Κατηγοριοποίηση εγγραφών
  • 24 Oct 2022
  • Συντελεστές

Κατηγοριοποίηση εγγραφών


Περίληψη άρθρου

Κάθε κατηγοριοποίηση αποτελεί κριτήριο ομαδοποίησης των δεδομένων σας. Η ομαδοποίηση καθεαυτή προκύπτει από τις επιλογές που θα δοθούν στην εκάστοτε κατηγοριοποίηση των δεδομένων σας.

Για παράδειγμα, οι πληρωμές που λαμβάνετε μπορεί να γίνονται με διάφορους τρόπους. Οι τρόποι αυτοί μπορεί να είναι μεταφορά τραπέζης, μετρητά, χρήση POS στο φυσικό κατάστημα ή και πύλη πληρωμής. Επομένως, θα χρειαστείτε μία κατηγοριοποίηση (τρόποι πληρωμής) για να ομαδοποιήσετε τις εισπράξεις σας ανά τρόπο πληρωμής, εφαρμόζοντας στα δεδομένα σας μία από τις σχετικές επιλογές.

Δημιουργία κατηγοριοποίησης & επιλογών

Προκειμένου να δημιουργήσετε δικά σας κριτήρια κατηγοριοποίησης εγγραφών θα πρέπει να επισκεφθείτε το μενού Ρυθμίσεις -> Κατηγοριοποιήσεις -> Προσθήκη.

Σε πρώτη φάση θα πρέπει να ονομάσετε την κατηγορία που θα δημιουργήσετε στο πεδίο Τίτλος. Στη συνέχεια θα πρέπει να ορίσετε για ποιους τύπους εγγραφών θα έχει ισχύ η κατηγοριοποίηση.

Μια κατηγορία πρέπει να καθορίζει ρητά τον τύπο των εγγραφών που θα πρέπει να παρακολουθήσει. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την κατηγοριοποίηση για να ομαδοποιήσετε:

  • Πωλήσεις (Τιμολόγια, Πιστωτικά τιμολόγια, Επαναλαμβανόμενα τιμολόγια)
  • Έξοδα και Αγορές (Έξοδα, Λογαριασμοί, Πιστωτικά Προμηθευτή, Επαναλαμβανόμενες αγορές)
  • Εισπράξεις (Άμεσες εισπράξεις, Επαναλαμβανόμενες εισπράξεις)
  • Πληρωμές (Άμεσες πληρωμές, Έξοδα)
  • Προϊόντα και Υπηρεσίες
  • Επαφές

Μάλιστα, με εξαίρεση τις επαφές, οι λοιπές κατηγοριοποιήσεις μπορούν να εφαρμόζονται σε μία ή περισσότερες από τις παραπάνω κατηγορίες.

Μια κατηγορία ορίζει επίσης μια λίστα επιλογών που μπορεί να λάβει μια εγγραφή. Στο πεδίο Επιλογές μπορείτε να εισάγετε πολλαπλές, ανάλογα με τις ανάγκες της εταιρείας σας.

Πάμε όμως να δούμε μερικά παραδείγματα κατηγοριοποίησης που έχουν εφαρμογή και είναι πολύ πιθανόν να σας φανούν χρήσιμα, ανεξαρτήτως δραστηριότητας.

Μια εγγραφή μπορεί να συνδεθεί με παραπάνω από μια κατηγοριοποίηση, εφόσον ο τύπος εγγράφου έχει εφαρμογή σε αυτήν.

Παράδειγμα Νο1: Κατηγοριοποίηση με βάση τον τρόπο πληρωμής

Μια πολύ χρήσιμη κατηγοριοποίηση εγγραφών είναι με βάση τον τρόπο πληρωμής παραστατικών (αγορών ή/και πωλήσεων).

Από το μενού Κατηγοριοποιήσεις κάνετε κλικ στο Προσθήκη και συμπληρώνετε τα πεδία που σας ζητούνται. Στο παρακάτω παράδειγμα, βλέπουμε πώς μπορεί κανείς να κατηγοριοποιήσει εγγραφές με βάση τη μέθοδο πληρωμής/είσπραξης των παραστατικών.

Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε να δείτε τι εισπράξεις έχουν γίνει σε μετρητά και σε διάφορους λογαριασμούς τραπέζης που ενδεχομένως να διαθέτει η εταιρεία σας από το μενού Αναφορές, εφόσον αντιστοιχίσετε εγγραφές σε αυτούς.

1.png

Κάνοντας κλικ στο Νέα επιλογή σάς δίνεται η δυνατότητα να δημιουργήσετε όσες επιλογές χρειάζεστε.

Παράδειγμα Νο2: Κατηγοριοποίηση με βάση τον πωλητή/συνεργάτη σας.

Έστω ότι θέλετε να παρακολουθήσετε την επιτυχία των πωλητών ή συνεργατών σας που έχουν αναλάβει αντίστοιχες αρμοδιότητες, προσαρμόζοντας τις αντίστοιχες αναφορές. Μπορείτε να εφαρμόσετε σχετική κατηγοριοποίηση στα τιμολόγια και τα λοιπά παραστατικά πώλησης βάσει πωλητών, τμημάτων της επιχείρησης ή και εξωτερικών οργανισμών που έχουν αναλάβει την προώθηση των υπηρεσιών σας.

