Ροή υποβολής παραστατικών στο myDATA

Κάθε οργανισμός με έδρα την Ελλάδα οφείλει υποχρεωτικά να διαβιβάζει τα παραστατικά του στο myDATA μέσω των διαθέσιμων καναλιών υποβολής.

Τα διαθέσιμα κανάλια υποβολής στο Elorus είναι τρία:

• Μέσω του Elorus ως ERP
• Μέσω του παρόχου ηλεκτρονικής τιμολόγησης Elorus Fuse
• Μέσω του παρόχου ηλεκτρονικής τιμολόγησης Impact e-invoicing

Σε περίπτωση που στον οργανισμό έχουν ενεργοποιηθεί πολλαπλά κανάλια υποβολής, τότε το Elorus αποφασίζει ποιό θα χρησιμοποιήσει ακολουθώντας μια συγκεκριμένη λογική. Παρακάτω θα αναλυθεί ο τρόπος με τον οποίο το Elorus αποφασίζει ποιό κανάλι υποβολής θα χρησιμοποιηθεί ανά περίπτωση.

Λογική επιλογής καναλιού υποβολής στο Elorus

Ας υποθέσουμε πως σε έναν οργανισμό έχουν ενεργοποιηθεί όλα τα κανάλια υποβολής (απλή διασύνδεση στο myDATA, πάροχος ηλεκτρονικής τιμολόγησης Elorus Fuse και πάροχος ηλεκτρονικής τιμολόγησης Impact e-invoicing) και ο χρήστης προχωρά σε δημιουργία και υποβολή ενός παραστατικού μέσα από την πλατφόρμα του Elorus. Κατά την έκδοση, το Elorus θα ακολουθήσει την παρακάτω λογική διαδικασία, ώστε να αποφασίσει μέσω ποιού καναλιού για πραγματοποιηθεί η υποβολή:

• Παραστατικό B2G: Αν πρόκειται για παραστατικό B2G, τότε αυτόματα επιλέγεται το κανάλι του παρόχου ηλεκτρονικής τιμολόγησης Impact e-invoicing.
• Πάροχος Elorus Fuse: Αν το παραστατικό δεν είναι B2G και ο πάροχος Elorus Fuse είναι ενεργοποιημένος, το παραστατικό θα διαβιβαστεί μέσω παρόχου Elorus Fuse.
• Πάροχος Impact e-invoicing: Σε περίπτωση που δεν πρόκειται για παραστατικό B2G και δεν έχει ενεργοποιηθεί ο πάροχος Elorus Fuse, αλλά ο πάροχος της Impact είναι ενεργός, τότε το παραστατικό θα υποβληθεί μέσω του παρόχου Impact e-invoicing.
• Elorus ως ERP: Εάν ο οργανισμός δεν διαθέτει διασύνδεση με πάροχο ηλεκτρονικής τιμολόγησης αλλά απλή διασύνδεση με το myDATA, το παραστατικό θα διαβιβαστεί από το κανάλι του Elorus ως ERP.
• Απουσία διαβίβασης: Εφόσον ο οργανισμός δεν έχει διασυνδεθεί με πάροχο ηλεκτρονικής τιμολόγησης ή απευθείας με το myDATA, το παραστατικό δεν διαβιβάζεται.

Πιθανά σενάρια υποβολής βάσει καναλιού διαβίβασης

Το αποτέλεσμα διαβίβασης ενός παραστατικού στο myDATA μπορεί να είναι θετικό ή αρνητικό, ενώ μπορεί να διαφέρει ανάλογα με το κανάλι μέσω του οποίου πραγματοποιείται η διαβίβαση.

Διαβίβαση παραστατικού μέσω καναλιού Elorus (ως ERP)

Η διαβίβαση του παραστατικού μπορεί να είναι επιτυχής ή ανεπιτυχής.

Επιτυχής διαβίβαση

Το παραστατικό εκδίδεται στο Elorus, διαβιβάζεται στο myDATA και λαμβάνει QR Code, ΜΑΡΚ και UID. Ο χρήστης ενημερώνεται μέσω ειδοποίησης.

