Κύκλος ζωής ενός παραστατικού διακίνησης
Με την μετάβαση στην ψηφιακή διακίνηση αγαθών, το Δελτίο αποστολής αποκτά μια ολοκληρωμένη διαδικασία παρακολούθησης, από τη στιγμή της έκδοσης μέχρι και την παραλαβή από τον λήπτη.
Τα στάδια της διακίνησης είναι τα ακόλουθα:
- Έκδοση παραστατικού / Καταχωρήθηκε
- Έναρξη διακίνησης / Σε κίνηση
- Παραδόθηκε από τον μεταφορέα
- Ολοκλήρωση διακίνησης
- Ακύρωση
- Απόρριψη
- Αδυναμία παράδοσης
Προβολή και επεξεργασία κατάστασης διακίνησης στις Συνόψεις myDATA
Στο Elorus υπάρχει η δυνατότητα παρακολούθησης των Δελτίων αποστολής, είτε έχουν εκδοθεί από τον οργανισμό σας, είτε έχουν εκδοθεί από τον αντισυμβαλλόμενο, κάνοντας διαδοχικά κλικ από το κεντρικό μενού στο myDATA > Συνόψεις myDATA.
Στη σελίδα των συνόψεων μπορείτε να εντοπίσετε τα παραστατικά διακίνησης που έχετε εκδώσει (στην ενότητα «Υποβλήθηκαν από εμάς») αλλά και τα παραστατικά διακίνησης που έχουν εκδοθεί από τους προμηθευτές σας με λήπτη την επιχείρησή σας (στην ενότητα «Υποβλήθηκαν από τον αντισυμβαλλόμενο»).
Παρόλο που το Elorus λαμβάνει αυτόματα τις συνόψεις του myDATA καθημερινά, σας δίνεται η δυνατότητα να τις ανακτήσετε και χειροκίνητα. Κάνοντας κλικ σε αυτή την επιλογή, μπορείτε να κατεβάσετε τις πιο πρόσφατες υποβολές. Το Elorus εμφανίζει αυτόματα πότε έγινε η τελευταία ενημέρωση.
Επιλέγοντας ένα παραστατικό διακίνησης από τη λίστα θα ανοίξει η σελίδα της σύνοψης του παραστατικού, η οποία περιέχει πληροφορίες για την Κατάσταση διακίνησης, καθώς και τις Ενέργειες διακίνησης.
Οι διαθέσιμες ενέργειες διακίνησης σχετίζονται με την κατάσταση της διακίνησης τη δεδομένη στιγμή, καθώς και τον ρόλο που διαθέτετε (εκδότης ή λήπτης). Παρακάτω θα αναλύσουμε κάθε πιθανή ενέργεια που μπορεί να γίνει σε ένα παραστατικό διακίνησης, από την σκοπιά του εκδότη και του λήπτη ξεχωριστά.
Ενέργειες διακίνησης ως εκδότης
Ας υποθέσουμε πως επιθυμείτε να εκδώσετε ένα Δελτίο αποστολής προς πελάτη σας. Το πρώτο βήμα που θα πρέπει να ακολουθήσετε είναι η δημιουργία και έκδοση του παραστατικού, κάνοντας διαδοχικά κλικ από το κεντρικό μενού στα ...Περισσότερα > Παραστατικά διακίνησης > Προσθήκη. Μόλις εκδώσετε το παραστατικό, η κατάσταση διακίνησης θα αλλάξει σε «Καταχωρήθηκε» και θα μπορείτε να προχωρήσετε στις παρακάτω ενέργειες:
Πριν προβείτε σε οποιαδήποτε ενέργεια διακίνησης, είναι καλή πρακτική να κάνετε «Ανάκτηση συνόψεων myDATA». Με αυτόν τον τρόπο θα είστε βέβαιοι πως οι Καταστάσεις διακίνησης στη σελίδα συνόψεων είναι ενημερωμένες.
