Φόρμα προσθήκης Επαφής

Για να προσθέσετε μια νέα επαφή χειροκίνητα αρκεί να μεταβείτε στο μενού Επαφές και να επιλέξετε Προσθήκη, που βρίσκεται στο πάνω-δεξιά μέρος της σελίδας. Έπειτα θα εμφανιστεί η φόρμα της παρακάτω εικόνας.

Βασικά στοιχεία επαφής

Θα πρέπει να συμπληρώσετε τουλάχιστον ένα από τα πεδία Όνομα, Επώνυμο και Εταιρεία, ώστε να δημιουργηθεί επιτυχώς η επαφή. Προαιρετικά, μπορείτε να προσδιορίσετε το Επάγγελμα, ώστε αυτό να εμφανίζεται στα παραστατικά και στα λοιπά έγγραφα που συνδέονται με την επαφή.

Λεπτομέρειες επαφής

Τύπος επαφής

Δηλώνετε αν η επαφή είναι Πελάτης, Προμηθευτής ή και τα δύο. Οι πελάτες μπορούν να χρησιμοποιηθούν στην προσθήκη παραστατικού πώλησης (χρεωστικού και πιστωτικού) καθώς και σε προσφορές. Οι προμηθευτές, από την άλλη, χρησιμοποιούνται κυρίως στην καταχώρηση εξόδων και λογαριασμών προς πληρωμή, καθώς και στα αντίστοιχα πιστωτικά προμηθευτών.

Τύπος πελάτη

Το πεδίο αυτό είναι διαθέσιμο μόνο εάν έχετε δηλώσει προηγουμένως ότι η επαφή είναι πελάτης και περιλαμβάνει τις παρακάτω επιλογές:

• Πελάτης εσωτερικού (έδρα επιχείρησης πελάτη στην Ελλάδα)
• Ενδοκοινοτικός πελάτης (έδρα επιχείρησης πελάτη εντός Ε.Ε./VIES)
• Πελάτης εξωτερικού (έδρα επιχείρησης πελάτη εκτός Ε.Ε./VIES)
• Ιδιώτης (πρόσωπο εσωτερικού ή εξωτερικού που δεν εκπροσωπεί επιχείρηση).

Εφόσον έχετε ενεργοποιήσει τη διασύνδεση με το myDATA, η επιλογή θα καθορίσει αυτόματα τον κατάλληλο τύπο παραστατικού myDATA (εσωτερικού, ενδοκοινοτικές παραδόσεις ή παράδοση σε τρίτη χώρα) κατά την τιμολόγηση της συγκεκριμένης επαφής. Εάν, παρόλα αυτά, ο τύπος παραστατικού που επέλεξε το σύστημα δεν είναι ο κατάλληλος (για παράδειγμα, πρόκειται μεν για τιμολόγιο σε εταιρία εξωτερικού αλλά η παράδοση θα γίνει εντός Ελλάδας), μπορείτε να τον αλλάξετε απευθείας μέσα από τη φόρμα του παραστατικού.

Νόμισμα

Το νόμισμα στο οποίο θα δημιουργούνται τα παραστατικά της συγκεκριμένης επαφής (παραστατικά πώλησης, προσφορές κλπ). Αν έχετε συναλλαγές σε πολλαπλά νομίσματα, μπορείτε να συμβουλευτείτε και το σχετικό άρθρο.

Γλώσσα και πρότυπο τιμολόγησης

Η Γλώσσα σχετίζεται με τα μηνύματα επικοινωνίας προς την επαφή (σε αυτά συμπεριλαμβάνονται και τα Πρότυπα email). Το Elorus θα χρησιμοποιήσει τη γλώσσα ώστε να επιλέξει ποιες υπενθυμίσεις θα αποστέλλονται στην επαφή (π.χ. υπενθύμιση εξόφλησης υπολοίπου). Παράλληλα, εάν ο πελάτης επισκεφθεί το Elorus για να κατεβάσει ή να εξοφλήσει ένα παραστατικό μέσω κάρτας, οι αντίστοιχες σελίδες θα είναι μεταφρασμένες σε αυτήν τη γλώσσα.

Το Πρότυπο αναφέρεται στο πρότυπο τιμολόγησης που θα επιλέγεται αυτόματα για τα παραστατικά της επαφής. Εάν αφήσετε το πεδίο κενό, θα χρησιμοποιείται το προεπιλεγμένο πρότυπο

Προεπιλεγμένοι φόροι

Οι φόροι που θα εισάγετε σε αυτό το πεδίο θα προστίθενται αυτόματα στις γραμμές των παραστατικών που εκδίδετε προς την επαφή.

