Αρίθμηση παραστατικών

Στο πλαίσιο της τιμολόγησης, η έννοια της ακολουθίας αρίθμησης αναφέρεται στη συστηματική αντιστοίχιση αριθμών σε μεμονωμένα τιμολόγια. Αυτό είναι ουσιώδες για οργανωτικούς σκοπούς, καθώς και για την παρακολούθηση και τον έλεγχο των οικονομικών συναλλαγών. Οι ακολουθίες αρίθμησης των τιμολoγίων μπορούν να ποικίλουν ανά οργανισμό, αλλά συνήθως ακολουθούν ένα συνεπές, λογικό μοτίβο που μπορεί να περιλαμβάνει αριθμούς, γράμματα ή έναν συνδυασμό και των δύο, συχνά μαζί με επιπλέον χαρακτήρες όπως παύλες ή καθέτους.

Έτσι λοιπόν και στο Elorus, σε κάθε παραστατικό ή προσφορά που εκδίδετε αποδίδεται ένας αριθμός που αναγνωρίζει μοναδικά το έγγραφο. Στο άρθρο αυτό θα αναλύσουμε τους τρόπους με τους οποίους μπορεί να προκύψει ο αριθμός, καθώς και τις δυνατότητες που έχετε να παραμετροποιήσετε την αρίθμηση ανάλογα με τις ανάγκες σας.

Βασικές αρχές αρίθμησης στο Elorus

Κάθε παραστατικό αναγνωρίζεται μοναδικά στο Elorus από το συνδυασμό του τύπου εγγράφων, της σειράς αρίθμησης και του αριθμού.

Για παράδειγμα, ένα παραστατικό τύπου «Τιμολόγιο» μπορεί να έχει τον αριθμό #1, και κάποιο «Τιμολόγιο παροχής υπηρεσιών» να έχει επίσης τον αριθμό #1, καθώς τα διαφοροποιεί ο Τύπος εγγράφων τους.

Εφόσον ένα παραστατικό έχει εκδοθεί (και δεν είναι σε κατάσταση προσχέδιο) δεν επιτρέπεται επόμενο παραστατικό του ίδιου τύπου να λάβει τον ίδιο αριθμό.

Σειρές αρίθμησης

Στο πλαίσιο του Elorus, το στατικό πρόθεμα που προηγείται της παύλας (-) στον αριθμό ενός παραστατικού ονομάζεται σειρά αρίθμησης.

Για παράδειγμα, το πρώτο τιμολόγιο της χρονιάς από την Εταιρεία Α ίσως είναι επισημασμένο ως «Τιμολόγιο #2023-1», με το επόμενο τιμολόγιο να είναι επισημασμένο ως «Τιμολόγιο #2023-2», και ούτω καθεξής. Εναλλακτικά, μια εταιρεία μπορεί να χρησιμοποιεί έναν συνδυασμό γραμμάτων και αριθμών για να δείξει διάφορα τμήματα ή κωδικούς έργου μέσα στον αριθμό του τιμολογίου, όπως «Τιμολόγιο #HR/2023-1». Στα παραπάνω παραδείγματα, το πρόθεμα «2023» και «HR/2023» αντίστοιχα αποτελούν τη σειρά αρίθμησης του παραστατικού.

Κάθε τύπος εγγράφων μπορεί να έχει πολλαπλές σειρές αρίθμησης, ενώ στις περισότερες περιπτώσεις η χρήση σειράς είναι προαιρετική. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τη δημιουργία και τη χρήση των σειρών αρίθμησης συμβουλευτείτε το σχετικό άρθρο.

Αυτόματη & χειροκίνητη αρίθμηση

Το Elorus εξαρχής διανέμει αυτόματα και σειριακά ένα νέο αριθμό σε κάθε παραστατικό που εκδίδετε, ξεκινώντας από το «1». Για να υπολογίσει τον επόμενο αριθμό, το σύστημα αναζητά παραστατικά ίδιου τύπου και σειράς που έχουν ήδη δημιουργηθεί, εντοπίζει αυτό με τον μεγαλύτερο αριθμό και αποδίδει τον αμέσως επόμενο.

