Εάν εξυπηρετείτε πελάτες με μηναία πληρωμή για τις υπηρεσίες σας, όπως συνδρομή, η λειτουργία επαναλαμβανόμενων πωλήσεων θα σας επιτρέψει να δημιουργείτε και να αποστέλλετε τα σχετικά τιμολόγια, χωρίς τον φόρτο της εκ νέου καταχώρισης πανομοιότυπων δεδομένων (πέραν της ημερομηνίας).
Προσθήκη επαναλαμβανόμενου παραστατικού πωλήσεων
Για να δημιουργήσετε ένα επαναλαμβανόμενο παραστατικό πώλησης, από το κεντρικό μενού επιλέγετε ...Περισσότερα > Επαναλαμβανόμενες πωλήσεις.
Στη φόρμα που εμφανίζεται, ορίζετε υποχρεωτικά την ημερομηνία έναρξης από την οποία αρχίζει η χρέωση, δηλαδή κάθε πότε θέλετε να επαναλαμβάνεται (περιοδικότητα), και την ημερομηνία λήξης κατά την οποία θέλετε να σταματήσει η αυτόματη έκδοση παραστατικών.
Αν επιλέξετε την Έκδοση παραστατικών που δημιουργούνται, τότε θα αναπαράγονται απευθείας παραστατικά σε κατάσταση Εκδόθηκε. Σε αντίθετη περίπτωση, θα αναπαράγονται ως Προσχέδια.
Τα υπόλοιπα πεδία της φόρμας είναι όμοια με αυτά της έκδοσης ενός απλού παραστατικού (γραμμές προϊόντων, κατηγοριοποιήσεις).
- Ισχύουν οι ρυθμίσεις αρίθμησης που έχετε εφαρμόσει έως τώρα στην εφαρμογή.
- Η ημερομηνία λήξης μπορεί να επιλεγεί για χρονικό διάστημα που καλύπτει έως και 60 επαναλήψεις προς αποτροπή ξεχασμένων εντολών.
- Τσεκάροντας την αντίστοιχη επιλογή, μπορείτε να δώσετε εντολή αυτόματης αποστολής των παραστατικών μέσω email.
- Έχετε τη δυνατότητα να επιλέξετε την επισύναψη που παραστατικού που δημιουργείται σε PDF κατά την αποστολή του email στον πελάτη (η επιλογή αυτή δεν είναι διαθέσιμη στο δωρεάν πλάνο συνδρομής του Elorus).
- Αν έχετε ενεργές κατηγοριοποιήσεις για παραστατικά πωλήσεων, τότε μπορείτε να δηλώσετε από εδώ αν θέλετε να ακολουθούν κάποια κατηγοριοποίηση.
- Πατώντας Αποθήκευση δημιουργείται το επαναλαμβανόμενο παραστατικό και από τη λίστα προβολής των επαναλαμβανόμενων πωλήσεων / αγορών μπορείτε να φιλτράρετε τα αποτελέσματα ανά πελάτη / προμηθευτή, ανά τύπο εγγράφου κλπ.
Tο Elorus κάθε φορά που θα δημιουργεί αυτόματα ένα παραστατικό πώλησης όπως τιμολόγιο, θα σας ειδοποιεί μέσα από την εφαρμογή. Η ειδοποίηση θα λαμβάνεται και μέσω e-mail εφόσον είναι ενεργοποιημένη η σχετική ρύθμιση. Τα παραστατικά που έχουν εκδοθεί με επαναλαμβανόμενο τρόπο θα μπορείτε να τα βρείτε πλέον στις Πωλήσεις.
Στη λίστα με τα επαναλαμβανόμενα παραστατικά βλέπετε απλά σε ποιους πελάτες έχετε προγραμματίσει την έκδοση. Το σύστημα τρέχει την εντολή για τα επαναλαμβανόμενα μερικές φορές μέσα στη μέρα. Γι' αυτόν τον λόγο, προτείνεται η προσθήκη μελλοντικής ημερομηνίας και όχι της τρέχουσας για τον ορισμό επαναλαμβανόμενου τιμολογίου.
Μετατροπή παραστατικού πωλήσεων σε επαναλαμβανόμενη πώληση
Στην περίπτωση που έχετε δημιουργήσει ήδη ένα τιμολόγιο, και θέλετε να ορίσετε επανάληψή του, επιλέγετε Δημιουργία επαναλαμβανόμενου από τις τρεις τελείες (...) στη σελίδα προβολής του.
Κάνοντας κλικ μεταφέρεστε στη σελίδα δημιουργίας επαναλαμβανόμενης πώλησης ώστε να ρυθμίσετε τον προγραμματισμό. Οι λοιπές λεπτομέρειες θα είναι ήδη συμπληρωμένες, ωστόσο μπορείτε να τροποποιήσετε επιτόπου όσα πεδία επιθυμείτε.
Διαχείριση επαναλαμβανόμενων παραστατικών πωλήσεων
Μπορείτε ανά πάσα στιγμή να επεξεργαστείτε το εκάστοτε επαναλαμβανόμενο παραστατικό πωλήσεων και να τροποποιήσετε τα πεδία του όπως επιθυμείτε.
Επιπλέον, έχετε τη δυνατότητα να θέσετε μεμονωμένα επαναλαμβανόμενα παραστατικά Σε παύση, πατώντας την εντολή Ενεργό που βρίσκεται στη σελίδα προβολής του εκάστοτε επαναλαμβανόμενου παραστατικού, όπως βλέπετε στην παρακάτω εικόνα. Έτσι, το σύστημα δεν θα δημιουργεί αυτόματα παραστατικά κατά το διάστημα που έχει οριστεί.
Μπορείτε να θέσετε σε παύση ή να επανεκκινήσετε επαναλαμβανόμενα παραστατικά μαζικά, από το πεδίο Ενέργειες, όπως φαίνεται στην εικόνα παρακάτω.
Επιπλέον, από τη λίστα μπορείτε να δείτε σε ποια Κατάσταση βρίσκονται τα επαναλαμβανόμενα παραστατικά που έχετε δημιουργήσει (Ενεργά ή Σε παύση).
Τέλος, σε περίπτωση που θέλετε να σταματήσει η διαδικασία επαναλαμβανόμενης έκδοσης, επιλέγετε Διαγραφή είτε από τη σελίδα προβολής του επαναλαμβανόμενου παραστατικού είτε από τη λίστα.