Προσθήκη/Διαχείριση χρηστών

Στην εφαρμογή μπορείτε να έχετε έως και 100 χρήστες, οι οποίοι εισέρχονται με τους δικούς τους κωδικούς και στο επίπεδο πρόσβασης που εσείς τους δίνετε στον οργανισμό σας.

Έτσι το προσωπικό, οι συνεργάτες των έργων ή ο λογιστής σας θα μπορεί να έχει πρόσβαση στα δεδομένα του οργανισμού χωρίς να χρειάζεται να ανταλλάσσετε με email τα παραστατικά ή να μεσολαβούν τυπωμένα έγγραφα.

Τα μέλη της ομάδας σας θα μπορούν να εκτελούν ανά πάσα στιγμή τις εργασίες που τους έχουν ανατεθεί, ενώ εσείς γνωρίζετε ανά πάσα στιγμή με ποιον τρόπο ο καθένας έχει συμβάλει στην ομάδα και τα έργα σας: ποιες ενέργειες έχει εκτελέσει αλλά πόσο χρόνο, τιμολογήσιμο ή μη, έχει καταγράψει.

Το μόνο που έχετε να κάνετε είναι να συμπεριλάβετε τον αριθμό των επιπλέον χρηστών στο πλάνο συνδρομής σας από τη σχετική μπάρα στο μενού "Ρυθμίσεις-> Συνδρομή". Στη συνέχεια, θα μπορείτε να διαχειριστείτε τους χρήστες του λογαριασμού της εταιρείας σας επιλέγοντας "Ρυθμίσεις -> Χρήστες & Ρόλοι" στο κεντρικό μενού.

Η σελίδα διαχείρισης χρηστών φαίνεται στην πιο κάτω εικόνα και από εκεί μπορείτε:

• Να προσκαλέσετε νέους χρήστες στον οργανισμό.
• Να αλλάξετε τους ρόλους κάθε χρήστη καθώς και τους ρόλους που θα αναλάβουν οι νέοι χρήστες όταν αποδεχτούν τις προσκλήσεις.
• Να διαγράψετε υφιστάμενους χρήστες ή προσκλήσεις.
  

Ρόλοι: Προκαθορισμένοι ή Προσαρμοσμένοι

Η εφαρμογή διαθέτει πέντε βασικούς ρόλους χρηστών, τον "Διαχειριστή", τον "Υπεύθυνο επιχείρησης", "Υπεύθυνο έργου" και τον ρόλο του "Οικονομικού Συμβούλου". Οι ρόλοι αυτοί έχουν τα παρακάτω προκαθορισμένα δικαιώματα, τα οποία δεν τροποποιούνται:

Διαχειριστής

Οι διαχειριστές έχουν στη διάθεσή τους όλα τα δεδομένα και μπορούν να εκτελούν οποιαδήποτε ενέργεια στον οργανισμό. Είναι οι μόνοι με πρόσβαση στις ρυθμίσεις λογαριασμού (συνδρομή, ρυθμίσεις οργανισμού και εφαρμογής, χρήστες), δηλαδή είναι οι μόνοι που μπορούν να αλλάξουν πλάνο συνδρομής, να προσθαφαιρέσουν χρήστες ή και να αλλάξουν τις ρυθμίσεις της ετιαρείας, μεταξύ άλλων. Επομένως, ανά πάσα στιγμή πρέπει να υπάρχει έστω και ένας ενεργός χρήστης με δικαιώματα διαχειριστή στην εφαρμογή.

Υπεύθυνος επιχείρησης

Ο χρήστης με αυτόν τον ρόλο έχει πλήρη πρόσβαση σε όλα τα μενού, οικονομικής διαχείρισης και εκτέλεσης έργων και τις σχετικές αναφορές. Μπορεί να προβεί σε οποιαδήποτε από τις διαθέσιμες ενέργειες δημιουργίας και διαχείρισης δεδομένων, ενώ γνωρίζει τις ενέργειες των λοιπών χρηστών. Ωστόσο, δεν έχει καθόλου πρόσβαση στις ρυθμίσεις λογαριασμού (βλ. παραπάνω).

Υπεύθυνος έργου

Ο χρήστης αυτός έχει δικαιώματα πρόσβασης και διαχείρισης έργων και χρονοκαταγραφών μόνο για τα Έργα στα οποία έχει οριστεί ότι συμμετέχει (από έναν από τους παραπάνω ρόλους). Ανάλογα με τον βαθμό πρόσβασης που έχει στα έργα αυτά, μπορεί να διαχειριστεί τις δικές του ώρες εργασίες ή και αυτές των λοιπών συμμετεχόντων στο έργο. Δεν έχει καμία εικόνα για τα οικονομικά στοιχεία της επιχείρησης.