Ακύρωση
Η ενέργεια της ακύρωσης είναι δυνατή από τον εκδότη μόνο πριν ξεκινήσει η διακίνηση των αγαθών. Η διαδικασία της ακύρωσης περιγράφεται σε αυτό το άρθρο.
Έναρξη διακίνησης
Κάνοντας διαδοχικά κλικ στις Ενέργειες διακίνησης > Έναρξη διακίνησης δηλώνετε πως έχει ξεκινήσει η διαδικασία διακίνησης των αγαθών από εσάς ως εκδότη, εφόσον διακινείτε τα αγαθά με ίδια μέσα. Εάν τα αγαθά διακινούνται από τρίτο μεταφορέα δεν θα χρειαστεί να ακολουθήσετε το παραπάνω βήμα.
Στο αναδυόμενο παράθυρο που θα εμφανιστεί θα πρέπει υποχρεωτικά να συμπληρωθούν οι παρακάτω πληροφορίες:
- Αριθμός μεταφορικού μέσου
- Είδος μεταφορικού μέσου
- ΑΦΜ μεταφορέα
Προαιρετικά συμπληρώνεται η ακριβής τοποθεσία (γεωγραφικό μήκος και πλάτος) και ο αριθμός κυκλοφορίας "Ρ" (αφορά επικαθήμενα/ρυμουλκούμενα οχήματα).
Μετά την καταχώρηση, η κατάσταση διακίνησης του παραστατικού θα αλλάξει «Σε κίνηση».
Μεταφόρτωση
Σε περιπτώσεις όπου εμπλέκονται πολλαπλά μεταφορικά μέσα σε μια διακίνηση, η μεταφόρτωση και τα στοιχεία του επόμενου μέσου μεταφοράς θα πρέπει να δηλωθούν υποχρεωτικά.
Στη μεταφόρτωση δηλώνονται υποχρεωτικά οι παρακάτω πληροφορίες:
- Αριθμός μεταφορικού μέσου
- Είδος μεταφορικού μέσου
- ΑΦΜ μεταφορέα
Όπως και στην έναρξη της διακίνησης, συμπληρώνεται προαιρετικά η ακριβής τοποθεσία (γεωγραφικό μήκος και πλάτος) και ο αριθμός κυκλοφορίας "Ρ" (αφορά επικαθήμενα/ρυμουλκούμενα οχήματα).
Ολοκλήρωση διακίνησης
Ο μεταφορέας (ή ο εκδότης, εφόσον έχει αναλάβει ο ίδιος τη διακίνηση) μπορεί προαιρετικά να δηλώσει πως τα αγαθά παραδόθηκαν στον λήπτη εάν πρόκειται για B2B συναλλαγή. Ωστόσο, το τελευταίο στάδιο της διακίνησης θα πρέπει να γίνει από τον λήπτη, ώστε να ολοκληρωθεί σωστά η διαδικασία.
Στα Παραστατικά διακίνησης που αφορούν συναλλαγές B2C ο μεταφορέας ολοκληρώνει τη διακίνηση υποχρεωτικά.
Επιλέγοντας «Ολοκλήρωση διακίνησης» συμπληρώνετε υποχρεωτικά το πεδίο Αποτέλεσμα παράδοσης. Τα αποτελέσματα παράδοσης μπορεί να είναι «Πλήρης», «Μερική» ή «Καθόλου» (αδυναμία παράδοσης). Αν η παράδοση ολοκληρωθεί χωρίς την παρουσία του λήπτη, επιλέγετε το ομώνυμο πεδίο για να το δηλώσετε.
Τέλος, συμπληρώνετε τις συσκευασίες που παραδόθηκαν και συγκεκριμένα τον Τύπο (π.χ. κουτί, παλέτα, βαρέλι) και την Ποσότητα.
