Προσθήκη Προτύπων τιμολόγησης

Κάθε νέος λογαριασμός στο Elorus έχει ένα αρχικό πρότυπο - με τον τίτλο "Προεπιλογή" - το οποίο μπορείτε να επεξεργαστείτε και να χρησιμοποιήσετε αμέσως. Όλες οι ρυθμίσεις που αφορούν την εμφάνιση των παραστατικών μπορούν να αποθηκευθούν μέσω του προτύπου, καθώς σας επιτρέπουν να προσαρμόσετε την εμφάνιση των παραστατικών εισάγοντας λογότυπο, επιλέγοντας διαφορετικά χρώματα καθώς και (προ)συμπληρώνοντας σημειώσεις στα ελεύθερα πεδία.

Κατά τη δημιουργία ενός νέου παραστατικού μπορείτε να επιλέξετε το πρότυπό του ώστε το παραστατικό να αρχικοποιηθεί με τις ρυθμίσεις που έχετε ορίσει σε αυτό. Αυτό θα σας επιτρέψει να έχετε διαφορετική εμφάνιση ανά παραστατικό, σε περιπτώσεις που η επιχείρηση διαθέτει πολλαπλά brands/δραστηριότητες και, φυσικά, όταν επιθυμείτε να τιμολογήσετε σε διαφορετικές γλώσσες.

Για να εντοπίσετε, να επεξεργαστείτε και γενικότερα για τη διαχείριση των διαθέσιμων προτύπων μπορείτε να μεταβείτε στο μενού "Ρυθμίσεις-> Πρότυπα".

Προσθήκη προτύπων

Μπορείτε να δημιουργήσετε απεριόριστο αριθμό προτύπων ανάλογα με τις ανάγκες σας.

Στη σελίδα "Ρυθμίσεις-> Πρότυπα" κάνετε κλικ στο κουμπί +Προσθήκη, για να ξεκινήσετε. Τα πρώτα που καλείστε να ορίσετε είναι:

• ο τίτλος
• η γλώσσα
• και το αν θα είναι προεπιλογή. Το προεπιλεγμένο πρότυπο θα χρησιμοποιηθεί κατά την αυτόματη δημιουργία τιμολογίων (π.χ. τιμολόγηση προσφορών) και θα είναι προεπιλεγμένο στις φόρμες δημιουργίας εγγράφων.

Κάνοντας κλικ στο Επόμενο θα οδηγηθείτε σε ένα πρότυπο "δείγμα" για να μπορέσετε να ρυθμίσετε τις επιλογές εμφάνισης και ταυτόχρονα να έχετε προεπισκόπηση του πώς θα είναι τα επίσημα έγγραφά σας πριν τις οριστικοποιήσετε.

Σημειώνουμε ότι το μέγεθος του εκτυπώσιμου ορίζεται αυτοματοποιημένα από το σύστημα σύμφωνα με τη γεωγραφική σας περιοχή (για Ελλάδα είναι το Α4). Παρόλα αυτά μπορείτε, εάν το επιθυμείτε, να αλλάξετε τη ρύθμιση με επεξεργασία. Εκεί, μπορείτε να επιλέξετε A4 ή US letter αντίστοιχα, αν θεωρείτε ότι κάτι από αυτά θα εξυπηρετήσει τον πελάτη σας.

Για να δείτε πώς μπορείτε να δημιουργήσετε πρότυπο επαναλαμβάνοντας τη φόρμα υπάρχοντος δοκιμάστε την "Αντιγραφή", όπως περιγράφεται στην τελευταία παράγραφο του οδηγού.

Ο τίτλος παραστατικού “Τιμολόγιο” είναι ενδεικτικός. Εάν εσείς εκδώσετε ένα "Τιμολόγιο Παροχής Υπηρεσιών", ο τίτλος θα πρέπει να μεταβληθεί αντίστοιχα. Τα πρότυπα εφαρμόζονται σε όλους τους τύπους εγγράφων του Elorus.

Μπορείτε να δείτε την προεπισκόπηση προτύπου για κάθε δείγμα εγγράφου από το παρακάτω πεδίο:

Γενικές πληροφορίες

Κάνοντας κλικ στα διάφορα πεδία, όπου υπάρχει το εικονίδιο "μολύβι" μπορείτε να εισάγετε δικές σας πληροφορίες από το πεδίο επεξεργασίας που βρίσκεται δεξιά του δείγματος.

Εταιρεία

Η επωνυμία της εταιρείας σας. Στο πεδίο "Μεταφράσεις" μπορείτε να εισάγετε την επωνυμία στις διαθέσιμες γλώσσες που διαθέτει η εφαρμογή.

Στοιχεία εταιρείας

Το πεδίο αυτό φέρει τις πληροφορίες που έχετε καταχωρήσει στο μενού "Ρυθμίσεις εταιρείας". Εδώ μπορείτε να επεξεργαστείτε τα στοιχεία αυτά όπως επιθυμείτε να εμφανίζονται, χωρίς να επηρεάζονται οι ρυθμίσεις.

Μπορείτε να εισάγετε π.χ. τον αρ. ΓΕΜΗ της εταιρείας σας ή όποια άλλη σχετική πληροφορία κρίνετε απαραίτητη.

Λογότυπο

Το λογότυπο που θα εμφανίζεται επάνω στα παραστατικά. Επιτρέπονται αρχεία εικόνας (JPEG, PNG) ή SVG αρχεία. Οι βέλτιστες διαστάσεις του λογότυπου είναι τα 960x540 pixels και σε περίπτωση που το αρχείο σας είναι μεγαλύτερο, το Elorus θα το προσαρμόσει στις παραπάνω διαστάσεις.