Αποτυχία διαβίβασης

Οι λόγοι ανεπιτυχούς διαβίβασης είναι κυρίως δύο, τα επιχειρησιακά σφάλματα (π.χ. λάθος στον ΑΦΜ του πελάτη στο παραστατικό) ή κάποια προσωρινή διακοπή στην επικοινωνία μεταξύ του Elorus και του myDATA. Και στις δύο περιπτώσεις ο χρήστης ενημερώνεται μέσω ειδοποίησης πως η διαβίβαση δεν ολοκληρώθηκε.

• Επιχειρησιακό σφάλμα: Εάν το παραστατικό περιλαμβάνει πληροφορίες που δεν μπορούν να επαληθευτούν από το myDATA, το παραστατικό επιστρέφει σε προσχέδια μορφή. Ο χρήστης δύναται να επεξεργαστεί το παραστατικό, να διορθώσει τα σφάλματα και να προβεί σε επανυποβολή.
• Προσωρινή απώλεια διασύνδεσης: Το παραστατικό εκδίδεται στο Elorus, ωστόσο δεν λαμβάνει QR Code, ΜΑΡΚ και UID. Η εγγραφή μένει προσωρινά κλειδωμένη και το Elorus θα προσπαθήσει να υποβάλει το παραστατικό στο myDATA σε δεύτερο χρόνο.

Μετά την επιτυχή υποβολή της εγγραφής, το παραστατικό θα φέρει την ειδική σήμανση «Transmission failure 3». Εάν το παραστατικό περιλαμβάνει επιχειρησιακό σφάλμα (π.χ. λάθος ΑΦΜ πελάτη) θα επιστρέψει στην πρότερη κατάστασή του (Προσχέδιο ή Άκυρο).

Διαβίβαση παραστατικού μέσω καναλιού Elorus Fuse

Η διαβίβαση παραστατικών μέσω του καναλιού Elorus Fuse μπορεί να είναι επιτυχής ή ανεπιτυχής, ωστόσο οι ανεπιτυχείς προσπάθειες χωρίζονται σε δύο «σενάρια», ανάλογα με τον τύπο παραστατικού.

Αποτυχία διαβίβασης Αποδείξεων Λιανικής

Βάσει νόμου, ο πελάτης πρέπει να λάβει το σχετικό παραστατικό (απόδειξη λιανικής) κατά τη στιγμή της πώλησης, ακόμη και αν η επικοινωνία μεταξύ εκδότη (Elorus) και παρόχου (Elorus Fuse) δεν είναι προσωρινά εφικτή.

Ως εκ τούτου, σε περιπτώσεις όπου υπάρχει προσωρινή αδυναμία επικοινωνίας με τον πάροχο, η απόδειξη λιανικής εκδίδεται και λαμβάνει ένα προσωρινό QR Code, καθώς και την ένδειξη «Transmission failure 1».

Το QR Code, εφόσον σαρωθεί από τον πελάτη, θα τον μεταφέρει σε μια προσωρινή σελίδα του παρόχου, η οποία επιβεβαιώνει πως το παραστατικό εκδόθηκε αλλά θα υποβληθεί από τον πάροχο σε δεύτερο χρόνο λόγω τεχνικών προβλημάτων. Ο πάροχος θα υποβάλει το παραστατικό μόλις αποκατασταθεί η επικοινωνία.

Μετά την επιτυχή υποβολή, το παραστατικό θα λάβει υπογραφή παρόχου, νέο QR Code, ΜΑΡΚ και UID. Ακόμα και αν σαρωθεί το προσωρινό QR Code, ο πελάτης πλέον θα ανακατευθυνθεί στη μόνιμη σελίδα του παρόχου όπου επιβεβαιώνεται πως το παραστατικό έχει υποβληθεί στο myDATA.

Επιπλέον, δεξιά από το QR Code θα αναγράφεται η ακριβής ώρα που υπεγράφη το παραστατικό από τον πάροχο.

