Προσθήκη έργων

Με το Elorus έχετε τη δυνατότητα να καταγράφετε και να τιμολογείτε τον χρόνο που αφιερώνετε σε διάφορες εργασίες για λογαριασμό των πελατών σας. Στις τιμολογήσεις αυτές μπορείτε να συμπεριλαμβάνετε σχετικά 'Εξοδα.

Επιπλέον, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη λειτουργία οργάνωσης χρόνου για εσωτερική χρήση ώστε να παρακολουθείτε τον χρόνο που απαιτούν συγκεκριμένες εργασίες και να κοστολογείτε καλύτερα τον δικό σας χρόνο, αλλά και των συνεργατών σας!

Δημιουργία έργου

Το πρώτο βήμα για να οργανώσετε τον χρόνο σας είναι να δημιουργήσετε ένα ή και περισσότερα έργα, ανάλογα με τις ανάγκες σας.

Τη δυνατότητα να δημιουργήσουν νέα έργα έχουν χρήστες με τον ρόλο του διαχειριστή ή υπεύθυνου επιχείρησης, καθώς και προσαρμοσμένοι χρήστες με επαρκή δικαιώματα στην οργάνωση χρόνου. Πληροφορίες για τα δικαιώματα χρηστών και τους ρόλους μπορείτε να βρείτε εδώ.
Οι χρήστες με περιορισμένη πρόσβαση επαφών μπορούν να δουν και να δημιουργήσουν έργα μόνο για επαφές στις οποίες έχουν πρόσβαση.

Από το κεντρικό μενού, κάνετε κλικ στο μενού Έργα -> Προσθήκη. Συμπληρώνετε τις παρακάτω πληροφορίες:

Λεπτομέρειες έργου

• Όνομα (υποχρεωτικό): Μια ενδεικτική ονομασία του έργου π.χ. "Διαχείριση Social Media".
• Περιγραφή (προαιρετικά): Επιμέρους στοιχεία του έργου.
• Πελάτης: Επιλέγετε την επαφή πελάτη για τον οποίο έχετε αναλάβει το έργο.
• Portal πελατών (ρύθμιση): Μπορείτε να επιτρέψετε στον πελάτη να παρακολουθεί το έργο και τους αντίστοιχους χρόνους μέσω του portal. Αυτό θα σας δώσει και την επιπλέον δυνατότητα να μοιράζεστε μαζί του τις επισυνάψεις.

Τρόπος χρέωσης

Μπορείτε να επιλέξετε ανάμεσα στις εξής επιλογές:

• Σταθερό κόστος: Ανεξαρτήτως χρονικής διάρκειας, ο πελάτης θα χρεωθεί ένα Χ, προσυμφωνημένο ποσό.
• Ωριαία χρέωση: Χρέωση ενός ποσού για κάθε ώρα που δαπανήθηκε για το έργο.
• Ωριαία χρέωση ανά εργασία: Χρέωση για κάθε ώρα που δαπανήθηκε για τις επιμέρους εργασίες. Ορίζεται κατά τη δημιουργία της εργασίας.
• Ωριαία χρέωση ανά χρήστη: Χρέωση για κάθε ώρα που κάποιος από τους χρήστες εργάζεται για ένα έργο. Ορίζεται σε επόμενο βήμα της προσθήκης έργου ή χρησιμοποιείται η προεπιλογή από χρήστη.
• Μη χρεώσιμο: Το έργο δε θα τιμολογηθεί. Μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε σε περίπτωση που δημιουργείτε το έργο για εσωτερική χρήση.

Αν επιλέξετε ωριαία χρέωση, τότε εμφανίζεται το κατάλληλο πεδίο για να πληκτρολογήσετε το ποσό.

Επιλέξτε τα μέλη

Το τελευταίο βήμα στην προσθήκη έργου είναι να επιλεγούν οι χρήστες που θα αναλάβουν να φέρουν εις πέρας το Έργο. Θα μπορούν να καταγράφουν χρόνο και να ενημερώνονται για την εξέλιξη του project, εφόσον έχουν τα σχετικά δικαιώματα.

Απλά, κάνετε μία αναζήτηση στο σχετικό πεδίο με τα ονόματα των συμμετεχόντων και κάνετε κλικ στο κουμπί "Προσθήκη" . Οι χρήστες αυτοί, όπως και ο χρήστης που έκανε την αναζήτηση, θα αποτελέσουν τα μέλη ομάδας που έχουν αναλάβει το έργο.

