Αποστολή παραστατικών αγορών που εκδίδετε ως λήπτης με email

Η δυνατότητα αποστολής μέσω email Παραστατικών αγορών που εκδίδετε ως λήπτης στους προμηθευτές σας είναι ενεργή σε όλα τα πλάνα συνδρομής του Elorus, ακόμα και στο δωρεάν. Το μόνο που χρειάζεται είναι να έχει επιβεβαιωθεί η διεύθυνση email σας.

Σημειώστε πως παρ' όλο που η αποστολή Προσχέδιων παραστατικών αγορών επιτρέπεται, η κατάστασή τους θα αλλάξει σε Εκδόθηκε μετά το πέρας της διαδικασίας.

Αποστολή μεμονωμένου παραστατικού

Για να στείλετε ένα συγκεκριμένο παραστατικό με email, πρώτα πατήστε το κουμπί Email που βρίσκεται πάνω δεξιά στη σελίδα προβολής του. Θα μεταφερθείτε σε μια σελίδα αντίστοιχη της παρακάτω εικόνας:

Προς (Παραλήπτης)

Το σύστημα εξαρχής χρησιμοποιεί ως παραλήπτη την πρωτεύουσα διεύθυνση email που έχει καταχωρηθεί στην επαφή. Πατώντας το βελάκι δίπλα από το πεδίο αυτό, σας εμφανίζεται μια λίστα με όλα τα email της επαφής εάν θέλετε να διαλέξετε κάποιο άλλο.

Επίσης, πατώντας τον σύνδεσμο Νέα διεύθυνση μπορείτε να πληκτρολογήσετε μια άλλη διεύθυνση που δεν υφίσταται στην επαφή και αν επιθυμείτε, τσεκάροντας το Αποθήκευση της διεύθυνσης στην επαφή για μελλοντική χρήση, το σύστημα θα καταχωρήσει αυτό το email στην επαφή.

Cc (Κοινοποίηση)

Το πεδίο αυτό χρησιμοποιείται εάν θέλετε να κοινοποιήσετε το παραστατικό σε επιπλέον διευθύνσεις, εκτός του παραλήπτη. Εδώ μπορείτε να εισάγετε μία ή παραπάνω διευθύνσεις email χειροκίνητα και πατάτε Enter για να τη δεχτεί το σύστημα.

Πατώντας τον κέρσορα στο πεδίο αυτό θα παρατηρήσετε ότι σας εμφανίζεται αυτόματα μια λίστα με τις διευθύνσεις email των χρηστών του οργανισμού. Με αυτόν τον τρόπο μπορείτε να ενημερώσετε τους συνεργάτες σας (π.χ. το λογιστήριό σας) ότι στείλατε με email το παραστατικό στην επαφή.

Εάν τείνετε να συμπληρώνετε συχνά την ίδια διεύθυνση email προς κοινοποίηση, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη ρύθμιση Προεπιλεγμένες διευθύνσεις email CC (που βρίσκεται στο μενού Ρυθμίσεις > Ρυθμίσεις εφαρμογής) ώστε η διεύθυνση να είναι πάντα προσυμπληρωμένη στη φόρμα αποστολής του email.

Bcc (Κρυφή Κοινοποίηση)

Εδώ ορίζετε επιπλέον διευθύνσεις παραληπτών οι οποίες δεν επιθυμείτε να είναι ορατές από τον παραλήπτη. Ο τρόπος λειτουργίας του πεδίου επιλογής διευθύνσεων Bcc είναι πανομοιότυπος με αυτόν του πεδίου Cc.

Απάντηση σε

Για λόγους ασφάλειας και εγγύησης υψηλής παραδοσιμότητας, το Elorus αποστέλλει πάντα όλα τα μηνύματα από μια ειδική διεύθυνση email της εφαρμογής. Παρ' όλα αυτά, έχετε τη δυνατότητα να επιλέξετε σε ποια διεύθυνση θα παραδοθεί η απάντηση του παραλήπτη, σε περίπτωση που αυτός στείλει απαντητικό μήνυμα.

