Αυτόματες υπενθυμίσεις

Με το Elorus έχετε τη δυνατότητα να ρυθμίσετε την εφαρμογή ώστε να αποστέλλει αυτόματα υπενθυμίσεις για σημαντικά γεγονότα σε εσάς, τους πελάτες σας αλλά και την ομάδα σας (τους υπόλοιπους χρήστες της εφαρμογής). Μπορείτε να δημιουργήσετε απεριόριστο αριθμό αυτοματοποιημένων ειδοποιήσεων ώστε να απαλλαγείτε από επαναλαμβανόμενες εργασίες, όπως η υπενθύμιση υπολοίπων των πελατών σας κάθε μήνα.

Για παράδειγμα, μπορείτε να λαμβάνετε μέσω email υπενθυμίσεις για όλα τα ανεξόφλητα παραστατικά πωλήσεων, αξίας άνω των 500€, 10 μέρες μετά την πάροδο της ημερομηνίας εξόφλησής τους.

Ταυτόχρονα, μπορείτε να στέλνετε υπενθύμιση στους πελάτες σας, ώστε να εξοφλήσουν τα παραστατικά τους.

Για να ρυθμίσετε τις υπενθυμίσεις μέσω email, από το κεντρικό μενού του Elorus επιλέγετε Ρυθμίσεις > Υπενθυμίσεις > Προσθήκη.

Τύποι υπενθυμίσεων

Το Elorus διαθέτει 5 τύπους υπενθυμίσεων ανάλογα με τον τύπο εγγραφής που αφορά η εκάστοτε υπενθύμιση. Έτσι, οι 5 τύποι υπενθυμίσεων αφορούν:

• Παραστατικά Πώλησης
• Πελάτες
• Επαναλαμβανόμενες πωλήσεις
• Προσφορές
• Λογαριασμούς

Για κάθε τύπο, υπάρχουν και οι αντίστοιχες επιλογές που υποδηλώνουν την κατάσταση των εγγραφών για τις οποίες θέλετε να αποστέλλονται οι υπενθυμίσεις. Οι επιλογές αυτές αλλάζουν ανάλογα με τον τύπο εγγραφής που θα επιλέξετε στο πεδίο Αποστολή για.

Ακολουθεί μια σύντομη ανάλυση της κάθε δυνατής κατάστασης:

Παραστατικά πώλησης/Λογαριασμοί

• Είναι ληξιπρόθεσμα: Αποστολή μόνο για τα παραστατικά τα οποία είναι ανεξόφλητα και η ημερομηνία εξόφλησής τους έχει παρέλθει. Παραστατικά που δεν έχουν καθόλου ημερομηνία εξόφλησης δεν λαμβάνονται υπόψη.
• Πρόκειται να γίνουν ληξιπρόθεσμα: Αποστολή μόνο για τα παραστατικά τα οποία είναι ανεξόφλητα και η ημερομηνία εξόφλησής τους πλησιάζει. Παραστατικά που δεν έχουν καθόλου ημερομηνία εξόφλησης δεν λαμβάνονται υπόψη.
• Έχουν εκδοθεί: Αποστολή για όλα τα παραστατικά που έχουν εκδοθεί μόνο εφόσον είναι ανεξόφλητα.

Πελάτες

• Έχουν υπόλοιπο: Αποστολή μόνο για πελάτες που έχουν οφειλή.
• Έχουν ληξιπρόθεσμο υπόλοιπο: Αποστολή μόνο για πελάτες που έχουν ληξιπρόθεσμη οφειλή.

Επαναλαμβανόμενες πωλήσεις

• Πρόκειται να εκδοθούν: Αποστολή μόνο για επαναλαμβανόμενες πωλήσεις για τις οποίες πρόκειται να εκδοθεί νέο παραστατικό σύντομα.
• Πρόκειται να λήξουν: Αποστολή μόνο για επαναλαμβανόμενες πωλήσεις των οποίων η ημερομηνία έκδοσης του τελευταίου παραστατικού πλησιάζει.

Προσφορές

Δεν έχουν γίνει δεκτές ή απορριφθεί: Αποστολή μόνο για προσφορές οι οποίες έχουν μεν εκδοθεί, αλλά δεν έχουν αποδεχτεί ή απορριφθεί από τον πελάτη.

