Διαχείριση παραστατικών πώλησης

Ένα παραστατικό πώλησης που δημιουργείται στο Elorus παραμένει στο σύστημα ως εγγραφή. Στην εγγραφή αυτή μπορείτε να προβείτε στις παρακάτω ενέργειες:

• Επεξεργασία (αλλαγή ενός ή περισσότερων πεδίων του παραστατικού)
• Ακύρωση (παραμονή του εγγράφου στο σύστημα ως Άκυρο)
• Διαγραφή (εξολοκλήρου διαγραφή από το σύστημα-μόνιμη ενέργεια)

Επιπλέον, το εκάστοτε παραστατικό πώλησης μπορεί να "χρησιμοποιηθεί" (μαζί με άλλα ή ξεχωριστά) σε δημιουργία αντιγράφου, αποστολή μέσω ηλ. ταχυδρομείου, δημιουργία zip pdf παραστατικών ή και των συνημμένων τους, αλλά και κατά την εισαγωγή της ψηφιακής υπογραφής.

Αυτές οι δυνατότητες διαχείρισης παρέχονται επίσης στα πιστωτικά παραστατικά, αλλά και σε προσφορές (μαζί με τις ιδιαίτερες δυνατότητες της κάθε λειτουργικότητας).

Επεξεργασία

Σε αυτό το σημείο επιλέγετε αν θα προχωρήσετε σε διορθώσεις και επανέκδοση ή σε οριστική διαγραφή (συμβουλευτείτε την επόμενη παράγραφο αναφορικά με τη διαγραφή).

Προκειμένου να επεξεργαστείτε ένα παραστατικό, αυτό θα πρέπει να είναι σε κατάσταση προσχέδιο. Εάν το παραστατικό έχει ήδη εκδοθεί και θέλετε να το τροποποιήσετε, θα πρέπει να μετατραπεί ξανά σε κατάσταση προσχέδιο. Πατώντας στο κουμπί "Επεξεργασία" το Elorus θα σας κάνει τη σχετική ερώτηση.

Σημείωση myDATA

Επεξεργασία και επανυποβολή

Η επεξεργασία παραστατικού που έχει ήδη σταλεί στο myDATA είναι εφικτή.

Ωστόσο, στοιχεία όπως Τύπος παραστατικού, Σειρά αρίθμησης-Αριθμός και Ημερομηνία, αποτελούν την ταυτότητα του παραστατικού και δε δύναται να τροποποιηθούν. Στην περίπτωση που η αλλαγή ενός εκ των παραπάνω στοιχείων κριθεί απαραίτητη, θα χρειαστεί να προχωρήσετε σε ακύρωση και επανέκδοση του παραστατικού (συμβουλευτείτε τη σχετική παράγραφο).

Κατόπιν ολοκλήρωσης της επεξεργασίας, με την επανέκδοση το παραστατικό θα πρέπει να σταλεί εκ νέου στην ΑΑΔΕ (με επιλογή του σχετικού πεδίου στην αποθήκευση ή κατόπιν αυτής). Προϋπόθεση για το παραπάνω είναι η ενεργή διασύνδεσή σας με το myDATA.

Ιστορικό Υποβολών

Στη σελίδα προβολής του παραστατικού μπορείτε να βρείτε το Ιστορικό υποβολών του myData.

Αφού κάνετε κλικ στο συγκεκριμένο πλήκτρο, μπορείτε να δείτε όλα τα στοιχεία του παραστατικού που έχουν σταλεί στο myData. Τέτοιες πληροφορίες είναι τα στοιχεία του εκδότη και του αντισυμβαλλόμενου, οι αξίες του παραστατικού, ο χαρακτηρισμός των εσόδων και ο τρόπος πληρωμής του παραστατικού (εάν έχει γίνει εξόφληση πριν την έκδοση).

Επιπλέον, μπορείτε να προβάλετε την κάθε υποβολή ξεχωριστά κάνοντας κλικ στο αντίστοιχο ΜΑΡΚ. Υπ΄όψιν ότι η τελευταία υποβολή έχει αντικαταστήσει τις προηγούμενες, επομένως μόνον αυτή εμφανίζεται στο myData.

Επιλέγοντας το ΜΑΡΚ που θέλετε να ακυρώσετε μπορείτε να κάνετε ακύρωση μιας υποβολής.

Όπως φαίνεται στην παραπάνω εικόνα, η πιο πρόσφατη υποβολή έχει ακυρωθεί και έχει λάβει ακυρωτικό ΜΑΡΚ. Ως εκ τούτου το συγκεκριμένο παραστατικό δεν είναι πλέον υποβεβλημένο στην πλατφόρμα της ΑΑΔΕ.

Διαγραφή παραστατικών πώλησης (τιμολογίων)

Μπορείτε να διαγράψετε τιμολόγια μαζικά ή ξεχωριστά.

• Για ένα τιμολόγιο που είναι σε κατάσταση εκδόθηκε πρέπει να γίνει αλλαγή του status πίσω σε 'προσχέδιο' πριν τη διαγραφή του. Το σύστημα δεν επιτρέπει την άμεση διαγραφή παραστατικών για λόγους ακεραιότητας δεδομένων.
• Εάν υπάρχουν πληρωμές (από πελάτη) συσχετισμένες με το παραστατικό, πρέπει είτε να αποσυνδεθούν από το τιμολόγιο είτε να διαγραφούν μόνιμα από το σύστημα.