Ως διεύθυνση απάντησης εξαρχής επιλέγεται η επιβεβαιωμένη διεύθυνση email του χρήστη που στέλνει το email. Εάν θέλετε να χρησιμοποιήσετε μια άλλη διεύθυνση, επισκεφθείτε τη σελίδα Ρυθμίσεις > Ρυθμίσεις εφαρμογής και συμπληρώστε το πεδίο Διεύθυνση απάντησης email. Σημειώστε πως πρέπει να επιβεβαιώσετε τη διεύθυνση ώστε να επιτραπεί η χρήση της. Εφόσον συμπληρώσετε το πεδίο προεπιλεγμένης διεύθυνσης απάντησης, το συγκεκριμένο email θα χρησιμοποιείται πάντα ως αποστολέας, ανεξαρτήτως του συνδεδεμένου χρήστη.

Πρότυπο Email

Το Πρότυπο Email καθορίζει, μεταξύ άλλων, το θέμα και το μήνυμα που θα αποσταλεί. Αν και μπορείτε πάντα να επεξεργαστείτε το περιεχόμενο του μηνύματος email επιτόπου, τα πρότυπα έχουν ως στόχο να μειώσουν τη χειροκίνητη πληκτρολόγηση που απαιτείται κατά τη διαδικασία αποστολής.

Στο πεδίο Πρότυπο email εμφανίζεται εξαρχής επιλεγμένη η εγγραφή που έχετε ορίσει ως Προεπιλογή στις ρυθμίσεις των Προτύπων email του οργανισμού σας που αφορούν Λογαριασμούς. Φυσικά, μπορείτε πριν την αποστολή να επιλέξετε οποιοδήποτε άλλο πρότυπο έχετε δημιουργήσει.

Θέμα & μήνυμα email

Το αρχικό προτεινόμενο μήνυμα του email προσυμπληρώνεται αυτόματα με βάση το επιλεγμένο Πρότυπο Email. Ωστόσο, μπορείτε να προσθέσετε επιπλέον πληροφορίες ή να τροποποιήσετε τόσο το Θέμα όσο και το κεντρικό Μήνυμα (περιεχόμενο) του email χειροκίνητα, από τα αντίστοιχα πεδία της φόρμας.

Κάθε email περιέχει και τον μοναδικό σύνδεσμο (permalink) του προς αποστολή παραστατικού ώστε να έχουν πρόσβαση σε αυτό οι προμηθευτές σας ανά πάσα στιγμή (θα πρέπει να έχετε ορίσει τη μεταβλητή «Permalink» στο Πρότυπο Email).

Όταν ο προμηθευτής κλικάρει τον σύνδεσμο του παραστατικού, το Elorus θα σας στείλει μια ειδοποίηση in-app στον λογαριασμό σας ή/και με email ότι ο προμηθευτής είδε το παραστατικό. Η πληροφορία αυτή στη συνέχεια αποθηκεύεται και στο ιστορικό Γεγονότων του εγγράφου.

Συνημμένα αρχεία

Το Elorus σάς δίνει τη δυνατότητα να επισυνάψετε - προαιρετικά - στο email το εκτυπώσιμο PDF του παραστατικού αγορών.

Για να συμπεριλάβετε στο μήνυμά σας επιπλέον συνημμένα αρχεία, θα πρέπει προηγουμένως να τα έχετε επισυνάψει εντός του παραστατικού.

Στη συνέχεια, μπορείτε να επιλέξετε όποια από αυτά επιθυμείτε να λάβει ο προμηθευτής με το email, όπως δείχνει η εικόνα:

Μαζική αποστολή παραστατικών αγορών με email

Μέσα από την εφαρμογή υπάρχει η δυνατότητα να αποστείλετε τα παραστατικά αγορών σας μαζικά στους προμηθευτές σας ακολουθώντας μια εύκολη και γρήγορη διαδικασία.

Από το μενού ...Περισσότερα > Λογαριασμοί επιλέγετε τα παραστατικά που επιθυμείτε να στείλετε με email και κλικάρετε στο κουμπί Ενέργειες > Αποστολή επιλεγμένων μέσω email , όπως βλέπετε στην παρακάτω εικόνα.

Θα σας εμφανιστεί το παρακάτω παράθυρο:

Από εδώ μπορείτε να επεξεργαστείτε τις επιλογές κοινοποίησης (Cc & Bcc) σε πολλαπλές διευθύνσεις, αλλά και να επιλέξετε αν επιθυμείτε να σταλούν συνημμένα αρχεία μαζί με τα παραστατικά.

