Τι είναι οι Τύποι εγγράφων

Τα παραστατικά που εκδίδετε και καταχωρείτε στο Elorus διαχωρίζονται σε πέντε λογικές κατηγορίες, με βάση τον ρόλο που επιτελούν στην εφαρμογή, και το αποτέλεσμα που επιφέρουν στα έσοδα και τα έξοδα της επιχείρησής σας.

• Παραστατικά πώλησης: Αποτελούν έσοδα της επιχείρησης, και χρεώνουν τους πελάτες σας, ως αποτέλεσμα αγοράς κάποιου προϊόντος ή υπηρεσίας.
• Πιστωτικά πώλησης: Αποτελούν έσοδα της επιχείρησης, αλλά με αρνητικό πρόσημο. Πιστώνουν τους πελάτες σας, ως αποτέλεσμα επιστροφής κάποιας αγοράς που πραγματοποίησαν ή ως υπόσχεση έκπτωσης σε μελλοντική αγορά.
• Λογαριασμοί: Αποτελούν έξοδα της επιχείρησης (παραστατικά αγοράς), και χρεώνουν τον λογαριασμό οφειλής σας στον προμηθευτή, ως αποτέλεσμα κάποιας αγοράς που πραγματοποιήσατε. Στο πλαίσιο της αυτοτιμολόγησης, μπορείτε να εκδίδετε Τιμολόγια και Τιμολόγια παροχής υπηρεσιών εκ μέρους των προμηθευτών σας.
• Πιστωτικά προμηθευτή: Αποτελούν έξοδα της επιχείρησης, αλλά με αρνητικό πρόσημο. Πιστώνουν (δηλ. μειώνουν) τον λογαριασμό οφειλής σας στον προμηθευτή, ως αποτέλεσμα κάποιας επιστροφής που κάνατε ή ως υπόσχεση έκπτωσης σε μελλοντική αγορά σας από αυτόν τον προμηθευτή.
• Προσφορές: Αποτελούν έγγραφα τα οποία αποστέλλετε στους πελάτες σας ως πρόταση συνεργασίας, ως προτιμολόγια ή και άλλα έγγραφα τα οποία δεν αποτελούν έσοδα, αλλά ούτε και έξοδα για την επιχείρηση.

Τι είναι οι Τύποι εγγράφων

Για καθεμία από τις παραπάνω λογικές κατηγορίες παραστατικών μπορούν να προκύπτουν διαφορετικοί τύποι, οι οποίοι στο Elorus ονομάζονται Τύποι εγγράφων. Για παράδειγμα, στα Παραστατικά πώλησης, το Τιμολόγιο, το Τιμολόγιο παροχής υπηρεσιών, η Απόδειξη παροχής υπηρεσιών κλπ., όλα αποτελούν διαφορετικούς τύπους εγγράφων.

Στο πλαίσιο του Elorus, οι τύποι εγγράφων έχουν τις εξής ιδιότητες:

Μοναδική αρίθμηση

Ο κάθε τύπος εγγράφων διαθέτει μια ξεχωριστή, μοναδική αρίθμηση.

Έτσι, το «Τιμολόγιο #1» αποτελεί Παραστατικό πώλησης με τύπο Τιμολόγιο και με αριθμό 1, η «Απόδειξη παροχής υπηρεσιών #1» αποτελεί Παραστατικό πώλησης με τύπο Απόδειξη παροχής υπηρεσιών και με αριθμό 1 κ.ο.κ.

Επιπλέον, ο κάθε τύπος εγγράφου μπορεί να έχει και επιπρόσθετες σειρές αρίθμησης. Για παράδειγμα «Τιμολόγιο #Α-1», «Τιμολόγιο #Α-2», «Τιμολόγιο #Β-1», «Τιμολόγιο #Β-2» κ.ο.κ. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με την αρίθμηση παραστατικών, μπορείτε να συμβουλευτείτε το σχετικό άρθρο.

Εκτυπώσιμη μορφή παραστατικού

Το λεκτικό (Τίτλος) του εκάστοτε τύπου εγγράφων εμφανίζεται με ειδική σήμανση επάνω στο εκτυπώσιμο που λαμβάνουν οι πελάτες (ή προμηθευτές), όπως φαίνεται στο παράδειγμα της παρακάτω εικόνας.

Κάθε επιχείρηση ενδέχεται να ακολουθεί διαφορετικές πρακτικές σε σχέση με την ακριβή ονομασία των παραστατικών που εκδίδει. Έτσι, ορισμένες επιχειρήσεις χαρακτηρίζουν τα τιμολόγια τους ως «Τιμολόγια», ενώ άλλες ως «Τιμολόγια πώλησης».

Σε περίπτωση εκτύπωσης ενός παραστατικού σε άλλη γλώσσα (π.χ. Αγγλικά), προκύπτει η ανάγκη μετάφρασης του κάθε τύπου εγγράφου έτσι ώστε, για παράδειγμα, να αναγράφεται επάνω στο παραστατικό το λεκτικό Invoice αντί για Τιμολόγιο.

