Φόρμα προσθήκης Επαφής
  • 18 Sep 2023
  • Συντελεστές

Φόρμα προσθήκης Επαφής


Article Summary

Για να προσθέσετε μια νέα επαφή χειροκίνητα αρκεί να μεταβείτε στο μενού Επαφές και να επιλέξετε Προσθήκη, που βρίσκεται στο πάνω-δεξιά μέρος της σελίδας. Έπειτα θα εμφανιστεί η φόρμα της παρακάτω εικόνας.

Φόρμα προσθήκης επαφής

Βασικά στοιχεία επαφής

Θα πρέπει να συμπληρώσετε τουλάχιστον ένα από τα πεδία Όνομα, Επώνυμο και Εταιρεία, ώστε να δημιουργηθεί επιτυχώς η επαφή. Προαιρετικά, μπορείτε να προσδιορίσετε το Επάγγελμα, ώστε αυτό να εμφανίζεται στα παραστατικά και στα λοιπά έγγραφα που συνδέονται με την επαφή.

Λεπτομέρειες επαφής

Τύπος επαφής

Δηλώνετε αν η επαφή είναι Πελάτης, Προμηθευτής ή και τα δύο. Οι πελάτες μπορούν να χρησιμοποιηθούν στην προσθήκη παραστατικού πώλησης (χρεωστικού και πιστωτικού) καθώς και σε προσφορές. Οι προμηθευτές, από την άλλη, χρησιμοποιούνται κυρίως στην καταχώρηση εξόδων και λογαριασμών προς πληρωμή, καθώς και στα αντίστοιχα πιστωτικά προμηθευτών.

Τύπος πελάτη

Το πεδίο αυτό είναι διαθέσιμο μόνο εάν έχετε δηλώσει προηγουμένως ότι η επαφή είναι πελάτης και περιλαμβάνει τις παρακάτω επιλογές:

  • Πελάτης εσωτερικού (έδρα επιχείρησης πελάτη στην Ελλάδα)
  • Ενδοκοινοτικός πελάτης (έδρα επιχείρησης πελάτη εντός Ε.Ε./VIES)
  • Πελάτης εξωτερικού (έδρα επιχείρησης πελάτη εκτός Ε.Ε./VIES)
  • Ιδιώτης (πρόσωπο εσωτερικού ή εξωτερικού που δεν εκπροσωπεί επιχείρηση).

Εφόσον έχετε ενεργοποιήσει τη διασύνδεση με το myDATA, η επιλογή θα καθορίσει αυτόματα τον κατάλληλο τύπο παραστατικού myDATA (εσωτερικού, ενδοκοινοτικές παραδόσεις ή παράδοση σε τρίτη χώρα) κατά την τιμολόγηση της συγκεκριμένης επαφής. Εάν, παρόλα αυτά, ο τύπος παραστατικού που επέλεξε το σύστημα δεν είναι ο κατάλληλος (για παράδειγμα, πρόκειται μεν για τιμολόγιο σε εταιρία εξωτερικού αλλά η παράδοση θα γίνει εντός Ελλάδας), μπορείτε να τον αλλάξετε απευθείας μέσα από τη φόρμα του παραστατικού.

Νόμισμα

Το νόμισμα στο οποίο θα δημιουργούνται τα παραστατικά της συγκεκριμένης επαφής (παραστατικά πώλησης, προσφορές κλπ). Αν έχετε συναλλαγές σε πολλαπλά νομίσματα, μπορείτε να συμβουλευτείτε και το σχετικό άρθρο.

Γλώσσα και πρότυπο τιμολόγησης

Η Γλώσσα σχετίζεται με τα μηνύματα επικοινωνίας προς την επαφή (σε αυτά συμπεριλαμβάνονται και τα Πρότυπα email). Το Elorus θα χρησιμοποιήσει τη γλώσσα ώστε να επιλέξει ποιες υπενθυμίσεις θα αποστέλλονται στην επαφή (π.χ. υπενθύμιση εξόφλησης υπολοίπου). Παράλληλα, εάν ο πελάτης επισκεφθεί το Elorus για να κατεβάσει ή να εξοφλήσει ένα παραστατικό μέσω κάρτας, οι αντίστοιχες σελίδες θα είναι μεταφρασμένες σε αυτήν τη γλώσσα.

Το Πρότυπο αναφέρεται στο πρότυπο τιμολόγησης που θα επιλέγεται αυτόματα για τα παραστατικά της επαφής. Εάν αφήσετε το πεδίο κενό, θα χρησιμοποιείται το προεπιλεγμένο πρότυπο

Γλώσσα τιμολόγησης

H γλώσσα των τιμολογίων και των προσφορών που αποστέλλονται στον πελάτη καθορίζεται από το πρότυπο. Η γλώσσα τιμολόγησης δε θα πρέπει να συγχέεται με τη γλώσσα επικοινωνίας, που συμπληρώνεται στο πεδίο Γλώσσα της επαφής.

Προεπιλεγμένοι φόροι

Οι φόροι που θα εισάγετε σε αυτό το πεδίο θα προστίθενται αυτόματα στις γραμμές των παραστατικών που εκδίδετε προς την επαφή.

Προτεραιότητα Φόρου

Όταν τιμολογείτε προϊόντα που έχετε καταχωρήσει στην αποθήκη, είναι πιθανό να έχουν οριστεί προεπιλεγμένοι φόροι τόσο στο προϊόν / υπηρεσία της αποθήκης, όσο και στην επαφή. Οι φόροι της επαφής έχουν προτεραιότητα σε αυτή την περίπτωση και επομένως οι φόροι του προϊόντος / υπηρεσίας δε θα χρησιμοποιηθούν.