Για αλλαγή κατάστασης, ανοίξτε το τιμολόγιο που σκοπεύετε να διαγράψετε και πατήστε "Επεξεργασία". Ακολουθήστε τα βήματα που περιγράφονται παραπάνω.

Χειροκίνητη διαγραφή

Όταν επιστρέψετε στην "επεξεργασία" μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το κουμπί "Διαγραφή" και το έγγραφο θα πάψει να βρίσκεται στην εφαρμογή.

Μαζική διαγραφή

Από τη λίστα των παραστατικών πώλησης μπορείτε να επιλέξετε ένα ή περισσότερα από αυτά (σε προσχέδιο). Για να προχωρήσετε, κάνετε κλικ στις "Ενέργειες-> Διαγραφή επιλεγμένων" .

Ακύρωση παραστατικών πώλησης (τιμολογίων)

• Ένα τιμολόγιο πρέπει να είναι σε κατάσταση "Εκδόθηκε" πριν ακυρωθεί.
• Δεν πρέπει να συσχετίζονται εισπράξεις με το τιμολόγιο.

Αν οι παραπάνω προϋποθέσεις πληρούνται, πατήστε στις (...) και επιλέξτε "Ακύρωση".

Όταν πατάτε "Ακύρωση" μία προειδοποίηση εμφανίζεται:

Πατήστε "Ναι, είμαι βέβαιος" για να προχωρήσετε και το Elorus θα ακυρώσει το τιμολόγιο απευθείας.

Παρατηρήστε ότι με την επιλογή ακύρωσης ενός τιμολογίου:

• Τα κουμπιά "Επεξεργασία", "Δημιουργία πιστωτικού πώλησης" και "Δημιουργία επαναλαμβανόμενου" γίνονται ανενεργά.
• Παραμένει στο σύστημα για μελλοντική αναφορά, αλλά δε συμμετέχει στις αναφορές του Elorus.
• Η αρίθμηση συνεχίζεται κανονικά, καθώς το τιμολόγιο διατηρεί τον αριθμό του. Ο αριθμός αυτός δεν μπορεί να χρησιμοποιηθεί.
• Μαρκάρεται με την κατάσταση "Ακύρωση" εντός του συστήματος, ενώ παράλληλα η ένδειξη "Άκυρο" εμφανίζεται στο εκτυπώσιμο.
• Εάν έχετε ενεργό το myDATA και το παραστατικό έχει ήδη λάβει ΜΑΡΚ και UID, η ακύρωσή του στο elorus θα επιφέρει και την ακύρωση της αποστολής του στην ΑΑΔΕ.

• Στο δεξί μέρος της οθόνης, στο πεδίο του myData, αντί του ΜΑΡΚ υποβολής, θα φαίνεται το ακυρωτικό ΜΑΡΚ του παραστατικού.

Διαγραφή ακυρωμένων παραστατικών πώλησης

Για να διασφαλιστεί η ακεραιότητα των δεδομένων σας δεν μπορείτε να διαγράψετε ένα 'Άκυρο' παραστατικό πώλησης . Παρόλα αυτά, μπορείτε να το μετατρέψετε πίσω σε "Εκδόθηκε" πατώντας ...Περισσότερα-> Επανέκδοση και στη συνέχεια να προχωρήστε σε Επεξεργασία -> Μετατροπή σε προσχέδιο-> Διαγραφή. Για περισσότερες λεπτομέρειες συμβουλευτείτε τη σχετική παράγραφο.

Μαζικές ενέργειες

Εκτός από τη μαζική διαγραφή παραστατικών πώλησης, υπάρχουν και οι παρακάτω δυνατότητες - στην πραγματικότητα μπορεί και να επιλεγεί μία μόνο εγγραφή για την εκτέλεση των ενεργειών αυτών, εφόσον είναι το επιθυμητό.

Αντιγραφή παραστατικών πώλησης

Για να προχωρήσετε, μεταβαίνετε στη λίστα τιμολογίων, επιλέγετε τις επιθυμητές εγγραφές, όπως φαίνεται στην εικόνα και στη συνέχεια "Ενέργειες-> Αντιγραφή επιλεγμένων".

H επιλογή θα δώσει "εντολή" δημιουργίας ακριβώς των ίδιων παραστατικών, στις ίδιες επαφές, σε προσχέδια, με ημερομηνία δημιουργίας ίδια με εκείνη της εντολής. Εμφανίζεται σχετικό μήνυμα, το οποίο θα πρέπει να αποδεχτείτε για να εκτελεστεί η εντολή, πατώντας "Ναι, είμαι βέβαιος":

Αποστολή επιλεγμένων μέσω email

Με τη συγκεκριμένη επιλογή μπορείτε να κάνετε μαζικές αποστολές παραστατικών στους αντίστοιχους πελάτες, αλλά και στις διευθύνσεις που έχετε ρυθμίσει για τις αποστολές παραστατικών πώλησης μέσω ηλ. ταχυδρομείου.

Αποθήκευση pdf/συνημμένων σε αρχείο

Από τη λίστα παραστατικών πώλησης επιλέξτε μία ή περισσότερες εγγραφές και πατήστε "Ενέργειες-> Αποθήκευση pdf/συνημμένων σε αρχείο". Σε λίγα λεπτά θα λάβετε σύνδεσμο με τα επισυναπτόμενα αρχεία στο email σας.