Σε περιπτώσεις αδυναμίας παράδοσης (π.χ. κλειστή επιχείρηση, λανθασμένη διεύθυνση) είναι σημαντικό να ενημερώνετε το myDATA άμεσα με το αποτέλεσμα παράδοσης, ώστε τα αγαθά να επιστρέψουν στον αποστολέα χωρίς την έκδοση ξεχωριστού δελτίου αποστολής.
Με την ολοκλήρωση αυτού του βήματος, η κατάσταση της διακίνησης πλέον θα αλλάξει σε «Παραδόθηκε από τον μεταφορέα».
Ενέργειες διακίνησης ως λήπτης
Η ενημέρωση του myDATA για την κατάσταση ενός παραστατικού διακίνησης βαραίνει και τον λήπτη των αγαθών, ο οποίος οφείλει να δηλώσει την ολοκλήρωση ή την απόρριψη της διακίνησης.
Ως λήπτης, έχετε τη δυνατότητα να ελέγχετε τα παραστατικά διακίνησης που έχουν εκδοθεί από τους προμηθευτές σας, κάνοντας διαδοχικά κλικ από το κεντρικό μενού στο myDATA > Συνόψεις myDATA > Υποβλήθηκαν από τον αντισυμβαλλόμενο.
Επιλέγοντας ένα παραστατικό διακίνησης από τη λίστα, θα ανοίξει η σελίδα της σύνοψης του παραστατικού όπου θα εμφανίζεται η Κατάσταση της διακίνησης, καθώς και οι διαθέσιμες Ενέργειες διακίνησης.
Οι ενέργειες διακίνησης είναι διαφορετικές, βάσει της εκάστοτε κατάστασης διακίνησης. Στο παράδειγμα της παραπάνω φωτογραφίας ο αποστολέας έχει εκδώσει το παραστατικό (ένδειξη «Καταχωρήθηκε») ωστόσο δεν έχει εκκινήσει τη διακίνηση.
Ο λήπτης δύναται να εφαρμόσει τις παρακάτω ενέργειες:
Απόρριψη διακίνησης
Η απόρριψη της διακίνησης αποτελεί μη-αναστρέψιμη ενέργεια, η οποία μπορεί να πραγματοποιηθεί από τον λήπτη εάν η κατάσταση της διακίνησης είναι μια από τις ακόλουθες:
- Καταχωρήθηκε
- Σε κίνηση
- Παραδόθηκε από τον μεταφορέα
Κατά την απόρριψη, ο λήπτης δύναται να συμπληρώσει το Λόγο απόρριψης στο αναδυόμενο παράθυρο που θα εμφανιστεί. Ο λόγος απόρριψης αποτελεί πληροφορία που διαβιβάζεται στο myDATA.
.png)
Ολοκλήρωση διακίνησης
Ο λήπτης έχει τη δυνατότητα να αποδεχτεί τη διακίνηση, δηλαδή να παραλάβει τα αγαθά εάν η κατάσταση της διακίνησης είναι μια από τις ακόλουθες:
- Σε κίνηση
- Παραδόθηκε από τον μεταφορέα
Σημειώνεται πως η ολοκλήρωση της διακίνησης αποτελεί υποχρεωτικό βήμα για τον λήπτη (σε B2B συναλλαγές), ώστε να ολοκληρωθεί ο κύκλος διακίνησης.
Αν ο αποστολέας των αγαθών δεν έχει εκκινήσει τη διαδικασία της διακίνησης (δηλαδή το Δελτίο αποστολής βρίσκεται σε κατάσταση «Καταχωρήθηκε») τότε ο λήπτης δεν έχει τη δυνατότητα να ολοκληρώσει τη διακίνηση.
Μετά την ολοκλήρωση της διακίνησης από τον λήπτη των αγαθών, ο λήπτης δύναται να προχωρήσει σε έκδοση συσχετιζόμενου Δελτίου ποσοτικής παραλαβής εάν διαπιστώσει διαφορές στα τεμάχια των αγαθών που παρέλαβε. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τα Δελτία ποσοτικής παραλαβής επισκεφθείτε αυτό το άρθρο.