Προσθήκη Εισπράξεων

Όταν δέχεστε χρήματα από πελάτες ή προμηθευτές (π.χ. επιστροφή χρημάτων για κάποια αγορά που ακυρώσατε) μπορείτε να δημιουργήσετε μια νέα "Είσπραξη" για να αναπαραστήσετε τη συναλλαγή. Επιπλέον, το μενού δίνει τη δυνατότητα δημιουργίας παραστατικού εσόδων, για τις περιπτώσεις που η πληρωμή καθεαυτή αναπαριστά έσοδα της επιχείρησης (πχ ενοίκια, συμβόλαια κλπ).

Παρακάτω θα εντοπίσετε τις οδηγίες προσθήκης για τις παρακάτω κατηγορίες πληρωμών:

1. Πληρωμή πελάτη
2. Επιστροφή από προμηθευτή
3. Έσοδα
4. Άλλες πληρωμές

Πληρωμή πελάτη

Οι πληρωμές πελατών δηλώνουν έσοδα που προέρχονται από την κύρια δραστηριότητα της επιχείρησής σας. Μπορείτε να συσχετίσετε μια πληρωμή πελάτη με ένα ή και περισσότερα παραστατικά πώλησης (τιμολόγια) ώστε να θεωρούνται εξοφλημένα.

Για να δημιουργήσετε μια νέα πληρωμή πελάτη, από το κεντρικό μενού επιλέξτε "Εισπράξεις". Κάντε κλικ στο κουμπί "+Προσθήκη" και επιλέξτε "Πληρωμή πελάτη".

Καθορισμός πελάτη

Αρχικά, θα πρέπει να καθορίσετε τον πελάτη που έκανε την πληρωμή. Αφού επιλέξετε επαφή, το Elorus θα αναζητήσει πιθανά ανεξόφλητα παραστατικά του πελάτη. Θα μπορέσετε στη συνέχεια να χρησιμοποιήσετε το ποσό της πληρωμής για να εξοφλήσετε τα παραστατικά αυτά.

Εάν υπάρχει προεπιλεγμένο νόμισμα στην επαφή του πελάτη, η είσπραξη αυτόματα θα χρησιμοποιήσει αυτό το νόμισμα. Φυσικά, μπορείτε πάντα να αλλάξετε το νόμισμα της συναλλαγής και χειροκίνητα.

Στοιχεία συναλλαγής

Στη συνέχεια, ορίζετε το ποσό και την ημερομηνία της συναλλαγής. Σημειώστε πως εάν το νόμισμα της συναλλαγής είναι διαφορετικό από το βασικό νόμισμα της εταιρείας σας, η πραγματική ισοτιμία για τη συγκεκριμένη ημερομηνία θα προταθεί αυτόματα από το σύστημα. Όπως και με το νόμισμα, μπορείτε - εάν το επιθυμείτε - να αλλάξετε την ισοτιμία χειροκίνητα.

Εξόφληση παραστατικών

Τέλος, εάν θέλετε να χρησιμοποιήσετε την είσπραξη για να εξοφλήσετε ένα ή και περισσότερα παραστατικά, μπορείτε να διανείμετε το ποσό της είσπραξης στα αντίστοιχα παραστατικά, στο τελευταίο τμήμα της σελίδας (δείτε την παραπάνω εικόνα).

Το ποσό που περισσεύει (δηλ. το υποσύνολο της είσπραξης που δεν έχει συσχετιστεί με κάποιο παραστατικό) ονομάζεται "πλεόνασμα". Το πλεόνασμα στην πράξη αντιπροσωπεύει προκαταβολές ή υπερπληρωμές και είναι πάντα διαθέσιμο για να εξοφλήσετε μελλοντικά παραστατικά προς τον συγκεκριμένο πελάτη. Όπως είναι φυσικό, το πλεόνασμα πρέπει πάντα να είναι θετικό ή μηδέν, δηλ. το σύνολο των επιμέρους ποσών που αποπληρώνουν παραστατικά δεν μπορεί να ξεπερνάει το συνολικό ποσό της είσπραξης.

Όταν είστε έτοιμοι με την καταχώρηση, πατήστε "Αποθήκευση". Μπορείτε τόσο να προχωρήσετε με την ενέργεια όσο και να επιλέξετε να συνεχίσετε τη διαδικασία με "αποθήκευση και προσθήκη νέου" ή με "εφαρμογή αλλαγών" για να αποθηκευτούν οι έως τώρα αλλαγές σας χωρίς να φύγετε από τη σελίδα. Οι δευτερεύουσες επιλογές βρίσκονται στο κουμπί περισσότερων επιλογών (εικόνα).

Απόδειξη είσπραξης σε PDF

Οι πληρωμές πελατών μπορούν να αποθηκευθούν σε μορφή PDF ώστε να παρέχετε στους πελάτες σας τις αντίστοιχες αποδείξεις είσπραξης. Η απόδειξη θα τυπωθεί χρησιμοποιώντας το προεπιλεγμένο πρότυπο του πελάτη (όπως άλλωστε και τα παραστατικά πώλησης και οι προσφορές) ή το βασικό πρότυπο του οργανισμού σας εάν δεν έχει καθοριστεί πρότυπο για τον συγκεκριμένο πελάτη.

Για να αποθηκεύσετε την απόδειξη είσπραξης, αρχικά επισκεφθείτε τη σελίδα προβολής της είσπραξης, Από το κεντρικό μενού επιλέξτε "Εισπράξεις" και κάντε κλικ στην επιθυμητή συναλλαγή. Από εκεί πατήστε το κουμπί "PDF" στο πάνω μέρος της σελίδας (εικόνα κάτω).

