Προσθήκη & διαχείριση τύπων εγγράφων
- 08 Nov 2023
- Συντελεστές
Προσθήκη & διαχείριση τύπων εγγράφων
- Ενημερώθηκε στις 08 Nov 2023
- Συντελεστές
Περίληψη άρθρου
Βρήκατε αυτή την περίληψη χρήσιμη;
Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας
Προσθήκη τύπων εγγράφων
Για να δημιουργήσετε έναν καινούργιο τύπο εγγράφων επιλέγετε Ρυθμίσεις > Τύποι εγγράφων > Προσθήκη.
Επιλογή κατηγορίας εγγράφων
Αρχικά, θα πρέπει να επιλέξετε την κατηγορία εγγράφων στην οποία θα αφορά ο νέος τύπος - αν δηλαδή θα εφαρμόζεται σε παραστατικά πώλησης, πιστωτικά πώλησης, προσφορές, λογαριασμούς κ.ο.κ.
Επιλογή τύπου Ελληνικών Λογιστικών Προτύπων
Στο επόμενο βήμα καλείστε να επιλέξετε τον τύπο Ελληνικών Λογιστικών Προτύπων, ανάλογα και με την επιλογή που κάνατε προηγούμενως.
Για παράδειγμα, στην περίπτωση των παραστατικών πώλησης έχετε να επιλέξετε ανάμεσα στους εξής τύπους Ελληνικών Λογιστικών Προτύπων:
- Τιμολόγιο πώλησης
- Τιμολόγιο παροχής υπηρεσιών
- Απόδειξη παροχής υπηρεσιών
- Απόδειξη λιανικής πώλησης
- Απλοποιημένο τιμολόγιο
- Στοιχείο αυτοπαράδοσης
- Στοιχείο ιδιοχρησιμοποίησης
- Άλλο / Εσωτερική χρήση
Η επιλογή Άλλο / Εσωτερική χρήση δεν αφορά σε κάποιον τύπο ΕΛΠ. Ουσιαστικά δημιουργεί τύπους εγγράφων που δεν υποβάλλονται στο myDATA και προορίζονται αποκλειστικά για εσωτερική σας οργάνωση.
Βεβαιωθείτε πως έχετε κάνει τη σωστή επιλογή πριν πατήσετε «Επόμενο» καθώς μετά την αποθήκευση του τύπου εγγράφων δεν είναι δυνατή η επεξεργασία του τύπου Ελληνικών Λογιστικών Προτύπων.
Το βήμα επιλογής τύπου Ελληνικών Λογιστικών Προτύπων δεν εμφανίζεται στην περίπτωση των Προσφορών, καθώς αυτές δεν αποτελούν παραστατικά πώλησης ή αγοράς.
Λοιπά στοιχεία
Στο τελευταίο βήμα, θα πρέπει να συμπληρώσετε τα λοιπά στοιχεία του τύπου εγγράφων.
Τίτλος
Ο τίτλος του τύπου εγγράφων, όπως αυτός θα εμφανίζεται και στην εκτυπώσιμη μορφή του παραστατικού (π.χ. Τιμολόγιο - Δελτίο αποστολής).
Μεταφράσεις
Σε περίπτωση που κάποια παραστατικά εκδίδονται σε διαφορετική γλώσσα, στις μεταφράσεις μπορείτε να καθορίσετε το λεκτικό που θα χρησιμοποιείται στο εκτυπώσιμο, ανάλογα με τη γλώσσα.
Προεπιλεγμένος τύπος εγγράφων
Εάν ενεργοποιηθεί το πεδίο, ο συγκεκριμένος τύπος εγγράφων θα είναι προεπιλεγμένος κάθε φορά που δημιουργείτε ένα νέο παραστατικό αυτής της κατηγορίας.
Σε περίπτωση που ένας τύπος εγγράφων έχει οριστεί ως η προεπιλογή, δεν επιτρέπεται η διαγραφή του έως ότου ορίσετε κάποιον άλλον τύπο ως προεπιλογή.
Με τη δημιουργία του οργανισμού το Elorus σάς δίνει αυτόματα έτοιμους τους βασικούς τύπους εγγράφων: «Τιμολόγιο», «Τιμολόγιο παροχής υπηρεσιών» κλπ. Εάν ωστόσο θέλετε να δημιουργήσετε έναν καινούριο τύπο εγγράφων με τύπο ΕΛΠ για τον οποίο υπάρχει ήδη καταχώρηση (π.χ να δημιουργήσετε νέο «Τιμολόγιο πώλησης» υπό τον τίτλο «Τιμολόγιο - Δελτίο αποστολής»), θα εμφανιστεί στην οθόνη σας ένα μήνυμα σαν αυτό της παραπάνω εικόνας. Πρόκειται ουσιαστικά για μια προειδοποίηση ώστε να μη δημιουργηθεί διπλότυπη εγγραφή.
Σημείωση
Εάν προχωρήσετε εν τέλει σε προσθήκη τύπου εγγράφων για κατηγορία ΕΛΠ για την οποία υπάρχει ήδη άλλος τύπος εγγράφων, θα πρέπει να έχετε υπόψη ότι θεωρείται ενιαίος τύπος παραστατικών από το σύστημα της ΑΑΔΕ. Επομένως, σε αυτή την περίπτωση είναι απαραίτητη η χρήση Σειράς αρίθμησης τουλάχιστον σε έναν από τους δύο τύπους εγγράφων που θα χρησιμοποιείτε στο Elorus.
