Προσθήκη/Διαχείριση ρόλων

Στο Elorus μπορείτε να δημιουργήσετε επιπλέον ρόλους χρηστών πέρα από τους 3 προκαθορισμένους που θα βρείτε στο μενού "Χρήστες & Ρόλοι", ανάλογα με τις ανάγκες σας. Οι προκαθορισμένοι ρόλοι δεν μπορούν να αλλάξουν από εσάς και έχουν συγκεκριμένα όρια πρόσβασης ο καθένας.

Οι τρεις βασικοί ρόλοι που υπάρχουν στον λογαριασμό σας από προεπιλογή αναλύονται στο σχετικό άρθρο μας, το οποίο μπορείτε να βρείτε εδώ.

Η διαχείριση ρόλων σας επιτρέπει να αποφασίσετε εσείς τα δικαιώματα πρόσβασης που θα έχουν οι χρήστες σας δημιουργώντας τους αντίστοιχους ρόλους. Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε εύκολα και απλά να χαρακτηρίζετε χρήστες ανάλογα με τα όρια πρόσβασης που θα έχουν στο κάθε μενού της εφαρμογής.

Οι ρόλοι μπορούν να ρυθμιστούν από το μενού Ρυθμίσεις -> Χρήστες & ρόλοι -> Διαχείριση ρόλων -> Προσθήκη.

Προσθήκη νέου ρόλου

Για να προσθέσετε ένα νέο ρόλο πρέπει να συμπληρώσετε τα εξής πεδία:

• Τίτλος: Πώς θα ονομάζεται ο ρόλος αυτός (π.χ. πωλητής, γραμματεία, λογιστήριο)
• Περιγραφή: Η περιγραφή θα χρησιμοποιηθεί για τη δική σας διευκόλυνση κατά την επιλογή ρόλου όταν δημιουργείτε ένα νέο χρήστη.
• Επιλέξτε εάν θα είναι διαχειριστής: Οι διαχειριστές μπορούν να διαχειριστούν τους χρήστες, να ενημερώσουν τα πρότυπα και τις ρυθμίσεις του οργανισμού, καθώς και να διαχειριστούν τη συνδρομή του οργανισμού στο Elorus.

Δικαιώματα ρόλου

Τώρα πρέπει να ορίσετε τα πραγματικά δικαιώματα των ρόλων. Οι άδειες ομαδοποιούνται σε ενότητες που περιλαμβάνουν διάφορα μενού της εφαρμογής:

• Πωλήσεις (Παραστατικά πώλησης, πιστωτικά παραστατικά, κλπ)
• Έξοδα&Αγορές (Έξοδα, Λογαριασμοί, Πιστωτικά προμηθευτή κλπ)
• Οργάνωση χρόνου (Διαχείριση χρόνου και έργων)
• Πληρωμές (Εισπράξεις, Πληρωμές προμηθευτών κλπ)
• Γενικά (Προϊόντα, Επαφές)
• Αναφορές

Για κάθε ενότητα μπορείτε να ορίσετε το επίπεδο πρόσβασης:

Προβολή: Οι χρήστες που έχουν αντιστοιχιστεί σε αυτόν τον ρόλο θα μπορούν να προβάλλουν τις εγγραφές (π.χ. να προβάλλουν τα τιμολόγια του οργανισμού).
Προσθήκη: Οι χρήστες θα μπορούν να προσθέσουν νέες εγγραφές.
Μεταβολή: Οι χρήστες κάτω από αυτόν τον ρόλο θα μπορούν να επεξεργαστούν υπάρχουσες εγγραφές.
Διαγραφή: Οι χρήστες κάτω από αυτόν τον ρόλο θα μπορούν να διαγράψουν υπάρχουσες εγγραφές.
Email: Τα τιμολόγια, οι προσφορές και τα πιστωτικά παραστατικά μπορούν να αποστέλλονται ηλεκτρονικά στους πελάτες απευθείας μέσω του Elorus. Υπάρχει ξεχωριστή άδεια για αυτήν την ενέργεια, όπου υποστηρίζεται.

Όπως ίσως έχετε παρατηρήσει, οι αναφορές έχουν ξεχωριστά δικαιώματα. Για παράδειγμα, μπορεί να θέλετε να επιτρέψετε στους υπαλλήλους σας να βλέπουν / να δημιουργούν νέα τιμολόγια, αλλά να μην έχουν πρόσβαση στις αναφορές εσόδων / εξόδων που αποκαλύπτουν την οικονομική κατάσταση της επιχείρησης.

Ορισμένοι συνδυασμοί αδειών δεν έχουν νόημα και συνεπώς δεν επιτρέπονται. Για παράδειγμα, για να επεξεργαστεί μια εγγραφή, ο χρήστης πρέπει επίσης να μπορεί να προβάλει την εγγραφή. Με αυτή την έννοια, αν καταργήσετε την άδεια προβολής, θα καταργηθούν επίσης όλα τα δικαιώματα προσθήκης, μεταβολής & διαγραφής.

Για ευκολία, υπάρχει μια στήλη που ονομάζεται "Όλα" προς το τέλος κάθε σειράς δικαιωμάτων. Χρησιμοποιήστε το για να επιλέξετε ή να καταργήσετε όλες τις αντίστοιχες άδειες ταυτόχρονα.

