Portal πελατών

Το portal πελατών (client portal) είναι ένας ιδιωτικός, ασφαλής ιστότοπος όπου μπορείτε να μοιράζεστε και να ανταλλάσσετε ευαίσθητες πληροφορίες και μηνύματα με τους πελάτες σας. Μπορούν να έχουν πρόσβαση σε όλα τα τιμολόγια, τις προσφορές και άλλα σημαντικά έγγραφα ώστε να μη χρειάζεται να τους τα στείλετε μέσω email ή κούριερ. Οι πελάτες μπορούν να έχουν πρόσβαση στο portal κάνοντας σύνδεση με ένα όνομα χρήστη και έναν κωδικό πρόσβασης για να περιηγηθούν σε κάθε έγγραφο που τους αφορά, καθώς και να ανταλλάξουν μηνύματα με εσάς και την ομάδα σας.

Πρόσκληση πελατών στο Portal

Προκειμένου οι πελάτες σας να αποκτήσουν πρόσβαση σε όλα τα παραπάνω, θα χρειαστεί να τους στείλετε μια πρόσκληση στο email τους ακολουθώντας την παρακάτω διαδικασία.

Μέσα από την επαφή του πελάτη, μπορείτε να στείλετε πρόσκληση από δύο σημεία:

#1 Από την καρτέλα διευθύνσεων email της επαφής, κάνοντας κλικ στο "Αποστολή πρόσκλησης":

#2 Από την επιλογή "Client portal"¨:

Απ' όποιο σημείο κι αν επιλέξετε να αποστείλετε την πρόσκληση θα εμφανιστεί το παρακάτω παράθυρο, όπου μπορείτε να δηλώσετε έναν προαιρετικό κωδικό πρόσβασης για τον πελάτη σας και τη γλώσσα του περιβάλλοντος του portal (Ελληνικά ή Αγγλικά) ανάλογα την περίπτωση.

Εφόσον συμπληρώσετε τα πεδία αυτά και πατήσετε "Αποστολή πρόσκλησης" ο πελάτης σας θα λάβει ένα email στα εισερχόμενά του παρόμοιο με το παρακάτω:

Ο πελάτης πατώντας σε αυτό το σημείο "Δημιουργία κωδικού" μπορεί να δηλώσει ένα δικό του κωδικό, εφόσον δεν του έχετε δημιουργήσει εσείς.

Mετά την αποδοχή της πρόσκλησης από τον πελάτη, η κατάσταση της πρόσκλησής του έχει αλλάξει, όπως βλέπετε παρακάτω. Έτσι, γνωρίζετε σε ποιον έχετε δώσει πρόσβαση στο client portal ανά πάσα στιγμή. Από το ίδιο σημείο μπορείτε να κάνετε "Ανάκληση πρόσκλησης" όποτε το κρίνετε απαραίτητο και ο ιδιοκτήτης της συγκεκριμένης διεύθυνσης email δε θα έχει πλέον πρόσβαση στο portal.

Μετά από αυτήν την απλή διαδικασία ο πελάτης σας είναι πλέον έτοιμος να συνδεθεί στο client portal μέσα από το μοναδικό σύνδεσμο για το portal του οργανισμού σας (mycompany.elorus.com/clients/), χρησιμοποιώντας το email του και τον κωδικό που δημιουργήσατε εσείς ή ο ίδιος κατά την πρόσκληση.

Αρχική σελίδα

H πρώτη σελίδα που βλέπει ο πελάτης είναι παρόμοια με την παρακάτω. Η αρχική του portal παρέχει συγκεντρωτικές πληροφορίες με τη μορφή δεικτών που περιγράφουν τη σχέση σας.

Oι ερμηνείες των δεικτών αυτών αναλυτικότερα είναι:

Ανεξόφλητο ποσό: Το ποσό των ανεξόφλητων τιμολογίων που σας οφείλει ο πελάτης.
Ληξιπρόθεσμο ποσό: Το σύνολο των παραστατικών των οποίων έχει παρέλθει η ημερομηνία εξόφλησης
Πίστωση: Το συνολικό ποσό που εκκρεμεί από πιστωτικά παραστατικά τα οποία δεν έχουν πληρωθεί (δηλ. δεν έχει γίνει επιστροφή των χρημάτων) ή συμψηφιστεί με κάποιο παραστατικό πώλησης ακόμα.

Εξόφληση ανεξόφλητου ποσού

Στον δείκτη του ανεξόφλητου ποσού υπάρχει το κουμπί "Πληρωμή" και κάνοντας κλικ σε αυτό ο πελάτης μπορεί να πληρώσει ολόκληρο το ποσό που σας οφείλει online. Για να ολοκληρωθεί η πληρωμή χρησιμοποιείται η/οι πύλη/ες πληρωμών που έχετε ορίσει ως "προεπιλογή".

