Διαχείριση Πιστωτικών πώλησης

Τόσο τα Πιστωτικά πώλησης όσο και τα πιστωτικά προμηθευτή μπορείτε να τα τροποποιήσετε, ακυρώσετε ή διαγράψετε, ακόμα και να τα αποστείλετε με email.

Κατά γενικό κανόνα, τα πιστωτικά παραστατικά που εκδίδετε προς τους πελάτες σας έχουν παρόμοιες δυνατότητες διαχείρισης με αυτές των τιμολογίων και λοιπών παραστατικών πώλησης.

Επεξεργασία πιστωτικών παραστατικών

Μπορείτε να επεξεργαστείτε ένα Πιστωτικό παραστατικό απευθείας από τη σελίδα προβολής του. Πλοηγηθείτε στο μενού ...Περισσότερα > Πιστωτικά πώλησης και ανοίξτε την εγγραφή που προτίθεστε να επεξεργαστείτε.

• Εάν ένα πιστωτικό παραστατικό έχει ήδη εκδοθεί, θα χρειαστεί να επιστρέψετε το status του σε Προσχέδιο πριν την επεξεργασία του.
• Εάν υπάρχουν πληρωμές που συσχετίζονται με αυτό, θα πρέπει να αφαιρεθούν από το έγγραφο ή να διαγραφούν πλήρως. Σημειώστε πως, εάν έχετε επιλέξει «Χρήση πιστωτικού» στην «Προσθήκη είσπραξης/πληρωμής», η αφαίρεσή του από το ένα παραστατικό θα επιφέρει και την αφαίρεσή του από το άλλο.

Από το πιστωτικό πώλησης επιλέξτε Επεξεργασία.

Εάν το παραστατικό είναι σε κατάσταση «Εκδόθηκε», θα πρέπει να αποδεχτείτε τη μετατροπή του σε «Προσχέδιο», όπως θα ζητηθεί από τη σχετική ερώτηση.

Αποστολή μεμονωμένου πιστωτικού μέσω email

Η δυνατότητα αποστολής Πιστωτικών πώλησης μέσω email στους πελάτες σας είναι ενεργή σε όλα τα πλάνα συνδρομής, ακόμα και στο δωρεάν. Το μόνο που χρειάζεται είναι να έχει επιβεβαιωθεί η διεύθυνση email σας.

Για να στείλετε ένα συγκεκριμένο Πιστωτικό πώλησης με email, πρώτα πατήστε το κουμπί Email που βρίσκεται επάνω δεξιά στη σελίδα προβολής του. Θα μεταφερθείτε σε μια σελίδα αντίστοιχη της παρακάτω εικόνας.

Η διαδικασία αποστολής μεμονωμένου πιστωτικού μέσω email είναι πανομοιότυπη με την Αποστολή (χρεωστικών) παραστατικών πωλήσεων.

Συνημμένα αρχεία

Όπως στις περισσότερες βασικές εγγραφές στο Elorus έτσι και στα Πιστωτικά πώλησης μπορείτε να επισυνάψετε - και στην ουσία να αποθηκεύσετε - χρήσιμα έγγραφα που αφορούν στην εκάστοτε εγγραφή, απλά με ένα κλικ στο εικονίδιο με τον συνδετήρα.

Λεπτομέρειες για τα συνημμένα αρχεία θα βρείτε στον σχετικό οδηγό.

Σημειώσεις σε Πιστωτικά πώλησης

Κάνοντας κλικ στο εικονίδιο με το σημειωματάριο μπορείτε να καταχωρήσετε, να επεξεργαστείτε ή/και να διαγράψετε μια σημείωση σχετική με το πιστωτικό. Οι Σημειώσεις είναι ορατές σε εσάς και στους άλλους χρήστες που έχουν πρόσβαση στα Πιστωτικά πώλησης, όπως επίσης και στους πελάτες τους οποίους έχετε προσκαλέσει μέσω του portal πελατών.

Ακύρωση πιστωτικών πώλησης

Οι 2 βασικές προϋποθέσεις για την Ακύρωση ενός Πιστωτικού πώλησης είναι:

• Το πιστωτικό θα πρέπει να βρίσκεται σε κατάσταση «Εκδόθηκε».
• Δε θα πρέπει να συνδέεται με κάποια «Πληρωμή».

Εφόσον αυτά ισχύουν κάνετε κλικ στις (...) και επιλέγετε Ακύρωση.

Με το κλικ θα εμφανιστεί η παρακάτω προειδοποίηση:

Πατήστε "Ναι, είμαι βέβαιος" για να προχωρήσετε και το Elorus θα ακυρώσει το τιμολόγιο απευθείας.

