Προσθήκη έργων

Με το Elorus έχετε τη δυνατότητα να καταγράφετε και να τιμολογείτε τον χρόνο που αφιερώνετε σε διάφορες εργασίες για λογαριασμό των πελατών σας. Στις τιμολογήσεις αυτές μπορείτε να συμπεριλαμβάνετε και σχετικά Έξοδα.

Επιπλέον, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη λειτουργία οργάνωσης χρόνου για εσωτερική χρήση ώστε να παρακολουθείτε τον χρόνο που απαιτούν συγκεκριμένες εργασίες, και να κοστολογείτε καλύτερα τον δικό σας χρόνο αλλά και των συνεργατών σας.

Προσθήκη έργου

Το πρώτο βήμα για να οργανώσετε τον χρόνο σας είναι να δημιουργήσετε ένα ή και περισσότερα έργα, ανάλογα με τις ανάγκες σας.
Τη δυνατότητα να δημιουργήσουν έργα έχουν χρήστες με τον ρόλο του διαχειριστή ή υπεύθυνου επιχείρησης, καθώς και προσαρμοσμένοι χρήστες με επαρκή δικαιώματα στην οργάνωση χρόνου. Πληροφορίες για τα δικαιώματα χρηστών και τους ρόλους μπορείτε να βρείτε στο σχετικό άρθρο. Οι χρήστες με περιορισμένη πρόσβαση επαφών μπορούν να δουν και να δημιουργήσουν έργα μόνο για επαφές στις οποίες έχουν πρόσβαση.

Για να προσθέσετε ένα έργ, από το κεντρικό μενού κάνετε διαδοχικά κλικ Έργα > Προσθήκη. Στη φόρμα που εμφανίζετε συμπληρώνετε τα παρακάτω πεδία:

• Όνομα (υποχρεωτικό): Μια ενδεικτική ονομασία του έργου π.χ. «Διαχείριση Social Media».
• Περιγραφή (προαιρετικά): Επιμέρους στοιχεία του έργου.
• Πελάτης: Επιλέγετε την επαφή πελάτη για τον οποίο έχετε αναλάβει το έργο.
• Client portal: Μπορείτε να επιτρέψετε στον πελάτη να παρακολουθεί το έργο και τους αντίστοιχους χρόνους μέσω του client portal. Αυτό θα σας δώσει και την επιπλέον δυνατότητα να μοιράζεστε μαζί του Συνημμένα αρχεία σχετικά με το Έργο, και να χρησιμοποιείτε τη λειτουργία των Συζητήσεων για να ανταλλάζετε μηνύματα.

Τύπος χρέωσης

Μπορείτε να επιλέξετε ανάμεσα στις εξής επιλογές:

• Σταθερό κόστος: Ανεξαρτήτως χρονικής διάρκειας, ο πελάτης θα χρεωθεί ένα προσυμφωνημένο ποσό.
• Ωριαία χρέωση: Χρέωση ενός ποσού για κάθε ώρα που δαπανήθηκε για το έργο.
• Ωριαία χρέωση ανά εργασία: Χρέωση για κάθε ώρα που δαπανήθηκε για τις επιμέρους εργασίες. Ορίζεται κατά τη δημιουργία της εργασίας.
• Ωριαία χρέωση ανά χρήστη: Χρέωση για κάθε ώρα που κάποιος από τους χρήστες εργάζεται για ένα έργο. Ορίζεται σε επόμενο βήμα της προσθήκης έργου ή χρησιμοποιείται η προεπιλογή από χρήστη.
• Μη χρεώσιμα: Το έργο δεν θα τιμολογηθεί. Μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε σε περίπτωση που δημιουργείτε το έργο για εσωτερική χρήση.

Αν επιλέξετε ωριαία χρέωση, τότε εμφανίζεται το σχετικό πεδίο για να πληκτρολογήσετε το ποσό.

Μέλη έργου

Το επόμενο βήμα στην προσθήκη έργου είναι να επιλεγούν οι χρήστες που θα αναλάβουν να φέρουν εις πέρας το Έργο. Θα μπορούν να καταγράφουν χρόνο, και να ενημερώνονται για την εξέλιξη του project, εφόσον έχουν τα σχετικά δικαιώματα.

Απλά, αναζητήστε στο σχετικό πεδίο τα ονόματα των συμμετεχόντων, και κάντε κλικ στην Προσθήκη. Οι χρήστες αυτοί, όπως και ο χρήστης που έκανε την αναζήτηση, θα αποτελέσουν τα μέλη ομάδας που έχουν αναλάβει το έργο.