Συνθήκες αποστολής

Στη συνέχεια, καλείστε να ορίσετε το πότε θα αποστέλλεται η υπενθύμιση. Η επιλογή έχει άμεση σχέση με το τι θα ορίσετε στο πεδίο πού. Συγκεκριμένα, η υπενθύμιση θα σταλεί Χ ημέρες πριν/μετά την αλλαγή κατάστασης του εγγράφου (εκδόθηκε, πέρασε η ημ/νία εξόφλησης κ.ο.κ).

Μάλιστα, έχετε τη δυνατότητα να καθορίσετε συγκεκριμένο αριθμό ημερών που πρέπει να περάσουν από την τελευταία αποστολή ενός παραστατικού σε κάποιον πελάτη, για την αποστολή της υπενθύμισης.

Στο πεδίο Ποσό μεγαλύτερο (όπου αυτό είναι διαθέσιμο) μπορείτε να ορίσετε το τρέχον οφειλούμενο ποσό των εγγράφων, ώστε να λαμβάνεται υπόψη από το σύστημα. Αν τα παραστατικά έχουν υπόλοιπο μεγαλύτερο από το ποσό που θα ορίσετε, τότε το Elorus θα στέλνει υπενθύμιση.

Γλώσσα

Επίσης, προαιρετικά, μπορείτε να στείλετε υπενθυμίσεις φιλτράροντας τις εγγραφές με βάση τη γλώσσα. Έτσι, μπορείτε να δημιουργείτε ξεχωριστές υπενθυμίσεις για πελάτες που μιλούν άλλη γλώσσα.

Εξαιρούμενες Επαφές

Επιπλέον, σας δίνεται η δυνατότητα να εξαιρέσετε συγκεκριμένες επαφές από την αποστολή υπενθυμίσεων.

Παραλήπτης

Σε αυτό το σημείο πρέπει να επιλέξετε ποιοι θα είναι οι παραλήπτες του κάθε μηνύματος-υπενθύμισης. Οι επιλογές είναι:

• Πελάτης
• Η ομάδα μου, δηλαδή όλοι οι χρήστες του οργανισμού σας που έχουν τα απαραίτητα δικαιώματα για να επεξεργαστούν την εκάστοτε εγγραφή. Εάν, για παράδειγμα, στέλνετε υπενθυμίσεις για το υπόλοιπο ενός πελάτη, οι χρήστες που δεν έχουν το δικαίωμα να επεξεργαστούν τη συγκεκριμένη επαφή δεν θα ειδοποιηθούν
• Η ομάδα μου & ο πελάτης

Οι δυνατοί τρόποι με τους οποίους μπορείτε να ειδοποιηθείτε - τόσο εσείς όσο και οι πελάτες σας - ονομάζονται Κανάλια. Το βασικό κανάλι επικοινωνίας για τις υπενθυμίσεις είναι το email.

Αν η υπενθύμιση έχει παραλήπτες την ομάδα σας ή την ομάδα σας & τον πελάτη, τότε εκτός από το email εμφανίζεται και το Slack ως επιλογή. Αυτό σημαίνει ότι μπορείτε να ρυθμίσετε το Elorus να στέλνει τις υπενθυμίσεις στο Slack για εσωτερική πληροφόρηση. Προϋπόθεση είναι να έχει πραγματοποιηθεί η διασύνδεση.

Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με το πώς θα συνδέσετε το Elorus με τον λογαριασμό σας στο Slack, επισκεφθείτε το σχετικό άρθρο.

Μήνυμα

Από την ίδια σελίδα μπορείτε να ρυθμίσετε το θέμα και το κείμενο του μηνύματος υπενθύμισης, ανάλογα με την περίσταση. Το Elorus έχει ήδη ένα πρότυπο μηνύματος έτοιμο για εσάς για κάθε περίπτωση το οποίο μπορείτε να επεξεργαστείτε.

