Το Elorus υποστηρίζει τη δημιουργία και διαχείριση τριών διαφορετικών κατηγοριών εγγράφων: Χρεωστικά παραστατικά, Πιστωτικά παραστατικά και Προσφορές. Για κάθε μία από αυτές τις κατηγορίες, έχετε τη δυνατότητα να ορίσετε διαφορετικούς τύπους εγγράφων.

Χρεωστικά παραστατικά νοούνται όλα τα είδη παραστατικών πώλησης που καταγράφουν τα οφειλόμενα από τον πελάτη σας ποσά για την εκάστοτε αγορά προϊόντων/υπηρεσιών. Στην κατηγορία ανήκουν τα τιμολόγια, οι αποδείξεις παροχής υπηρεσιών κλπ και διατίθενται στην προσθήκη από το μενού "Πωλήσεις".


Πιστωτικά παραστατικά είναι όλα όσα καταγράφουν επιστροφή χρημάτων από εσάς προς τον πελάτη. Όσα είδη περαστούν στην κατηγορία βρίσκονται διαθέσιμα από το μενού "...Περισσότερα-> Πιστωτικά πώλησης".

Προσφορές είναι όλες εκείνες οι καταγραφές που αποστέλλετε στον πελάτη ως πρόταση συνεργασίας, και μπορεί να είναι μία πρόταση υπηρεσίας με ένα ορισμένο κόστος, μία proforma ή κι ένα δελτίο αποστολής. Προϋπόθεση είναι η δημιουργία τους εδώ, και χρησιμοποιούνται από την ομώνημη λειτουργία στο κεντρικό μενού.

Σημείωση: οι τύποι εγγράφων αναφέρονται στα παραστατικά που δημιουργείτε εσείς και παραδίδετε/αποστέλλετε στους πελάτες σας. Σε ότι αφορά την εισαγωγή αρχείου που έχει εκδόσει σε εσάς προμηθευτής σας, ο τύπος έχει ήδη ρυθμιστεί από εκείνον. Εάν, παρόλα αυτά επιθυμείτε την παρακολούθηση του τύπου παραστατικών που λαμβάνετε, δεν έχετε παρά να αξιοποιήσετε τη λειτουργία "Κατηγοριοποιήσεις"

Τύποι εγγράφων (προκαθορισμένοι)

Οι παρακάτω τύποι εγγράφων δημιουργούνται αυτόματα όταν εγγράφεται μία νέα εταιρεία στο Elorus,

  • Τιμολόγιο (Χρεωστικά παραστατικά)
  • Τιμολόγιο παροχής υπηρεσιών (Χρεωστικά παραστατικά & μόνο για εταιρεία με βάση την Ελλάδα)
  • Απόδειξη λιανικής (Χρεωστικά παραστατικά & μόνο για εταιρεία με βάση την Ελλάδα)
  • Απόδειξη παροχής υπηρεσιών (Χρεωστικά παραστατικά & μόνο για εταιρεία με βάση την Ελλάδα)
  • Πιστωτικό τιμολόγιο (Πιστωτικά παραστατικά)
  • Απόδειξη επιστροφής (Πιστωτικά παραστατικά & μόνο για εταιρεία με βάση την Ελλάδα)
  • Προσφορά (Προσφορές)

Προσθήκη τύπων εγγράφων


Φυσικά έχετε το ελεύθερο να διαχειριστείτε τους παραπάνω τύπους με βάση τις ανάγκες σας, καθώς μπορείτε να δημιουργήσετε νέους τύπους εγγράφων. Επιπλέον, μπορείτε να αρχειοθετήσετε όσους από αυτούς δεν προτίθεστε να χρησιμοποιήσετε για την καλύτερη εσωτερική σας οργάνωση.

Για παράδειγμα, μπορείτε μέσα στις προσφορές να δημιουργήσετε ένα νέο τύπο "Προτιμολόγιο". Έτσι μπορείτε να εκμεταλλευτείτε την λειτουργικότητα των προσφορών και να εκδίδετε τα προτιμολόγιά σας με δική τους αρίθμηση αλλά και να τα μετατρέπετε σε κανονικά τιμολόγια με ένα κλικ. Δείτε περισσότερες οδηγίες για προτιμολόγια εδώ.

Κάθε τύπος εγγράφων ακολουθεί αυτόματα ξεχωριστή αρίθμηση.

