Από το μενού  "Πωλήσεις" κάνετε κλικ στο Προσθήκη ώστε να ανοίξει η φόρμα εισαγωγής στοιχείων.


Tip! Εάν είναι η πρώτη φορά που εκδίδετε παραστατικό στο elorus, αξίζει να ελέγξετε τις δυνατότητες προσαρμογής εμφάνισης που παρέχονται και τις λοιπές ρυθμίσεις τιμολόγησης.

1) Επιλογή πελάτη


Στο πρώτο και απαραίτητο βήμα για τη δημιουργία παραστατικού πώλησης. καλείστε να ορίσετε τον πελάτη στον οποίο θα το εκδώσετε. Χωρίς αυτό δε θα ενεργοποιηθούν προς συμπλήρωση οι γραμμές προϊόντων/υπηρεσιών.


Το πρώτο βήμα για τον ορισμό του πελάτη είναι η επιλογή του από τη σχετική λίστα στη φόρμα δημιουργίας ενός παραστατικού (αναζητείστε με τα πρώτα του γράμματα).Το Elorus θα συμπληρώσει αυτόματα τα στοιχεία πελάτη (Επωνυμία, διεύθυνση, ΑΦΜ κλπ) βάσει επαφής.

>Σε περίπτωση νέας επαφής, μπορείτε να κάνετε την καταχώρηση των στοιχείων πελάτη χωρίς να διακόψετε την προσθήκη τιμολογίου, επιλέγοντας την εντολή "+Προσθήκη νέου πελάτη"

>Νόμισμα του παραστατικού θα οριστεί η αντίστοιχη προεπιλογή στην επαφή πελάτη (εάν υπάρχει). Φυσικά, μπορείτε να κάνετε την επιλογή σας και στο παραστατικό, όπως θα δείτε και στη σχετική παράγραφο.

>Όπως και με το νόμισμα, η προεπιλογή φόρου της επαφής θα ορίσει και το φόρο (ΦΠΑ) που ισχύει για το εκάστοτε προϊόν, επεξεργάσιμος στην καταχώρηση των γραμμών προϊόντος.


Σημείωση: Εάν επιθυμείτε να τροποποιήσετε κάποιο από τα στοιχεία μόνο για το συγκεκριμένο παραστατικό, επιλέξτε "Στοιχεία πελάτη". Τυχόν αλλαγές δεν θα επηρεάσουν την αρχική επαφή (θα πρέπει να επεξεργαστείτε την επαφή του πελάτη.

2) Επιλογή τύπου εγγράφων-ορισμός σειράς αρίθμησης


Το πρόγραμμα θα έχει ορίσει πιλέξετε ανάμεσα στους διαθέσιμους τύπους εγγράφων που υπάρχουν ήδη στην εφαρμογή. Στο σχετικό πεδίο επιλέγετε τον επιθυμητό από τη λίστα κάνοντας κλικ στο βέλος. Αν θέλετε να δημιουργήσετε ένα παραστατικό αλλά χρειάζεστε κάποιο τύπο εγγράφων που δεν υπάρχει ήδη, μπορείτε πολύ εύκολα να τον δημιουργήσετε. Για οδηγίες επισκεφθείτε το σχετικό άρθρο.

Το πεδίο "Aριθμός" από προεπιλογή είναι ρυθμισμένο στην αυτόματη αρίθμηση. Αν έχετε δημιουργήσει σειρές μπορείτε να επιλέξετε από το πεδίο, όπως φαίνεται στην εικόνα (Β). Το σύστημα θα συνεχίσει την αρίθμηση της εκάστοτε σειράς, εκτός κι αν καταγράψετε χειροκίνητα τον αριθμό έναρξης.

> Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τη δημιουργία σειρών, μπορείτε να επισκεφθείτε το άρθρο για την αρίθμηση εγγράφων.

3) Ημερομηνία έκδοσης-λήξης

Μπορείτε να επιλέξετε την ημερομηνία που επιθυμείτε από το ημερολόγιο ή πληκτρολογώντας στο πεδίο.

Εξόφληση έως

Προεραιτικά, Στο πεδίο "Εξόφληση έως" μπορείτε να καταχωρήσετε και ημερομηνία λήξης για το έγγραφο, στην περίπτωση που ορίζετε συγκεκριμένη περίοδο πίστωσης στους πελάτες σας. Επιλέξτε την ημερομηνία ή το χρονικό περιθώριο αποπληρωμής (για να υπολογίσει την ημερομηνία το σύστημα.

