Ψηφιακή υπογραφή παραστατικών πωλήσεων

Τι είναι η ψηφιακή υπογραφή

Η ψηφιακή υπογραφή είναι ένα κρυπτογραφικό μέσο που χρησιμοποιείται για να επαληθευθεί η αυθεντικότητα και η ακεραιότητα ενός ηλεκτρονικού εγγράφου.

Ο τρόπος με τον οποίο υπογράφει κάποιος ψηφιακά ένα έγγραφο (παραστατικό, επιστολή, συμβόλαιο κλπ) είναι αρκετά απλός: Aφού δημιουργήσει το έγγραφο, συνδέει το USB drive με το ψηφιακό του πιστοποιητικό στον υπολογιστή και, μέσω ενός σχετικού προγράμματος, επισυνάπτει την υπογραφή του στο αρχείο.

Σύμφωνα με την ελληνική νομοθεσία, όταν ένα παραστατικό διαβιβάζεται στον παραλήπτη με ηλεκτρονικά μέσα (π.χ. αποστολή τιμολογίου στον πελάτη μέσω email), θα πρέπει πάντα να διασφαλίζεται η αυθεντικότητα και η ακεραιότητα των περιεχομένων του παραστατιικού. Ένας από τους τρόπους με τους οποίους μπορεί να καλυφθεί αυτή απαίτηση, είναι και η χρήση ψηφιακή υπογραφής.

Χειροκίνητη ψηφιακή υπογραφή παραστατικού

Το Elorus καθιστά εξαιρετικά εύκολη την ψηφιακή υπογραφή των παραστατικών που εκδίδει, καθώς επιτρέπει την εξαγωγή τους ως αρχεία τύπου PDF.

Μέσα από τη σελίδα προβολής του εκάστοτε εγγράφου επιλέγετε "Δημιουργία PDF" και κάνετε "Άνοιγμα" του αρχείου με το δωρεάν πρόγραμμα Adobe Reader (δεδομένου ότι ο υπολογιστής σας μπορεί και διαβάζει αρχεία τύπου PDF είναι σχεδόν σίγουρο πως χρησιμοποιεί αυτό ακριβώς το λογισμικό).

Εφόσον υπογράψετε το παραστατικό, μπορείτε να μεταφορτώσετε το υπογεγραμμένο έγγραφο στο Elorus, επιλέγοντας «Ψηφιακή υπογραφή» και κατόπιν «Μεταφόρτωση υπογεγραμμένου αρχείου» από τη σελίδα προβολής του εγγράφου.

Μόλις το αρχείο μεταφορτωθεί, μπορείτε να το αποστείλετε στον πελάτη με ένα απλό email, γλιτώνοντας από τη διαδικασία εκτύπωσης και αποστολής του μέσω του ταχυδρομείου.

Υπογραφή μεμονωμένων παραστατικών μέσω Byte

Βεβαιωθείτε ότι το USB της Byte είναι συνδεδεμένο στον Η/Υ σας. Από τη σελίδα προβολής του εκάστοτε εγγράφου, εφόσον αυτό έχει εκδοθεί, κάνετε κλικ στην επιλογή ... και στη συνέχεια στο Ψηφιακή υπογραφή.

Θα ανοίξει ένα παράθυρο στο οποίο καλείστε να επιλέξετε το μέσο υπογραφής, στο οποίο επιλέγετε Υπογραφή με το πιστοποιητικό της Byte και μετά Υπογραφή.

Κάνοντας κλικ στο κουμπί Υπογραφή θα ξεκινήσει να τρέχει μια εξωτερική εφαρμογή.

Εάν το πρόγραμμα δεν εκτελεστεί αυτόματα, κάντε διπλό κλικ στο αρχείο που κατέβηκε για να ξεκινήσει η διαδικασία.

Κατά την έναρξη της εφαρμογής της byte θα προβληθεί το παρακάτω παράθυρο και σε αυτό θα κάνετε κλικ στο Run.

Στο επόμενο βήμα θα εμφανιστεί ένα παράθυρο της Byte όπως το παρακάτω:

Σε αυτό κάνετε κλικ στο Επιλογή, όπου σας ζητείται ο κωδικός του πιστοποιητικού και πατάτε ΟΚ. Τέλος, κάνετε κλικ στο Υπογραφή και το έγγραφό σας υπογράφεται.

Αυτόματα, το παράθυρο αυτό κλείνει και το Elorus ενημερώνεται για την υπογραφή. Πλέον στο κουμπί PDF θα δείτε την ένδειξη ΨΥ (ψηφιακά υπογεγραμμένο) και κατά την αποστολή email επισυνάπτεται αυτόματα η υπογεγραμμένη έκδοση του εγγράφου.

Μαζική υπογραφή παραστατικών μέσω Byte

Μέσα από το Elorus μπορείτε να υπογράψετε παραπάνω από ένα παραστατικά χρησιμοποιώντας τη λειτουργία μαζικής υπογραφής μόνο με πιστοποιητικό της Byte.

Στο παρακάτω παράδειγμα υπάρχουν 2 παραστατικά που δεν έχουν υπογραφεί. Τα επιλέγετε και από το μενού Ενέργειες κάνετε κλικ στο Ψηφιακή υπογραφή επιλεγμένων.

Στη συνέχεια, θα επαναληφθούν τα βήματα του πρώτου παραδείγματος και μόλις τα παραστατικά υπογραφούν, θα ενημερωθεί αναλόγως και η κατάσταση υπογραφής τους, όπως βλέπετε στην παρακάτω εικόνα.

Τέλος, μπορείτε να αποστείλετε τα υπογεγραμμένα έγγραφα μαζικά με email στους πελάτες επιλέγοντας στο πεδίο "Συνημμένα αρχεία" την "Επισύναψη PDF αρχείου", καθώς αυτά είναι τα υπογεγραμμένα παραστατικά που πρέπει να παραλάβουν οι πελάτες σας.