Για να δημιουργήσετε ένα καινούργιο τύπο εγγράφων επιλέγετε "Ρυθμίσεις -> Τύποι εγγράφων-> Προσθήκη"

Εκεί, θα κληθείτε να συμπληρώσετε τα παρακάτω πεδία:

  • Εφαρμογή: Καθορίζει την κατηγορία εγγράφου για την οποία θα έχει ισχύ ο εκάστοτε τύπος (Χρεωστικά παραστατικά, Πιστωτικά παραστατικά ή Προσφορές)
  • Τίτλος: Ο τίτλος ή η αντίστοιχη μετάφρασή του (βλ. κάτω) εμφανίζεται στην εκτυπώσιμη μορφή του εγγράφου.
  • Μεταφράσεις: Η εμφάνιση του τίτλου στο εκτυπώσιμο, σύμφωνα με τη γλώσσα του εκάστοτε παραστατικού.
  • Ρόλος σε ΜΥΦ (ελληνικές επιχειρήσεις): Καθορίζει αν τα έγγραφα αυτού του τύπου θα πρέπει να συμπεριληφθούν στην αναφορά μηνιαίας κατάστασης πελατών / προμηθευτών, ως τιμολόγια ή αποδείξεις (το πεδίο είναι έγκυρο μόνο για επιχειρήσεις που έχουν την έδρα τους στην Ελλάδα).
  • Προεπιλογή: Εάν ενεργοποιηθεί το πεδίο, ο συγκεκριμένος τύπος θα είναι προεπιλεγμένος κάθε φορά που δημιουργείτε ένα νέο έγγραφο. Ταυτόχρονα, θα είναι και ο τύπος που παίρνει ένα έγγραφο όταν δημιουργείται αυτόματα. Για παράδειγμα, εάν το "Τιμολόγιο παροχής υπηρεσιών" είναι ο προεπιλεγμένος τύπος για τα χρεωστικά παραστατικά, κάθε φορά που μετατρέπετε μια προσφορά σε παραστατικό, το τελευταίο θα φέρει τον τίτλο "Τιμολόγιο παροχής υπηρεσιών"". Ανά πάσα στιγμή πρέπει να υπάρχει μία μοναδική εγγραφή ως προεπιλογή για κάθε κατηγορία εγγράφων (μία προεπιλογή για χρεωστικά παραστατικά, μία για πιστωτικά παραστατικά και μία για προσφορές). Σημειώστε πως σε περίπτωση που ένας τύπος έχει οριστεί ως η προεπιλογή δεν επιτρέπεται η διαγραφή του έως ότου ορίσετε κάποιον άλλο τύπο ως προεπιλογή.

Διαγραφή τύπου εγγράφων

Για να διαγράψετε ένα τύπο εγγράφων θα πρέπει να ισχύουν τα παρακάτω:

  • Να μην υπάρχουν παραστατικά αποθηκευμένα που να τον αφορούν. 
  • Να μην εφαρμόζει σε κάποια σειρά παραστατικών.
  • Να μην είναι προεπιλογή. 

Εφόσον τα παραπάνω ισχύουν μπορείτε να τον διαγράψετε από τη λίστα ή από τη σελίδα προβολής του.

Από τη λίστα

Επιλέγετε τον τύπο εγγράφων που θέλετε να διαγράψετε και κάνετε κλικ στο Ενέργειες -> Διαγραφή επιλεγμένων. Μπορεί να χρησιμοποιηθεί για ταυτόχρονη διαγραφή πολλαπλών τύπων εγγράφων.

Από τη σελίδα προβολής

Κάνετε επεξεργασία του επιθυμητού τύπου εγγράφων και κλικ στο κουμπί Διαγραφή.

Αρχειοθέτηση τύπου εγγράφων

Αν δεν επιθυμείτε να διαγράψετε όλα τα παραστατικά που έχετε εκδώσει σε κάποιον τύπο αλλά θέλετε να μην εμφανίζεται πλέον ως επιλογή κατά την προσθήκη νέων εγγράφων, μπορείτε απλά να τον απενεργοποιήσετε. Αυτό μπορεί να γίνει από τη λίστα με τους τύπους εγγράφων ή στη σελίδα προβολής του καθενός.

Από τη λίστα

Επιλέγετε τον τύπο εγγράφων που θέλετε να απενεργοποιήσετε και κάνετε κλικ στο Ενέργειες -> Αρχειοθέτηση επιλεγμένων. Η εντολή μπορεί να χρησιμοποιηθεί για ταυτόχρονη αρχειοθέτηση πολλαπλών τύπων

Σχετικά άρθρα

Did this answer your question?