Μόλις ολοκληρωθεί η εκάστοτε πληρωμή δημιουργούνται αυτόματα οι σχετικές εισπράξεις των παραστατικών που αφορά και θα ειδοποιηθείτε με e-mail, αλλά και μέσω των ειδοποιήσεων του Elorus.

Οικονομικές συναλλαγές

Μέσα από το portal πελατών οι πελάτες σας μπορούν να έχουν ολοκληρωμένη πληροφόρηση για τις συναλλαγές που έχουν πραγματοποιηθεί μεταξύ σας. Αριστερά της σελίδας υπάρχουν 5 μενού στα οποία μπορεί να πλοηγηθεί ο πελάτης. Πάμε να τα δούμε αναλυτικά:

Παραστατικά πώλησης

Εδώ οι πελάτες μπορούν να κάνουν προεπισκόπηση όλων των παραστατικών που τους έχετε εκδώσει και χρησιμοποιώντας τις επιλογές "Περίοδος", "Φίλτρα" και "Στήλες" να δουν μια λίστα με συγκεκριμένα αποτελέσματα.

Από το κουμπί "Περίοδος" μπορούν να επιλέξουν το επιθυμητό διάστημα για το οποίο θέλουν να δουν αποτελέσματα. Από το κουμπί "Φίλτρα" μπορούν να περιορίσουν τα αποτελέσματα της λίστας ανάλογα με τις επιλογές που δίνονται.

Τέλος, από το κουμπί "Στήλες" μπορούν να διαλέξουν τις στήλες που θέλουν να εμφανίζονται στη λίστα για καλύτερη πληροφόρηση με "μια ματιά". Αν ο πελάτης κάνει κλικ στον αριθμό ενός παραστατικού από τη λίστα, θα δει μια σελίδα παρόμοια με την παρακάτω:

Στη σελίδα προεπισκόπησης του παραστατικού υπάρχουν πληροφορίες για την κατάστασή του (Εκδόθηκε, Εξοφλημένο, Άκυρο, Ληξιπρόθεσμο κλπ), για το ποσό που έχει εξοφληθεί, αλλά και το υπολειπόμενο ποσό.

Εδώ μπορεί να το εκτυπώσει - ακόμα και να το εξοφλήσει εφόσον υπάρχει ενεργή πύλη οnline πληρωμών, την οποία έχετε επιλέξει για την εξόφληση του παραστατικού. Πατώντας "Πληρωμή" ο πελάτης σας μεταφέρεται στο περιβάλλον του online παρόχου πληρωμών για να προχωρήσει με την εξόφληση μέσω κάρτας.

Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τις online πληρωμές επισκεφθείτε το σχετικό άρθρο.

Σε περίπτωση που ο πελάτης δει το παραστατικό μέσω του client portal, κάνει κλικ στον μόνιμο σύνδεσμο είτε απλά δει το έγγραφο, το Εlorus θα προβάλει την πληροφορία αυτή ως ειδοποίηση στον λογαριασμό σας. Επίσης, η ίδια πληροφορία (ημερομηνία και ώρα προβολής) καταγράφεται και στα Γεγονότα της εγγραφής ώστε να ανατρέξετε σε αυτά ανά πάσα στιγμή.

Προσφορές

Κάνοντας κλικ στο μενού προσφορές ο πελάτης σας μπορεί να δει τη λίστα με τις προσφορές που του έχετε εκδώσει.

Αποδοχή/Απόρριψη προσφορών

Μέσα από το client portal ο πελάτης έχει τη δυνατότητα να απορρίψει ή να αποδεχτεί τις προσφορές σας. Εφόσον κάνει κλικ στην προσφορά που τον ενδιαφέρει, θα δει στο πάνω μέρος της οθόνης του τις παρακάτω επιλογές:

• Κάνοντας ο πελάτης κλικ στο "Αποδοχή", εφόσον συμφωνεί με την προσφορά, εμφανίζεται ένα παράθυρο στο οποίο καλείται, προαιρετικά, να αφήσει ένα σχόλιο (π.χ. παράδοση σε 15 ημέρες).

Μόλις κάνει κλικ στο "Αποδοχή" η κατάσταση της προσφοράς θα αλλάξει σε "Αποδεκτή" και θα λάβετε email ότι "Ο πελάτης αποδέχτηκε την προσφορά Προσφορά #1. Το σχόλιο ήταν: Παράδοση σε 15 ημέρες".

Επίσης, στη λίστα των προσφορών θα διαπιστώσετε ότι η κατάσταση της προσφοράς έχει αλλάξει.

Από εκεί και πέρα, είστε σε θέση μέσα από τον λογαριασμό σας να κάνετε "Δημιουργία παραστατικού" και να προχωρήσετε με την πώληση κανονικά.

Σε περίπτωση που ο πελάτης αλλάξει γνώμη, ενώ προηγουμένως την είχε αποδεχτεί, μπορείτε να αλλάξετε την κατάσταση της προσφοράς σε "Απορρίφθηκε" μέσα από τη σελίδα προβολής της και την επιλογή (...), κάνοντας κλικ στο "Απόρριψη".