Εκτός από τις βασικές επιλογές διαμόρφωσης κειμένου για το θέμα και το σώμα της υπενθύμισης, υπάρχει και η επιλογή μεταβλητές. Οι μεταβλητές σάς επιτρέπουν να εισαγάγετε στο κείμενο πληροφορίες οι οποίες αλλάζουν σε κάθε email υπενθύμισης. Μπορείτε να επιλέξετε μεταξύ πολλών επιλογών, όπως το Όνομα πελάτη, το Υπόλοιπο πελάτη, την Ημερομηνία εξόφλησης εγγράφου, το Εξοφλημένο ποσό εγγράφου κ.ά.

Για να εισαγάγετε κάποια μεταβλητή, απλά μεταφέρετε τον κέρσορα στο σημείο του κειμένου που επιθυμείτε, κάντε κλικ στις Μεταβλητές, και επιλέξτε την κατάλληλη.

Παραδείγματα

Σας παραθέτουμε μερικά ενδεικτικά παραδείγματα υπενθυμίσεων ανάλογα με τον τύπο που θα επιλέξετε.

Παράδειγμα 1

Για να στείλετε υπενθύμιση με email στους πελάτες οι οποίοι έχουν ανεξόφλητα παραστατικά, 10 ημέρες μετά το πέρας της ημ/νίας εξόφλησης, για ποσά άνω των 200€ θα επιλέξετε:

Αποστολή για > Παραστατικά πώλησης
Πού > είναι ληξιπρόθεσμα
Πότε (ημέρες έχουν περάσει) > 10 ημέρες
Ποσό μεγαλύτερο > 200€
Παραλήπτης > Πελάτης
Κανάλια πελάτη > Email

Το Εlorus θα στείλει υπενθύμιση για όλα τα παραστατικά τα οποία έχουν υπόλοιπο άνω των 200€.

Παράδειγμα 2

Αυτόματη υπενθύμιση κάθε μήνα σε όσους πελάτες έχουν ληξιπρόθεσμο υπόλοιπο άνω των 500€. Η υπενθύμιση αυτή να αποστέλλεται και στην ομάδα μέσω Slack.

Αποστολή για > Πελάτες
Πού > έχουν ληξιπρόθεσμο υπόλοιπο
Πότε (ημέρες έχουν περάσει) > 30 ημέρες
Ποσό μεγαλύτερο > 500€
Παραλήπτης > Η ομάδα μου & ο πελάτης
Κανάλια πελάτη > Email
Κανάλια ομάδας μου > Slack

Παράδειγμα 3

Υπενθύμιση σε πελάτες που μιλούν αγγλικά, πληρώνουν μηνιαία, 5 ημέρες πριν λήξει η συνδρομή.

Αποστολή για > Επαναλαμβανόμενες πωλήσεις
Πού > πρόκειται να λήξουν
Πότε (ημέρες πριν)> 5 ημέρες
Γλώσσα > Αγγλικά
Παραλήπτης > Πελάτης
Κανάλια πελάτη > Email

Παράδειγμα 4

Υπενθύμιση σε πελάτες και την ομάδα για όσους δεν έχουν απαντήσει σε προσφορές που τους έχετε στείλει (δεν έχουν κάνει αποδοχή ή απόρριψη), 10 ημέρες μετά. Η ομάδα σας θέλετε να ειδοποιηθεί μέσω Email και Slack.

Αποστολή για > Προσφορές
Πού > δεν έχουν γίνει δεκτές ή απορριφθεί
Πότε (ημέρες έχουν περάσει) > 10 ημέρες
Παραλήπτης > Η ομάδα μου & ο Πελάτης
Κανάλια πελάτη > Email
Κανάλια ομάδας μου > Εmail και Slack

Παράδειγμα 5

Υπενθύμιση με Email στην ομάδα σας για παραστατικά αγοράς 5 ημέρες πριν λήξει η ημερομηνία πληρωμής τους για ποσά μεγαλύτερα των 100€.

Αποστολή για > Λογαριασμοί
Πού > πρόκειται να γίνουν ληξιπρόθεσμα
Πότε (ημέρες πριν) > 5 ημέρες
Ποσό μεγαλύτερο > 100€
Παραλήπτης > Η ομάδα μου
Κανάλια ομάδας μου > Εmail