Διαχείριση παραστατικών αγορών

Το Elorus παρέχει επιλογές διαχείρισης για κάθε Παραστατικό αγορών (από προμηθευτή) που προσθέτετε.

Οι επιλογές αυτές σχετίζονται με την ανάγκη επεξεργασίας ή ακύρωσης παραστατικού (μεμονωμένα), διαγραφής (μεμονωμένα ή μαζικά), καθώς επίσης και χρήσεων των τιμολογίων/αποδείξεων προμηθευτή που έχουν προστεθεί - χωρίς να αλλάξει η κατάστασή τους. Οι χρήσεις αυτές συνοψίζονται σε δημιουργία αντιγράφου και αρχειοποίηση σε αρχείο zip των σχετικών συνημμένων αρχείων. Οι τελευταίες ενέργειες είναι διαθέσιμες και μαζικά.

Οι δυνατότητες διαχείρισης παρέχονται επίσης στα πιστωτικά προμηθευτή.

Επεξεργασία παραστατικών αγορών

Μπορείτε να επεξεργαστείτε οποιοδήποτε παραστατικό αγορών απευθείας από τη σελίδα του. Συγκεκριμένα, από το κεντρικό μενού του Elorus, επιλέγετε Παραστατικά αγορών, κάνετε κλικ στην εγγραφή και στη συνέχεια κάνετε κλικ στην Επεξεργασία.

• Εάν ένα παραστατικό αγορών βρίσκεται σε κατάσταση Εκδόθηκε, πρέπει να γίνει αλλαγή του status σε Προσχέδιο πριν την τροποποίησή του.
• Εάν υπάρχουν πληρωμές συσχετισμένες με το παραστατικό, πρέπει είτε να αποσυνδεθούν από το παραστατικό αγορών είτε να διαγραφούν μόνιμα από το σύστημα.

Διαγραφή παραστατικών αγορών

Μπορείτε να διαγράψετε παραστατικά αγορών μαζικά ή ξεχωριστά.

• Εάν ένα παραστατικό αγορών βρίσκεται σε κατάσταση Εκδόθηκε, πρέπει να γίνει αλλαγή του status σε Προσχέδιο πριν τη διαγραφή του. Το σύστημα δεν επιτρέπει την άμεση διαγραφή παραστατικών για λόγους ακεραιότητας δεδομένων.
• Εάν υπάρχουν πληρωμές συσχετισμένες με το παραστατικό, πρέπει είτε να αποσυνδεθούν από το παραστατικό αγορών είτε να διαγραφούν μόνιμα από το σύστημα.

Μαζική διαγραφή

Από τη λίστα των παραστατικών αγορών μπορείτε να επιλέξετε έναν ή περισσότερους από αυτούς (σε προσχέδιο). Για να προχωρήσετε, κάνετε διαδοχικά κλικ Ενέργειες > Διαγραφή επιλεγμένων.

Ακύρωση παραστατικών αγορών

Για να μπορέσετε να ακυρώσετε ένα παραστατικό αγορών πρέπει να βρίσκεται σε κατάσταση Εκδόθηκε. Επίσης, δεν πρέπει να συσχετίζονται με αυτό πληρωμές.

Όταν πατάτε Ακύρωση εμφανίζεται η παρακάτω προειδοποίηση:

Για να οριστικοποιήσετε την ακύρωση, πατήστε Ναι, είμαι βέβαιος.

Με την επιλογή ακύρωσης ενός παραστατικού αγορών:

• τα κουμπιά Επεξεργασία, Δημιουργία πιστωτικού από προμηθευτή και Δημιουργία επαναλαμβανόμενου γίνονται ανενεργά.
• το παραστατικό αγορών παραμένει στο σύστημα για μελλοντική αναφορά, αλλά δε συμμετέχει στις αναφορές τις Elorus.

Διαγραφή ακυρωμένων παραστατικών αγορών

Για να διασφαλιστεί η ακεραιότητα των δεδομένων σας δεν μπορείτε να διαγράψετε ένα ακυρωμένο παραστατικό αγορών. Παρόλα αυτά, μπορείτε να μετατρέψετε την κατάστασή του σε Εκδόθηκε πατώντας (...Περισσότερα > Επανέκδοση) και στη συνέχεια να προχωρήσετε στη διαγραφή του (Επεξεργασία > Μετατροπή σε προσχέδιο > Διαγραφή). Για περισσότερες λεπτομέρειες συμβουλευτείτε τη σχετική παράγραφο.

Μαζικές ενέργειες

Πέρα από τη μαζική διαγραφή παραστατικών αγορών, υπάρχουν και οι επόμενες τρεις επιλογές:

Αντιγραφή παραστατικών αγορών

Έχετε προσθέσει ένα ή περισσότερα παραστατικά αγορών, και επιθυμείτε να προσθέσετε κι άλλα με τις ίδιες γραμμές προϊόντος. Με αντιγραφή των παραστατικών αυτών θα εξοικονομήσετε χρόνο από την καταχώριση.

Για να προχωρήσετε, μεταβαίνετε στη λίστα παραστατικών, επιλέγετε τις επιθυμητές εγγραφές, και στη συνέχεια κάνετε διαδοχικά κλικ Ενέργειες > Αντιγραφή επιλεγμένων.

H επιλογή θα δώσει εντολή δημιουργίας ακριβώς των ίδιων παραστατικών, στις ίδιες επαφές, σε κατάσταση Προσχεδίου, με ημερομηνία δημιουργίας εκείνη της εντολής.

Εμφανίζεται σχετικό μήνυμα, το οποίο θα πρέπει να αποδεχτείτε για να εκτελεστεί η εντολή, πατώντας Ναι, είμαι βέβαιος:

Αποθήκευση συνημμένων σε αρχείο

Από τη λίστα παραστατικών αγορών επιλέξτε μία ή περισσότερες εγγραφές και πατήστε Ενέργειες > Αποθήκευση συνημμένων σε αρχείο. Σε λίγα λεπτά θα λάβετε τα αρχεία που έχουν επισυναφθεί στις συγκεκριμένες εγγραφές στο email σας.