύστημα σύμφωνα με τη γεωγραφική σας περιοχή (για Ελλάδα, αυτό είναι το Α4). Παρόλα αυτά, μπορείτε, εφόσον το επιθυμείτε, να αλλάξετε τη ρύθμιση με επεξεργασία. Εκεί, μπορείτε να επιλέξετε A4 ή US letter αντίστοιχα, αν θεωρείτε ότι κάτι από αυτά θα εξυπηρετήσει τον πελάτη σας.

Επεξεργασία προτύπου

Είτε πρόκειται για την προεπιλογή είτε για πρότυπο που έχετε δημιουργήσει με τα παραπάνω βήματα, έχετε τη δυνατότητα να προχωρήσετε με τις αλλαγές της εμφάνισης που αναφέρονται στο άρθρο. Το μόνο που έχετε να κάνετε είναι να κλικάρετε επάνω στο παραστατικό και να κάνετε "Επεξεργασία". Θα μπορέσετε έτσι να αξιοποιήσετε τις δυνατότητες προσαρμογής που προσφέρει το σύστημα.

Tip! Ενεργοποιήστε τον online οδηγό επεξεργασίας κάνοντας κλικ στο "σωσίβιο", στο κάτω μέρος της σελίδας.

Για να προχωρήσετε σε επεξεργασία του μηνύματος email παραστατικών πώλησης/προσφορών, κάν'τε κλικ στην επιλογή "μηνύματα email". Διαβάστε περισσότερα στη σχετικήη παράγραφο του οδηγού.

Γενικές πληροφορίες

Κάνοντας κλικ στα διάφορα πεδία, όπου υπάρχει το εικονίδιο "μολύβι" μπορείτε να εισάγετε δικές σας πληροφορίες. Από το πεδίο επεξεργασίας που βρίσκεται δεξιά του δείγματος.


Εταιρεία
Η επωνυμία της εταιρείας σας. Στο πεδίο "Μεταφράσεις" μπορείτε να εισάγετε την επωνυμία στις διαθέσιμες γλώσσες που διαθέτει η εφαρμογή.

Στοιχεία εταιρείας
Αρχικά, το πεδίο αυτό φέρει τις πληροφορίες που έχετε καταχωρήσει στο μενού "Ρυθμίσεις εταιρείας". Εδώ, μπορείτε να επεξεργαστείτε τα στοιχεία αυτά όπως επιθυμείτε να εμφανίζονται, χωρίς να επηρεάζονται οι ρυθμίσεις.

Μπορείτε να εισάγετε π.χ. τον αρ. ΓΕΜΗ της εταιρείας σας ή όποια άλλη σχετική πληροφορία κρίνετε απαραίτητη.

Λογότυπο
Το λογότυπο που θα εμφανίζεται επάνω στα παραστατικά. Επιτρέπονται αρχεία εικόνας (JPEG, PNG) ή SVG αρχεία. Οι βέλτιστες διαστάσεις του λογότυπου είναι τα 960x540 pixels και σε περίπτωση που το αρχείο σας είναι μεγαλύτερο, το Elorus θα το προσαρμόσει στις παραπάνω διαστάσεις.

Δραστηριότητα
Η δραστηριότητά σας ή ένα slogan, όπως ακριβώς θέλετε να εμφανίζεται επάνω στα παραστατικά.

Ηλεκτρονική υπογραφή
Μπορείτε να μεταφορτώσετε ένα αρχείο εικόνας της σκαναρισμένης υπογραφής σας ή της σφραγίδας της εταιρείας σας.


Ρυθμίσεις σχεδίασης

Πέρα από την εισαγωγή λεκτικών και εικόνων όπου αυτά επιτρέπονται, μπορείτε να προχωρήσετε και σε αλλαγή των σχεδιαστικών λεπτομερειών των παραστατικών σας. Οι κύριες επιλογές είναι οι παρακάτω:

Διάταξη: Η μορφή εμφάνισης του παραστατικού. Αυτή τη στιγμή το Elorus έχει μια βιβλιοθήκη τεσσάρων διατάξεων από την οποία μπορείτε να διαλέξετε.