Tα μέλη του Έργου έχουν ένα από τα παρακάτω επίπεδα πρόσβασης:

Ο διαχειριστής έχει πρόσβαση σε όλες τις σχετικές με το Έργο πληροφορίες, σε σχέση με την πρόοδο των εργασιών, των χρονοκαταγραφών, καθώς και τιμολογήσεις και Έξοδα. Μπορεί ακόμη και να καταγράψει/επεξεργαστεί τον χρόνο διαφορετικών μελών, εφόσον ο ρόλος του στον οργανισμό του δίνει τη σχετική πρόσβαση.

Οι χρήστες μπορούν μόνο να βλέπουν τον δικό τους χρόνο και δεν έχουν καμία πρόσβαση σε οικονομικά δεδομένα.

Χρήστες με ρόλους διαχειριστή και υπεύθυνου επιχείρησης στον οργανισμό αυτόματα έχουν πρόσβαση σε βαθμό διαχειριστή και σε όποιο έργο δημιουργείται. Αντίστοιχα, ένας υπεύθυνος έργου πρέπει να λάβει την πρόσβαση κατά την εισαγωγή του ως μέλος.

Εργαζόμενοι, καθώς και υπεύθυνοι έργου που δεν τους έχει δοθεί πρόσβαση, παραμένουν απλοί χρήστες (βλ. εικόνα παραπάνω).

Ωριαίο κόστος

Ανεξάρτητα από τον τύπο χρέωσης που έχετε επιλέξει, μπορείτε να κάνετε εισαγωγή της ωριαίας αμοιβής των υπαλλήλων ή συνεργατών σας. Έτσι, το σύστημα θα μπορέσει να υπολογίσει το κόστος για τον οργανισμό σας, βάσει των ωρών που το κάθε μέλος της ομάδας έχει καταγράψει για το έργο αυτό. Φυσικά, υπάρχει δυνατότητα να ορίσετε προεπιλεγμένο ωριαίο κόστος κατά την προσθήκη ή επεξεργασία χρήστη (στο μενού Ρυθμίσεις > Χρήστες & ρόλοι).

Ωριαία χρέωση ανά χρήστη

Σε όλους τους χρήστες μπορεί να γίνει εισαγωγή προεπιλογής της χρέωσης ανά ώρα εργασίας (μενού Ρυθμίσεις > Χρήστες & ρόλοι). Εφόσον στο εκάστοτε έργο έχει επιλεγεί η Ωριαία χρέωση ανά χρήστη, έχετε τη δυνατότητα να ορίσετε την ωριαία χρέωση ανά μέλος στο καθένα έργο.

Εργασίες

Σε ένα έργο μπορείτε να κάνετε χρονοκαταγραφή παράλληλα με εργασίες. Οι καταγραφές χρόνου συνήθως αποτελούν τμήμα του έργου και μπορεί να είναι καταχωρισμένες σε σύνολο οργανισμού ή να διατίθενται σε συγκεκριμένο έργο. Για να ορίσετε τις εργασίες αυτές, οι οποίες μπορούν να χρησιμοποιηθούν αποκλειστικά σε ένα έργο, προχωρήστε στην επιλογή +Προσθήκη νέου.

Το Όνομα είναι ο τρόπος με τον οποίο αναγνωρίζετε την εργασία κατά την καταγραφή χρόνου, αλλά και στις Αναφορές.

Η Περιγραφή βοηθάει την εσωτερική οργάνωση, ενώ μπορεί να αξιοποιηθεί και στην τιμολόγηση του εκάστοτε έργου.

Το πεδίο Ωριαία χρέωση θα είναι διαθέσιμο στην περίπτωση που ο τύπος χρέωσης για το έργο είναι Ωριαία χρέωση ανά εργασία (βλ. σχετική παράγραφο).

Για να ορίσετε εργασίες σε σύνολο οργανισμού (χρήση σε πολλαπλά έργα) διαβάστε το σχετικό άρθρο.

Κατηγοριοποιήσεις

Μπορείτε να ορίσετε κατηγοριοποίηση σε ένα Έργο, για να παρακολουθείτε πιο στοχευμένα δεδομένα μέσα από τις Αναφορές του Elorus. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τις κατηγοριοποιήσεις, επισκεφθείτε το σχετικό άρθρο.

Αποθήκευση

Κάνοντας Αποθήκευση, το Έργο δημιουργείται, και είστε έτοιμοι να αρχίσετε να καταγράφετε τις ώρες και τα έξοδα που δαπανάτε σε αυτό. Εάν επιθυμείτε να αποθηκεύσετε το Έργο, και να συνεχίσετε επιτόπου με την καταχώριση επόμενου, μπορείτε να επιλέξετε Αποθήκευση και προσθήκη νέου. Εάν θέλετε απλώς να αποθηκεύσετε τις έως τώρα αλλαγές, και να συνεχίσετε με την επεξεργασία της φόρμας, επιλέγετε Εφαρμογή αλλαγών.