Πέραν της αυτόματης αρίθμησης, σας δίνεται η δυνατότητα να καθορίσετε χειροκίνητα τον αριθμό οποιουδήποτε παραστατικού, μέσα από τη φόρμα προσθήκης ή επεξεργασίας του. Για να ενεργοποιηθεί το πεδίο καταχώρησης αριθμού θα πρέπει πρώτα να πατήσετε στο εικονίδιο με το λουκέτο, όπως φαίνεται στην παρακάτω εικόνα.

Αρίθμηση προσχεδίων

Ως προσχέδια θεωρούνται τα παραστατικά που είναι μεν αποθηκευμένα στο σύστημα, αλλά βρίσκονται υπό επεξεργασία χωρίς να έχουν εκδοθεί.

Με βάση τις αρχικές ρυθμίσεις του Elorus, τα προσχέδια παραστατικά κατά την αποθήκευση δε λαμβάνουν αυτόματη αρίθμηση, ο αριθμός θα τους αποδοθεί τη στιγμή της έκδοσης. Στην κατάσταση αυτή, τα προσχέδια παραστατικά αντί αριθμού φέρουν τη σήμανση "#Μ/Δ" (Μη Διαθέσιμος αριθμός). Από την άλλη μεριά, εάν ένα παραστατικό έχει εκδοθεί και κατόπιν γίνει προσχέδιο για να επιτραπεί η επεξεργασία του, διατηρεί τον αριθμό που του έχει ήδη δοθεί.

Σε ορισμένες περιπτώσεις, και ανάλογα με τις ανάγκες της κάθε επιχείρησης, μπορεί να επιθυμείτε τη δέσμευση αριθμών για τα προσχέδια παραστατικά (π.χ. κάποια παραστατικά παραμένουν στο σύστημα ως προσχέδια και κρατάνε παλιά ημερομηνία και αριθμό, επιτρέποντας την έκδοση επόμενων με σειριακό αριθμό, και δίνοντάς σας τη δυνατότητα να εκδώσετε τα προσχέδια σε μεταγενέστερο χρόνο). Μέσα από τη σελίδα Ρυθμίσεις > Ρυθμίσεις Εφαρμογής του οργανισμού, μπορείτε να βρείτε μια ρύθμιση που ενεργοποιεί τη δυνατότητα αυτόματης αρίθμησης προσχεδίων, ώστε κατά την αποθήκευση όλα τα παραστατικά να παίρνουν αριθμό, ανεξαρτήτως κατάστασης έκδοσης.

Η αυτόματη αρίθμηση προσχεδίων απαιτεί ιδιαίτερη προσοχή και μπορεί να δημιουργήσει προβλήματα σε περίπτωση που επιθυμείτε να αλλάξετε την ημερομηνία έκδοσης ενός προσχέδιου παραστατικού.

Για παράδειγμα, έστω ότι δημιουργείτε ένα προσχέδιο τιμολόγιο και παίρνει τον αριθμό #1. Την επόμενη ημέρα εκδίδετε ακόμα ένα τιμολόγιο, το νούμερο #2. Εάν τη μεθεπόμενη ημέρα αποφασίσετε τελικά να εκδώσετε το «Τιμολόγιο #1» (που είναι αποθηκευμένο ως προσχέδιο), αλλά με την τρέχουσα ημερομηνία, θα οδηγηθείτε σε ανακόλουθη αρίθμηση:

• Σε περίπτωση που κρατήσετε τον αριθμό #1 που ήδη έχει το παραστατικό, το «Τιμολόγιο #2» θα καταλήξει να έχει ημερομηνία προγενέστερη του «Τιμολογίου #1».
• Σε περίπτωση που αλλάξετε τον αριθμό σε #3, η ακολουθία αριθμού / ημερομηνίας είναι σωστή, αλλά θα δημιουργηθεί κενό στην αρίθμηση, καθώς στο σύστημα θα υπάρχει «Τιμολόγιο #2» και «Τιμολόγιο #3», αλλά το «Τιμολόγιο #1» θα λείπει.