Παραλλαγή: Κάθε διάταξη έχει μια συλλογή από χρωματικές παραλλαγές. Επιλέξτε αυτή που ταιριάζει καλύτερα στην εταιρική σας ταυτότητα.

Μέγεθος γραμματοσειράς: Μπορείτε να επιλέξετε ανάμεσα σε μικρή, κανονική και μεγάλη γραμματοσειρά.

Ρυθμίσεις περιεχόμενου

Προσωπικές πληροφορίες χρήστη
Εάν επιλέξετε να εμφανίζονται οι πληροφορίες αυτές, επάνω στα παραστατικά θα αναγράφεται το ονοματεπώνυμο, το email και το τηλέφωνο επικοινωνίας του φυσικού προσώπου που το δημιούργησε. Οι πληροφορίες αντλούνται από το προφίλ του χρήστη στο Elorus.

Προσωπικές πληροφορίες πελάτη
Εάν επιλέξετε να εμφανίζονται οι πληροφορίες αυτές, επάνω στα παραστατικά θα αναγράφονται τα προσωπικά στοιχεία (όνομα, τηλέφωνο, email) που έχετε ορίσει στην επαφή του πελάτη.

Πίνακας γραμμών

Μπορείτε να εμφανίσετε / αποκρύψετε τις διάφορες στήλες του πίνακα προϊόντων και υπηρεσιών του παραστατικού.

  • Περιγραφή
  • Κωδικός προϊόντος
  • Ποσότητα
  • Μονάδα μέτρησης
    Εμφάνιση μονάδας μέτρησης
    Καθορίστε εάν και πώς θέλετε να εμφανίζεται η στήλη μονάδας μέτρησης στο έγγραφο.
  • Έκπτωση
    Εμφάνιση έκπτωσης
    Η απόκρυψη της στήλης έκπτωσης θα ισχύσει μόνο όταν κανένα προϊόν/υπηρεσία δεν είναι σε έκπτωση.
  • ΦΠΑ

Πίνακας συνόλων

Εξοφλημένο/ανεξόφλητο ποσό
Εμφανίστε ή αποκρύψτε το εξοφλημένο / ανεξόφλητο ποσό για το συγκεκριμένο παραστατικό. Οι τιμές αυτές αντικατοπτρίζουν τα υπόλοιπα τη στιγμή της εκτύπωσης / αποστολής.

Υπόλοιπο πελάτη
Απόκρυψη ή εμφάνιση του συνολικού υπολοίπου πελάτη από την εκτυπώσιμη μορφή του παραστατικού.

Πίνακας ΦΠΑ
Αν το επιλέξετε, στο κάτω μέρος των εγγράφων σας θα εμφανίζεται ένας πίνακας με τη ανάλυση ΦΠΑ ανά συντελεστή.

Όροι & σημειώσεις

Μπορείτε να έχετε ξεχωριστούς όρους και σημειώσεις για κάθε τύπο εγγράφων, για παράδειγμα άλλους όρους και τα παραστατικά πώλησης και διαφορετικούς για τα πιστωτικά και τις προσφορές σας.

Αρκεί να δηλώσετε για ποια κατηγορία εγγράφων θα θέλατε να ορίσετε σημειώσεις (πεδίο Δείγμα εγγράφου).

Στη συνέχεια, κάνετε κλικ στο πεδίο Όροι & σημειώσεις του δείγματος και είστε σε θέση να πληκτρολογήσετε τους επιθυμητούς στο πεδίο επεξεργασίας. Στο πεδίο αυτό εισάγετε οποιαδήποτε πληροφορία επιθυμείτε σχετικά με την πολιτική συναλλαγών που ακολουθεί η εταιρεία σας ή ακόμα και τον τρόπο ή χρόνο που επιθυμείτε να εξοφλούνται τα παραστατικά σας.