Τέλος, πατώντας το κουμπί Email τα μηνύματα θα σταλούν μαζικά στους παραλήπτες.

Σημειώστε πως για να αποστείλετε μαζικά παραστατικά με email θα πρέπει να ισχύουν οι εξής προϋποθέσεις:

• Τα παραστατικά δε θα πρέπει να είναι σε κατάσταση "Προσχέδιο"
• Η επαφή προμηθευτή στον οποίο θα αποσταλεί το παραστατικό να έχει καταχωρημένη τουλάχιστον μία διεύθυνση email.

Εάν για κάποιο από τα επιλεγμένα παραστατικά οι προϋποθέσεις αυτές δεν ισχύουν, θα εμφανιστεί ένα σχετικό μήνυμα προειδοποίησης. Παρ' όλα αυτά, μπορείτε να προχωρήσετε κανονικά στην αποστολή των υπόλοιπων παραστατικών.

Ημερήσια όρια αποστολής email

Το κάθε πλάνο συνδρομής έχει το δικό του ημερήσιο όριο, όσον αφορά τον μέγιστο αριθμό email που μπορείτε να στείλετε. Ανάλογα λοιπόν με το πλάνο συνδρομής του οργανισμού σας τα όρια διαμορφώνονται ως εξής:

• Το Δωρεάν πλάνο έχει ημερήσιο όριο τα 10 email
• To Starter πλάνο έχει ημερήσιο όριο 30 email
• Το Standard πλάνο έχει ημερήσιο όριο 200 email
• Το Premium πλάνο έχει ημερήσιο όριο 500 email

Κάθε email μπορεί να έχει όριο 3 παραλήπτες, συν τον αριθμό των χρηστών του εκάστοτε οργανισμού. Για παράδειγμα, για έναν οργανισμό με 2 χρήστες συνολικά μπορείτε να ορίσετε 5 παραλήπτες. Το όριο αυτό ισχύει για Cc και για Bcc ξεχωριστά. Άρα, στο προηγούμενο παράδειγμα μπορείτε να εισάγετε παραλήπτες 5 Cc και άλλους 5 Bcc.

Σε περίπτωση που χρειάζεστε μεγαλύτερα όρια, μπορείτε να επικοινωνήσετε μαζί μας.

Ιστορικό email

Το Elorus καταγράφει λεπτομέρειες για τα παραστατικά που στέλνετε με email, από την ημερομηνία αποστολής μέχρι και την παράδοσή στους παραλήπτες. Τα email χαρακτηρίζονται με διάφορες καταστάσεις ανάλογα με την περίπτωση:

• Αναμονή προς αποστολή: Το μήνυμα είναι προς αποστολή.
• Απεστάλμένο: H υπηρεσία email έχει στείλει το μήνυμα, το οποίο μπορεί να παραδοθεί ή όχι.
• Παραδόθηκε: Ο παραλήπτης έλαβε το μήνυμα στα εισερχόμενά του
• Αναβλήθηκε: Το μήνυμα έχει καθυστερήσει (πχ λόγω γεμάτου γραμματοκιβωτίου του παραλήπτη, λόγω λογισμικών ανίχνευσης spam). Η υπηρεσία θα προσπαθήσει να παραδώσει το μήνυμα
• Απορρίφθηκε: Η υπηρεσία email αρνήθηκε να στείλει το μήνυμα. Προσπαθήστε ξανά.
• Δεν παραδόθηκε: Το μήνυμα μπλοκαρίστηκε. Ελέγξτε την ορθότητα του email και προσπαθήστε ξανά

Αυτό το ιστορικό είναι ορατό σε δύο σημεία:

• Mέσα από τη σελίδα προβολής του εκάστοτε παραστατικού, κάτω από τις πληροφορίες δημιουργίας. Κάνοντας κλικ στο (i), θα δείτε επιμέρους λεπτομέρειες για την τελευταία αποστολή email.
  

• Μέσα από το ιστορικό του κάθε παραστατικού στη σελίδα Γεγονότα.
  

Κάνοντας κλικ στο πεδίο Περισσότερα θα δείτε το ακριβές σώμα κειμένου που αποστείλατε, τους παραλήπτες και αν υπήρχε συνημμένο.