Θα λάβετε ειδοποίηση μόλις η ημερομηνία παρέλθει (το παραστατικό θα μαρκαριστεί αυτόματα "Ληξιπρόθεσμο"), ενώ μπορείτε να ορίσετε αυτοματοποιημένες υπενθυμίσεις πριν ή μετά τη λήξη αυτή, για τους πελάτες ή και την ομάδας σας.


4) Νόμισμα, Υπολογισμοί ποσών

Η προεπιλογή νομίσματος του οργανισμού σας ή του πελάτη σας θα είναι και αυτή του παραστατικού πώλησης (προτεραιότητα στην προεπιλογή δίνεται στο νόμισμα της επαφής). Το παραπάνω δεν είναι δεσμευτικό, καθώς το elorus υποστηρίζει πολλαπλά νομίσματα. Φυσικά, μπορείτε να προβείτε επί τόπου σε αλλαγή της επιλογής αυτής (Από το "Μολυβάκι).

Από το πεδίο "Τα ποσά είναι", μπορείτε να καθορίσετε τον τρόπο με τον οποίο ο Elorus θα υπολογίσει τους φόρους για τα προϊόντα / τις υπηρεσίες σας.

>Όταν είναι επιλεγμένη η εντολή είναι "Προ φόρων". Αυτό σημαίνει ότι η τιμή μονάδας που καταχωρείτε είναι προ φόρων και αρχική και πάνω σε αυτή θα εφαρμοστούν τυχόν φόροι και εκπτώσεις.

>Σε διαφορετική περίπτωση (μετά φόρων) καταχωρείτε το ποσό που θα καταβάλει ο πελάτης για το κάθε προϊόν. Το elorus θα υπολογίσει στη συνέχεια ποιές οι καθαρές αξίες/αρχικές τιμές και θα τις καταγράψει .

5) Γραμμές προϊόντων/υπηρεσιών

Ένα παραστατικό δεν μπορεί να υφίσταται χωρίς να υπάρχει καταγραφή των προϊόντων/υπηρεσιών τα οποία αφορά. Επομένως, η συμπλήρωση έστω μίας γραμμής παραστατικού είναι υποχρεωτική.

Στον πίνακα "Προϊόντα/υπηρεσίες" μπορείτε να εισάγετε προϊόντα που έχετε ήδη καταχωρήσει ή και να τα εισάγετε χειροκίνητα.

Επιλογή αποθηκευμένου προϊόντος

Αρχίζοντας να πληκτρολογείτε τα πρώτα νούμερα κωδικού/γράμματα προϊόντος στο πεδίο Προϊόν θα σας εμφανιστεί μια λίστα από την οποία μπορείτε να επιλέξετε το επιθυμητό από τα ήδη υπάρχοντα.

> Όταν επιλέγετε είδος από τη λίστα, το elorus θα αντιγράψει για εσάς όλα τα στοιχεία προϊόντος όπως αυτά έχουν καταχωρηθεί στη λίστα προϊόντων (μονάδα μέτρησης, τιμή, φόρος). Φυσικά, μπορείτε να πραγματοποιήσετε αλλαγές επί τόπου.


>Η συσχέτιση του παραστατικού με συγκεκριμένο προϊόν, διασφαλίζει και τη σωστή διαχείριση αποθέματος για τα είδη στα οποία έχετε επιλέξει να παρακολουθούνται, κάτι που δε συμβαίνει με την απλή πληκτρολόγηση του τίτλου.

> Επιπλέον, η χρήση του πεδίου αναζήτησης θα καταγράψει τις σχετικές πωλήσεις στην αναφορά προϊόντων/υπηρεσιών (είτε πρόκειται για αγαθό είτε για υπηρεσία), ακόμα και αν κατά την τιμολόγηση κάποια πεδία αλλάξουν (πχ τιμή ανά μονάδα). 