Ένα άλλο σενάριο στο οποίο η αυτόματη αρίθμηση προσχεδίων μπορεί να δημιουργήσει προβλήματα είναι αυτό της διαγραφής του προσχεδίου, καθώς δημιουργείται κενό στην αρίθμηση. Σε περιπτώσεις όπου ένα παραστατικό έχει αριθμό, έχουν ήδη εκδοθεί επόμενα και επιθυμείτε τη διαγραφή του, σας προτείνουμε να προχωρήσετε σε ακύρωση αντί διαγραφής.

Υποχρεωτική σειριακή αρίθμηση

Το Elorus σας δίνει τη δυνατότητα να ενεργοποιήσετε επιπλέον κανόνες ελέγχου της ορθότητας της αρίθμησης παραστατικών κατά την έκδοσή τους. Η λειτουργία είναι διαθέσιμη κάτω από το μενού Ρυθμίσεις > Ρυθμίσεις εφαρμογής > Υποχρεωτική σειριακή αρίθμηση, και ενεργοποιηθεί τα ακόλουθα:

• Κατά την έκδοση ενός παραστατικού (νέο ή υφιστάμενο που μέχρι πρότινος ήταν προσχέδιο), ελέγχει εάν ο αριθμός του είναι συνεχής με προηγούμενο ή επόμενο παραστατικό (π.χ. δεν μπορείτε μετά το «Τιμολόγιο #1» να εκδώσετε απευθείας το «Τιμολόγιο #3»).
• Κατά την έκδοση ενός παραστατικού (νέο ή υφιστάμενο που μέχρι πρότινος ήταν προσχέδιο), ελέγχει εάν η ημερομηνία έκδοσης του παραστατικού συμβαδίζει με την αρίθμηση (π.χ. το «Τιμολόγιο #2» δεν μπορεί να έχει μικρότερη ημερομηνία από το «Τιμολόγιο #1»).
• Κατά την επεξεργασία ενός παραστατικού, και σε περίπτωση που αυτό είχε προγενέστερα εκδοθεί, δεν επιτρέπει την αλλαγή του αριθμού και της ημερομηνίας του.

Η υποχρεωτική σειριακή αρίθμηση μπορεί να ενεργοποιηθεί ανά πάσα στιγμή σε κάθε οργανισμό (ακόμα και εάν έχει προηγηθεί έκδοση παραστατικών με εσφαλμένη αρίθμηση), είναι σημαντική και προτείνεται ανεπιφύλακτα.

Εργαλείο ελέγχου ορθότητας αρίθμησης

Ακόμα και αν αποφασίσετε να μην ενεργοποιήσετε τη σειριακή αρίθμηση (δεν προτείνεται) σας δίνεται η δυνατότητα μέσα από το μενού Ρυθμίσεις > Ρυθμίσεις εφαρμογής > Υποχρεωτική σειριακή αρίθμηση και πατώντας στο σύνδεσμο Έλεγχος σειριακής αρίθμησης, να ελέγξετε κατά πόσο τα παραστατικά που έχετε ήδη εκδώσει ακολουθούν τους παραπάνω κανόνες, ώστε να εντοπίσετε και τελικώς να διορθώσετε ενδεχόμενα λάθη.

Σταθερό μήκος ψηφίων αρίθμησης

Δίνεται η δυνατότητα οι αριθμοί των παραστατικών να έχουν πάντα σταθερό μήκος. Αυτό πρακτικά σημαίνει ότι η αρίθμησή σας μπορεί να έχει μορφή τριών, τεσσάρων κ.ο.κ. ψηφίων, τέτοια ώστε εάν ο αριθμός είναι μικρότερος να συμπληρώνονται τα αντίστοιχα μηδενικά (π.χ. #005 για 3 ψηφία και #0005 για 4 ψηφία).

Επιλέγοντας Ρυθμίσεις > Ρυθμίσεις εφαρμογής > Μήκος αρίθμησης, καθορίζετε το επιθυμητό συνολικό μήκος του αριθμού (από 3 έως 10 ψηφία). Σε περίπτωση που αφήσετε το πεδίο κενό, η αρίθμηση θα έχει μεταβλητό μήκος (αυτή είναι και η αρχική συμπεριφορά του συστήματος).