Τι είναι οι Τύποι εγγράφων
  • 19 Dec 2023
  • Συντελεστές

Τι είναι οι Τύποι εγγράφων


Article Summary

Τα παραστατικά που εκδίδετε και καταχωρείτε στο Elorus διαχωρίζονται σε πέντε λογικές κατηγορίες με βάση τον ρόλο που επιτελούν στην εφαρμογή και το αποτέλεσμα που επιφέρουν στα έσοδα και τα έξοδα της επιχείρησής σας.

  • Παραστατικά πώλησης. Αποτελούν έσοδα της επιχείρησης και χρεώνουν τους πελάτες σας, ως αποτέλεσμα αγοράς κάποιου προϊόντος ή υπηρεσίας.
  • Πιστωτικά πώλησης. Αποτελούν έσοδα της επιχείρησης, αλλά με αρνητικό πρόσημο. Πιστώνουν τους πελάτες σας, ως αποτέλεσμα επιστροφής κάποιας αγοράς που πραγματοποίησαν ή ως υπόσχεση έκπτωσης σε μελλοντική αγορά.
  • Λογαριασμοί. Αποτελούν έξοδα της επιχείρησης (παραστατικά αγοράς) και χρεώνουν τον λογαριασμό οφειλής σας στον προμηθευτή, ως αποτέλεσμα κάποιας αγοράς που πραγματοποιήσατε. Στο πλαίσιο της αυτοτιμολόγησης μπορείτε να εκδίδετε Τιμολόγια και Τιμολόγια παροχής υπηρεσιών εκ μέρους των προμηθευτών σας.
  • Πιστωτικά προμηθευτή. Αποτελούν έξοδα της επιχείρησης, αλλά με αρνητικό πρόσημο. Πιστώνουν (δηλ. μειώνουν) τον λογαριασμό οφειλής σας στον προμηθευτή, ως αποτέλεσμα κάποιας επιστροφής που κάνατε ή ως υπόσχεση έκπτωσης σε μελλοντική αγορά σας από αυτόν τον προμηθευτή.
  • Προσφορές. Αποτελούν έγγραφα τα οποία αποστέλλετε στους πελάτες σας ως πρόταση συνεργασίας, ως προτιμολόγια ή και άλλα έγγραφα τα οποία δεν αποτελούν έσοδα, αλλά ούτε και έξοδα για την επιχείρηση.

Τι είναι οι τύποι εγγράφων

Για κάθε μία από τις παραπάνω λογικές κατηγορίες παραστατικών μπορούν να προκύπτουν διαφορετικοί τύποι, οι οποίοι στο Elorus ονομάζονται τύποι εγγράφων. Για παράδειγμα, στα παραστατικά πώλησης, το «Τιμολόγιο», το «Τιμολόγιο παροχής υπηρεσιών», η «Απόδειξη παροχής υπηρεσιών» κλπ, όλα αποτελούν διαφορετικούς τύπους εγγράφων.

Στο πλαίσιο του Elorus, οι τύποι εγγράφων έχουν τις εξής ιδιότητες:

Μοναδική αρίθμηση

Ο κάθε τύπος εγγράφων ορίζει και μια ξεχωριστή, μοναδική αρίθμηση.
Έτσι, το «Τιμολόγιο #1» αποτελεί παραστατικό πώλησης τύπου Τιμολόγιο με αριθμό 1, η «Απόδειξη παροχής υπηρεσιών #1» αποτελεί παραστατικό πώλησης τύπου Απόδειξη παροχής υπηρεσιών με αριθμό 1 κ.ο.κ.

Επιπλέον, ο κάθε τύπος εγγράφου μπορεί να έχει και επιπρόσθετες σειρές αρίθμησης, για παράδειγμα «Τιμολόγιο #Α-1», «Τιμολόγιο #Α-2», «Τιμολόγιο #Β-1», «Τιμολόγιο #Β-2» κ.ο.κ. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με την αρίθμηση παραστατικών, μπορείτε να συμβουλευτείτε και το σχετικό άρθρο.

Εκτυπώσιμη μορφή παραστατικού

Το λεκτικό (τίτλος) του εκάστοτε τύπου εγγράφων εμφανίζεται με ειδική σήμανση επάνω στο εκτυπώσιμο που παραλαμβάνουν οι πελάτες (ή προμηθευτές), όπως φαίνεται στο παράδειγμα της παρακάτω εικόνας.

