Διαχείριση Επαφών

Μπορείτε να διαχειριστείτε τις Επαφές που έχετε καταχωρήσει στο Elorus, είτε μεμονωμένα από τη σελίδα προβολής της εκάστοτε επαφής είτε μαζικά επιλέγοντας τις επιθυμητές επαφές από τη λίστα εμφάνισης.

Για να εμφανιστεί συγκεντρωτικά η λίστα με τις εγγεγραμένες επαφές και να κάνετε τις επιθυμητές ενέργειες, από το κεντρικού μενού του Elorus, επιλέγετε Επαφές.

Επεξεργασία στοιχείων επαφής

Για να επεξεργαστείτε τα στοιχεία μιας επαφής, από το κεντρικό μενού επιλέγετε Επαφές > Επεξεργασία, και μεταβαίνετε στη φόρμα με τις πληροφορίες της επαφής, όπως βλέπετε στην εικόνα παρακάτω.

Οι αλλαγές που κάνετε σε μια επαφή δεν επηρεάζουν τα ήδη καταχωρημένα παραστατικά, αλλά θα ισχύουν στα νέα παραστατικά που θα εκδώσετε.

Αρχειοθέτηση επαφής

Για να προχωρήσετε στη συγκεκριμένη ενέργεια, από τη λίστα εμφάνισης των καταχωρημένων εγγραφών, κάνετε κλικ στην εγγραφή που επιθυμείτε, ώστε να μεταβείτε στη σελίδα προβολής της. Από εκεί, επιλέγετε τις τρεις τελείες που βρίσκονται στο πάνω δεξιό μέρος της οθόνης, και στη συνέχεια Αρχειοθέτηση εγγραφής, όπως βλέπετε στην εικόνα παρακάτω.

Αρχειοθέτηση επιλεγμένων

Έχετε, επιπλέον, τη δυνατότητα να προχωρήσετε σε μαζική αρχειοθέτηση επαφών. Για να πραγματοποιήσετε τη συγκεκριμένη ενέργεια, από τη λίστα με τις εγγεγραμμένες επαφές, κάνετε κλικ σε αυτές που επιθυμείτε να αρχειοθετήσετε. Στη συνέχεια, επιλέγετε Ενέργειες > Αρχειοθέτηση επιλεγμένων, όπως βλέπετε στην εικόνα παρακάτω.

Ενεργοποίηση αρχειοθετημένων εγγραφών

Μπορείτε να ενεργοποιήσετε μία ή περισσότερες αρχειοθετημένες εγγραφές, επιλέγοντας από το κεντρικό μενού Επαφές, και στη συνέχεια το σχετικό σύμβολο στο πάνω δεξιό μέρος της σελίδας, όπως βλέπετε στην εικόνα παρακάτω.

Στη συνέχεια, από τη λίστα που εμφανίζεται μπορείτε να κάνετε κλικ σε μία μόνο επαφή, και να μεταφερθείτε στη σελίδα προβολής της, από όπου επιλέγετε τις τρεις τελείες στο πάνω δεξιό μέρος της οθόνης, και στη συνέχεια Ενεργοποίηση εγγραφής.

Εναλλακτικά, μπορείτε να ενεργοποιήσετε μαζικά τις εγγραφές που επιθυμείτε, διαλέγοντάς τις από τη λίστα και επιλέγοντας Ενέργειες > Ενεργοποίηση επιλεγμένων.

Διαγραφή επαφής

H Διαγραφή είναι μη αναστρέψιμη ενέργεια. Για λόγους ακεραιότητας δεδομένων, το σύστημα δεν επιτρέπει τη διαγραφή επαφής που:

• Σχετίζεται με κάποιο παραστατικό πώλησης, αγοράς ή τα αντίστοιχα πιστωτικά τους
• Σχετίζεται με κάποιο έργο
• Σχετίζεται με κάποια προσφορά
• Έχει καταχωρηθεί σε αυτήν είσπραξη ή πληρωμή
• Σχετίζεται με εισερχόμενες ή εξερχόμενες επιταγές

Για να διαγράψετε μια επαφή, από τη λίστα εμφάνισης των καταχωρημένων εγγραφών, κάνετε κλικ σε αυτήν που επιθυμείτε, ώστε να μεταβείτε στη σελίδα προβολής της. Από εκεί, επιλέγετε Επεξεργασία για να μεταφερθείτε στη φόρμα με τα στοιχεία της επαφής, και κάνετε κλικ στην επιλογή Διαγραφή στο κάτω μέρος της σελίδας.

Διαγραφή επιλεγμένων

Όπως και στην περίπτωση της αρχειοθέτησης, έχετε τη δυνατότητα να διαγράψετε μαζικά τις επαφές που επιθυμείτε. Αφού κάνετε κλικ στις συγκεκριμένες εγγραφές από τη λίστα εμφάνισης, επιλέγετε Ενέργειες > Διαγραφή επιλεγμένων, όπως βλέπετε στην εικόνα παρακάτω.