Εργαζόμενος

Επίσης ρόλος που μπορεί να χρησιμοποιηθεί για την πρόσβαση συνεργάτη σε συγκεκριμένα έργα. Ο χρήστης με αυτόν τον ρόλο μπορεί να εισέλθει στην εφαρμογή και να εργαστεί, καταγράφοντας τον χρόνο του. Τόσο στα μενού Χρόνος και Έργα, όσο και στις σχετικές αναφορές, ο χρήστης έχει πρόσβαση μόνο στις δικές του εγγραφές και, φυσικά, δεν έχει καμία εικόνα για τα οικονομικά στοιχεία της επιχείρησης.

Οικονομικός σύμβουλος

Συνήθως εξωτερικοί συνεργάτες, οι οποίοι έχουν δικαίωμα μόνο να δουν τα οικονομικά δεδομένα του εκάστοτε λογαριασμού. Δεν τους επιτρέπεται να επεξεργαστούν ή να δημιουργήσουν νέες εγγραφές και να διαχειριστούν τους χρήστες ή τις ρυθμίσεις του οργανισμού και, επιπλέον, δεν έχουν εικόνα για την κατάσταση των έργων και τον καταγεγραμμένο σας χρόνο.

Ωστόσο, το Elorus σας δίνει τη δυνατότητα να ορίσετε εσείς το επίπεδο πρόσβασης του κάθε χρήστη, μέσω των προσαρμοσμένων ρόλων. Αυτό θα σας επιτρέψει να καθορίσετε εσείς σε ποιές λειτουργίες της εφαρμογής θα μπορέσει να εκτελέσει ενέργειες αλλά και σε ποιες από τις ενέργειες αυτές θα έχει δικαιώματα. Δείτε το σχετικό μας άρθρο για οδηγίες.

Προσθήκη νέων χρηστών

Για να προσθέσετε ένα νέο χρήστη θα πρέπει να πατήσετε το κουμπί "Πρόσκληση χρήστη" που βρίσκεται στο μενού Ρυθμίσεις -> Χρήστες & Ρόλοι.

Εκεί σας ζητείται:

• Το email του χρήστη
• Να δηλώσετε τον ρόλο του στον οργανισμό σας (Προκαθορισμένο ή custom).

Στα λοιπά πεδία έχετε τη δυνατότητα να ορίσετε προεπιλογές που θα σας διευκολύνουν στη διαχείριση των πελατών, αλλά και των έργων σας.

Περιορισμένη πρόσβαση επαφών

Προαιρετικά, μπορείτε να ορίσετε σε ποιους πελάτες και προμηθευτές θα έχει πρόσβαση ο χρήστης - θα μπορεί να "βλέπει" παραστατικά και δεδομένα που σχετίζονται μόνο με τις επαφές αυτές. Σημειώστε πως σε διαχειριστές δεν εφαρμόζεται περιορισμός, ενώ αντίστοιχα δε διατίθεται για χρήστες που ο ρόλος εξ' αρχής δεν επιτρέπει πρόσβαση σε οικονομικά δεδομένα.

Κόστος ανά χρήστη

Ο ορισμός προεπιλογής κόστους αφορά την αμοιβή του υπαλλήλου/συνεργάτη σας ανά ώρα εργασίας. Φυσικά, εάν έχει συμφωνηθεί διαφορετική αμοιβή ανά έργο, το κόστος μπορεί να προσαρμοστεί κατά την προσθήκη του έργου (κατά το βήμα της επιλογής συμμετεχόντων). Η τιμή που θα καταχωρήσετε εδώ θα επιτρέψει στο σύστημα να υπολογίσει για εσάς πόσο έχει κοστίσει στον οργανισμό σας το έργο, βάσει των ωρών εργασίας που τα μέλη της ομάδας έχουν καταχωρήσει.

Ωριαία χρέωση ανά χρήστη

Η προεπιλογή αυτή αφορά τις λειτουργίες Έργα και Χρόνος, καθώς σας δίνει τη δυνατότητα να τιμολογήσετε ένα έργο βάσει χρέωσης ανά χρήστη ανά ώρα. Φυσικά, ο χρήστης μπορεί σε κάθε Έργο να έχει διαφορετική χρέωση η οποία θα οριστεί από το ίδιο το έργο.

