Κατηγοριοποίηση εγγραφών

Κάθε κατηγοριοποίηση αποτελεί κριτήριο ομαδοποίησης των δεδομένων σας. Η ομαδοποίηση καθεαυτή προκύπτει από τις επιλογές που θα δοθούν στην εκάστοτε κατηγοριοποίηση των δεδομένων σας.

Για παράδειγμα, οι πληρωμές που λαμβάνετε μπορεί να γίνονται με διάφορους τρόπους. Οι τρόποι αυτοί μπορεί να είναι μεταφορά τραπέζης, μετρητά, χρήση POS στο φυσικό κατάστημα ή και πύλη πληρωμής. Επομένως, θα χρειαστείτε μία κατηγοριοποίηση (τρόποι πληρωμής) για να ομαδοποιήσετε τις εισπράξεις σας ανά τρόπο πληρωμής, εφαρμόζοντας στα δεδομένα σας μία από τις σχετικές επιλογές.

Δημιουργία κατηγοριοποίησης & επιλογών

Προκειμένου να δημιουργήσετε δικά σας κριτήρια κατηγοριοποίησης εγγραφών θα πρέπει να επισκεφθείτε το μενού Ρυθμίσεις -> Κατηγοριοποιήσεις -> Προσθήκη.

Σε πρώτη φάση θα πρέπει να ονομάσετε την κατηγορία που θα δημιουργήσετε στο πεδίο Τίτλος. Στη συνέχεια θα πρέπει να ορίσετε για ποιους τύπους εγγραφών θα έχει ισχύ η κατηγοριοποίηση.

Μια κατηγορία πρέπει να καθορίζει ρητά τον τύπο των εγγραφών που θα πρέπει να παρακολουθήσει. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την κατηγοριοποίηση για να ομαδοποιήσετε:

• Πωλήσεις (Τιμολόγια, Πιστωτικά τιμολόγια, Επαναλαμβανόμενα τιμολόγια)
• Έξοδα και Αγορές (Έξοδα, Λογαριασμοί, Πιστωτικά Προμηθευτή, Επαναλαμβανόμενες αγορές)
• Εισπράξεις (Άμεσες εισπράξεις, Επαναλαμβανόμενες εισπράξεις)
• Πληρωμές (Άμεσες πληρωμές, Έξοδα)
• Προϊόντα και Υπηρεσίες
• Επαφές

Μάλιστα, με εξαίρεση τις επαφές, οι λοιπές κατηγοριοποιήσεις μπορούν να εφαρμόζονται σε μία ή περισσότερες από τις παραπάνω κατηγορίες.

Μια κατηγορία ορίζει επίσης μια λίστα επιλογών που μπορεί να λάβει μια εγγραφή. Στο πεδίο Επιλογές μπορείτε να εισάγετε πολλαπλές, ανάλογα με τις ανάγκες της εταιρείας σας.

Πάμε όμως να δούμε μερικά παραδείγματα κατηγοριοποίησης που έχουν εφαρμογή και είναι πολύ πιθανόν να σας φανούν χρήσιμα, ανεξαρτήτως δραστηριότητας.

Μια εγγραφή μπορεί να συνδεθεί με παραπάνω από μια κατηγοριοποίηση, εφόσον ο τύπος εγγράφου έχει εφαρμογή σε αυτήν.

Παράδειγμα Νο1: Κατηγοριοποίηση με βάση τον τρόπο πληρωμής

Μια πολύ χρήσιμη κατηγοριοποίηση εγγραφών είναι με βάση τον τρόπο πληρωμής παραστατικών (αγορών ή/και πωλήσεων).

Από το μενού Κατηγοριοποιήσεις κάνετε κλικ στο Προσθήκη και συμπληρώνετε τα πεδία που σας ζητούνται. Στο παρακάτω παράδειγμα, βλέπουμε πώς μπορεί κανείς να κατηγοριοποιήσει εγγραφές με βάση τη μέθοδο πληρωμής/είσπραξης των παραστατικών.

Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε να δείτε τι εισπράξεις έχουν γίνει σε μετρητά και σε διάφορους λογαριασμούς τραπέζης που ενδεχομένως να διαθέτει η εταιρεία σας από το μενού Αναφορές, εφόσον αντιστοιχίσετε εγγραφές σε αυτούς.

Κάνοντας κλικ στο Νέα επιλογή σάς δίνεται η δυνατότητα να δημιουργήσετε όσες επιλογές χρειάζεστε.

Παράδειγμα Νο2: Κατηγοριοποίηση με βάση τον πωλητή/συνεργάτη σας.

Έστω ότι θέλετε να παρακολουθήσετε την επιτυχία των πωλητών ή συνεργατών σας που έχουν αναλάβει αντίστοιχες αρμοδιότητες, προσαρμόζοντας τις αντίστοιχες αναφορές. Μπορείτε να εφαρμόσετε σχετική κατηγοριοποίηση στα τιμολόγια και τα λοιπά παραστατικά πώλησης βάσει πωλητών, τμημάτων της επιχείρησης ή και εξωτερικών οργανισμών που έχουν αναλάβει την προώθηση των υπηρεσιών σας.