Παρατηρήστε ότι με την Ακύρωση του πιστωτικού παραστατικού:

• Τα κουμπιά «Επεξεργασία», «PDF» και «Email» γίνονται ανενεργά.
• Το έγγραφο παραμένει στο σύστημα για μελλοντική αναφορά, αλλά δε συμμετέχει στις αναφορές του Elorus, ούτε στην καρτέλα πελάτη.
• Η αρίθμηση συνεχίζεται κανονικά καθώς το πιστωτικό τιμολόγιο διατηρεί τον αριθμό του. Ο αριθμός αυτός δεν μπορεί να χρησιμοποιηθεί.
• Η κατάστασή του αλλάζει σε «Ακύρωση» εντός του συστήματος, ενώ παράλληλα η ένδειξη «Άκυρο» εμφανίζεται στο εκτυπώσιμο.
• Εάν έχετε ενεργό το myDATA και το παραστατικό έχει ήδη λάβει ΜΑΡΚ και UID, η ακύρωσή του στο elorus θα επιφέρει και την ακύρωση της υποβολής του στην ΑΑΔΕ (ακυρωτικό ΜΑΡΚ), χωρίς να χρειαστεί να κάνετε κάποια επιπλέον ενέργεια.
  

Διαγραφή πιστωτικών παραστατικών

Μπορείτε να προχωρήσετε στη διαγραφή πιστωτικών πώλησης είτε μαζικά είτε μεμονωμένα.

• Εάν ένα πιστωτικό παραστατικό είναι ήδη σε κατάσταση «Εκδόθηκε», τότε θα πρέπει να μετατραπεί σε «Προσχέδιο» για να μπορέσετε να προχωρήσετε, όπως περιγράφεται παραπάνω. Για αλλαγή status, επιλέξτε «Επεξεργασία» και στην ερώτηση που ακολουθεί επιβεβαιώστε.
• Εάν υπάρχουν «Σχετικές πληρωμές», θα πρέπει να αποσυνδεθούν από το πιστωτικό ή να διαγραφούν από το σύστημα πριν γίνει η επεξεργασία.
  

Διαγραφή μεμονωμένου πιστωτικού πώλησης

Μόλις επιστρέψετε στη σελίδα επεξεργασίας θα έχετε την ευκαιρία να διαγράψετε τη συγκεκριμένη εγγραφή από το κουμπί Διαγραφή στο κάτω μέρος της σελίδας.

Μαζική διαγραφή πιστωτικών πώλησης

Από τη σελίδα λίστας Πιστωτικών πώλησης μπορείτε να επιλέξετε ένα ή περισσότερα από αυτά και να προχωρήσετε σε μαζική διαγραφή επιλέγοντας από το κουμπί Ενέργειες τη Διαγραφή επιλεγμένων.

Σημείωση: Όπως αναφέρθηκε παραπάνω, τα Πιστωτικά παραστατικά θα πρέπει να είναι σε μορφή «Προσχέδιο» για να τα διαγράψετε, καθώς και να μην παραβιάζονται οι κανόνες σειριακής αρίθμησης.

Άλλες μαζικές ενέργειες στα Πιστωτικά πώλησης

Πέρα από τη Διαγραφή των πιστωτικών τιμολογίων (δείτε παραπάνω) στη διάθεσή σας βρίσκονται κάποιες ακόμη ενέργειες που μπορείτε να εκτελέσετε μαζικά. Πλοηγηθείτε στο μενού ...Περισσότερα > Πιστωτικά πώλησης για να βρείτε τις επιλογές που περιγράφονται παρακάτω.

Αντιγραφή πιστωτικών πώλησης

Στην περίπτωση που θέλετε να εκδώσετε νέο Πιστωτικό πώλησης το οποίο να περιέχει ακριβώς τις ίδιες πληροφορίες με ένα άλλο που έχετε ήδη στη λίστα με τα Πιστωτικά, τότε μπορείτε απλώς να το αντιγράψετε.

Από τη σελίδα λίστας των Πιστωτικών επιλέγετε τα παραστατικά που θέλετε να αντιγράψετε και στη συνέχεια Ενέργειες > Αντιγραφή επιλεγμένων. Η εφαρμογή θα δημιουργήσει για εσάς «Προσχέδια» πιστωτικά παραστικά τα οποία μπορείτε να επεξεργαστείτε - αν χρειάζεται π.χ. να αλλάξετε πελάτη - πριν την Έκδοσή τους.

Μαζική αποστολή πιστωτικών παραστατικών μέσω email

Μπορείτε να αποστείλετε τα παραστατικά σας μαζικά μέσω email με μια απλή και γρήγορη διαδικασία. Πρώτα επιλέγετε αυτά που θέλετε να αποστείλετε και στη συνέχεια κλικάρετε Ενέργειες > Αποστολή επιλεγμένων μέσω email.
Για να είναι δυνατή η μαζική αποστολή τα παραστατικά δεν πρέπει να βρίσκονται σε κατάσταση «Προσχέδιο». Η διαδικασία είναι ίδια με αυτήν της Mαζικής αποστολής παραστατικών πωλήσεων μέσω email και λεπτομέρειες θα βρείτε στη σχετική παράγραφο εδώ.

Αποθήκευση pdf/συνημμένων σε αρχείο zip

Από τη λίστα των πιστωτικών παραστατικών μπορείτε να επιλέξετε μία ή περισσότερες εγγραφές και στη συνέχεια Ενέργειες > Αποθήκευση pdf/συνημμένων σε αρχείο. Σε λίγα λεπτά θα λάβετε σύνδεσμο με τα επισυναπτόμενα αρχεία στο email σας.