Διευθύνσεις email

Για να μπορέσετε να στείλετε μηνύματα email στους πελάτες σας μέσα από το elorus ή να τους δώσετε πρόσβαση στο client portal χρειάζεται να καταχωρήσετε μια έγκυρη διεύθυνση email.

Εάν η επαφή έχει πολλαπλές διευθύνσεις, θα πρέπει να επιλέξετε την κύρια διεύθυνση (Πρωτεύον email), η οποία θα χρησιμοποιηθεί για την αποστολή αυτοματοποιημένων μηνυμάτων όπως υπενθυμίσεις, επαναλαμβανόμενες πωλήσεις κ.λπ.

Διευθύνσεις

Επιλέξτε Διευθύνσεις από το οριζόντιο μενού και κατόπιν Προσθήκη νέας διεύθυνσης για να προσθέσετε μια διεύθυνση στην επαφή. Μια διεύθυνση μπορεί να είναι τύπου Χρέωσης (π.χ. έδρα), Αποστολής (αποθήκη ή διεύθυνση παράδοσης εμπορευμάτων) ή Άλλο (λοιπές διευθύνσεις).

Οι διευθύνσεις Χρέωσης και Αποστολής αντιγράφονται αυτόματα επάνω στο παραστατικό κατά την τιμολόγηση της επαφής.

Η δημιουργία επαφής χωρίς διεύθυνση είναι εφικτή, ωστόσο εάν θέλετε να προσθέσετε διεύθυνση, θα πρέπει να συμπληρώσετε τα πεδία Οδός / αριθμός, Πόλη, Τ.Κ. και Χώρα. Χωρίς τα πεδία αυτά η διεύθυνση δε θεωρείται έγκυρη και η επαφή δεν μπορεί να αποθηκευτεί.

Το πεδίο Κωδικός υποκαταστήματος αφορά πρωτίστως τις διευθύνσεις χρέωσης. Εάν ο πελάτης σάς ενημερώσει πως θέλει να τιμολογείται σε κάποιο υποκατάστημα, εισάγετε τον αριθμό που σας έχει δώσει σε αυτό το πεδίο, αλλιώς το αφήνετε κενό.

Τηλέφωνα

Οι τηλεφωνικοί αριθμοί χρησιμοποιούνται κυρίως για προσωπική σας χρήση. Κατά την τιμολόγηση μπορείτε να συμπεριλάβετε στις πληροφορίες επικοινωνίας του αντισυμβαλλόμενου τον τηλεφωνικό αριθμό ώστε να εμφανίζεται στο εκτυπώσιμο του παραστατικού.

Αποθήκευση

Όταν είστε έτοιμοι, επιλέξτε το κουμπί Αποθήκευση (βρίσκεται στο κάτω-δεξιά μέρος της σελίδας) για να δημιουργηθεί η επαφή.

Πελάτης λιανικής (Επαφή)

Η πλειοψηφία των επιχειρήσεων που κάνουν πωλήσεις λιανικής δεν υποχρεούνται να αναγράφουν τα προσωπικά στοιχεία του αντισυμβαλλόμενου ιδιώτη πάνω στο παραστατικό, ούτε έχουν υποχρέωση τήρησης αρχείου συναλλαγών ανά πελάτη.

Επομένως, μπορούν να εξυπηρετηθούν από το Elorus, εισάγοντας μια γενική επαφή που αντιπροσωπεύει όλους τους πελάτες λιανικής.

Αρκεί να μεταβείτε στην προσθήκη επαφών και να εισάγετε στο πεδίο Όνομα & Επώνυμο του πελάτη τις λέξεις "Πελάτης λιανικής".

Τέλος, θα πρέπει στο πεδίο "Τύπος Πελάτη" να επιλέξετε "Ιδιώτης".

Δείτε ένα παράδειγμα στο παρακάτω στιγμιότυπο οθόνης:

Όπως βλέπετε, τα μόνα στοιχεία που πρέπει να συμπληρωθούν είναι:

1. Το ονοματεπώνυμο ή η εταιρεία
2. Ο τύπος πελάτη

Όλα τα υπόλοιπα πεδία μπορούν να παραμείνουν κενά.