Για παράδειγμα, έστω ότι δημιουργείτε έναν τύπο εγγράφων «Τιμολόγιο - Δελτίο Αποστολής» που αντιστοιχεί σε Τιμολόγιο Πώλησης - όπως είδαμε παραπάνω, ενώ παράλληλα υπάρχει ήδη ένας τύπος «Τιμολόγιο» που αντιστοιχεί επίσης σε Τιμολόγιο Πώλησης.
Για το Elorus, τα παραστατικά «Τιμολόγιο - Δελτίο Αποστολής #1» και «Τιμολόγιο #1» είναι δύο διαφορετικά παραστατικά.
Για το myDATA όμως, αποτελούν και τα δύο Τιμολόγια πώλησης και έχουν και τα δύο τον αριθμό 1, επομένως θεωρούνται το ίδιο παραστατικό.
Για να ξεπεραστεί το πρόβλημα, το Elorus σάς υποχρεώνει να χρησιμοποιήσετε κάποια σειρά αρίθμησης κάθε φορά που θα εκδίδετε ένα παραστατικό τύπου «Τιμολόγιο - Δελτίο Αποστολής», δημιουργώντας έτσι πάντα μοναδικό παραστατικό στο πλαίσιο του myDATA.
Επεξεργασία τύπων εγγράφων
Μέσα από τη λίστα τύπων εγγράφων (Ρυθμίσεις > Τύποι εγγράφων από το κεντρικό μενού) κάντε κλικ στον επιθυμητό τύπο για να μεταβείτε στη σελίδα προβολής του. Κατόπιν, χρησιμοποιήστε το κουμπί Επεξεργασία που βρίσκεται πάνω και δεξιά στη σελίδα προβολής ώστε να ανοίξει η φόρμα επεξεργασίας της παρακάτω εικόνας.
Σημειώστε πως κατά την επεξεργασία ενός τύπου εγγράφων δεν μπορείτε να αλλάξετε την κατηγορία παραστατικών στην οποία εφαρμόζεται (π.χ. από τύπος παραστατικών πώλησης να μετατραπεί σε τύπο προσφορών), ούτε τον τύπο ΕΛΠ με τον οποίο συνδέεται (π.χ. από Τιμολόγιο να μετατραπεί σε Απόδειξη παροχής υπηρεσιών). Σε περίπτωση που έχει γίνει τέτοιου είδους λάθος κατά την αρχική καταχώρηση ενός τύπου εγγράφων, προτείνεται η διαγραφή του (ή, εφόσον χρησιμοποιείται ήδη, η αρχειοθέτησή του) και κατόπιν η δημιουργία νέου.
Διαγραφή τύπων εγγράφων
Για να διαγράψετε έναν τύπο εγγράφων θα πρέπει να ισχύουν τα παρακάτω:
- Να μην υπάρχουν παραστατικά αποθηκευμένα που να τον αφορούν.
- Να μην εφαρμόζεται σε κάποια σειρά παραστατικών.
- Να μην είναι o προεπιλεγμένος τύπος.
Εφόσον τα παραπάνω ισχύουν, μπορείτε να τον διαγράψετε από τη λίστα ή από τη σελίδα προβολής του.
Από τη λίστα
Επιλέγετε τον τύπο εγγράφων που θέλετε να διαγράψετε από την ανάλογη καρτέλα (Παραστατικά πώλησης, Πιστωτικά πώλησης, Προσφορές, Λογαριασμοί, Πιστωτικά προμηθευτή) και κάνετε κλικ στο Ενέργειες > Διαγραφή επιλεγμένων. Μπορεί να χρησιμοποιηθεί για ταυτόχρονη διαγραφή πολλαπλών τύπων εγγράφων.
Από τη σελίδα προβολής
Αφού ανοίξετε τον τύπο εγγράφων που επιθυμείτε κάνετε κλικ στην Επεξεργασία επάνω δεξιά και μετά κλικ στο κουμπί Διαγραφή.
Αρχειοθέτηση τύπων εγγράφων
Αν δεν επιθυμείτε να διαγράψετε κάποιον τύπο εγγράφων αλλά θέλετε να μην εμφανίζεται πλέον ως επιλογή κατά την προσθήκη νέων παραστατικών, μπορείτε απλά να τον αρχειοθετήσετε. Αυτό μπορεί να γίνει από τη λίστα με τους τύπους εγγράφων ή στη σελίδα προβολής του καθενός.
Σημειώστε πως οι προεπιλεγμένοι τύποι εγγράφων δεν μπορούν να αρχειοθετηθούν έως ότου καθοριστεί ένας άλλος τύπος ως προεπιλεγμένος για την ίδια κατηγορία παραστατικών.
Από τη λίστα
Επιλέγετε τον τύπο εγγράφων που θέλετε να απενεργοποιήσετε και κάνετε κλικ στο Ενέργειες > Αρχειοθέτηση επιλεγμένων. Η εντολή μπορεί να χρησιμοποιηθεί για ταυτόχρονη αρχειοθέτηση πολλαπλών τύπων.
Από τη σελίδα προβολής
Κάντε κλικ στον επιθυμητό τύπο εγγράφων από τη λίστα ώστε να μεταβείτε στη σελίδα προβολής του. Απο εκεί επιλέξτε Αρχειοθέτηση εγγραφής μέσα από το αναδυόμενο μενού των επιπλέον ενεργειών, στο πάνω-δεξιά μέρος της σελίδας.
Ήταν χρήσιμο αυτό το άρθρο;