Αποτυχία διαβίβασης λοιπών τύπων παραστατικών

Εάν προκύψει αδυναμία επικοινωνίας μεταξύ εκδότη (Elorus) και παρόχου (Elorus Fuse) κατά την έκδοση παραστατικών που δεν αφορούν τη λιανική πώληση, το παραστατικό θα εμφανίζει την ένδειξη «Υπό έγκριση». Πρόκειται για προσωρινή κατάσταση (status) παραστατικού, κατά τη διάρκεια της οποίας το Elorus θα προσπαθεί να υποβάλει το παραστατικό στον πάροχο έως ότου λάβει απάντηση. Όσο η κατάσταση του παραστατικού βρίσκεται «Υπό έγκριση» η εγραφή είναι κλειδωμένη και η επεξεργασία του παραστατικού δεν επιτρέπεται.

Μόλις αποκατασταθεί η επικοινωνία μεταξύ εκδότη (Elorus) και παρόχου (Elorus Fuse) ακολουθεί η προσπάθεια υποβολής του παραστατικού από τον πάροχο στο myDATA:

• Επιτυχία υποβολής: Το παραστατικό εκδίδεται και διαβιβάζεται στο myDATA, λαμβάνει υπογραφή παρόχου, QR Code, ΜΑΡΚ και UID. Ο χρήστης ενημερώνεται μέσω ειδοποίησης.
• Αποτυχία υποβολής: Το παραστατικό επιστρέφει σε προσχέδια μορφή και ο χρήστης ενημερώνεται μέσω ειδοποίησης. Συνήθως η αποτυχία υποβολής οφείλεται σε επιχειρησιακά σφάλματα (π.χ. λάθος ΑΦΜ πελάτη). Ο χρήστης έχει τη δυνατότητα να διορθώσει τα λάθη του παραστατικού και να το υποβάλει εκ νέου.
• Μερική επιτυχία υποβολής: Το παραστατικό έχει υπογραφεί από τον πάροχο, ωστόσο δεν έχει διαβιβαστεί στο myDATA λόγω προσωρινής διακοπής επικοινωνίας μεταξύ παρόχου και myDATA. Το παραστατικό εκδίδεται στο Elorus, αλλά δεν λαμβάνει ΜΑΡΚ και κωδικό αυθεντικοποίησης. Επιπλέον, το παραστατικό φέρει την ειδική σήμανση «Transmission failure 2». Ο πάροχος ηλεκτρονικής τιμολόγησης αναλαμβάνει να το αποστείλει σε δεύτερο χρόνο στο myDATA, χωρίς να απαιτείται ενέργεια από τον χρήστη, και το Elorus ενημερώνεται αυτόματα για την αποστολή.

Διαβίβαση παραστατικού μέσω καναλιού Impact e-invoicing

Η διαβίβαση παραστατικών μέσω του καναλιού Impact e-invoicing μπορεί να καταλήξει σε τρία πιθανά αποτελέσματα:

• Επιτυχής υποβολή: Η υποβολή του παραστατικού είναι επιτυχής και το παραστατικό λαμβάνει ΜΑΡΚ, UID, QR Code και υπογραφή παρόχου.
• Αποτυχία υποβολής: Η αποτυχία της υποβολής οφείλεται κυρίως σε επιχειρησιακά σφάλματα (π.χ. λάθος ΑΦΜ πελάτη στο παραστατικό). Το παραστατικό επιστρέφει σε προσχέδια μορφή και ο χρήστης έχει τη δυνατότητα να προβεί σε επεξεργασία ώστε να κάνει τις απαραίτητες διορθώσεις.
• Υπό έγκριση: Πρόκειται για προσωρινή κατάσταση/status του παραστατικού. Η εγγραφή μένει προσωρινά κλειδωμένη, ενώ η επεξεργασία ή η αποστολή του παραστατικού στον πελάτη δεν επιτρέπονται. Το Elorus θα επανυποβάλει το παραστατικό έως ότου λάβει απάντηση, η οποία τελικώς μπορεί να είναι θετική (το παραστατικό εκδίδεται) ή αρνητική (το έγγραφο επιστρέφει στην πρότερη κατάσταση, δηλαδή Προσχέδιο ή Άκυρο).