Διευθύνσεις email

Για να μπορέσετε να στείλετε μηνύματα email στους πελάτες σας μέσα από το elorus ή να τους δώσετε πρόσβαση στο client portal χρειάζεται να καταχωρήσετε μια έγκυρη διεύθυνση email.

Εάν η επαφή έχει πολλαπλές διευθύνσεις, θα πρέπει να επιλέξετε την κύρια διεύθυνση (Πρωτεύον email), η οποία θα χρησιμοποιηθεί για την αποστολή αυτοματοποιημένων μηνυμάτων όπως υπενθυμίσεις, επαναλαμβανόμενες πωλήσεις κ.λπ.

contact-primary-email-address-el

Διευθύνσεις

Επιλέξτε Διευθύνσεις από το οριζόντιο μενού και κατόπιν Προσθήκη νέας διεύθυνσης για να προσθέσετε μια διεύθυνση στην επαφή. Μια διεύθυνση μπορεί να είναι τύπου Χρέωσης (π.χ. έδρα), Αποστολής (αποθήκη ή διεύθυνση παράδοσης εμπορευμάτων) ή Άλλο (λοιπές διευθύνσεις).

Οι διευθύνσεις Χρέωσης και Αποστολής αντιγράφονται αυτόματα επάνω στο παραστατικό κατά την τιμολόγηση της επαφής.

Λίστα διευθύνσεων επαφής

Η δημιουργία επαφής χωρίς διεύθυνση είναι εφικτή, ωστόσο εάν θέλετε να προσθέσετε διεύθυνση, θα πρέπει να συμπληρώσετε τα πεδία Οδός / αριθμός, Πόλη, Τ.Κ. και Χώρα. Χωρίς τα πεδία αυτά η διεύθυνση δε θεωρείται έγκυρη και η επαφή δεν μπορεί να αποθηκευτεί.

Το πεδίο Κωδικός υποκαταστήματος αφορά πρωτίστως τις διευθύνσεις χρέωσης. Εάν ο πελάτης σάς ενημερώσει πως θέλει να τιμολογείται σε κάποιο υποκατάστημα, εισάγετε τον αριθμό που σας έχει δώσει σε αυτό το πεδίο, αλλιώς το αφήνετε κενό.

Κωδικός υποκαταστήματος και myDATA

Το πεδίο Κωδικός υποκαταστήματος μεταφέρεται στο παραστικό κατά την τιμολόγηση της συγκεκριμένης διεύθυνσης και χρησιμοποιείται μόνο κατά την αποστολή του παραστατικού στο myDATA, χωρίς να επιτελεί άλλη λειτουργία στο Elorus. Eαν το επιθυμείτε, μπορείτε φυσικά να αλλάξετε την τιμή του πεδίου και μέσα από τη φόρμα παραστατικού.

Τηλέφωνα

Οι τηλεφωνικοί αριθμοί χρησιμοποιούνται κυρίως για προσωπική σας χρήση. Κατά την τιμολόγηση μπορείτε να συμπεριλάβετε στις πληροφορίες επικοινωνίας του αντισυμβαλλόμενου τον τηλεφωνικό αριθμό ώστε να εμφανίζεται στο εκτυπώσιμο του παραστατικού.

Αποθήκευση

Όταν είστε έτοιμοι, επιλέξτε το κουμπί Αποθήκευση (βρίσκεται στο κάτω-δεξιά μέρος της σελίδας) για να δημιουργηθεί η επαφή.

Προσθήκη επαφής από τη σελίδα δημιουργίας παραστατικού

Όταν το Elorus σας ζητά να επιλέξετε μια επαφή - κατά την έκδοση παραστατικού πώλησης, λογαριασμού κ.λ.π.- έχετε τη δυνατότητα να προσθέσετε απευθείας μια επαφή χωρίς να χρειαστεί να μεταβείτε στο μενού των επαφών.

Χρησιμοποιήστε τον σύνδεσμο προσθήκης που φαίνεται στο κάτω μέρος της λίστας ώστε να εμφανιστεί η φόρμα συμπλήρωσης των στοιχείων της επαφής.

Προσθήκη επαφής από τη φόρμα του παραστατικού

Πελάτης λιανικής (Επαφή)

Η πλειοψηφία των επιχειρήσεων που κάνουν πωλήσεις λιανικής δεν υποχρεούνται να αναγράφουν τα προσωπικά στοιχεία του αντισυμβαλλόμενου ιδιώτη πάνω στο παραστατικό, ούτε έχουν υποχρέωση τήρησης αρχείου συναλλαγών ανά πελάτη.

Επομένως, μπορούν να εξυπηρετηθούν από το Elorus, εισάγοντας μια γενική επαφή που αντιπροσωπεύει όλους τους πελάτες λιανικής.

Αρκεί να μεταβείτε στην προσθήκη επαφών και να εισάγετε στο πεδίο Όνομα & Επώνυμο του πελάτη τις λέξεις "Πελάτης λιανικής".

Τέλος, θα πρέπει στο πεδίο "Τύπος Πελάτη" να επιλέξετε "Ιδιώτης".

Δείτε ένα παράδειγμα στο παρακάτω στιγμιότυπο οθόνης:
Προσθήκη επαφής πελάτη λιανικής

Όπως βλέπετε, τα μόνα στοιχεία που πρέπει να συμπληρωθούν είναι:

  1. Το ονοματεπώνυμο ή η εταιρεία
  2. Ο τύπος πελάτη

Όλα τα υπόλοιπα πεδία μπορούν να παραμείνουν κενά.


Ήταν χρήσιμο αυτό το άρθρο;