• Κάνοντας ο πελάτης απόρριψη της προσφοράς από το client portal, αλλάζει άμεσα η κατάσταση της προσφοράς σε "Απορρίφθηκε" στον λογαριασμό σας ενώ ταυτόχρονα λαμβάνετε ειδοποίηση email για την ενέργεια αυτή μαζί με τα προαιρετικά σχόλια του πελάτη. Επίσης, παρατηρήστε ότι το κουμπί "Δημιουργία παραστατικού" έχει απενεργοποιηθεί:

Και σε αυτή την περίπτωση μπορείτε - αν ο πελάτης αλλάξει γνώμη - να αλλάξετε την κατάσταση της προσφοράς σε "Αποδεκτή" κάνοντας κλικ στο κουμπί (...) και επιλέγοντας "Αποδοχή" μέσα από τη σελίδα προβολής της προσφοράς.

Πιστωτικά παραστατικά πωλήσεων

Στο μενού αυτό οι πελάτες σας μπορούν να έχουν πρόσβαση στα πιστωτικά παραστατικά που έχετε εκδώσει προς αυτούς, να κάνουν προεπισκόπηση, αλλά και να τα κατεβάσουν στον υπολογιστή τους.

Έργα

Αυτό το μενού εμφανίζεται μόνο αν χρησιμοποιείτε τη λειτουργία Οργάνωσης χρόνου και έχετε ρυθμίσει τα έργα σας να εμφανίζονται στο client portal. Δείτε περισσότερες πληροφορίες για τη ρύθμιση αυτή εδώ.

Αυτό που βλέπει ο πελάτης εδώ είναι τα έργα τα οποία έχετε δημιουργήσει γι' αυτόν, καθώς και τις εγγραφές χρόνου που έχετε καταγράψει. Συγκεκριμένα, μπορεί να δει είτε όλες τις εγγραφές χρόνου ή μόνο τις χρεώσιμες (ανάλογα τι έχετε επιλέξει στο κάθε έργο).

Επίσης, μπορεί να δει γράφημα για το πώς διαμορφώνονται οι ώρες που έχετε δαπανήσει στην πάροδο του χρόνου ή πόσες από αυτές έχουν τιμολογηθεί.

Παρακάτω μπορεί να δει μια συνοπτική αναφορά του εκάστοτε έργου και να τις φιλτράρει ανά περίοδο, εργασία ή/και χρήστη.

Στη διπλανή καρτέλα, ο πελάτης μπορεί να δει τα παραστατικά πώλησης που εκδόθηκαν και αφορούν στο έργο συγκεντρωτικά.

Ιστορικό συναλλαγών

Στο μενού αυτό ο πελάτης σας μπορεί να έχει απευθείας πρόσβαση στην καρτέλα κινήσεων που έχουν γίνει μεταξύ σας. Με αυτόν τον τρόπο η συμφωνία υπολοίπων διευκολύνεται και ο πελάτης μπορεί να ανατρέξει σε αυτά ανά πάσα στιγμή.

Επιλέγοντας μια περίοδο αναφοράς, ο πελάτης έχει τη δυνατότητα να δει αναλυτικά τις εγγραφές που έχουν γίνει και το συνολικό υπόλοιπο. Ακόμα, μπορεί να αποθηκεύσει την αναφορά αυτή σε αρχείο Excel ή PDF κάνοντας κλικ στην επιλογή Αποθήκευση.

Ρυθμίσεις

Από το μενού ρυθμίσεων ο πελάτης σας μπορεί να αλλάξει τον κωδικό πρόσβασης που χρησιμοποιεί για να συνδεθεί στο portal της εταιρείας σας, αλλά και τη γλώσσα περιβάλλοντος του portal. Το portal είναι διαθέσιμο σε δύο γλώσσες, Ελληνικά και Αγγλικά. Επίσης, από τα σχετικά πεδία μπορεί να αλλάξει και τις πληροφορίες εταιρείας του σε περίπτωση που γίνει κάποια αλλαγή (π.χ. μεταφορά έδρας) και η αλλαγή αυτόματα θα επηρεάσει την επαφή του πελάτη στον λογαριασμό σας στο Elorus. Έτσι, τα παραστατικά προς την επαφή αυτή θα έχουν τα νέα στοιχεία του, χωρίς να επηρεάζονται τα παλαιότερα παραστατικά που έχετε εκδόσει.

Για κάθε αλλαγή που κάνει ο πελάτης στις Ρυθμίσεις αυτές ειδοποιήστε αυτόματα μέσω e-mail.

Συζητήσεις

Από τη στιγμή που ο πελάτης σας έχει πρόσβαση στο portal μπορεί να σας στέλνει μηνύματα για Παραστατικά (χρεωστικά & πιστωτικά), Προσφορές και Έργα που τον αφορούν.
Περισσότερα για τις Συζητήσεις στο Elorus μπορείτε να δείτε στον σχετικό οδηγό.