Σημαντικές Σημειώσεις:  

  • Οι φόροι εφαρμόζονται σε κάθε προϊόν ξεχωριστά. Αυτό σημαίνει πως το εκάστοτε είδος μπορεί να έχει το δικό του συντελεστή. Για το ΦΠΑ συγκεκριμένα, μπορείτε να εμφανίσετε πίνακα.
  • Όταν έχετε ορίσει προεπιλογή ΦΠΑ στα προϊόντα αλλά και στην επαφή, προτεραιότητα δίδεται στην προεπιλογή της επαφής. Εάν για παράδειγμα το προϊόν έχει καταχωρηθεί με φόρο 13%, αλλά ο πελάτης έχει 6% φόρο εντός της επαφής-το σύστημα θα χρησιμοποιήσει το συντελεστή που επιλέχθηκε στην επαφή (6%), εκτός και εάν γίνει κάποια αλλαγή από εσάς.

Εισαγωγή προϊόντος/υπηρεσίας χειροκίνητα
(δεν υπάρχει αποθηκευμένο προϊόν)


Μπορείτε να συμπληρώσετε χειροκίνητα το είδη του παραστατικού σας συμπληρώνοντας τα αντίστοιχα πεδία.

Εφαρμόσετε το ΦΠΑ στο πεδίο Φόροι. Εάν το ποσοστό ΦΠΑ που χρειάζεστε δεν είναι ήδη διαθέσιμο, μπορείτε να το δημιουργήσετε στη λειτουργία 'Φόροι'.

Σε περίπτωση που επιθυμείτε να αλλάξετε τη σειρά με την οποία εμφανίζονται τα είδη του παραστατικού, μπορείτε να κάνετε “drag and drop” κρατώντας πατημένο το ποντίκι σας πάνω στην ένδειξη (εντός του κόκκινου κύκλου).

Σημείωση: Σε περίπτωση που οι αξίες του παραστατικού επιθυμείτε να είναι σε διαφορετικό νόμισμα από αυτό του οργανισμού σας παρακαλώ πατήστε εδώ.

Παρακρατήσεις (προεραιτικά)

Κάτω από τις γραμμές προϊόντων θα βρείτε το πεδίο παρακρατήσεων. Εκεί, μπορείτε να καταγράψετε την παρακράτηση που αφορά το τιμολόγιό σας στο σύνολο της καθαρής αξίας παραστατικού.

Επισκεφτείτε τις ρυθμίσεις-> φόροι για να δημιουργήσετε μία νέα παρακράτηση.

Σημαντικό: Εάν η επιχείρησή σας βρίσκεται στην Ελλαδα και έχετε ενεργοποιημένη τη διασύνδεση με το myDATΑ, θα χρειαστεί να συμπληρώσετε επιπλέον:

  • Χαρακτηρισμό Εσόδων ανά γραμμή προϊόντος
  • Χαρακτηρισμό απαλλαγής ΦΠΑ (εφόσον πρόκειται για την περίπτωση)
  • Κατάσταση εξόφλησης παραστατικού πώλησης

Διαβάστε τα βήματα στις παραγράφους 2 και 3 του οδηγού. Τις πληροφορίες αυτές μπορείτε να επεξεργαστείτε και κατά την αποστολή των παραστατικών στα ηλεκτρονικά βιβλία.

6) Πρότυπο, Δημόσιες Σημειώσεις, Όροι και προϋποθέσεις

Το Πρότυπο που θα επιλέξετε ρυθμίζει την εμφάνιση των παραστατικών σας, όποιος και αν είναι ο τύπος εγγράφου σας. Η λειτουργία των προτύπων είναι και αυτή που σας επιτρέπει να τιμολογήσετε σε διαφορετική γλώσσα από αυτή του οργανισμού σας. Τα παρακάτω πεδία μπορούν να προ-συμπληρωθούν μέσω των αντίστοιχων πληροφοριών που πληκτρολογήθηκαν στο πρότυπο.

Οι δημόσιες σημειώσεις μπορούν να περιέχουν περαιτέρω διευκρινίσεις, όπως για παράδειγμα στοιχεία για την παραλαβή των προϊόντων εφόσον γίνει αποδεχτή η προσφορά.

Με παρόμοιο τρόπο χρησιμοποιείται το πεδίο όροι και προϋποθέσεις, με επιπλέον πληροφορίες όπως στοιχεία πληρωμής, προθεσμία αποδοχής (εάν κριθεί απαραίτητο) κά.