Τύποι εγγράφων στο εκτυπώσιμο

Κάθε επιχείρηση ενδέχεται να ακολουθεί διαφορετικές πρακτικές σε σχέση με την ακριβή ονομασία των παραστατικών που εκδίδει. Έτσι, ορισμένες επιχειρήσεις αναγράφουν τα τιμολόγια τους απλώς ως «Τιμολόγια», ενώ άλλες
τα αναφέρουν ως «Τιμολόγια πώλησης» ή και «Τιμολόγια - Δελτία αποστολής» σε περίπτωση ταυτόχρονης αποστολής προϊόντων στον πελάτη.

Παράλληλα, σε περίπτωση εκτύπωσης ενός παραστατικού σε άλλη γλώσσα (π.χ. Αγγλικά), προκύπτει η ανάγκη μετάφρασης του κάθε τύπου εγγράφων έτσι ώστε, για παράδειγμα, να αναγράφεται επάνω στο παραστατικό το λεκτικό Invoice αντί για Τιμολόγιο.

Μέσα από τους τύπους εγγράφων σας δίνεται η δυνατότητα να παραμετροποιήσετε όλα τα παραπάνω ώστε να πετύχετε το επιθυμητό αποτέλεσμα με βάση τις ανάγκες της δικής σας επιχείρησης.

Τύποι παραστατικών myDATA

Όλοι οι πιθανοί τύποι παραστατικών που μπορεί να εκδίδονται από μια Ελληνική επιχείρηση και προβλέπονται από τη νομοθεσία των Ελληνικών Λογιστικών Προτύπων (ΕΛΠ) έχουν κωδικοποιηθεί απο την ΑΑΔΕ με τρόπο που να εξυπηρετεί την αποστολή τους στην πλατφόρμα ηλεκτρονικών βιβλίων myDATA.

Κάθε τύπος εγγράφων του Elorus αντιστοιχεί επομένως σε έναν τύπο Ελληνικών Λογιστικών Προτύπων (ΕΛΠ), ο οποίος αναφέρεται στους τύπους παραστατικών που ορίζει το myDATA.

Η αντιστοίχιση με τύπο ΕΛΠ δεν αφορά τους τύπους εγγράφων που εφαρμόζονται στις Προσφορές, καθώς αυτές δεν αποτελούν έσοδα, ούτε έξοδα για την επιχείρηση και δεν αφορούν την πλατφόρμα myDATA.

Προκαθορισμένοι τύποι εγγράφων

Κατά τη δημιουργία ενός νέου οργανισμού με έδρα την Ελλάδα, στο Elorus δημιουργούνται αυτόματα οι συχνότερα χρησιμοποιούμενοι τύποι εγγράφων, όπως συνοψίζονται στον παρακάτω πίνακα.

Τύπος εγγράφων ElorusΕφαρμόζεται σεΤύπος ΕΛΠ
ΤιμολόγιοΠαραστατικά πώλησηςΤιμολόγιο πώλησης
Τιμολόγιο παροχής υπηρεσιώνΠαραστατικά πώλησηςΤιμολόγιο παροχής
Απόδειξη παροχής υπηρεσιώνΠαραστατικά πώλησηςΑπόδειξη παροχής υπηρεσιών
Απλοποιημένο τιμολόγιοΠαραστατικά ΠώλησηςΑπλοποιημένο Τιμολόγιο
Στοιχείο αυτοπαράδοσηςΠαραστατικά ΠώλησηςΣτοιχείο αυτοπαράδοσης
Στοιχείο ιδιοχρησιμοποίησηςΠαραστατικά ΠώλησηςΣτοιχείο ιδιοχρησιμοποίησης
Πιστωτικό τιμολόγιοΠιστωτικά πώλησηςΠιστωτικό τιμολόγιο
Απόδειξη επιστροφήςΠιστωτικά πώλησηςΠιστωτικό στοιχείο λιανικής
ΤιμολόγιοΛογαριασμούςΤιμολόγιο πώλησης [1]
Τιμολόγιο παροχής υπηρεσιώνΛογαριασμούςΤιμολόγιο παροχής [1]
Πιστωτικό τιμολόγιοΠιστωτικά προμηθευτήΠιστωτικό τιμολόγιο [1]
ΠροσφοράΠροσφορές-

Φυσικά, μπορείτε να επεξεργαστείτε τους προκαθορισμένους τύπους ώστε να προσαρμόσετε τους τίτλους με βάση τις δικές σας ανάγκες, καθώς και να διαγράψετε ή να αρχειοθετήσετε όσους από αυτούς δεν προτίθεστε να χρησιμοποιήσετε.