Σημειώσεις

• Η τροποποίηση ενός ρόλου που έχει εκχωρηθεί σε ένα χρήστη επηρεάζει άμεσα την ικανότητά του να έχει πρόσβαση στα δεδομένα του οργανισμού.
• Δεν επιτρέπεται να διαγράψετε προσαρμοσμένους ρόλους που χρησιμοποιούνται.
• Παρακολουθήστε τις ενημερώσεις του Elorus. Η εφαρμογή εξελίσσεται συνεχώς και προστίθενται νέα συναρπαστικά χαρακτηριστικά. Είναι πιθανό μια νέα δυνατότητα να εισαγάγει μια νέα ενότητα δικαιωμάτων. Σε αυτήν την περίπτωση, κάνουμε ό,τι μπορούμε για να αρχικοποιήσουμε τους υπάρχοντες προσαρμοσμένους ρόλους σας με δικαιώματα που έχουν νόημα. Γι' αυτόν τον λόγο, σας ενθαρρύνουμε να αναθεωρήσετε τους προσαρμοσμένους ρόλους και να κάνετε τις δικές σας προσαρμογές, αν χρειαστεί.
• Μπορείτε να επεξεργαστείτε περαιτέρω τα αρχεία στα οποία μπορεί να έχει πρόσβαση ένας χρήστης με τον περιορισμό πρόσβασης ανά επαφή.

Παράδειγμα προσαρμοσμένου ρόλου 1: (Πωλητής)

Είναι σύνηθες για μια εταιρεία να συνεργάζεται με πωλητές∙ επομένως, μπορεί να παραστεί η ανάγκη να δημιουργήσει για αυτούς εξειδικευμένο χρήστη. Όπως είναι αναμενόμενο, ο πωλητής πρέπει να έχει πρόσβαση στα παραστατικά, να μπορεί να εκδώσει προσφορές, αλλά τις περισσότερες φορές να μην είναι σε θέση να δει πελάτες (και τις κινήσεις αυτών) που έχουν ανατεθεί σε άλλους πωλητές. Επιπλέον, δε θα χρειαστεί να έχει πρόσβαση σε Χρόνο και Έργα. Επίσης, το πιο πιθανό είναι να μην επιθυμείτε να έχει πρόσβαση σε κάποιες επιλογές του μενού Αναφορών όπως η Αναφορά εσόδων/εξόδων και η Ταμειακή Ρευστότητα.

Ακολουθεί υπόδειγμα χρήστη "Πωλητή" το οποίο μπορείτε να ακολουθήσετε ή να κάνετε τις απαραίτητες αλλαγές που ταιριάζουν στην περίπτωσή σας.

Εφόσον επιλέξετε τα παραπάνω δικαιώματα, κάνετε κλικ στο "Αποθήκευση" και ο νέος ρόλος είναι διαθέσιμος για χρήση. Μπορείτε να μεταβείτε στο μενού "Ρυθμίσεις-> Χρήστες & Ρόλοι" και να κάνετε την πρόσκλησή σας επιλέγοντας "Πωλητής" στο πεδίο ρόλος. Σε αυτό το βήμα (προσθήκη χρήστη), μπορείτε να ενεργοποιήσετε την "Περιορισμένη πρόσβαση επαφών" έτσι ώστε να μπορεί να διαχειριστεί συγκεκριμένους πελάτες.

Παράδειγμα προσαρμοσμένου ρόλου 1: Υπεύθυνος Β'

Έστω ότι χρειάζεστε ένα χρήστη με πρόσβαση στην οργάνωση χρόνου ο οποίος, όχι απλά θα έχει εικόνα για τις καταγραφές έργων στα οποία είναι μέλος, αλλά και των υπόλοιπων έργων που έχει αναλάβει η επιχείρηση - χωρίς να μπορεί να πραγματοποιεί ενέργειες για τα δεύτερα. Δεν επιθυμείτε να έχει εικόνα για τα οικονομικά σας στοιχεία.

Το παραπάνω μπορεί να επιτευχθεί με τη χρήση των προσαρμοσμένων ρόλων. Προχωράτε με τα βήματα Ρυθμίσεις -> Χρήστες & ρόλοι -> Διαχείριση ρόλων -> Προσθήκη. Στα δικαιώματα ρόλου συμπληρώνετε ως εξής: διατηρείτε όλες τις ενότητες αποεπιλεγμένες εκτός από την ενότητα οργάνωσης χρόνου, όπως παρακάτω:

Όπως βλέπετε, τα κόστη έργου δεν έχουν επιλεγεί - αυτό συμβαίνει γιατί θεωρούνται οικονομικά δεδομένα. Εάν επιθυμείτε παρόλα αυτά ένας χρήστης να έχει πρόσβαση, δεν έχετε παρά να κάνετε ένα τσεκ στο αντίστοιχο κουτί στα αριστερά.

Τέλος

Είστε έτοιμοι να προσκαλέσετε συνεργάτες σας ή να δώσετε τους νέους αυτούς ρόλους σε υπάρχοντες χρήστες.