Δραστηριότητα

Η δραστηριότητά σας ή ένα slogan, όπως ακριβώς θέλετε να εμφανίζεται επάνω στα παραστατικά.

Ηλεκτρονική υπογραφή

Μπορείτε να μεταφορτώσετε ένα αρχείο εικόνας της σκαναρισμένης υπογραφής σας ή της σφραγίδας της εταιρείας σας.

Ρυθμίσεις σχεδίασης

Πέρα από την εισαγωγή λεκτικών και εικόνων όπου αυτά επιτρέπονται, μπορείτε να προχωρήσετε και σε αλλαγή των σχεδιαστικών λεπτομερειών των παραστατικών σας. Οι κύριες επιλογές είναι οι παρακάτω:

Διάταξη: Η μορφή εμφάνισης του παραστατικού. Αυτή τη στιγμή το Elorus έχει μια βιβλιοθήκη τεσσάρων διατάξεων από την οποία μπορείτε να διαλέξετε.

Παραλλαγή: Κάθε διάταξη έχει μια συλλογή από χρωματικές παραλλαγές. Επιλέξτε αυτήν που ταιριάζει καλύτερα στην εταιρική σας ταυτότητα.

Μέγεθος γραμματοσειράς: Μπορείτε να επιλέξετε ανάμεσα σε μικρή, κανονική και μεγάλη γραμματοσειρά.

Ρυθμίσεις περιεχόμενου

Προσωπικές πληροφορίες χρήστη

Εάν επιλέξετε να εμφανίζονται οι πληροφορίες αυτές, επάνω στα παραστατικά θα αναγράφεται το ονοματεπώνυμο, το email και το τηλέφωνο επικοινωνίας του φυσικού προσώπου που το δημιούργησε. Οι πληροφορίες αντλούνται από το προφίλ του χρήστη στο Elorus.

Προσωπικές πληροφορίες πελάτη

Εάν επιλέξετε να εμφανίζονται οι πληροφορίες αυτές, επάνω στα παραστατικά θα αναγράφονται τα προσωπικά στοιχεία (όνομα, τηλέφωνο, email) που έχετε ορίσει στην επαφή του πελάτη.

Ισοτιμία

Το Elorus θα εμφανίζει επάνω στα παραστατικά την ισοτιμία όταν το νόμισμα διαφέρει.

Σχετική προσφορά

Εάν επιλέξετε το συγκεκριμένο πεδίο, θα εμφανίζεται στο εκτυπώσιμο του παραστατικού ο αριθμός της σχετικής προσφοράς, σε περίπτωση που έχει εκδοθεί προηγουμένως μια προσφορά.

Πίνακας γραμμών

Μπορείτε να εμφανίσετε / αποκρύψετε τις διάφορες στήλες του πίνακα προϊόντων και υπηρεσιών του παραστατικού όπως:

• Περιγραφή
• Κωδικός προϊόντος
• Ποσότητα
• Μονάδα μέτρησης (εμφάνιση μονάδας μέτρησης)
• Τιμή μονάδας (καθορίστε εάν και πώς θέλετε να εμφανίζεται η τιμή μονάδας μέτρησης στο έγγραφο)
• Έκπτωση
  Η απόκρυψη της στήλης έκπτωσης θα ισχύσει μόνο όταν κανένα προϊόν/υπηρεσία δεν είναι σε έκπτωση
• ΦΠΑ

Πίνακας συνόλων

Εξοφλημένο/ανεξόφλητο ποσό

Εμφανίστε ή αποκρύψτε το εξοφλημένο / ανεξόφλητο ποσό για το συγκεκριμένο παραστατικό. Οι τιμές αυτές αντικατοπτρίζουν τα υπόλοιπα τη στιγμή της εκτύπωσης / αποστολής.

Υπόλοιπο πελάτη

Απόκρυψη ή εμφάνιση του συνολικού υπολοίπου πελάτη στην εκτυπώσιμη μορφή του παραστατικού.

Πίνακας ΦΠΑ

Αν το επιλέξετε, στο κάτω μέρος των εγγράφων σας θα εμφανίζεται ένας πίνακας με την ανάλυση ΦΠΑ ανά συντελεστή.

Όροι & προϋποθέσεις

Μπορείτε να έχετε ξεχωριστούς όρους και προϋποθέσεις για κάθε τύπο εγγράφων, για παράδειγμα άλλους όρους για τα παραστατικά πώλησης και διαφορετικούς για τα πιστωτικά και τις προσφορές σας.

Αρκεί να δηλώσετε για ποια κατηγορία εγγράφων θα θέλατε να ορίσετε σημειώσεις (πεδίο Δείγμα εγγράφου).

Στη συνέχεια κάνετε κλικ στο πεδίο Όροι & προϋποθέσεις του δείγματος και είστε σε θέση να πληκτρολογήσετε τους επιθυμητούς στο πεδίο επεξεργασίας. Στο πεδίο αυτό εισάγετε οποιαδήποτε πληροφορία επιθυμείτε σχετικά με την πολιτική συναλλαγών που ακολουθεί η εταιρεία σας ή ακόμα και τον τρόπο ή χρόνο που επιθυμείτε να εξοφλούνται τα παραστατικά σας.

Σημειώστε πως το δείγμα χρησιμοποιεί έναν από τους διαθέσιμους τύπους εγγράφων ανά κατηγορία. Ο τίτλος του παραστατικού που καταχωρείται προκύπτει από την επιλογή του τύπου εγγράφου κατά την προσθήκη.