Τέλος, κάνετε κλικ στο "Αποστολή πρόσκλησης".

Το Elorus θα στείλει μια πρόσκληση στο email του χρήστη και εάν αυτός την αποδεχθεί, τότε θα προστεθεί στη λίστα με τους υφιστάμενους χρήστες και θα μπορεί να έχει πρόσβαση στα δεδομένα σας.

Ανεξάρτητα από το πλάνο συνδρομής στο οποίο ανήκετε μπορείτε να στείλετε απεριόριστες προσκλήσεις σε υποψήφιους χρήστες. Σε περίπτωση που έχετε φτάσει το όριο, οι προσκλήσεις δε θα μπορούν να γίνουν αποδεκτές έως ότου προσθέσετε χρήστες από τη σελίδα της συνδρομής σας ή διαγράψετε/απενεργοποιήσετε κάποιους άλλους χρήστες από τη λίστα σας.

Διαχείριση χρηστών (Επεξεργασία/Διαγραφή)

Η δυνατότητα της διαγραφής διατίθεται εντός της σελίδας προβολής χρηστών (Ρυθμίσεις-> Χρήστες & Ρόλοι). Με την ενέργεια αυτή οι χρήστες θα πάψουν να μετρούν στο όριο χρηστών της συνδρομής σας, χωρίς να υπάρχει κάποια επίπτωση στις καταχωρήσεις που έχουν γίνει από αυτούς.

Αν επιθυμείτε να αλλάξετε τον ρόλο του, να περιορίσετε την πρόσβασή του σε συγκεκριμένες επαφές ή και να αλλάξετε τη χρονοχρέωσή του, μπορείτε να κάνετε κλικ στο "Επεξεργασία" και να προχωρήσετε ως εξής:

• Αλλαγή ρόλου: Ιδιαίτερα χρήσιμη δυνατότητα στην περίπτωση των προσαρμοσμένων ρόλων, αλλά και όταν υπάρχει αναθεώρηση ως προς τον ρόλο ενός χρήστη. Για παράδειγμα, μπορείτε να τον "αναβαθμίσετε" σε Υπεύθυνο έργου από Εργαζόμενο.
• Περιορισμένη πρόσβαση επαφών: Μπορείτε ανά πάσα στιγμή να αναθεωρήσετε τους πελάτες στους οποίους η επαφή έχει πρόσβαση. Απενεργοποιήστε την εντολή για να δώσετε άμεσα πρόσβαση στο σύνολο των επαφών. Διαβάσετε περισσότερα.. Σημειώνεται ότι ο περιορισμός αυτός δεν έχει εφαρμογή και δε διατίθεται σε χρήστες με ρόλο υπεύθυνου έργου ή εργαζομένου. (Η πρόσβαση τους είναι εξ αρχής περιορισμένη στα Έργα τα οποία διαχειρίζονται).
• Το κουμπί 'Ενεργός' σάς επιτρέπει να απενεργοποιήσετε ένα χρήστη, σε περίπτωση που δεν επιθυμείτε πλέον την πρόσβασή του στον οργανισμό σας. Εφόσον χρειαστεί να επανέλθει, μπορείτε να προβείτε στην εκ νέου ενεργοποίησή του, εάν φυσικά το όριο χρηστών σας το επιτρέπει.
• Προσαρμογή ωριαίου κόστους χρήστη. Η εισαγωγή προεπιλογής κόστους στο μενού μπορεί και να εφαρμοστεί αναδρομικά για έργα που ήδη συμμετέχει ο χρήστης. Η σχετική εντολή είναι η "Ανανέωση όλων των υφιστάμενων έργων ώστε να έχουν νέο ωριαίο κόστος". Διαφορετικά, επιλέγετε τη "Χρήση του νέου ωριαίου κόστους μόνο στα καινούρια έργα, από εδώ και εμπρός".
• Μπορείτε να επεξεργαστείτε την ωριαία χρέωση του χρήστη - θα εφαρμοστεί στην επόμενη τιμολόγηση Έργου στην οποία ο χρήστης έχει συμμετάσχει, εάν φυσικά είναι και ο τρόπος χρέωσης του έργου που επιθυμείτε. Σημειώστε πως η αλλαγή δε θα επηρεάσει τα έργα που είναι ήδη σε εξέλιξη.

Για να σώσετε τις αλλαγές σας, πατήστε "Αποθήκευση".