Αυτόματες υπενθυμίσεις

Με το Elorus έχετε τη δυνατότητα να ρυθμίσετε την εφαρμογή ώστε να αποστέλλει αυτόματα υπενθυμίσεις για σημαντικά γεγονότα σε εσάς, τους πελάτες σας αλλά και την ομάδα σας (τους υπόλοιπους χρήστες της εφαρμογής). Για παράδειγμα, μπορείτε να λαμβάνετε email υπενθυμίσεις για όλα τα ανεξόφλητα παραστατικά πωλήσεων, αξίας άνω των €500, 10 μέρες μετά την πάροδο της ημερομηνίας εξόφλησής τους. Ταυτόχρονα, μπορείτε να στέλνετε το ίδιο μήνυμα στους πελάτες σας, ώστε να τους υπενθυμίσετε να σας πληρώσουν!

Στο Elorus μπορείτε να δημιουργήσετε απεριόριστο αριθμό αυτοματοποιημένων ειδοποιήσεων ώστε να απαλλαγείτε από επαναλαμβανόμενες εργασίες, όπως η υπενθύμιση υπολοίπων των πελατών σας κάθε μήνα.

Όλα αυτά μπορούν να γίνουν εύκολα και γρήγορα μέσα από το περιβάλλον του Elorus. Πριν προχωρήσουμε σε παραδείγματα, πάμε να δούμε ποιες επιλογές έχετε και να επεξηγήσουμε την καθεμία ξεχωριστά.

Για να ρυθμίσετε τις υπενθυμίσεις email από το μενού "Ρυθμίσεις" επιλέγετε "Υπενθυμίσεις" και κάνετε κλικ στο κουμπί "Προσθήκη".

Τύποι υπενθυμίσεων

Το Elorus διαθέτει 5 τύπους υπενθυμίσεων ανάλογα με τον τύπο εγγραφής που αφορά η εκάστοτε υπενθύμιση. Έτσι, οι πέντε τύποι υπενθυμίσεων αφορούν αποστολή για:

• Παραστατικά Πώλησης
• Πελάτες
• Επαναλαμβανόμενες πωλήσεις
• Προσφορές
• Λογαριασμούς

Για κάθε τύπο υπάρχουν και οι αντίστοιχες επιλογές που υποδηλώνουν την κατάσταση των εγγραφών για τις οποίες θέλετε να αποστέλλονται οι υπενθυμίσεις. Οι επιλογές αυτές αλλάζουν ανάλογα με τον τύπο εγγραφής που θα επιλέξετε στο πεδίο "Αποστολή για".

Ακολουθεί μια σύντομη ανάλυση της κάθε δυνατής κατάστασης:

Παραστατικά πώλησης/Λογαριασμοί

• Είναι ληξιπρόθεσμα: Αποστολή μόνο για τα παραστατικά τα οποία είναι ανεξόφλητα και η ημερομηνία εξόφλησής τους έχει παρέλθει. Παραστατικά που δεν έχουν καθόλου ημερομηνία εξόφλησης δε λαμβάνονται υπ'όψιν.
• Πρόκειται να γίνουν ληξιπρόθεσμα: Αποστολή μόνο για τα παραστατικά τα οποία είναι ανεξόφλητα και η ημερομηνία εξόφλησής τους πλησιάζει. Παραστατικά που δεν έχουν καθόλου ημερομηνία εξόφλησης δε λαμβάνονται υπ'όψιν.
• Έχουν εκδοθεί: Αποστολή για όλα τα παραστατικά που έχουν εκδοθεί μόνο εφόσον είναι ανεξόφλητα.

Πελάτες

• Έχουν υπόλοιπο: Αποστολή μόνο για πελάτες που έχουν οφειλή.
• Έχουν ληξιπρόθεσμο υπόλοιπο: Αποστολή μόνο για πελάτες που έχουν ληξιπρόθεσμη οφειλή.

Επαναλαμβανόμενες πωλήσεις

• Πρόκειται να εκδοθούν: Αποστολή μόνο για επαναλαμβανόμενες πωλήσεις για τις οποίες πρόκειται να εκδοθεί νέο παραστατικό σύντομα.
• Πρόκειται να λήξουν: Αποστολή μόνο για επαναλαμβανόμενες πωλήσεις των οποίων η ημερομηνία έκδοσης του τελευταίου παραστατικού πλησιάζει.