Στο παράδειγμα χρησιμοποιούνται ως επιλογές οι διάφοροι εργαζόμενοι στο τμήμα πωλήσεων:

1.png

Εφαρμογή κατηγοριοποίησης στις εγγραφές: από τη σελίδα προβολής/επεξεργασίας της εγγραφής

Κατά τη δημιουργία/επεξεργασία μιας εγγραφής μπορείτε να ορίσετε την κατηγοριοποίηση που θα ακολουθεί. Σε πρώτη φάση επιλέγετε την κατηγοριοποίηση, μετά μια από τις επιλογές που έχετε ορίσει για αυτήν και τέλος κάνετε κλικ στο Αποθήκευση.

1.png

Κάνοντας κλικ στο Προσθήκη νέου, έχετε τη δυνατότητα να δημιουργήσετε επιτόπου μια καινούρια επιλογή κατηγοριοποίησης, αντί να μεταφερθείτε στο μενού κατηγοριοποιήσεων για συντομία.

Επίσης, μπορείτε να κάνετε το ίδιο από τη σελίδα προβολής της κάθε εγγραφής εφόσον την αποθηκεύσετε.

1.png

Από τη σελίδα προβολής της επιλογής

Κάνοντας Αποθήκευση μιας κατηγοριοποίηση θα δείτε ότι πλέον εμφανίζονται οι επιμέρους επιλογές για να μπορέσετε να αντιστοιχίσετε εγγραφές σε αυτές μαζικά, απευθείας από τη σελίδα προβολής της.

1.png

Αν κάνετε κλικ στον τύπο εγγραφών κάθε επιλογής (εδώ εισπράξεις/πληρωμές), ανοίγει η επιλογή προσθήκης εγγραφών (+), ώστε να τις κατηγοριοποιήσετε ανάλογα με την περίπτωση.

1.png

Τσεκάρετε το κουτάκι κάθε εγγραφής που θέλετε να συσχετίσετε με την επιλογή και κάνετε κλικ στο Ενέργειες -> Συσχέτιση Χ εγγραφών με (επιλογή) που βρίσκεται στο κάτω μέρος της λίστας. Το Elorus θα κατηγοριοποιήσει τις εγγραφές άμεσα και θα εξαφανιστούν από τη λίστα μη κατηγοριοποιημένων εγγραφών για τη συγκεκριμένη επιλογή.

1.png

Σημαντικό

Δεν μπορείτε να διαγράψετε μια κατηγοριοποίηση αν υπάρχουν συνδεδεμένες εγγραφές με αυτήν. Για να τη διαγράψετε, πρέπει πρώτα να αποσυνδέσετε τις εγγραφές από αυτήν ακολουθώντας τις παρακάτω οδηγίες.

Αποσύνδεση κατηγοριοποίησης από εγγραφές

Ανά εγγραφή

Αν για κάποιο λόγο χρειάζεται να αποσυνδέσετε μια εγγραφή από μια κατηγοριοποίηση, μπορείτε να το κάνετε μέσα από τη σελίδα προβολής της εγγραφής, κάνοντας κλικ στο Επεξεργασία, μετά στο (X) που βρίσκεται δίπλα της και Αποθήκευση.

1.png

Μαζικά

Από τη σελίδα προβολής της κατηγοριοποίησης επιλέγετε τη σχετική επιλογή, κάνετε κλικ στο βέλος δίπλα από τον τύπο εγγραφής και εμφανίζεται ο αριθμός των εγγραφών που έχουν συνδεθεί με αυτή.

1.png

Στη συνέχεια κάνετε κλικ στον αριθμό εγγραφών και εμφανίζεται ένα παράθυρο με τις εγγραφές αυτές.

1.png

Επιλέγετε από τη λίστα τις εγγραφές που θέλετε να αποσυνδέσετε και κάνετε κλικ στο Αφαίρεση Χ εγγραφών από (επιλογή).

image11.png

Αρχειοθέτηση κατηγοριοποιήσεων

Κάθε κατηγοριοποίηση που δημιουργείται μπορεί να αρχειοθετηθεί ανά πάσα στιγμή εφόσον κρίνετε ότι δεν τη χρειάζεστε πλέον. Από τη σελίδα προβολής της κατηγοριοποίησης μπορείτε να κάνετε κλικ στο "..." (Περισσότερα) και να επιλέξετε "Αρχειοθέτηση εγγραφής"

1.png

Αυτό σημαίνει ότι η συγκεκριμένη κατηγοριοποίηση δε θα εμφανίζεται πλέον ως επιλογή κατά την αντιστοίχιση εγγραφών από τη σελίδα τους.

Επίσης, έχετε τη δυνατότητα να αρχειοθετήσετε/επανενεργοποιήσετε κατηγοριοποιήσεις μαζικά από τις λίστες στο σχετικό μενού. Επιλέγετε τις κατηγοριοποιήσεις που θέλετε να απενεργοποιηθούν/ενεργοποιηθούν και κάνετε κλικ στο "Ενέργειες -> Αρχειοθέτηση επιλεγμένων".

Πλοηγηθείτε μεταξύ των λιστών ενεργών/αρχειοθετημένων από τα κουμπιά στην επάνω δεξιά πλευρά.

1.png

Εάν επιθυμείτε την επαναφορά κατηγοριοποιήσεων που είχατε προηγουμένως αρχειοθετήσει, το μόνο που έχετε να κάνετε είναι να πλοηγηθείτε στη λίστα αρχειοθετημένων και, αφού τσεκάρετε τις εγγραφές που θέλετε, να επιλέξετε "Ενέργειες-> Ενεργοποίηση επιλεγμένων".


Ήταν χρήσιμο αυτό το άρθρο;