Επιστροφή από προμηθευτή

Εάν κάποιος προμηθευτής σας κάνει επιστροφή χρημάτων, για παράδειγμα επειδή ζητήσατε ακύρωση κάποιας αγοράς, η συναλλαγή αυτή πρέπει να καταγραφεί ως επιστροφή από προμηθευτή. Μπορείτε να συσχετίστε τις επιστροφές προμηθευτών με ένα ή και περισσότερα πιστωτικά παραστατικά αγοράς, ώστε να θεωρούνται εξοφλημένα.

Η διαδικασία προσθήκης μιας νέας επιστροφής από προμηθευτή είναι ίδια με αυτήν των πληρωμών πελάτη (δείτε το προηγούμενο κεφάλαιο). Η μόνη διαφορά είναι πως οι επιστροφές από προμηθευτή συσχετίζονται με επαφές τύπου προμηθευτής - αντί για πελάτη - και χρησιμοποιούνται για να εξοφλήσουν πιστωτικά παραστατικά αγοράς (δηλ. πιστωτικά τιμολόγια που σας στέλνουν οι προμηθευτές) αντί για παραστατικά πώλησης (πχ τιμολόγια πώλησης).

Έσοδα

Υπάρχουν τρεις τύποι εσόδων:

• Έσοδα από συμβόλαιο
• Έσοδα από ενοίκιο
• Λοιπά έσοδα

Και στις τρεις περιπτώσεις ενημερώνονται οι δείκτες εσόδων στις σχετικές αναφορές ως άθροισμα εσόδων (από πληρωμές) και πωλήσεων. Επιπλέον, οι καταγραφές αυτές θα ενημερώσουν τις αναφορές ρευστότητας, όχι όμως τις καρτέλες πελατών στις οποίες θα εμφανιστούν, αλλά μόνο τα στοιχεία πληρωμών που αφορούν τιμολόγηση (περίπτωση "πληρωμής πελάτη").

Τα "Έσοδα από συμβόλαιο" καθώς και τα "Έσοδα από ενοίκιο" αφορούν καταγραφές που ταυτόχρονα μπορούν να αποτελέσουν φορολογικό στοιχείο. Για την ενημέρωση των ηλεκτρονικών σας βιβλίων (διασύνδεση με το myDATA της ΑΑΔΕ) διαβάστε τον οδηγό.

Ξεκινήστε την καταχώρησή σας επιλέγοντας κατηγορία εσόδων. Στη συνέχεια, επιλέγετε την επιθυμητή επαφή και ορίζετε ημερομηνία.

Ακολούθως, εισάγετε ποσό (πριν ή μετά φπα) και τυχόν φόρους, εφόσον υφίστανται στην περίπτωση. Οι υπολογισμοί λειτουργούν ομοίως και με τα λοιπά παραστατικά του elorus.

Άλλες πληρωμές

Με τη δυνατότητα εισαγωγής ποσού ως 'άλλη πληρωμή' (Εισπράξεις-> Προσθήκη-> Άλλες πληρωμές) θα μπορέσετε να προχωρήσετε σε εισαγωγή ποσών που ενημερώνουν τη ρευστότητα αλλά όχι τα έσοδα ή τις καρτέλες πελατών/προμηθευτών.

Θα μπορούσε να αξιοποιηθεί για την εισαγωγή ποσού που αφορά αποκλειστικά το ταμείο, για παράδειγμα λήψη ποσού από επενδύσεις ή τόκους, ανάλογα με τη μέθοδο τήρησης λογιστικών βιβλίων και τον τύπο της επιχείρησης.

Η επιλογή προϋποθέτει την επιλογή επαφής, ποσού και ημερομηνίας, με προαιρετικές την αιτιολογία και τις κατηγοριοποιήσεις.

Πρόκειται δηλαδή για πεδία όμοια με τις περιπτώσεις "πληρωμή πελάτη" και "επιστροφή από προμηθευτή", με τη διαφορά ότι δε δημιουργούνται πλεονάσματα, ούτε συσχετίζονται με στοιχείο τιμολόγησης/αγοράς.

Κατηγοριοποίηση

Οι κατηγοριοποιήσεις είναι ένα χρήσιμο εργαλείο αναφορών που σας βοηθάει να παρακολουθείτε τις εισπράξεις σας. Μπορείτε να βάλετε tags σε συγκριμένες εισπράξεις και στη συνέχεια να φιλτράρετε ή και να γκρουπάρετε τα δεδομένα των αναφορών με βάση αυτά τα tags. Μπορείτε να κατηγοριοποιήσετε όλων των ειδών τις εισπράξεις: πληρωμές πελάτη, επιστροφές από προμηθευτή, καθώς και λοιπά έσοδα.

Αφού δηλώσετε τις σχετικές κατηγορίες στο σύστημα (δείτε το αντίστοιχο άρθρο), μπορείτε να κάνετε tag μέσα από τις αντίστοιχες σελίδες προσθήκης /επεξεργασίας των εισπράξεων. Για λόγους ταχύτητας, στη σελίδα προβολής της κάθε είσπραξης υπάρχει επίσης μια ειδική πλαϊνή περιοχή, όπου μπορείτε να επεξεργαστείτε τις κατηγοριοποιήσεις (παραπάνω εικόνα).