Διαχείριση λογαριασμών

Για κάθε λογαριασμό (από προμηθευτή) που καταχωρείτε στο Elorus έχετε διαθέσιμες τις επιλογές που αναλύονται στη συνέχεια, αναφορικά με τη διαχείριση που μπορεί να ακολουθήσει.

Οι επιλογές αυτές σχετίζονται με την ανάγκη επεξεργασίας ή ακύρωσης παραστατικού (μεμονωμένα), διαγραφής (μεμονωμένα ή μαζικά) καθώς επίσης και χρήσεων των τιμολογίων/αποδείξεων προμηθευτή που έχουν προστεθεί - χωρίς να αλλάξει η κατάστασή τους. Οι χρήσεις αυτές συνοψίζονται σε δημιουργία αντιγράφου και αρχειοποίηση σε αρχείο zip των σχετικών συνημμένων αρχείων. Οι τελευταίες ενέργειες είναι διαθέσιμες και μαζικά.

Οι δυνατότητες διαχείρισης αυτές παρέχονται επίσης στα πιστωτικά προμηθευτή.

Επεξεργασία Λογαριασμού

Μπορείτε να επεξεργαστείτε τον λογαριασμό απευθείας από τη σελίδα του. Αν βρίσκεστε σε κάποιο άλλο σημείο της εφαρμογής, μπορείτε να μεταβείτε στο μενού "Λογαριασμοί" και να ανοίξετε την εγγραφή που επιθυμείτε πριν πατήσετε "Επεξεργασία".

• Για ένα λογαριασμό που είναι σε κατάσταση εκδόθηκε, πρέπει να γίνει αλλαγή του status πίσω σε 'προσχέδιο' πριν την τροποποίησή του. Το σύστημα δεν επιτρέπει την άμεση διαγραφή παραστατικών για λόγους ακεραιότητας δεδομένων.
• Εάν υπάρχουν πληρωμές συσχετισμένες με το παραστατικό, πρέπει είτε να αποσυνδεθούν από το λογαριασμό είτε να διαγραφούν μόνιμα από το σύστημα.

Από το έγγραφο "Λογαριασμός", πατήστε επεξεργασία και ξεκινήστε με την τροποποίησή σας. Αν ο λογαριασμός έχει ήδη "εκδοθεί", το Elorus θα σας ζητήσει να επιβεβαιώσετε την αλλαγή σε κατάσταση 'προσχέδιο'.

Διαγραφή λογαριασμών

Μπορείτε να διαγράψετε λογαριασμούς μαζικά ή ξεχωριστά.

• Για ένα λογαριασμό που είναι σε κατάσταση εκδόθηκε, πρέπει να γίνει αλλαγή του status πίσω σε 'προσχέδιο' πριν την διαγραφή του. Το σύστημα δεν επιτρέπει την άμεση διαγραφή παραστατικών για λόγους ακεραιότητας δεδομένων.
• Εάν υπάρχουν πληρωμές συσχετισμένες με το παραστατικό, πρέπει είτε να αποσυνδεθούν από το λογαριασμό είτε να διαγραφούν μόνιμα από το σύστημα.

Για αλλαγή κατάστασης, ανοίξτε το λογαριασμό που σκοπεύετε να διαγράψετε και πατήστε "Επεξεργασία΄΄. Ακολουθήστε τα βήματα που περιγράφονται παραπάνω.

Χειροκίνητη διαγραφή

Όταν επιστρέψετε στην "επεξεργασία" , μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το κουμπί "Διαγραφή" και το έγγραφο θα πάψει να βρίσκεται στην εφαρμογή.

Μαζική διαγραφή

Από τη λίστα λογαριασμών σας μπορείτε να επιλέξετε έναν ή περισσότερους από αυτούς (σε προσχέδιο). Για να προχωρήσετε, κάνετε κλικ στις "Ενέργειες-> Διαγραφή επιλεγμένων" .

Ακύρωση λογαριασμών

Ένας λογαριασμός πρέπει να είναι σε κατάσταση "Εκδόθηκε" πριν ακυρωθεί.

Δεν πρέπει να συσχετίζονται πληρωμές με τον λογαριασμό.

Αν οι παραπάνω προϋποθέσεις ικανοποιούνται, πατήσετε στις (...) και επιλέξτε "Ακύρωση".

Όταν πατάτε "Ακύρωση" μία προειδοποίηση εμφανίζεται:

Πατήστε "Ναι, είμαι βέβαιος" για να προχωρήσετε και το Elorus θα ακυρώσει τον λογαριασμό απευθείας.

Παρατηρήστε ότι με την επιλογή ακύρωσης ενός λογαριασμού:

• τα κουμπιά "Επεξεργασία", "Δημιουργία πιστωτικού από προμηθευτή" και "Δημιουργία επαναλαμβανόμενου" γίνονται ανενεργά.
• παραμένει στο σύστημα για μελλοντική αναφορά, αλλά δε συμμετέχει στις αναφορές τις Elorus.

Διαγραφή ακυρωμένων λογαριασμών

Για να διασφαλιστεί η ακεραιότητα των δεδομένων σας δεν μπορείτε να διαγράψετε έναν 'Άκυρο' λογαριασμό. Παρόλα αυτά, μπορείτε να τον μετατρέψετε πίσω σε "Εκδόθηκε" πατώντας (...Περισσότερα-> Επανέκδοση) και στη συνέχεια προχωρήστε σε Επεξεργασία -> Μετατροπή σε προσχέδιο-> Διαγραφή. Για περισσότερες λεπτομέρειες συμβουλευτείτε τη σχετική παράγραφο.

Μαζικές ενέργειες

Πέρα από τη μαζική διαγραφή λογαριασμών, υπάρχουν και οι επόμενες τρεις επιλογές:

Αντιγραφή λογαριασμών

Έχετε καταχωρήσει έναν ή περισσότερους λογαριασμούς και επιθυμείτε να περάσετε και άλλους με τις ίδιες γραμμές προϊόντος. Με αντιγραφή των παραστατικών αυτών θα γλιτώσετε χρόνο από την καταχώρηση.

Για να προχωρήσετε μεταβαίνετε στη λίστα λογαριασμών, επιλέγετε τις επιθυμητές εγγραφές και στη συνέχεια "Ενέργειες-> Αντιγραφή επιλεγμένων".

H επιλογή θα δώσει "εντολή" δημιουργίας ακριβώς των ίδιων παραστατικών, στις ίδιες επαφές, σε προσχέδια, με ημερομηνία δημιουργίας εκείνη της εντολής.

Εμφανίζεται σχετικό μήνυμα, το οποίο θα πρέπει να αποδεχτείτε για να εκτελεστεί η εντολή, πατώντας "Ναι, είμαι βέβαιος":

Αποθήκευση συνημμένων σε αρχείο

Από τη λίστα λογαριασμών επιλέξτε μία ή περισσότερες εγγραφές και πατήστε "Ενέργειες-> Αποθήκευση συνημμένων σε αρχείο" Σε λίγα λεπτά θα λάβετε τα αρχεία που έχουν επισυναφθεί στις συγκεκριμένες εγγραφές στο email σας.