Συγχώνευση επαφών

Στην περίπτωση που η ίδια επαφή έχει καταχωρηθεί δύο ή περισσότερες φορές, έχετε τη δυνατότητα να κάνετε Συγχώνευση. Πιο συγκεκριμένα, διατηρείτε τη μία από αυτές τις εγγραφές, δημιουργώντας παράλληλα μία κοινή καρτέλα πελάτη ή/και προμηθευτή η οποία συμπεριλαμβάνει τις συναλλαγές από τις σχετικές καρτέλες.

Πρακτικά, διαλέγετε από τη λίστα εμφάνισης τις επαφές που θέλετε να συγχωνευτούν, και επιλέγετε Ενέργειες > Συγχώνευση επιλεγμένων.

Από το αναδυόμενο παράθυρο που εμφανίζεται, επιλέγετε την επαφή που θέλετε να διατηρήσετε, ώστε να συγχωνευτούν σε αυτήν όλα τα οικονομικά δεδομένα, αποκαθιστώντας έτσι την ορθότητα της καρτέλας της εγγραφής, καθώς και των λοιπών αναφορών που διαθέτει το σύστημα.

Εάν επιθυμείτε να διατηρηθεί κάποιο στοιχείο που βρίσκεται σε μία από τις λοιπές επαφές, θα πρέπει να έχετε μεταφέρει προηγουμένως τη σχετική πληροφορία στην επιλεγμένη επαφή.

Αναλυτικότερα, με βάση την εικόνα παραπάνω, εάν η επαφή Car rentals-Santorini premium, που δεν είναι η επιλεγμένη επαφή, διαθέτει μια διεύθυνση email που επιθυμείτε να παραμείνει στο σύστημα, θα χρειαστεί να καταχωρήσετε τη συγκεκριμένη πληροφορία στην επαφή Ασημίνα Μανιουδάκη-Santorini Premium Car Rentals, πριν από τη συγχώνευση.

Συνημμένα αρχεία

Από τη σελίδα προβολής της εκάστοτε επαφής, μπορείτε να επισυνάπτετε από τον υπολογιστή σας έγγραφα που αφορούν την επαφή, ώστε να ανατρέχετε σε αυτά ανά πάσα στιγμή.

Για περισσότερες πληροφορίες, επισκεφθείτε το σχετικό άρθρο.

Σημειώσεις

Από τη σελίδα προβολής της επαφής, έχετε τη δυνατότητα, επιλέγοντας τη σχετική ενέργεια, να γράψετε μια Σημείωση που αφορά τον πελάτη ή τον προμηθευτή σας, κάτι που είναι για εσάς χρήσιμο αναφορικά με την επαφή.

Ιστορικό γεγονότων

Επιλέγοντας από τις τρεις τελείας στο πάνω δεξιό μέρος της σελίδας Γεγονότα, μπορείτε να παρακολουθείτε τις Ενέργειες που έχει πραγματοποιήσει ο πελάτης ή προμηθευτής, το Ιστορικό σημειώσεων, το Ιστορικό συνημμένων καθώς και το Ιστορικό εγγραφής.

Περιορισμός πρόσβασης χρήστη στην επαφή

Εάν είστε διαχειριστής του οργανισμού, είναι διαθέσιμη και η ενέργεια Περιορισμός πρόσβασης χρήστη, μέσω της οποίας μπορείτε να αποκλείετε χρήστες από τη διαχείριση του εκάστοτε πελάτη ή προμηθευτή.

Περισσότερες πληροφορίες για τη συγκεκριμένη λειτουργία θα βρείτε στο σχετικό άρθρο.

Συντομεύσεις για την προσθήκη συναλλαγών στην επαφή

Επιλέγοντας Προσθήκη, από τη σελίδα προβολής της επαφής, εμφανίζονται ορισμένες συντομεύσεις για να προχωρήσετε άμεσα στις αντίστοιχες ενέργειες, χωρίς να χρειάζεται να πλοηγηθείτε σε άλλη σελίδα της εφαρμογής.

Εάν πρόκειται για Καρτέλα πελάτη, εμφανίζονται οι ενέργειες που βλέπετε στην εικόνα παρακάτω:

Για παράδειγμα, επιλέγοντας Παραστατικό πώλησης, Προσφορά ή Πιστωτικό πώλησης, εμφανίζεται η αντίστοιχη φόρμα με προσυμπληρωμένες τις πληροφορίες πελάτη.

Στις Επαφές προμηθευτών, επιλέγοντας Προσθήκη εμφανίζονται οι επιλογές που βλέπετε στην εικόνα παρακάτω:

Τιμολόγηση έργων πελάτη

Η εντολή διατίθεται όταν υπάρχουν χρεώσιμα έργα για τον συγκεκριμένο πελάτη. Εντοπίζει τις χρεώσιμες ώρες που έχουν καταγραφεί μέχρι και την επιλεγμένη ημερομηνία, καθώς και τα συσχετιζόμενα έργα (ανά έργο).

Περισσότερες πληροφορίες για την τιμολόγηση έργων από την επαφή μπορείτε να δείτε στο σχετικό άρθρο.