Προσθήκη εξόδων

Με χρήση της λειτουργίας "Έξοδα" εξασφαλίζετε ότι ένα ποσό που καταχωρήθηκε έχει άμεσα καταγραφεί ως πληρωμή από την επιχείρησή σας.
Χρειάζεται να συμπληρώσετε μόλις 3 (υποχρεωτικά) πεδία: ημερομηνία, κατηγορία και ποσό.

Φυσικά, διατίθενται επιπλέον πεδία για να έχετε το επίπεδο λεπτομέρειας που επιθυμείτε στην καταχώρησή σας. Επιπλέον, μπορείτε να 'σπάσετε' σε περισσότερες γραμμές εξόδων εάν στην ίδια εγγραφή έχετε διαφoρετικά είδη εξόδων.

Για να ξεκινήσετε, επιλέξτε "Έξοδα" και πατήστε +Προσθήκη. Η καταχώρηση γίνεται με τη βοήθεια των παρακάτω πεδίων, τα οποία θα αναλυθούν με τη βοήθεια δύο παραδειγμάτων.

Τα πεδία που αναφέρονται στα παρακάτω βήματα μπορούν να συμπληρωθούν με οποιαδήποτε σειρά.

Επισύναψη απόδειξης

Το πιθανότερο είναι ότι έχετε παραλάβει μία απόδειξη ή τιμολόγιο αγοράς από προμηθευτή σας. Για να διευκολυνθείτε στην καταχώρηση των δεδομένων από την απόδειξη αυτή προτείνουμε την επισύναψη στο πεδίο δεξιά, κάπως έτσι:

Προσθήκη ημερομηνίας (υποχρεωτικό πεδίο)

Αρκεί ένα κλικ στο πεδίο για να σας ανοίξει το ημερολόγιο και να επιλέξετε την ημερομηνία που πραγματοποιήσατε την εξόφλησή σας - εναλλακτικά πληκτρολογήστε.

Κατηγορία (υποχρεωτικό πεδίο)

Ζωτικής σημασίας για τις αναφορές (Reporting) της επιχείρησής σας, καθώς σας βοηθάει να εντοπίσετε πού υπάρχει περιθώριο εξοικονόμησης.

Στο παράδειγμα του ενοικίου (1), η καταλληλότερη κατηγορία θα ήταν "Ενοικίαση και Μίσθωση". Παρατηρήστε πως η κατηγορία εμφανίζεται αμέσως μόλις πληκτρολογηθούν τα δύο πρώτα γράμματα "Εν.." (για ενοίκιο, ενοικίαση, ενοικιαζόμενος κ.ο.κ.). Επομένως, δε χρειάζεται να θυμάστε την ακριβή ονομασία της κατηγορίας, ούτε και να ψάξετε σε ολόκληρη τη λίστα.

Εάν η κατηγορία που χρειάζεστε δε διατίθεται, δεν έχετε παρά να επιλέξετε +Προσθήκη νέου - επί τόπου θα έχετε διαθέσιμη την κατηγορία για την παρούσα αλλά και τις επόμενες προσθήκες αυτού του τύπου εξόδων.

Έχετε υπόψη πως από τη λειτουργία "Ρυθμίσεις-> Κατηγορίες εξόδων" μπορείτε να προχωρήσετε σε διαχείριση του συνόλου των κατηγοριών σας.

Ποσό (υποχρεωτικό)

Πληκτρολογήστε το ποσό που πληρώσατε για να ολοκληρωθεί η εξόφληση της απόδειξης. Νομισματική μονάδα θα οριστεί αυτόματα εκείνη του οργανισμού, ωστόσο μπορείτε να την αλλάξετε επί τόπου.

Φόροι

Εάν στην απόδειξη συμπεριλαμβάνεται φόρος προς δήλωση, τον συμπληρώνετε εδώ. To Elorus θα κάνει τους υπολογισμούς είτε επιλέξετε να εισάγετε την τελική είτε την καθαρή αξία (ποσά μετά φόρων/προ φόρων αντίστοιχα)

Περιγραφή

Προαιρετικά, μπορείτε να πληκτρολογήσετε τη λέξη/τις λέξεις που για εσάς αντικατοπτρίζουν το εν λόγω έξοδο. Π.χ. στην περίπτωση που εξετάζουμε, η περιγραφή θα μπορούσε να είναι "Ομόνοια, Μάρτιος '19"

Γραμμές προϊόντων (παράδειγμα 2)
Έστω ότι κατά την καταχώρησή σας προέκυψε η ανάγκη εισαγωγής επιπλέον γραμμής/κατηγορίας. Στο παράδειγμα 2 έχει προκύψει και επιπλέον κόστος για επισκευή το οποίο πληρώσατε μαζί με το ενοίκιο για τον επαγγελματικό σας χώρο.