[1]: Οι τύποι που αφορούν έξοδα μπορούν να χρησιμοποιηθούν είτε για καταχώρηση παραστατικών που λαμβάνετε από προμηθευτές είτε για έκδοση παραστατικών και αποστολή στο myDATA στην περίπτωση της αυτοτιμολόγησης.

Επιπλέον υποστηριζόμενοι τύποι εγγράφων

Εκτός από τους τύπους εγγράφων που θα βρείτε ήδη καταχωρημένους στο σύστημα κατά τη δημιουργία του οργανισμού σας, το Elorus υποστηρίζει επιπλέον και τους ακόλουθους τύπους εγγράφων που ορίζει το myDATA:

Τύπος εγγράφων ElorusΕφαρμόζεται σεΤύπος ΕΛΠ
Απόδειξη λιανικήςΠαραστατικά πώλησηςΑπόδειξη λιανικής πώλησης
Τίτλος κτήσηςΛογαριασμούςΤίτλος Κτήσης

Για να χρησιμοποιήσετε τους παραπάνω τύπους θα πρέπει πρώτα να τους καταχωρήσετε στο σύστημα ακολουθώντας τη διαδικασία προσθήκης νέου τύπου εγγράφων.
Ειδικότερα, οι 3 τελευταίοι τύποι εγγράφων αφορούν την έκδοση παραστατικών των οποίων την υποχρέωση διαβίβασης έχει ο λήπτης αγαθών – υπηρεσιών.

Έσοδα από συμβόλαιο & Έσοδα από ενοίκιο

Οι τύποι παραστατικών myDATA «Έσοδο από συμβόλαιο» και «Έσοδο από ενοίκιο» υποστηρίζονται πλήρως από το Elorus, ωστόσο δεν αποτελούν παραστατικά πώλησης, αλλά εισπράξεις της επιχείρησης. Επομένως, η διαχείρισή τους δεν αφορά τους τύπους εγγράφων και γίνεται μέσα από τη λειτουργικότητα των Εσόδων.

Νόμιμες αποδείξεις λιανικής

Κατά κανόνα, οι αποδείξεις λιανικής πώλησης που εκδίδει μια επιχείρηση θα πρέπει να είναι θεωρημένες, δηλαδή να φέρουν ειδική φοροσήμανση αντίστοιχη των ταμειακών μηχανών και των ηλεκτρονικών φορολογικών μηχανισμών (ΦΗΜ).

Σε περίπτωση που η δραστηριότητά σας εμπίπτει στις εξαιρέσεις, μπορείτε να δημιουργήσετε τον τύπο «Απόδειξη λιανικής» στο Elorus και να εκδίδετε αθεώρητες αποδείξεις. Σε διαφορετική περίπτωση, για να είναι νόμιμες οι αποδείξεις σας θα πρέπει να ενεργοποιηθεί απαραιτήτως η διασύνδεση με τον πιστοποιημένο πάροχο ηλεκτρονικής τιμολόγησης SoftOne EINVOICING, η οποία προσθέτει την απαιτούμενη φοροσήμανση.

Τύποι εγγράφων για εσωτερική χρήση

Επιπλέον των παραπάνω, μπορείτε να δημιουργήσετε και δικούς σας τύπους εγγράφων, οι οποίοι θα προορίζονται για εσωτερική χρήση και δε θα αφορούν κάποιον τύπο ΕΛΠ (επομένως δε θα αποστέλλονται στο myDATA). Για παράδειγμα, εάν επιθυμείτε να καταχωρείτε τα έσοδα της ημέρας από αποδείξεις που εκδόθηκαν μέσω ταμειακής μηχανής ώστε να έχετε στο Elorus την πλήρη εικόνα των οικονομικών σας, μπορείτε να δημιουργήσετε έναν ειδικό τύπο εγγράφων, δηλώνοντας πως ο τύπος είναι εσωτερικός και δεν αφορά σε κάποια κατηγορία ΕΛΠ.


Ήταν χρήσιμο αυτό το άρθρο;