Διαχείριση Επαφών

Μπορείτε να προβείτε σε ενέργειες τόσο μέσα από τη σελίδα της εκάστοτε επαφής, όσο και μαζικά από τον συγκεντρωτικό πίνακα. Οι διάφορες δυνατότητες παρουσιάζονται παρακάτω:

Λίστα επαφών

Από εδώ μπορείτε να διαγράψετε/αρχειοθετήσετε μία ή περισσότερες επαφές.
Για να ξεκινήσετε, επιλέγετε "Επαφές" από το κεντρικό μενού.

Αρχειοθέτηση επαφών

Η εντολή βάζει σε μία τάξη τη λίστα σας διαχωρίζοντας τους παλαιότερους από τους υφιστάμενους πελάτες. Το κυριότερο είναι ότι οι αρχειοθετημένες επαφές θα πάψουν να είναι διαθέσιμες κατά την τιμολόγηση αποφεύγοντας οποιαδήποτε εκ παραδρομής ενέργεια.

Για να προχωρήσετε επιλέγετε τις επιθυμητές επαφές και στη συνέχεια κλικάρετε "Ενέργειες-> Αρχειοθέτηση επιλεγμένων".

Φυσικά, μπορείτε να τις επαναφέρετε όποτε επιθυμείτε. Για να το πετύχετε, μεταφέρεστε στη σελίδα "Αρχειοθετημένες εγγραφές" και επιλέγετε "Ενέργειες-> Ενεργοποίηση επιλεγμένων". Μπορείτε να μεταφερθείτε μεταξύ των λιστών από τα παρακάτω κουμπιά:

Διαγραφή επαφών

Για να διαγράψετε μόνιμα μία ή περισσότερες επαφές επιλέγετε "Ενέργειες-> Διαγραφή επιλεγμένων".

Για λόγους ακεραιότητας δεδομένων το σύστημα δεν επιτρέπει διαγραφή όταν μία επαφή σχετίζεται με κάποιο παραστατικό πώλησης ή αγοράς ή έχει καταχωρηθεί σε αυτές είσπραξη/πληρωμή. Επομένως, θα πρέπει προηγουμένως να διαγραφούν τα εν λόγω παραστατικά ή εισπράξεις για να ακολουθήσει η επαφή.

Να σημειωθεί ότι η διαγραφή είναι μη αναστρέψιμη ενέργεια.

Συγχώνευση επαφών

Έστω ότι εντοπίσατε μία διπλοεγγραφή επαφής, π.χ. ένας πελάτης έχει περαστεί δύο φορές. Με την εντολή της συγχώνευσης, διατηρείτε τη μία από τις δύο αυτές εγγραφές, δημιουργώντας παράλληλα μία κοινή καρτέλα πελάτη ή/και προμηθευτή η οποία συμπεριλαμβάνει τις συναλλαγές από τις προηγούμενες δύο καρτέλες.

Στην πραγματικότητα, επιλέγετε τη μία από τις επαφές που συγχωνεύονται, στην οποία προστίθενται οι συναλλαγές των υπολοίπων, αποκαθιστώντας έτσι την ορθότητα της καρτέλας της εγγραφής καθώς και των λοιπών αναφορών που διαθέτει το σύστημα.

Για να προχωρήσετε με την εντολή, ακολουθήστε τα βήματα.

1. Από το κεντρικό μενού, κάνετε κλικ στο κουμπί "Επαφές".
2. Επιλέγετε δύο ή περισσότερες επαφές προς συγχώνευση από τη λίστα.
3. Κάνετε κλικ στο κουμπί "Ένέργειες-> Συγχώνευση επιλεγμένων".
4. Επιλέγετε ποια θα είναι η επαφή που θα διατηρηθεί, όπως βλέπετε παρακάτω:

Στο παράδειγμα, θα διατηρηθεί η επαφή "Ασημίνα Μανιουδάκη-Santorini Premium Car Rentals".

Εάν επιθυμείτε να διατηρηθεί κάποιο στοιχείο που βρίσκεται σε μία από τις λοιπές επαφές, θα πρέπει πρώτα να έχετε μεταφέρει την πληροφορία στην επιλεγμένη επαφή.

Στο παραπάνω παράδειγμα, έστω ότι η επαφή "Car rentals-Santorini premium" διαθέτει μία διεύθυνση email που θέλουμε να παραμείνει στο σύστημα. Παρόλα αυτά, δεν είναι η επαφή που επιθυμούμε να διατηρήσουμε.
Επομένως, κάνουμε επεξεργασία στην επαφή "Ασημίνα Μανιουδάκη-Santorini Premium Car Rentals" και προσθήκη του email, καθώς μόνο όσα στοιχεία έχουν περαστεί σε αυτή την επαφή θα παραμείνουν. Στη συνέχεια, προχωράμε με τα βήματα 1-3.

Σύνοψη επαφής

Για να μεταβείτε στη σύνοψη μίας επαφής, επιλέγετε "Επαφές" και στη συνέχεια κάνετε κλικ στο όνομα της επαφής που σας ενδιαφέρει.

Στο επάνω μέρος της σελίδας βλέπετε τις βασικές πληροφορίες της επαφής/εταιρείας, αλλά και 4 κουμπιά ενεργειών.