Προσφορές

Δεν έχουν γίνει δεκτές ή απορριφθεί: Αποστολή μόνο για προσφορές οι οποίες έχουν μεν εκδοθεί, αλλά δεν έχει καθοριστεί εάν ο πελάτης τις απέρριψε ή τις αποδέχθηκε.

Συνθήκες αποστολής

Στη συνέχεια, καλείστε να ορίσετε το πότε θα αποστέλλεται η υπενθύμιση. Η επιλογή έχει άμεση σχέση με το τι θα ορίσετε στο πεδίο "που". Συγκεκριμένα, η υπενθύμιση θα σταλεί Χ ημέρες πριν/μετά την αλλάγή κατάστασης του εγγράφου (εκδόθηκε, πέρασε η ημ/νία εξόφλησης κ.ο.κ).

Στην επιλογή "ποσό μεγαλύτερο" (όταν είναι διαθέσιμο) μπορείτε να ορίσετε το σύστημα να λαμβάνει υπ' όψιν του το τρέχον οφειλόμενο ποσό των εγγράφων. Αν τα παραστατικά έχουν υπόλοιπο μεγαλύτερο από το ποσό που θα ορίσετε, τότε το Elorus θα στέλνει υπενθύμιση.

Γλώσσα

Επίσης, προαιρετικά, μπορείτε να στείλετε υπενθυμίσεις φιλτράροντας τις εγγραφές με βάση τη γλώσσα. Μπορείτε έτσι να δημιουργείτε ξεχωριστές υπενθυμίσεις για πελάτες που μιλούν άλλη γλώσσα.

Εξαιρούμενες Επαφές

Κατά τη δημιουργία υπενθυμίσεων σας δίνεται η δυνατότητα να επιλέξετε να μην αποστέλλονται υπενθυμίσεις για εγγραφές που σχετίζονται με συγκεκριμένες επαφές.

Παραλήπτης

Σε αυτό το σημείο πρέπει να επιλέξετε ποιοι θα είναι οι παραλήπτες του κάθε μηνύματος-υπενθύμισης. Οι επιλογές είναι:

• Ο πελάτης
• Η ομάδα σας, δηλαδή όλοι οι χρήστες του οργανισμού σας που έχουν τα κατάλληλα δικαιώματα για να επεξεργαστούν την εκάστοτε εγγραφή. Εάν, για παράδειγμα, στέλνετε υπενθυμίσεις για το υπόλοιπο ενός πελάτη, οι χρήστες που δεν έχουν το δικαίωμα να επεξεργαστούν τη συγκεκριμένη επαφή δε θα ειδοποιηθούν
• Ο πελάτης & η ομάδα σας

Οι δυνατοί τρόποι με τους οποίους μπορείτε να ειδοποιηθείτε - τόσο εσείς όσο και οι πελάτες σας - ονομάζονται "Κανάλια". Το βασικό κανάλι επικοινωνίας για τις υπενθυμίσεις είναι το email.

Αν η υπενθύμιση έχει παραλήπτες την ομάδα σας ή τον πελάτη & την ομάδα σας, τότε εκτός από το email εμφανίζεται και το Slack ως επιλογή. Αυτό σημαίνει ότι μπορείτε να ρυθμίσετε το Elorus να στέλνει τις υπενθυμίσεις στο Slack της εταιρείας σας για εσωτερική πληροφόρηση. Προϋπόθεση είναι να έχει πραγματοποιηθεί η διασύνδεση.

Για να συνδέσετε το Elorus με τον λογαριασμό σας στο Slack δείτε το σχετικό άρθρο.

Μήνυμα

Από την ίδια σελίδα μπορείτε να ρυθμίσετε το θέμα και το κείμενο του μηνύματος υπενθύμισης, ανάλογα με την περίσταση. Το elorus έχει ήδη ένα πρότυπο μηνύματος έτοιμο για εσάς για κάθε περίπτωση το οποίο μπορείτε να επεξεργαστείτε.

