Αποστολή αποδείξεων είσπραξης μέσω email

Η δυνατότητα αποστολής Εισπράξεων μέσω email στους πελάτες σας είναι ενεργή σε όλα τα πλάνα συνδρομής, ακόμα και στο δωρεάν, το μόνο που χρειάζεται είναι να έχει επιβεβαιωθεί η διεύθυνση email σας. Μόλις ολοκληρώσετε τη διαδικασία επιβεβαίωσης, θα μπορείτε να στείλετε με email κάθε τύπο είσπραξης για τον οποίο παράγεται εκτυπώσιμο.

Σελίδα αποστολής email

Για να στείλετε μία συγκεκριμένη Είσπραξη με email, πρώτα πατήστε το κουμπί Email που βρίσκεται στη σελίδα προβολής του και ύστερα θα μεταφερθείτε σε μια σελίδα αντίστοιχη της παρακάτω εικόνας.

Προς (παραλήπτης)

Το σύστημα εξαρχής χρησιμοποιεί ως παραλήπτη την πρωτεύουσα διεύθυνση email που έχει καταχωρηθεί στην επαφή του πελάτη. Πατώντας το βελάκι δίπλα από το πεδίο αυτό, σας εμφανίζεται μια λίστα με όλα τα email της επαφής εάν θέλετε να διαλέξετε κάποιο άλλο.

Επίσης, πατώντας το σύνδεσμο Νέα διεύθυνση μπορείτε να πληκτρολογήσετε μια άλλη διεύθυνση που δεν υφίσταται στην επαφή και αν επιθυμείτε, τσεκάροντας το Αποθήκευση της διεύθυνσης στην επαφή για μελλοντική χρήση, το σύστημα θα καταχωρήσει αυτό το email στην επαφή.

Cc (κοινοποίηση)

Το πεδίο Cc χρησιμοποιείται εάν θέλετε να κοινοποιήσετε την απόδειξη σε επιπλέον διευθύνσεις, εκτός του παραλήπτη. Εδώ μπορείτε να εισάγετε μία ή παραπάνω διευθύνσεις email χειροκίνητα και πατάτε Enter για να τη δεχτεί το σύστημα.

Πατώντας τον κέρσορα στο πεδίο αυτό θα παρατηρήσετε ότι σας εμφανίζεται αυτόματα μια λίστα με τις διευθύνσεις email των χρηστών του οργανισμού. Με αυτόν τον τρόπο μπορείτε να ενημερώσετε τους συνεργάτες σας (π.χ. το λογιστήριό σας) ότι στείλατε με email την είσπραξη στην επαφή.

Εάν τείνετε να συμπληρώνετε συχνά τις ίδιες διευθύνσεις email προς κοινοποίηση, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη ρύθμιση Προεπιλεγμένες διευθύνσεις email CC (που βρίσκεται στο μενού Ρυθμίσεις > Ρυθμίσεις εφαρμογής) ώστε οι διευθύνσεις να είναι πάντα προσυμπληρωμένες στη φόρμα αποστολής του email.

Bcc (κρυφή κοινοποίηση)

Σε αυτό το πεδίο ορίζετε επιπλέον διευθύνσεις παραληπτών οι οποίες δεν επιθυμείτε να είναι ορατές από τον παραλήπτη. Ο τρόπος λειτουργίας του πεδίου επιλογής διευθύνσεων Bcc είναι πανομοιότυπος με αυτόν του πεδίου Cc.

Απάντηση σε

Για λόγους ασφάλειας και εγγύησης υψηλής παραδοσιμότητας, το Elorus αποστέλλει πάντα, όλα τα μηνύματα, από μια ειδική διεύθυνση email της εφαρμογής. Παρόλα αυτά έχετε τη δυνατότητα να επιλέξετε σε ποια διεύθυνση θα παραδοθεί η απάντηση του παραλήπτη, σε περίπτωση που αυτός στείλει απαντητικό μήνυμα.

Ως διεύθυνση απάντησης, εξαρχής επιλέγεται η επιβεβαιωμένη διεύθυνση email του χρήστη που στέλνει το email. Εάν θέλετε να χρησιμοποιήσετε μια άλλη διεύθυνση, επισκεφθείτε τη σελίδα Ρυθμίσεις > Ρυθμίσεις εφαρμογής και συμπληρώστε το πεδίο Διεύθυνση απάντησης email. Σημειώστε πως πρέπει να επιβεβαιώσετε τη διεύθυνση ώστε να επιτραπεί η χρήση της. Εφόσον συμπληρώσετε το πεδίο προεπιλεγμένης διεύθυνσης απάντησης, το συγκεκριμένο email θα χρησιμοποιείται πάντα ως αποστολέας, ανεξαρτήτως του συνδεδεμένου χρήστη.