Κάνοντας κλικ στην εντολή οι πληροφορίες που εισήχθησαν παραπάνω στα πεδία: κατηγορία, ποσό, φόροι θα αποτελέσουν αυτομάτως μία γραμμή προϊόντων, ενώ με κλικ στο κουμπί "+Προσθήκη νέου" θα μπορέσετε να εισάγετε επιπλέον έξοδα ανοίγοντας γραμμές προϊόντων.

Η ρύθμιση "Τα ποσά είναι" θα παραμείνει και για τις επόμενες εγγραφές προϊόντων, καθώς ορίζει τον τρόπο υπολογισμού των αξιών ανά εγγραφή.

Να έχετε υπόψη ότι εάν αγοράσατε προϊόντα που επιθυμείτε να αυξήσουν το απόθεμά σας (προϊόντα αποθήκης), θα πρέπει να περάσετε την αγορά από το μενού "Λογαριασμοί" όπου κάτι τέτοιο υποστηρίζεται.

Σύνδεση με Έργο (προαιρετικά)

Εάν η καταχώρηση σχετίζεται με κάποιο Έργο που έχετε αναλάβει, μπορείτε να το επιλέξετε στο αντίστοιχο πεδίο ούτως ώστε ανά πάσα στιγμή να γνωρίζετε τις αγορές και άλλα έκτακτα έξοδα που έγιναν για την εκτέλεση του έργου. Επιπλέον, εάν σκοπεύετε να τιμολογήσετε (χρεώσετε) τα έξοδα αυτά στον πελάτη του έργου, μπορείτε να το ορίσετε εδώ ως χρεώσιμο:

Κωδικός αναφοράς και Προμηθευτής

Και τα δύο αυτά πεδία είναι προαιρετικά: Ο κωδικός αναφοράς θα μπορούσε να είναι απλά ο αριθμός της απόδειξής σας με μοναδικό σκοπό να εντοπίζετε ευκολότερα την καταγραφή της εντός της εφαρμογής.

Διευκρινίζεται ότι ο ίδιος αριθμός αναφοράς μπορεί να βρεθεί δύο φορές (έγγραφο από προμηθευτή Α μπορεί να έχει τον ίδιο αριθμό με έγγραφο από τον προμηθευτή Β, επομένως ο κωδικός δεν μπορεί να χρησιμοιηθεί για την αναγνώριση διπλοεγγραφών).

Η επιλογή προμηθευτή είναι επίσης προαιρετική - η προσθήκη εξόδων θα προχωρήσει κανονικά ακόμα και χωρίς αυτήν. Εφόσον επιλεγεί προμηθευτής από τη λίστα επαφών, τα ποσά που έχετε καταβάλει θα εμφανιστούν κανονικά στην καρτέλα προμηθευτή (διαθέσιμη εντός της επαφής).

Τα δύο αυτά πεδία (όπως και το πεδίο της ημερομηνίας) παραμένουν ως έχουν, τόσο στην περίπτωση εισαγωγής ενός εξόδου όσο και με τη μετατροπή του σε εγγραφή με πολλαπλές γραμμές προϊόντων.

Κατηγοριοποιήσεις

Εάν έχετε δημιουργήσει κατηγοριοποιήσεις βάσει των οποίων παρακολουθείτε εγγραφές αγορών (λογαριασμοί) ή και πληρωμές, μπορείτε να τις εφαρμόσετε κανονικά στις καταχωρήσεις των εξόδων σας. Ένα τέτοιο παράδειγμα θα μπορούσε να είναι o τρόπος με τον οποίο προχωρήσατε στην εξόφληση.

Αρχικά επιλέγετε την επιθυμητή κατηγοριοποίηση και την επιλογή που σας ταιριάζει καλύτερα. Στο παράδειγμά μας, έχει εφαρμοστεί η κατηγοριοποίηση "Μέθοδος εξόφλησης" με την επιλογή "Εθνική Τράπεζα".

Μπορείτε να επιλέξετε "+Προσθήκη νέου", για να δημιουργήσετε νέα ομαδοποίηση επί τόπου, ενώ η διαχείριση γίνεται από τις "Κατηγοριοποιήσεις εγγραφών".