Στο παράδειγμα χρησιμοποιούνται ως επιλογές οι διάφοροι εργαζόμενοι στο τμήμα πωλήσεων:

Εφαρμογή κατηγοριοποίησης στις εγγραφές: από τη σελίδα προβολής/επεξεργασίας της εγγραφής

Κατά τη δημιουργία/επεξεργασία μιας εγγραφής μπορείτε να ορίσετε την κατηγοριοποίηση που θα ακολουθεί. Σε πρώτη φάση επιλέγετε την κατηγοριοποίηση, μετά μια από τις επιλογές που έχετε ορίσει για αυτήν και τέλος κάνετε κλικ στο Αποθήκευση.

Κάνοντας κλικ στο Προσθήκη νέου, έχετε τη δυνατότητα να δημιουργήσετε επιτόπου μια καινούρια επιλογή κατηγοριοποίησης, αντί να μεταφερθείτε στο μενού κατηγοριοποιήσεων για συντομία.

Επίσης, μπορείτε να κάνετε το ίδιο από τη σελίδα προβολής της κάθε εγγραφής εφόσον την αποθηκεύσετε.

Από τη σελίδα προβολής της επιλογής

Κάνοντας Αποθήκευση μιας κατηγοριοποίηση θα δείτε ότι πλέον εμφανίζονται οι επιμέρους επιλογές για να μπορέσετε να αντιστοιχίσετε εγγραφές σε αυτές μαζικά, απευθείας από τη σελίδα προβολής της.

Αν κάνετε κλικ στον τύπο εγγραφών κάθε επιλογής (εδώ εισπράξεις/πληρωμές), ανοίγει η επιλογή προσθήκης εγγραφών (+), ώστε να τις κατηγοριοποιήσετε ανάλογα με την περίπτωση.

Τσεκάρετε το κουτάκι κάθε εγγραφής που θέλετε να συσχετίσετε με την επιλογή και κάνετε κλικ στο Ενέργειες -> Συσχέτιση Χ εγγραφών με (επιλογή) που βρίσκεται στο κάτω μέρος της λίστας. Το Elorus θα κατηγοριοποιήσει τις εγγραφές άμεσα και θα εξαφανιστούν από τη λίστα μη κατηγοριοποιημένων εγγραφών για τη συγκεκριμένη επιλογή.

Αποσύνδεση κατηγοριοποίησης από εγγραφές

Ανά εγγραφή

Αν για κάποιο λόγο χρειάζεται να αποσυνδέσετε μια εγγραφή από μια κατηγοριοποίηση, μπορείτε να το κάνετε μέσα από τη σελίδα προβολής της εγγραφής, κάνοντας κλικ στο Επεξεργασία, μετά στο (X) που βρίσκεται δίπλα της και Αποθήκευση.

Μαζικά

Από τη σελίδα προβολής της κατηγοριοποίησης επιλέγετε τη σχετική επιλογή, κάνετε κλικ στο βέλος δίπλα από τον τύπο εγγραφής και εμφανίζεται ο αριθμός των εγγραφών που έχουν συνδεθεί με αυτή.

Στη συνέχεια κάνετε κλικ στον αριθμό εγγραφών και εμφανίζεται ένα παράθυρο με τις εγγραφές αυτές.

Επιλέγετε από τη λίστα τις εγγραφές που θέλετε να αποσυνδέσετε και κάνετε κλικ στο Αφαίρεση Χ εγγραφών από (επιλογή).

Αρχειοθέτηση κατηγοριοποιήσεων

Κάθε κατηγοριοποίηση που δημιουργείται μπορεί να αρχειοθετηθεί ανά πάσα στιγμή εφόσον κρίνετε ότι δεν τη χρειάζεστε πλέον. Από τη σελίδα προβολής της κατηγοριοποίησης μπορείτε να κάνετε κλικ στο "..." (Περισσότερα) και να επιλέξετε "Αρχειοθέτηση εγγραφής"

Αυτό σημαίνει ότι η συγκεκριμένη κατηγοριοποίηση δε θα εμφανίζεται πλέον ως επιλογή κατά την αντιστοίχιση εγγραφών από τη σελίδα τους.

Επίσης, έχετε τη δυνατότητα να αρχειοθετήσετε/επανενεργοποιήσετε κατηγοριοποιήσεις μαζικά από τις λίστες στο σχετικό μενού. Επιλέγετε τις κατηγοριοποιήσεις που θέλετε να απενεργοποιηθούν/ενεργοποιηθούν και κάνετε κλικ στο "Ενέργειες -> Αρχειοθέτηση επιλεγμένων".

Πλοηγηθείτε μεταξύ των λιστών ενεργών/αρχειοθετημένων από τα κουμπιά στην επάνω δεξιά πλευρά.

Εάν επιθυμείτε την επαναφορά κατηγοριοποιήσεων που είχατε προηγουμένως αρχειοθετήσει, το μόνο που έχετε να κάνετε είναι να πλοηγηθείτε στη λίστα αρχειοθετημένων και, αφού τσεκάρετε τις εγγραφές που θέλετε, να επιλέξετε "Ενέργειες-> Ενεργοποίηση επιλεγμένων".