Αρχειοθέτηση εγγραφών

Με την αρχειοθέτηση ή απενεργοποίηση εγγραφών μπορείτε να αποκρύψετε όσες από αυτές δε χρησιμοποιείτε. H λειτουργικότητα αυτή έχει ιδιαίτερο ενδιαφέρον για στοιχεία που δε διαγράφονται για λόγους ακεραιότητας δεδομένων.

Τέτοια παραδείγματα μπορεί να είναι προσφορές και έργα που έχουν ήδη τιμολογηθεί, για παλαιότερες επαφές που πλέον δε χρησιμοποιείτε, φόρους που έχουν επανακαταχωρηθεί με νέα τιμή λόγω νομοθεσίας κ.ά.

Παρακάτω θα βρείτε τις εγγραφές για τις οποίες μπορείτε να προχωρήσετε στην κίνηση αυτή και τον τρόπο με τον οποίο λειτουργεί η αρχειοθέτηση. Επιπλέον, περιγράφονται τα βήματα με τα οποία επιτυγχάνεται και αναστρέφεται η απόκρυψη εγγραφών.

Παρέχονται σύνδεσμοι για αναλυτικότερες οδηγίες αρχειοθέτησης/απενεργοποίησης ανά είδος.

Είδη Εγγραφών

Η λειτουργία είναι εφαρμόσιμη σε διαφορετικά είδη εγγραφών με τις αντίστοιχες επιπτώσεις:

• Επαφές (Αρχειοθέτηση): Στην εφαρμογή παραμένουν όλες οι συναλλαγές και τα έγγραφα που σχετίζονται με αυτήν. Όμως, δεν είναι δυνατό να χρησιμοποιηθεί κατά την έκδοση παραστατικού ή καταχώρηση είσπραξης/πληρωμής.
• Προϊόντα/υπηρεσίες αποθήκης(Αρχειοθέτηση): Όλες οι εγγραφές προϊόντων που έχουν χρησιμοποιηθεί στο παρελθόν για έκδοση παραστατικών παραμένουν στα αντίστοιχα παραστατικά αλλά δεν θα εμφανίζονται στην λίστα κατά την έκδοση ενός νέου.
• Φόροι (Αρχειοθέτηση): Όταν απενεργοποιείται ένας φόρος, τότε δεν εμφανίζεται στους διαθέσιμους φόρους ούτε κατά την έκδοση παραστατικών ούτε και κατά την καταχώρηση των προϊόντων στο απόθεμα.
• Τύποι Εγγράφων (Αρχειοθέτηση): Παύει να εμφανίζεται ως επιλογή κατά την έκδοση παραστατικών.
• Υπενθυμίσεις (Απενεργοποίηση): Παύουν να φεύγουν αυτόματες υπενθυμίσεις που πλέον δεν εξυπηρετούν - παραμένουν όμως διαθέσιμες για μελλοντική χρήση.
• Προσφορές (Αρχειοθέτηση): Απαλλαγείτε από την εμφάνιση στη λίστα προσφορών που έχουν ήδη τιμολογηθεί, απορριφθεί ή με όποιον άλλον τρόπο έχει λήξει η διαχείρισή τους - αλλά δε δύνανται να διαγραφούν. Εάν ο πελάτης αλλάξει γνώμη ή επιθυμείτε τον επανέλεγχο κάποιας εγγραφής, δεν έχετε παρά να μεταβείτε στη λίστα αρχειοθετημένων προσφορών.
• Έργα (Αρχειοθέτηση): Έργα που έχετε ολοκληρώσει ή και τιμολογήσει παύουν να "φορτώνουν" τη λίστα, επιτρέποντάς σας να συγκεντρωθείτε στην εκτέλεση όσων εκκρεμούν.
• Εργασίες (Αρχειοθέτηση): Για εργασίες που πλέον δεν εφαρμόζονται στην καταγραφή των έργων σας μπορεί να γίνει αρχειοθέτηση.
• Πρότυπα (Αρχειοθέτηση): Ιδιαίτερα χρήσιμο σε αλλαγή στοιχείων, καθώς όσα πρότυπα έχουν τις παλιές σας πληροφορίες θα πάψουν να εμφανίζονται στις επιλογές κατά την καταχώρηση παραστατικού, αποτρέποντας το οποιοδήποτε σχετικό σφάλμα. Παράλληλα, η λίστα σας θα μπει σε τάξη.

Λίστες ενεργών/ανενεργών εγγραφών

Τόσο οι ενεργές, όσο και οι ανενεργές (ή αρχειοθετημένες) εγγραφές, εμφανίζονται σε λίστα.

Στην παραπάνω εικόνα προβάλλονται οι ενεργές προσφορές. Από τη λίστα αυτή μπορείτε να τσεκάρετε εκείνη (ή εκείνες) που θα αρχειοθετήσετε και στη συνέχεια να επιλέξετε "Ενέργειες -> Αρχειοθέτηση επιλεγμένων". Με αντίστοιχο τρόπο, μπορείτε να επαναφέρετε προσφορές που έχουν "Αρχειοθετηθεί", αφού πρώτα έχετε μεταβεί στη σχετική λίστα.

Μπορείτε να πλοηγηθείτε μεταξύ των λιστών Ενεργών/Αρχειοθετημένων, χρησιμοποιώντας τις αντίστοιχες επιλογές προβολής (εικόνα κάτω).