Εκτός από τις βασικές επιλογές διαμόρφωσης κειμένου για το θέμα και το σώμα της υπενθύμισης, υπάρχει και η επιλογή "μεταβλητές". Οι μεταβλητές σάς επιτρέπουν να εισάγετε στο κείμενο πληροφορίες οι οποίες αλλάζουν σε κάθε email υπενθύμισης. Μπορείτε να επιλέξετε μεταξύ πολλών επιλογών, όπως το όνομα του πελάτη, το υπόλοιπό του, την ημερομηνία εξόφλησης, το εξοφλημένο ποσό του εγγράφου και άλλα πολλά.

Για να εισάγετε κάποια μεταβλητή απλά μεταφέρετε τον κέρσορα στο σημείο του κειμένου που επιθυμείτε, κάντε κλικ στο κουμπί "μεταβλητές" και επιλέξτε την κατάλληλη.

Παραδείγματα

Σας παραθέτουμε μερικά ενδεικτικά παραδείγματα υπενθυμίσεων ανάλογα με τον τύπο που θα επιλέξετε.

Παράδειγμα 1

Για να στείλετε υπενθύμιση με email στους πελάτες οι οποίοι έχουν ανεξόφλητα παραστατικά, 10 ημέρες μετά το πέρας της ημ/νίας εξόφλησης, για ποσά άνω των €200 θα επιλέξετε:

Αποστολή για -> Παραστατικά πώλησης
Που -> είναι ληξιπρόθεσμα
Πότε -> 10 ημέρες μετά
Ποσό μεγαλύτερο -> 200
Παραλήπτης -> Πελάτης
Κανάλια πελάτη -> Email

Το Εlorus θα στείλει ειδοποίηση για όλα τα παραστατικά τα οποία έχουν υπόλοιπο άνω των 200€.

Παράδειγμα 2

Αυτόματη υπενθύμιση κάθε μήνα σε όσους πελάτες έχουν ληξιπρόθεσμο υπόλοιπο άνω των €500. Η υπενθύμιση αυτή να αποστέλλεται και στην ομάδα μέσω Slack.

Αποστολή για -> Πελάτες
Που -> έχουν ληξιπρόθεσμο υπόλοιπο
Κάθε -> 30 ημέρες
Ποσό μεγαλύτερο -> 500
Παραλήπτης -> Η ομάδα μου & ο Πελάτης
Κανάλια πελάτη -> Email
Κανάλια ομάδας μου -> Slack

Παράδειγμα 3

Υπενθύμιση σε πελάτες που μιλούν αγγλικά, πληρώνουν μηνιαία, 5 μέρες πριν λήξει η συνδρομή.

Αποστολή για -> Επαναλαμβανόμενες πωλήσεις
Που -> πρόκειται να λήξουν
Πότε-> 5 ημέρες πριν
Γλώσσα -> Αγγλικά
Παραλήπτης -> ο Πελάτης
Κανάλια πελάτη -> Email

Παράδειγμα 4

Υπενθύμιση σε πελάτες και την ομάδα για όσους δεν έχουν απαντήσει σε προσφορές που τους έχετε στείλει (δεν έχουν κάνει αποδοχή ή απόρριψη), 10 μέρες μετά. Η ομάδα σας θέλετε να ειδοποιηθεί και με email αλλά και μέσω Slack.

Αποστολή για -> Προσφορές
Που -> δεν έχουν γίνει δεκτές ή απορριφθεί
Πότε -> 10 ημέρες έχουν περάσει
Παραλήπτης -> Η ομάδα μου & ο Πελάτης
Κανάλια πελάτη -> Email
Κανάλια ομάδας μου -> Εmail και Slack

Παράδειγμα 5

Υπενθύμιση με email στην ομάδα σας για παραστατικά αγοράς 5 μέρες πριν λήξει η ημερομηνία πληρωμής τους για ποσά μεγαλύτερα των €100.

Αποστολή για -> Λογαριασμοί
Που -> πρόκειται να γίνουν ληξιπρόθεσμα
Πότε -> 5 ημέρες πριν
Ποσό μεγαλύτερο -> 100
Παραλήπτης -> Η ομάδα μου
Κανάλια ομάδας μου -> Εmail