Επεξεργασία

Κάνοντας κλικ στο κουμπί "Επεξεργασία" τα πεδία της επαφής "ανοίγουν" και είστε σε θέση να προσθέσετε νέα δεδομένα ή να τροποποιήσετε τα ήδη υπάρχοντα, όπως βλέπετε στην παρακάτω εικόνα:

Οι αλλαγές που κάνετε σε μια επαφή δεν επηρεάζουν τα ήδη καταχωρημένα παραστατικά, αλλά έχουν άμεση ισχύ στα επόμενα που θα εκδώσετε.

Καρτέλα πελάτη/προμηθευτή

• Ανάλογα με τον τύπο της επαφής που θα επιλέξετε εμφανίζεται στη σελίδα προβολής το αντίστοιχο κουμπί (Καρτέλα πελάτη ή Καρτέλα προμηθευτή).

• Υπάρχουν περιπτώσεις όπου μια επαφή μπορεί να είναι πελάτης, αλλά και προμηθευτής. Σε αυτές τις περιπτώσεις υπάρχουν και οι δύο επιλογές διαθέσιμες ώστε να βλέπετε μια καρτέλα κινήσεων για τις πωλήσεις και μια καρτέλα κινήσεων για τις αγορές από την επαφή, με τα αντίστοιχα υπόλοιπα.

Συνημμένα αρχεία

Στο σημείο αυτό μπορείτε να επισυνάψετε έγγραφα από τον υπολογιστή σας που αφορούν την επαφή, ώστε να ανατρέχετε σε αυτά ανά πάσα στιγμή. Για περισσότερες πληροφορίες δείτε το σχετικό άρθρο.

Σημειώσεις

Εκεί μπορείτε να γράψετε μια σημείωση που αφορά τον πελάτη ή τον προμηθευτή σας, κάτι που είναι για εσάς χρήσιμο αναφορικά με την επαφή.

+Προσθήκη (συντόμευση)

Έστω ότι σκέφτεστε το ενδεχόμενο έκπτωσης σε πελάτη σας. Ανοίγετε την επαφή ώστε να αξιολογήσετε το ιστορικό του και στη συνέχεια να προχωρήσετε απευθείας με την τιμολόγηση. Αυτό είναι εφικτό - εντός της επαφής υπάρχει το κουμπί
"Προσθήκη--> Παραστατικό πώλησης". Με το κουμπί κερδίζετε χρόνο από την όλη επιπλέον πλοήγηση, καθώς και από την εισαγωγή επαφής και λοιπών στοιχείων.

Παρακάτω παρουσιάζονται και οι λοιπές δυνατότητες συντόμευσης εντός των επαφών.

Με κλικ στο κουμπί Παραστατικό πώλησης, Προσφορά και Πιστωτικό πώλησης, θα ανοίξει η αντίστοιχη φόρμα συμπλήρωσης με ήδη περασμένες τις πληροφορίες πελάτη. Μία πληρωμή πελάτη σάς επιτρέπει να προχωρήσετε με την αντίστοιχη καταχώρηση Είσπραξης, ενώ άμεσα μπορείτε να μεταβείτε και στην καρτέλα επαναλαμβανόμενων.

Αντίστοιχα, στις επαφές προμηθευτών το κουμπί Προσθήκη δίνει άμεση πρόσβαση στην καρτέλα συμπλήρωσης νέου "Λογαριασμού". Η πληρωμή προμηθευτή ανοίγει μία αντίστοιχη εγγραφή στις "Πληρωμές".

Σημειώστε πως για τις επαφές που είναι ταυτόχρονα πελάτες και προμηθευτές το κουμπί συντόμευσης προσθήκης διαθέτει το σύνολο των λειτουργιών που περιγράφονται παραπάνω.

Τιμολόγηση έργων πελάτη

Η εντολή διατίθεται όταν υπάρχουν χρεώσιμα έργα για τον συγκεκριμένο πελάτη. Εντοπίζει τις χρεώσιμες ώρες που έχουν καταγραφεί μέχρι και την επιλεγμένη ημερομηνία, καθώς και τα συσχετιζόμενα έργα (ανά Έργο).

Περισσότερα για την τιμολόγηση έργων από την επαφή μπορείτε να δείτε στο σχετικό άρθρο.

(...) Περισσότερα

Όλοι οι χρήστες
Κάνοντας κλικ στο κουμπί (...) εμφανίζονται οι παρακάτω επιλογές:

• Αρχειοθέτηση εγγραφής. Με αυτή την εντολή, η επαφή παύει να εμφανίζεται στη λίστα πελατών κατά την τιμολόγηση. Ισχύει ό,τι ακριβώς και για τις μαζικά αρχειοθετημένες επαφές (βλ. παράγραφο 1).
• Γεγονότα: ενέργειες που έχει πραγματοποιήσει ο πελάτης ή προμηθευτής, καθώς και το ιστορικό αλλαγών που έχει υποστεί η επαφή.

Διαχειριστές
Αν ο ρόλος σας στον οργανισμό είναι διαχειριστής, τότε έχετε διαθέσιμο το:

"Περιορισμός πρόσβασης χρήστη". Με την επιλογή αποκλείετε χρήστες από τη διαχείριση του πελάτη/προμηθευτή. Περισσότερες πληροφορίες γι' αυτήν τη λειτουργία θα βρείτε εδώ.