Tα μέλη έχουν ένα από τα παρακάτω επίπεδα πρόσβασης:

Ο διαχειριστής έχει πρόσβαση σε όλες τις σχετικές με το Έργο πληροφορίες, σε σχέση με την πρόοδο των εργασιών, των χρονοκαταγραφών, καθώς και Τιμολογήσεις και Έξοδα. Μπορεί ακόμη και να καταγράψει/επεξεργαστεί τον χρόνο διαφορετικών μελών, εφόσον ο ρόλος του στον οργανισμό του δίνει τη σχετική πρόσβαση.

Οι χρήστες μπορούν μόνο να βλέπουν τον δικό τους χρόνο και δεν έχουν καμία πρόσβαση σε οικονομικά δεδομένα.

Χρήστες με ρόλους "διαχειριστή" και "υπεύθυνου επιχείρησης" στον οργανισμό αυτόματα έχουν πρόσβαση σε βαθμό διαχειριστή και σε όποιο έργο δημιουργείται. Αντίστοιχα, ένας υπεύθυνος έργου πρέπει να λάβει την πρόσβαση κατά την εισαγωγή του ως μέλος.

Εργαζόμενοι, καθώς και υπεύθυνοι έργου που δεν τους έχει δοθεί πρόσβαση, παραμένουν απλοί χρήστες (εικόνα πάνω).

Κόστος ανά χρήστη

Η αμέσως επόμενη παράγραφος της προσθήκης έργου σάς επιτρέπει να καταγράψετε τα κόστη εργασίας.

Ανεξάρτητα από τον τρόπο χρέωσης που έχετε επιλέξει, μπορείτε να κάνετε εισαγωγή της ωριαίας αμοιβής των υπαλλήλων ή συνεργατών σας. Έτσι, το σύστημα θα μπορέσει να υπολογίσει το κόστος για τον οργανισμό σας, βάσει των ωρών που το κάθε μέλος της ομάδας έχει καταγράψει για το έργο αυτό. Φυσικά, υπάρχει δυνατότητα να ορίσετε προεπιλογή κατά την προσθήκη ή επεξεργασία χρήστη (στο μενού "Ρυθμίσεις-> Χρήστες & ρόλοι").

Ωριαία χρέωση ανά χρήστη

Σε όλους τους χρήστες μπορεί να γίνει εισαγωγή προεπιλογής της χρέωσης ανά ώρα εργασίας (μενού Ρυθμίσεις-> Χρήστες & Ρόλοι). Εφόσον στο εκάστοτε έργο έχει επιλεγεί η ωριαία χρέωση ανά χρήστη, έχετε τη δυνατότητα να ορίσετε ποια η χρέωση ανά μέλος στο κάθε ένα έργο.

Κάνοντας Αποθήκευση το έργο δημιουργείται και είστε έτοιμοι να αρχίσετε να καταγράφετε τις ώρες και τα έξοδα που δαπανάτε σε αυτό.

Ορίστε εργασίες

Σε ένα έργο μπορείτε να κάνετε χρονοκαταγραφή παράλληλα με εργασίες. Συνήθως αποτελούν τμήμα του έργου και μπορεί να είναι καταχωρημένες σε σύνολο οργανισμού ή να διατίθενται σε συγκεκριμένο έργο. Για να ορίσετε τις εργασίες αυτές, οι οποίες μπορούν να χρησιμοποιηθούν αποκλειστικά σε ένα έργο, προχωρήστε στην επιλογή "Προσθήκη" στο κάτω μέρος της οθόνης.

Το 'όνομα' είναι ο τρόπος με τον οποίο αναγνωρίζετε την εργασία κατά την καταγραφή χρόνου, αλλά και στις αναφορές. Η περιγραφή βοηθάει την εσωτερική σας οργάνωση, ενώ μπορεί να αξιοποιηθεί και στην τιμολόγηση του εκάστοτε έργου. Το πεδίο 'ωριαία χρέωση' θα διατεθεί στην περίπτωση που ο τρόπος χρέωσης για το έργο είναι ωριαία χρέωση ανά εργασία (βλ. σχετική παράγραφο).

Για να ορίσετε εργασίες σε σύνολο οργανισμού (χρήση σε πολλαπλά έργα) διαβάστε το άρθρο.