Μέσα από τους τύπους εγγράφων σάς δίνεται η δυνατότητα να παραμετροποιήσετε όλα τα παραπάνω, ώστε να πετύχετε το επιθυμητό αποτέλεσμα με βάση τις ανάγκες της δικής σας επιχείρησης.

Τύποι παραστατικών myDATA

Όλοι οι πιθανοί τύποι παραστατικών που μπορεί να εκδίδονται από μια ελληνική επιχείρηση, και προβλέπονται από τη νομοθεσία των Ελληνικών Λογιστικών Προτύπων (ΕΛΠ) έχουν κωδικοποιηθεί απο την ΑΑΔΕ, με τρόπο που να εξυπηρετεί την αποστολή τους στην πλατφόρμα ηλεκτρονικών βιβλίων myDATA.

Κάθε τύπος εγγράφων του Elorus αντιστοιχεί επομένως σε έναν τύπο Ελληνικών Λογιστικών Προτύπων (ΕΛΠ), ο οποίος αναφέρεται στους τύπους παραστατικών που ορίζει το myDATA.

Προκαθορισμένοι τύποι εγγράφων

Κατά τη δημιουργία ενός νέου οργανισμού με έδρα την Ελλάδα, στο Elorus δημιουργούνται αυτόματα οι συχνότερα χρησιμοποιούμενοι τύποι εγγράφων, όπως συνοψίζονται στον παρακάτω πίνακα.

Φυσικά, μπορείτε να επεξεργαστείτε τους προκαθορισμένους τύπους, ώστε να προσαρμόσετε τους τίτλους με βάση τις δικές σας ανάγκες, καθώς και να διαγράψετε ή να αρχειοθετήσετε όσους από αυτούς δεν προτίθεστε να χρησιμοποιήσετε.

[1]: Οι τύποι που αφορούν έξοδα μπορούν να χρησιμοποιηθούν είτε για καταχώρηση παραστατικών που λαμβάνετε από προμηθευτές είτε για έκδοση παραστατικών, και αποστολή στο myDATA στην περίπτωση της αυτοτιμολόγησης.

Επιπλέον υποστηριζόμενοι τύποι εγγράφων

Εκτός από τους τύπους εγγράφων που θα βρείτε ήδη καταχωρημένους στο σύστημα κατά τη δημιουργία του οργανισμού σας, το Elorus υποστηρίζει επιπλέον και τους ακόλουθους τύπους εγγράφων που ορίζει το myDATA:

Για να χρησιμοποιήσετε τους παραπάνω τύπους, θα πρέπει πρώτα να τους καταχωρήσετε στο σύστημα, ακολουθώντας τη διαδικασία προσθήκης νέου τύπου εγγράφων.

Ειδικότερα, οι 3 τελευταίοι τύποι εγγράφων αφορούν την έκδοση παραστατικών των οποίων την υποχρέωση διαβίβασης έχει ο λήπτης αγαθών-υπηρεσιών, ενώ για τα Δελτία αποστολής θα πρέπει πρώτα να γίνει η ενεργοποίηση των Παραστατικών διακίνησης στον οργανισμό σας (μενού Ρυθμίσεις > Ρυθμίσεις εφαρμογής), προκειμένου να ενεργοποιήσετε το Δελτίο αποστολής στους Τύπους εγγράφων.

Νόμιμες αποδείξεις λιανικής

Κατά κανόνα, οι αποδείξεις λιανικής πώλησης που εκδίδει μια επιχείρηση θα πρέπει να είναι θεωρημένες, δηλαδή να φέρουν ειδική φοροσήμανση αντίστοιχη των ταμειακών μηχανών και των ηλεκτρονικών φορολογικών μηχανισμών (ΦΗΜ).

Εάν η δραστηριότητά σας εμπίπτει στις εξαιρέσεις, μπορείτε να δημιουργήσετε τον τύπο «Απόδειξη λιανικής» στο Elorus, και να εκδίδετε αθεώρητες αποδείξεις. Σε διαφορετική περίπτωση, για να είναι νόμιμες οι αποδείξεις σας, θα πρέπει να ενεργοποιηθεί απαραιτήτως η διασύνδεση με τον πιστοποιημένο πάροχο ηλεκτρονικής τιμολόγησης IMPACT EINVOICING, η οποία προσθέτει την απαιτούμενη φοροσήμανση.

Τύποι εγγράφων για εσωτερική χρήση

Επιπλέον των παραπάνω, μπορείτε να δημιουργήσετε και δικούς σας τύπους εγγράφων, οι οποίοι θα προορίζονται για εσωτερική χρήση και δεν θα αφορούν κάποιον τύπο ΕΛΠ (επομένως δεν θα αποστέλλονται στο myDATA). Για παράδειγμα, εάν επιθυμείτε να καταχωρείτε τα έσοδα της ημέρας από αποδείξεις που εκδόθηκαν μέσω ταμειακής μηχανής ώστε να έχετε στο Elorus την πλήρη εικόνα των οικονομικών σας, μπορείτε να δημιουργήσετε έναν ειδικό τύπο εγγράφων, επιλέγοντας Άλλο/Εσωτερική χρήση.