Πρότυπο email

Το Πρότυπο email καθορίζει, μεταξύ άλλων, το θέμα και το μήνυμα που θα αποσταλλεί. Αν και μπορείτε πάντα να επεξεργαστείτε το περιεχόμενο του μηνύματος email επιτόπου, τα πρότυπα έχουν ως στόχο να μειώσουν την χειροκίνητη πληκτρολόγηση που απαιτείται κατά τη διαδικασία αποστολής.

Στο πεδίο Πρότυπο email εμφανίζεται εξαρχής επιλεγμένη η εγγραφή που έχετε ορίσει ως Προεπιλογή στις ρυθμίσεις των Προτύπων email του οργανισμού σας. Φυσικά, μπορείτε πριν την αποστολή να επιλέξετε οποιοδήποτε άλλο πρότυπο έχετε δημιουργήσει.

Θέμα & Μήνυμα email

Το αρχικό προτεινόμενο μήνυμα του email προσυμπληρώνεται αυτόματα με βάση το επιλεγμένο Πρότυπο email. Παρόλα αυτά, μπορείτε να προσθέσετε επιπλέον πληροφορίες, ή να τροποποιήσετε τόσο το Θέμα όσο και το κεντρικό Μήνυμα (περιεχόμενο) του email χειροκίνητα, από τα αντίστοιχα πεδία της φόρμας.

Συνημμένα αρχεία

Κατά την αποστολή απόδειξης είσπραξης με email, το σχετικό PDF αρχείο της είσπραξης επισυνάπτεται πάντα στο μήνυμα. Σε περίπτωση που έχετε προσθέσει επιπλέον συνημένα αρχεία στην Είσπραξη και επιθυμείτε να τα κοινοποιήσετε στους παραλήπτες, μπορείτε να τα επιλέξετε μέσα από το πεδίο Συνημμένα αρχεία.

Ημερήσια όρια αποστολής email

Το κάθε πλάνο συνδρομής έχει το δικό του ημερήσιο όριο, όσον αφορά τον μέγιστο αριθμό email που μπορείτε να στείλετε. Ανάλογα λοιπόν με το πλάνο του οργανισμού σας τα όρια διαμορφώνονται ως εξής:

• Το Δωρεάν πλάνο έχει ημερήσιο όριο 10 email
• To Starter πλάνο έχει ημερήσιο όριο 30 email
• Το Standard πλάνο έχει ημερήσιο όριο 200 email
• Το Premium πλάνο έχει ημερήσιο όριο 500 email

Κάθε email μπορεί να έχει όριο 3 παραλήπτες, συν τον αριθμό των χρηστών του εκάστοτε οργανισμού. Για παράδειγμα, για έναν οργανισμό με 2 χρήστες συνολικά μπορείτε να ορίσετε 5 παραλήπτες. Το όριο αυτό ισχύει για τους παραλήπτες Cc και για Bcc ξεχωριστά. Άρα, στο προηγούμενο παράδειγμα μπορείτε να εισάγετε 5 παραλήπτες Cc και άλλους 5 Bcc.

Σε περίπτωση που χρειάζεστε μεγαλύτερα όρια, μπορείτε να επικοινωνήσετε μαζί μας.

Ιστορικό email

Το Elorus καταγράφει λεπτομέρειες για τις αποδείξης είσπραξης που στέλνετε με email, από την ημερομηνία αποστολής μέχρι και την παράδοσή τους στους παραλήπτες. Τα email χαρακτηρίζονται με διάφορες καταστάσεις ανάλογα με την περίπτωση:

• Αναμονή προς αποστολή: Το μήνυμα είναι προς αποστολή
• Απεστάλη: H υπηρεσία email έχει στείλει το μήνυμα, το οποίο μπορεί να παραδοθεί ή όχι.
• Παραδόθηκε: Ο παραλήπτης έλαβε το μήνυμα στα εισερχόμενά του
• Αναβλήθηκε: Το μήνυμα έχει καθυστερήσει (π.χ. λόγω γεμάτου γραμματοκιβωτίου του παραλήπτη, λόγω λογισμικών ανίχνευσης spam). Η υπηρεσία θα προσπαθήσει να παραδώσει το μήνυμα
• Απορρίφθηκε: Η υπηρεσία email αρνήθηκε να στείλει το μήνυμα. Προσπαθήστε ξανά.
• Δεν παραδόθηκε: το μήνυμα μπλοκαρίστηκε. Ελέγξτε την ορθότητα του email και προσπαθήστε ξανά

Αυτό το ιστορικό είναι διαθέσιμο σε δύο σημεία:

1. Mέσα από τη σελίδα προβολής της εκάστοτε Είσπραξης κάτω από τις πληροφορίες δημιουργίας. Κάνοντας κλικ στο εικονίδιο (i) στα δεξιά, θα δείτε επιμέρους λεπτομέρειες για την τελευταία αποστολή email.

2. Μέσα από το ιστορικό της κάθε Είσπραξης στη σελίδα Γεγονότα.