Σημειώστε, πως το δείγμα χρησιμοποιεί έναν από τους διαθέσιμους τύπους εγγράφων ανά κατηγορία. Ο τίτλος του παραστατικού που καταχωρείται προκύπτει από την επιλογή του τύπου εγγράφου κατά την προσθήκη.

Μηνύματα email

Στο κάτω μέρος του δείγματος υπάρχει η επιλογή "Μηνύματα email".


Από εδώ, μπορείτε να ορίσετε το μήνυμα που θα εμφανίζεται ως προεπιλογή όταν αποστέλλετε τα παραστατικά και τις προσφορές σας μέσω email στους πελάτες σας, στην κάθε γλώσσα.

Μπορείτε επίσης να ενσωματώσετε χρήσιμες πληροφορίες στα μηνύματα αυτά, όπως το μόνιμο σύνδεσμο του εγγράφου, το υπόλοιπο του πελάτη ή το ανεξόφλητο ποσό του εγγράφου εάν πρόκειται για παραστατικό πώλησης χρησιμοποιώντας τις αντίστοιχες μεταβλητές.

Αν επιθυμείτε να στείλετε μηνύματα σε ξένη γλώσσα, θα χρειαστεί να δημιουργήσετε ξεχωριστό πρότυπο για την κάθε γλώσσα.

Διαγραφή/Αρχειοθέτηση προτύπων

Οι δύο αυτές επιλογές σας επιτρέπουν να βάλετε σε τάξη τη λίστα των προτύπων σας, προστατεύοντας παράλληλα ην ακεραιτότητα των δεδομένων. H δυνατότητα παρέχεται και μαζικά μέσω της επιλογής "Ενέργειες-> Διαγραφή επιλεγμένων" , και μεμονωμένα εντός του εκάστοτε προτύπου (κουμπί Διαγραφή)

Ένα πρότυπο μπορεί να διαγραφεί εφόσον δεν υπάρχει παραστατικό στο οποίο έχει εφαρμοστεί. Για παράδειγμα, εάν δημιουργηθεί εκ παραδρομής. Άπαξ και σχετίζεται με κάποιο άλλο έγγραφο, η διαγραφή δεν επιτρέπεται: το πρότυπο παραμένει στο σύστημα για λόγους ακεραιότητας δεδομένων.

Τι γίνεται όμως στην περίπτωση που ένα πρότυπο έχει εφαρμοστεί σε πολλαπλά παραστατικά στο παρελθόν, χωρίς να υφίσταται πλέον ανάγκη για χρήση του; Η αλλαγή στοιχείων επιχείρισης είναι ένα χαρακτηριστικό παράδειγμα ύπαρξης τέτοιων προτύπων. 

Αυτό που θα εξυπηρετήσει είναι η Αρχειοθέτηση επιλεγμένων, για όσα πρότυπα έχουν "λήξει". Τα πρότυπα αυτά θα συνεχίζουν να υπάρχουν στο σύστημα διατηρώντας έτσι την εμφάνιση των παραστατικών που είχατε εκδόσει με χρήση τους. Παρ'ολα αυτά, δε θα εμφανίζονται κατά την καταχώρηση παραστατικού προλαμβάνοντας την εκ παραδρομής χρήση προτύπου.

Επιπλέον, βοηθούν στην εμφάνιση και τη χρηστικότητα της λίστας προτύπων καθεαυτό, καθώς τα αρχειοθετημένα πρότυπα εμφανίζονται σε διαφορετική λίστα. Μπορείτε να πλοηγηθείτε μεταξύ των λιστών από τα κουμπιά στο δεξιά σας (απεικονίζονται παρακάτω)

Αντίστροφα, ένα πρότυπο που έχει αρχειοθετηθεί αλλά επιθυμείτε την επαναφορά του, μπορεί κανονικά να ξαναγίνει ενεργό. Η εντολή "Ενεργοποίηση επιλεγμένων" είναι διαθέσιμη στο μενού "Ενέργειες" της λίστας των αρχειοθετημένων.


Σχετικά άρθρα






Did this answer your question?