7) Επιλογή κατηγοριοποίησης

Το πεδίο σας επιτρέπει να καταγράψετε πληροφορία που αργότερα θα αξιοποιηθεί στεις αναφορές σας. Για παράδειγμα, καταγράφοντας το όνομα του εκπρόσωπου πωλήσεών σας, το όνομα αυτό θα μπορεί να εμφανιστεί στην αναφορά πωλήσεων, ακόμα και ως φίλτρο. Θα πρέπει προηγουμένως, να έχετε δημιουργήσει την κατηγοριοποίησή σας στο αντίστοιχο μενού. Κάτω από τον πίνακα προϊόντων / υπηρεσιών, θα δείτε το πεδίο επιλογής κατηγοριοποίησης (εικόνα).


Πρώτον, θα πρέπει να επιλέξετε την κατηγορία και στη συνέχεια την επιλογή η οποία αφορά το τιμολόγιο αυτό. Κάνοντας κλικ στο στοιχείο Προσθήκη νέου, μπορείτε να δημιουργήσετε μια νέα επιλογή κατηγοριοποίησης επιτόπου.

>Μπορείτε επίσης να αντιστοιχίσετε μια κατηγοριοποίηση από τη σελίδα προβολής κάθε εγγράφου, αφού το έχετε αποθηκεύσει (είτε ως προσχέδιο, είτε ως εκδόθηκε).

> Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με την Κατηγοριοποίηση εγγραφών, επισκεφθείτε το σχετικό άρθρο.


8) Αποθήκευση (Προσχέδιο/Εκδόθηκε)

Όταν δημιουργείτε ένα νέο παραστατικό, μπορείτε να επιλέξετε αν θα αποθηκευτεί σε κατάσταση προσχέδιο ή εκδόθηκε.

Προσχέδια (#Μ/Δ)

Στην κατάσταση αυτή μπορείτε να αποθηκεύετε και να επεξεργάζεστε όλα τα στοιχεία του τιμολογίου, να αλλάζετε τα προς τιμολόγηση προϊόντα / υπηρεσίες κλπ. 


Παράλληλα όμως, δεν μπορείτε να προσθέσετε εισπράξεις σε αυτό, ενώ δε συμμετέχει στις χρηματοοικονομικές αναφορές του Elorus.
Μπορείτε να ολοκληρώσετε την έκδοση από τη σελίδα απεικόνισης του παραστατικού.

Εκδόθηκε 

Εφόσον είστε έτοιμοι να εκδώσετε το τιμολόγιο, θα πρέπει από τη σελίδα επεξεργασίας του παραστατικού να επιλέξετε "Αποθήκευση ως Εκδόθηκε": 

Επιλογές αποθήκευσης

Ανάλογα με την επιλογή κατάστασης στο παραπάνω βήμα, ενδέχετε να μπορείτε να ολοκληρώσετε τη διαδικασία με τους παρακάτω τρόπους.

1) Πατώντας στο "Αποθήκευση" (διατίθεται και για τα δύο status). Θα ολοκληρωθεί η διαδικασία και θα ανοίξει η σελίδα απεικόνισης του παραστατικού. .

2) Εφαρμογή αλλαγών (διατίθεται για προσχέδια). Στην ουσία, δε θα αλλάξετε οθόνη, απλώς θα σώσετε τις έως τώρα αλλαγές σας. Προχωρήστε με κλικ στο βέλος (εικόνα κάτω).

3) Αποθήκευση και προσθήκη νέου (διατίθεται και για τα δύο status). Θα ολοκληρωθεί η διαδικασία και ταυτόχρονα θα "ανοίξει" η φόρμα συμπλήρωσης για το επόμενο παραστατικό σας.

Άλλες καταστάσεις

>Εξοφλημένο / Μερικώς εξοφλημένο

Εάν προσθέσετε κάποια είσπραξη, τότε η κατάσταση του παραστατικού αλλάζει σε μερικώς εξοφλημένο ή εξοφλημένο ανάλογα με το ποσό που εισπράξατε (για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τις εισπράξεις και τις πληρωμές δείτε το σχετικό άρθρο).

>Ληξιπρόθεσμο

Σε περίπτωση που έχετε ορίσει ημερομηνία εξόφλησης έως στο παραστατικό και αυτή έχει παρέλθει χωρίς να έχει εξοφληθεί πλήρως το παραστατικό, τότε η κατάστασή του αλλάζει σε ληξιπρόθεσμο.

Επεξεργασία


Εάν επιθυμείτε να προβείτε σε διορθώσεις αναφορικά με το παραστατικό πώλησης, επιλέξετε το αντίστοιχο κουμπί. Δείτε περισσότερα.

Σχετικά άρθρα

Did this answer your question?